【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 17 績(jī)效計(jì)劃的制定程序 一、準(zhǔn)備階段 準(zhǔn)備必要的信息 績(jī)效計(jì)劃通常是通過(guò)管理人員與 員工雙向溝通得到的，那么，為了使績(jī)效計(jì)劃溝通取得預(yù)期的效果，事先必須準(zhǔn)備好相應(yīng)的信息： （ 1）關(guān)于組織的信息。為了使員工的績(jī)效計(jì)劃能夠與組織的目標(biāo)結(jié)合在一起，在進(jìn)行績(jī)效計(jì)劃溝通之前，管理人員和員工都需要重新回顧組織的目標(biāo)，保證在績(jī)效計(jì)劃正式溝通之前雙方都已經(jīng)熟悉了組織的目標(biāo)。 （ 2）關(guān)于團(tuán)隊(duì)的信息。每個(gè)團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)都是根據(jù)組織的整體目標(biāo)逐漸分解而來(lái)的。不但經(jīng)營(yíng)性的指標(biāo)可以分解到生產(chǎn)、銷(xiāo)售等業(yè)務(wù)部門(mén)，而且對(duì)于業(yè)務(wù)支持性部門(mén)，其工作目標(biāo)也與整個(gè)組織的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)緊密相聯(lián)。 （ 3）關(guān)于個(gè)人的信息。關(guān)于被評(píng)估對(duì)象個(gè)人的信 息中主要有兩方面的信息，一是工作描述的信息，二是上一個(gè)績(jī)效期間的評(píng)估結(jié)果。 對(duì)工作描述信息來(lái)說(shuō)，在設(shè)定績(jī)效目標(biāo)之前，需要對(duì)工作描述進(jìn)行回顧，重新思考職位存在的目的，并根據(jù)變化了的環(huán)境調(diào)整工作描述。 對(duì)上一個(gè)績(jī)效期間評(píng)估結(jié)果來(lái)說(shuō)，主要是考慮到每個(gè)績(jī)效期間的工作目標(biāo)通常是連續(xù)的或有關(guān)聯(lián)的，而且，在上一個(gè)績(jī)效期間內(nèi)存在的問(wèn)題的有待于進(jìn)一步改進(jìn)的方面也需要在本次的績(jī)效計(jì)劃中得到體現(xiàn)。 準(zhǔn)備績(jī)效計(jì)劃溝通的方式 決定采取何種方式進(jìn)行績(jī)效計(jì)劃的溝通是非常重要的問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，采取的方式需要考慮不同的環(huán)境因素。如果希望借績(jī) 效計(jì)劃的機(jī)會(huì)向員工做一次動(dòng)員，那么，不妨召開(kāi)員工大會(huì)；如果一項(xiàng)工作目標(biāo)與一個(gè)小組的成員都有關(guān)系，那么，可以開(kāi)一個(gè)小組會(huì)，在小組會(huì)上講議關(guān)于工作目標(biāo)的問(wèn)題，這樣有助于的在完成目標(biāo)時(shí)成員之間的協(xié)調(diào)配合，而且在小組成員合作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題也會(huì)及早發(fā)現(xiàn)并得到及時(shí)解決；如果是采取主管人員與員工單獨(dú)交談的方式，也需要進(jìn)一步考慮交談的程序和所采用的表達(dá)方式。 《績(jī)效考核知識(shí)手冊(cè)》 18 二、溝通階段 溝通階段是整個(gè)績(jī)效計(jì)劃階段的核心。在這個(gè)階段，管理人員和員工經(jīng)過(guò)充分交流，對(duì)員工在本次績(jī)效期間的工作目標(biāo)和計(jì)劃達(dá)成共識(shí)。 準(zhǔn)備好溝通的環(huán)境和氣氛 （ 1）管理人員和員工都應(yīng)該確定一個(gè)專(zhuān)門(mén)的時(shí)間用于績(jī)效計(jì)劃的溝通，在這個(gè)時(shí)間段，雙方都應(yīng)該放下手頭的工作專(zhuān)心致志地來(lái)做這件事情。 （ 2）在溝通的時(shí)候最好不要有其他人的打擾。 （ 3）溝通的氣氛要盡可能寬松，不要給人太大的壓力。 溝通的原則 在溝通之前，員工和管理人員都應(yīng)該對(duì)幾個(gè)問(wèn)題達(dá)成共識(shí)： （ 1）管理人員和員工在溝通是一種相對(duì)平等的關(guān)系，他們是共同為了業(yè)務(wù)單元的成功而做計(jì)劃。 （ 2）承認(rèn)員工是真正最了解自己所從事的工作的人，員工本人是自己的工作領(lǐng)域的專(zhuān)家，在制定工作的衡量標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)該更多的發(fā)揮員工的主動(dòng)性， 更多的聽(tīng)取員工的意見(jiàn)。 （ 3）管理人員主要影響員工的領(lǐng)域是在如何使員工個(gè)人工作目標(biāo)與整個(gè)業(yè)務(wù)單元乃至整個(gè)組織的目標(biāo)結(jié)合在一起，以及員工如何在組織內(nèi)部與其他人員或其他業(yè)務(wù)單元中的人進(jìn)行協(xié)調(diào)配合。 （ 4）管理人員應(yīng)該與員工一起做決定，而一定不是代替員工做決定，員工自己做決定的成分越多，績(jī)效管理就越容易成功。 溝通的過(guò)程 （ 1）回顧有關(guān)的信息。在進(jìn)行績(jī)效計(jì)劃溝通時(shí)，首先回顧已經(jīng)準(zhǔn)備好的各種信息，包括組織的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、員工的工作描述及上一個(gè)績(jī)效期間的評(píng)估結(jié)果等。 （ 2）確定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)。員工要針對(duì)自己的工作目標(biāo)確定關(guān) 鍵績(jī)效指標(biāo)。設(shè)定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，首先要確定關(guān)鍵的工作產(chǎn)出，然后針對(duì)這些工作產(chǎn)出確定評(píng)估的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，并決定以何種方式來(lái)跟蹤和監(jiān)控指標(biāo)的實(shí)際表現(xiàn)。 在設(shè)定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)時(shí)，一定要注意這些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)必須是具體的、可衡量的，而且應(yīng)該有時(shí)間限制的。 （ 3）討論主管人員提供的幫助。在績(jī)效計(jì)劃過(guò)程中，主管人員需了解員工 《績(jī)效考核知識(shí)手冊(cè)》 19 完成計(jì)劃中可能遇到的困難和障礙并對(duì)員工遇到的困難提供可能的幫助。 （ 4）結(jié)束溝通。 三、對(duì)績(jī)效計(jì)劃的審定和確認(rèn)階段 在經(jīng)過(guò)準(zhǔn)備并與員工進(jìn)行溝通后，績(jī)效計(jì)劃就初步形成了。但是，績(jī)效計(jì)劃制定的是否合適？ 這仍 然需要我們對(duì)它進(jìn)行審定和確認(rèn)后再行判斷。 當(dāng)績(jī)效計(jì)劃結(jié)束時(shí)，我們應(yīng)該看到如下結(jié)果： （ 1）員工的工作目標(biāo)與公司的總體目標(biāo)緊密相聯(lián)，并且員工清楚地知道自己的工作目標(biāo)與組織的整體目標(biāo)之間的關(guān)系。 （ 2）員工的工作職責(zé)和描述已經(jīng)按照現(xiàn)有的組織環(huán)境進(jìn)行了修改，可以反映本績(jī)效期內(nèi)主要的工作內(nèi)容。 （ 3）管理人員和員工對(duì)員工的主要工作任務(wù)、各項(xiàng)工作任務(wù)的重要程度、完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)、員工在完成任務(wù)過(guò)程中享有的權(quán)限都已經(jīng)達(dá)成了共識(shí)。 （ 4）管理人員和員工都十分清楚在完成工作目標(biāo)的過(guò)程中可能遇到的困難和障礙，并且明確了管理人員 所能提供的支持和幫助。 （ 5）形成了一個(gè)經(jīng)過(guò)雙方協(xié)商討論的文檔，該文檔中包括員工的工作目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的主要工作結(jié)果、衡量工作結(jié)果的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)工作年占的權(quán)重，并且管理人員和員工雙方要在文檔上簽字。 只有做到了以上五點(diǎn)所述內(nèi)容，績(jī)效計(jì)劃才是成功的，有效的。 《績(jī)效考核知識(shí)手冊(cè)》 20 績(jī)效實(shí)施與管理中的誤區(qū) 績(jī)效實(shí)施與管理的過(guò)程往往容易被人們所忽視，在這個(gè)過(guò)程中一般會(huì)存在以下誤區(qū)： 誤區(qū)一：績(jī)效管理重要的是計(jì)劃和評(píng)估，中間的過(guò)程是員工自己工作的過(guò)程。 不少管理者認(rèn)為對(duì)于績(jī)效管理來(lái)說(shuō)，重要的是事先做好計(jì)劃以及在績(jī)效期結(jié)束時(shí)對(duì)績(jī) 效進(jìn)行評(píng)估，而中間的過(guò)程則不需要進(jìn)行過(guò)多的干預(yù)。這樣認(rèn)為是不正確的。其實(shí)在績(jī)效實(shí)施過(guò)程中，員工很希望與主管人員進(jìn)行溝通。這種溝通不僅僅是為了解決一些工作中的問(wèn)題，而且員工在緊張繁忙工作中特別需要被別人關(guān)注，被別人認(rèn)可。 誤區(qū)二：對(duì)員工績(jī)效的管理就是要監(jiān)督、檢查員工的工作，要時(shí)刻關(guān)注員工的工作過(guò)程。 有些主管總是表現(xiàn)出對(duì)員工不放心的態(tài)度，總擔(dān)心員工無(wú)法很好的完成工作，因此過(guò)多的去關(guān)注員工的工作細(xì)節(jié)。其實(shí)，績(jī)效管理往往是一種目標(biāo)管理，主管應(yīng)花主要精力關(guān)注員工的工作結(jié)果，而對(duì)于具體的工作過(guò)程則不必過(guò)分細(xì)致的關(guān)心。 員工認(rèn)為既然給自己設(shè)定了目標(biāo)，那么，自己就需要有一定的權(quán)力決定如何達(dá)到目標(biāo)，如果主管管得過(guò)細(xì)，員工就會(huì)有不被充分信任的感覺(jué)。 誤區(qū)三：認(rèn)為花費(fèi)時(shí)間做記錄是一種浪費(fèi)。 在績(jī)效實(shí)施過(guò)程中，有些人常常認(rèn)為主管人員把任務(wù)分派下去后，就沒(méi)有什么事情做了。其實(shí)，并不是如此。主管人員為了在績(jī)效期滿進(jìn)行評(píng)估時(shí)能夠拿出事實(shí)依據(jù)來(lái)，平時(shí)就需要做大量的記錄。實(shí)際上，在現(xiàn)實(shí)績(jī)效實(shí)施中，有的主管人員會(huì)過(guò)分相信自己的記憶力，不愿花時(shí)間做記錄，這樣在進(jìn)行評(píng)估時(shí)就只能依靠印象，難免會(huì)有憑主觀判斷的傾向。 在績(jī)效實(shí)施過(guò)程中不做記錄，一方面在 績(jī)效評(píng)估時(shí)對(duì)工作表現(xiàn)的記憶不夠清晰，容易造成對(duì)事實(shí)的歪曲；另一方面，在與員工溝通時(shí)，沒(méi)有足夠的事實(shí)依據(jù)在手中，容易引起爭(zhēng)議。 《績(jī)效考核知識(shí)手冊(cè)》 21 績(jī)效實(shí)施與管理中的持續(xù)溝通 一、績(jī)效溝通的目的 在績(jī)效實(shí)施的過(guò)程中，員工與主管人員進(jìn)行持續(xù)的績(jī)效溝通的目的主要有以下三點(diǎn)： 通過(guò)持續(xù)的溝通對(duì)績(jī)效計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。 在績(jī)效期開(kāi)始時(shí)制定的績(jī)效計(jì)劃很可能隨著環(huán)境因素的變化而變得不切實(shí)際或無(wú)法實(shí)現(xiàn)。這就需要通過(guò)績(jī)效實(shí)施過(guò)程中的持續(xù)溝通來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并適時(shí)地對(duì)計(jì)劃做出調(diào)整，使之更加適應(yīng)環(huán)境的需要。 員工需要在執(zhí)行績(jī)效計(jì)劃的過(guò)程中了解到有關(guān)的信息 。主要有兩類(lèi)： （ 1）關(guān)于如何解決工作中困難的信息。 （ 2）關(guān)于自己工作做的怎么樣的信息。 主管人員需要得知有關(guān)的信息。 作為主管人員，需要通過(guò)溝通在員工完成工作的過(guò)程中及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況的信息，了解員工在工作中的表現(xiàn)和遇到的困難，協(xié)調(diào)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作。如果主管人員不能通過(guò)有效的溝通獲得必要的信息，那么也就無(wú)法在績(jī)效評(píng)估的時(shí)候?qū)T工做出評(píng)估。并且及時(shí)了解信息還可以避免發(fā)生意外事情時(shí)措手不及，可以在事情變得棘手之前進(jìn)行處理。 二、持續(xù)溝通的內(nèi)容 既然持續(xù)的績(jī)效溝通是主管人員和員工共同的需要，那么溝通的具 體內(nèi)容也要由主管人員和員工的需要來(lái)確定?？?jī)效溝通的主要內(nèi)容一般包括以下方面： 工作的進(jìn)展情況怎么樣？ 員工和團(tuán)隊(duì)是否在正確的達(dá)成目標(biāo)和績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的軌道上運(yùn)行？ 如果有偏離方向的趨勢(shì)，應(yīng)該采取什么樣的行動(dòng)扭轉(zhuǎn)這種局面？ 哪些方面的工作進(jìn)行得好？ 哪些方面遇到了困難或障礙？ 《績(jī)效考核知識(shí)手冊(cè)》 22 面對(duì)目前的情境，要對(duì)工作目標(biāo)和達(dá)成目標(biāo)的行動(dòng)做出哪些調(diào)整？ 主管人員可以采取哪些行動(dòng)來(lái)支持員工？ 三、溝通的方式 溝通的方式一般可分為正式的溝通方式和非正式的溝通方式： 正式的溝通方式 正式的溝通方式是指在正式的情境下進(jìn)行的事先經(jīng)過(guò)計(jì)劃和安排，按照一定規(guī)則進(jìn)行的溝通。在績(jī)效管理中常用的正式的溝通方式有： （ 1）書(shū)面報(bào)告 書(shū)面報(bào)告是績(jī)效管理中比較常用的一種溝通方式，指員工使用文字或圖表的形式向主管人員報(bào)告工作的進(jìn)展情況。書(shū)面報(bào)告有定期的也有不定期的。定期的書(shū)面報(bào)告主要有：工作日志、周報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)。不定期的書(shū)面報(bào)告一般是主管要求下屬就某些問(wèn)題準(zhǔn)備的不定期的專(zhuān)項(xiàng)的書(shū)面報(bào)告。 （ 2）會(huì)議溝通 會(huì)議溝通可以提供更加直接的溝通形式，而且可以滿足團(tuán)隊(duì)交流的需要。主管人員也可以借助開(kāi)會(huì)的機(jī)會(huì)向全體 下屬員工傳遞有關(guān)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和組織文化的信息。 （ 3）面談溝通 主管人員與員工進(jìn)行一對(duì)一的面談溝通是持續(xù)的績(jī)效溝通中比較常用的一種溝通方式。在面談的過(guò)程中，應(yīng)該注意以下幾個(gè)問(wèn)題： A． 力圖通過(guò)面談使員工了解組織的目標(biāo)和方向。這樣有助于使員工做出與組織相一致的行為。 B． 多讓員工談自己的想法和做法，了解員工的真實(shí)想法，鼓勵(lì)員工產(chǎn)生新的創(chuàng)意。 C． 及時(shí)糾正員工的無(wú)效行為和想法。 D． 讓員工認(rèn)識(shí)到主管人員的角色。主管人員應(yīng)該通過(guò)溝通讓員工認(rèn)識(shí)到，在績(jī)效管理的過(guò)程中，主管人員既不能對(duì)員工聽(tīng)之任之，也不能替代員工做出決策。主管人員更 多起到的是支持者和問(wèn)題解決者的作用。 非正式的溝通 《績(jī)效考核知識(shí)手冊(cè)》 23 非正式的溝通方式無(wú)處不在，無(wú)論是工作的間歇、午餐時(shí)還是在咖啡廳里，甚至在路上，都是進(jìn)行非正式溝通的場(chǎng)合。非正式溝通有著正式溝通無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，作為好的主管人員除了要善于利用正式的溝通方式外，還應(yīng)該充分利用各種各樣的非正式溝通的機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到溝通的目的。 常見(jiàn)的非正式溝通的方式主要有： （ 1）走動(dòng)式管理 走動(dòng)式管理是指主管人員在員工工作期間不時(shí)到員工的座位附近走動(dòng)，與員工進(jìn)行交流或者解決員工提出的問(wèn)題。它是比較常用且容易奏效的溝通方式。主管人員對(duì)員工及時(shí)的問(wèn)候和 關(guān)心本身并不一定能解決工作中的難題，但足以使員工感到壓力的減輕，感到鼓舞和激勵(lì)。 但是，在走動(dòng)式管理時(shí)，主管人員應(yīng)注意不要對(duì)員工具體的工作行為做過(guò)多干涉，更不要對(duì)他們指手劃腳、品頭論足，否則的話就會(huì)給員工一種突然襲擊檢查工作的感覺(jué)，導(dǎo)致員工產(chǎn)生心理壓力和逆反情緒。 （ 2）開(kāi)放式辦公 開(kāi)放式辦公主要指的是主管人員的辦公室隨時(shí)向員工開(kāi)放，只要沒(méi)有客人在辦公室或不是正在開(kāi)會(huì)的時(shí)候，員工都可以隨時(shí)進(jìn)入辦公室與主管人員討論問(wèn)題。 開(kāi)放式辦公可以增強(qiáng)員工溝通的主動(dòng)性，并且員工主動(dòng)與主管人員進(jìn)行溝通是他們認(rèn)識(shí)到自己在績(jī)效 管理中責(zé)任的表現(xiàn)。這種溝通的主動(dòng)性增強(qiáng)也會(huì)使整個(gè)團(tuán)隊(duì)的氛圍得到改善。 （ 3）工作間歇時(shí)的溝通 在工作間歇時(shí)與員工進(jìn)行溝通要注意不要過(guò)多談?wù)摫容^嚴(yán)肅的工作問(wèn)題，可以談?wù)撘恍┍容^輕松的話題，在輕松的話題中自然而然地引入一些工作中的問(wèn)題，而且盡量讓員工主動(dòng)提出這些問(wèn)題。 （ 4）非正式的會(huì)議 非正式的會(huì)議主要包括聯(lián)歡會(huì)、生日晚會(huì)等各種形式的非正式的團(tuán)隊(duì)活動(dòng)。非正式會(huì)議也是一種比較好的溝通方式，主管人員可以在比較輕松的氣氛中了解員工的工作情況和遇到的需要幫助的問(wèn)題。而且，這種聚會(huì)往往以團(tuán)隊(duì)的形式舉行，主管人員也可以借 此發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)中的一些問(wèn)題。 《績(jī)效考核知識(shí)手冊(cè)》 24 績(jī)效信息的收集 客觀、公正的績(jī)效評(píng)估一定不會(huì)是憑感覺(jué)得到的，這些評(píng)估的依據(jù)來(lái)自于績(jī)效實(shí)施與管理的過(guò)程中。所以說(shuō)，績(jī)效實(shí)施與管理的過(guò)程中，一定要對(duì)被評(píng)估者的績(jī)效表現(xiàn)做出一些觀察和記錄，以收集必要的信息。 一、為什么要收集績(jī)效信息 我們?yōu)槭裁匆占陀涗泦T工的績(jī)效信息呢？主要的原因有以下幾點(diǎn)： 提供績(jī)效評(píng)估的事實(shí)依據(jù) 在績(jī)效實(shí)施的過(guò)程中對(duì)員工