【文章內容簡介】 9. 審核組長簽字 /日期 : 10. 總經理 簽字 /日期： 企業(yè) ()大量管理資料下載 Page 14 of 31 對審核報告的反應 管理者應對審核報告和不符合項做出反應。這種反應包括由管理者執(zhí)行的兩個階段，也可能需要審核員執(zhí)行的第三個階段。這些階段是： 階 段 1. 管理者的立即反應 1) 經理和 /或部門經理審閱報告中發(fā)現的問題，對那些同意的或認為應慎重對待的情況加以調查； 2) 對相應的糾正措施確認并做出計劃安排； 3) 向審核小組組長提交一份關于采取的糾正措施及對“觀察記錄”的反應的詳細的書面答復。 階段 2. 管理者的后續(xù)反應 1) 被審核部門的管理者和 /或經理負責執(zhí)行糾正措施； 2) 糾正措施圓滿落實后以書面形式通知審核組長，可以采取交回填好的不符合項報告的方式； 3) 在商定的時間進度內，審核組長要檢查經理、部門經理或執(zhí)行經理的： a. 對報告和 不符合項的反應 b. 完成糾正措施的聲明 4) 審核組長跟蹤糾正措施的落實以確保不符合項已得到有效的糾正，所有的更改也得到了控制； 5) 如審核組長對已落實的糾正措施感到滿意，應在填好的不符合項報告上簽字。這項工作可在跟蹤審核中進行 。 如管理者未作反應，審核員應采取的行動： 使每項審核圓滿結束是審核組長的責任。有時候，管理者未對審核報告做出反應，審核組長有必要采取跟蹤措施。這就是審核后續(xù)活動的第三個階段，如下所示： 階段 3 如果管理者沒有做出以上兩種反應中的任何一個，審核組長應 采取以企業(yè) ()大量管理資料下載 Page 15 of 31 下措施： 1) 索取對審核報告的一份書面反應； 2) 評估反應的合適性； 3) 確認商定的糾正措施已經按計劃有效完成； 4) 完成跟蹤措施，這可以通過書面聯(lián)系、評審及其他合理的手段，如由另一名審核員執(zhí)行，審核組長認可；或在原審核之后由客戶或其他人再進行一次體系審核。 6. 記錄 審核記錄是判斷 HACCP 體系合適性的主要依據 ， 也是審核已經執(zhí)行的證據。 外部審核員或審核員在進行體系認證，或者需方、顧客或客戶進行審核時，經常要檢查審核記錄。 HACCP 體系審核記錄應按照審核程序規(guī)定的期限保管，包括 ： 1) 審核計劃 2) 審核報告及核查表 3) 對報告的反應 4) NCR(不符合項報告 )的副本 5) 有效完成糾正措施的證據 6) 所有的審核來往信函 7) 跟蹤報告 8) 所有受過培訓的審核員及其資格的清單 9) 審核員的資格和培訓記錄應與其參加過的審核的報告保存同樣長的時間。 HACCP 小組、管理者應定期分析審核記錄以了解體系缺陷、需要改進的區(qū)域、培訓要求、客戶投訴和體系的新要求。從所有工作區(qū)域 /員工、以及客戶和市場得到的反饋信息必須加以認真考慮。 企業(yè) ()大量管理資料下載 Page 16 of 31 7. 審核人員 對審核人員的要求是受過“合適的培訓”?！昂线m的培訓”一詞在 ISO 100112 中作了定義。 要求對每個審核員應建立考核、培訓和業(yè)績審查制度。 審核員和審核組長都應經過培訓。因為不經過培訓而去執(zhí)行一項復雜任務 , 可能導致審核工作不能圓滿完成，這將危害到企業(yè)的活動。 審核員和審核組長的能力水平可以根據以下幾方面加以考慮 。 資格 審核人員的資格應具備 ： 1) 參加過公認的培訓課程，有記錄 2) 學歷 3) 審核技術的知識和經驗 4) 專業(yè)能力 (有證明 )。例如，注冊的審核員或評審員 5) 特長 6) 表達能力 7) 具備所審核領域有關適用規(guī)范、標準、法令、程序、應用和工 藝過程的專業(yè)知識 8) 管理一個審核組的能力 9) 對 HACCP 體系要求的理解程度 對以上要求的綜合考慮有助于評定內部審核員的能力水平 。 能力記錄 每個食品組織必須保存其內審員的培訓、經歷、學歷、特長等的記錄，以便必要時用以證明審核員的能力水平 。 企業(yè) ()大量管理資料下載 Page 17 of 31 8. 口頭報告 執(zhí)行審核的一個非常重要的方面就是口頭報告。你會被要求在實施審核之前解釋訪問的目的，在總結會上講解你發(fā)現的情況。在任何情況下，聽眾都比較容易接受和領會清楚簡潔的而不是雜亂無章的報告。 應牢記的金科玉律是 ： 1) 講話之前預做準備； 2) 用精 煉的語言陳述，使聽眾能清楚地理解你的意思； 3) 談大家感興趣的問題，不要引用聽眾可能聽不懂的專業(yè)術語，應代之以可能會引起共鳴的內容。如在什么情況下會導致勞而無功、成本增加、或怎樣使運作更平穩(wěn)更經濟的方法。效率詞匯更易被管理者理解和接受； 4) 總結你的結論，申明你下步的行動 (如向你的管理者匯報 )并對相關人員的幫助與合作表示感謝 。 附 HACCP 體系內部審核程序文件供參考 企業(yè) ()大量管理資料下載 Page 18 of 31 企業(yè)內部 HACCP 審核程序 一、目的 對本公司已運行的 HACCP 體系進行全面審核，以確保該體系達到預期的食品安全衛(wèi)生控制效果，持續(xù)改進。 二、范圍 本 公司 HACCP 體系范圍內 產品 生產所涉及的管理部門和生產現場。 三、職責 HACCP 小組負責組織和策劃內部審核，各相關部門協(xié)助內部審核活動。 四、內部審核程序 HACCP 小組負責制定內審計劃，并報公司最高管理層批準，內審計劃的修改也由最高管理層批準。 HACCP 的基本原理、相關法律法規(guī)、標準及本公司的 HACCP 計劃文件。 由 HACCP 小組長在審核前任命審核組長并組成審核組，審核組成員必須受過相關的培訓，并且與被審部門無直接的責任關 系，審核組長全面負責整個審核工作。 正常情況下，一年至少兩次，當發(fā)生影響體系的變化時，要進行全面或部分審核。 本公司的內部審核一般安排在生產不是很繁忙的季節(jié)，全面內部審核一般為兩天時間。 企業(yè) ()大量管理資料下載 Page 19 of 31 本公司的文件審核與現場審核同時進行。 首次會議一般由總經理、各部門的負責人以及其他相關人員參加，在首次會議上介紹審核的目的、范圍、方法和審核的具體時間安排，說明審核的依據，介紹審核組成員，落實審核組所需要的資料和設施，澄清不明確的內容，并由總經理或 管理者代表講話。 審核組按審核計劃的安排，進行現場審核，利用審核方法和技巧尋找符合和不符合的客觀證據，當發(fā)現不符合項時，要調查到必要的深度，與被審核負責人共同確認事實，做到客觀、公正和有禮貌。 審核組在審核期間或審核結束前，要對審核結果作匯總、分析、分類，審核組成員之間要相互溝通，保持意見一致，審核組長負責協(xié)調審核組工作。 在審核組對審核結果匯總分析后，應與被審核方負責人溝通，并征求他們的意見，形成審核報告。 末次會議應由總經理、各部門負責人及其 他相關人員能參加，由審核組長宣布審核結果，重審目的、范圍和審核的簡要概況，強調審核只是抽樣活動。如有不符合項，應確定整改時間 /方案，由被審核方在審核報告及不符合項報告上簽字，確認不符合項。審核報告必須分發(fā)給各相關部門。 對發(fā)現的不符合項，由被審核方按規(guī)定的期限進行整改。審核組對整改情況進行跟蹤驗證，如達到了整改效果，由審核組成員在不符企業(yè) ()大量管理資料下載 Page 20 of 31 合項報告上簽字，關閉不符合項，內部審核工作至此結束。 五