【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 交貨符合公司的各項(xiàng)規(guī)定。 控制點(diǎn)：節(jié)省開支、符合公司規(guī)定、無(wú)道德品質(zhì)方面問(wèn)題、供應(yīng)商管理、無(wú)未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)（ BYPASS）、采購(gòu)申請(qǐng)的審批 公司內(nèi)部的規(guī)定： ? 固定資產(chǎn)購(gòu)買：財(cái)務(wù)處 ? 融資租賃、不動(dòng)產(chǎn)購(gòu)置 ? 集團(tuán)內(nèi)購(gòu)買 ? 涉及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的采購(gòu)：法律部門 ? 涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專利、軟件等 ? 涉及大型項(xiàng)目轉(zhuǎn)包性外購(gòu) ? 涉及進(jìn)出口 /轉(zhuǎn)口貿(mào)易 /保險(xiǎn) /財(cái)務(wù) /HR 等 企業(yè) ()大量管理資料下載 13 采購(gòu)申請(qǐng)的審批 ? 采購(gòu)申請(qǐng)的批復(fù)權(quán)限：各級(jí)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理及董事會(huì)的權(quán)限 ? 采購(gòu)申請(qǐng)人的規(guī)定：如生產(chǎn)計(jì)劃負(fù)責(zé)材料申請(qǐng)，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)設(shè)備及輔料， HR 負(fù)責(zé)招聘費(fèi)用等等。 采購(gòu)流程 ? PR 的接收與審核 ? 專人 /記錄 /匯總 ? 分發(fā) /登記 /詢問(wèn) ? 采購(gòu)員的分工 ? 按支持部門分；按購(gòu)買物品 COMMODITY 分；按負(fù)責(zé)的區(qū)域分。 ? 高于某個(gè)界限（ clip level）：必 須適用采購(gòu)技術(shù) ? 竟標(biāo) /競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估 /價(jià)格比較 /供應(yīng)商的早期參與 /客戶指定 /產(chǎn)品授權(quán) /唯一來(lái)源。 ? 采購(gòu)成本降低目標(biāo)：保證總體價(jià)格降低水平要求。 ? 在量化考評(píng)的合格以后供應(yīng)商需要填寫有關(guān)表格及提供商業(yè)執(zhí)照等。 ? 供應(yīng)商上述信息輸入計(jì)算機(jī)中的計(jì)算機(jī)（ MRP system/financial system,PO module） ? 與供應(yīng)商談判，確保他的質(zhì)量和交貨都能滿足我們的要求。 ? 供應(yīng)商選擇綜合：要闡明選擇的原因（見(jiàn)上）并征得上級(jí)的批準(zhǔn)。 ? 闡明的原因必須有明確的文件支持（如傳真報(bào)價(jià)， EMAIL）等，必要時(shí)要有申請(qǐng)人及其 經(jīng)理的簽字。 ? 供應(yīng)商信息調(diào)查表（含財(cái)務(wù)信息等）要有財(cái)務(wù)部門的資信調(diào)查。 ? 出口限制性國(guó)家名單，標(biāo)書簽發(fā)，贏 /敗標(biāo)通知書的簽發(fā)。 ? 緊急 /特殊需要下，價(jià)格居高不下但不得不接受的情況，需向上報(bào)批。 ? 如涉及外匯金額超過(guò)一定數(shù)量，需報(bào)財(cái)產(chǎn) /金融 /財(cái)務(wù)部門審批。 ? 假如合同涉及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，知識(shí)產(chǎn)權(quán)，特殊條款，需報(bào)法律部門審批。 ? 假若購(gòu)買物品涉及 Y2K，條款中應(yīng)有 Y2K 限制條款。 ? 有授權(quán)的采購(gòu)員應(yīng)在經(jīng)理批復(fù)合同前在有關(guān)支持文件 /PO 上簽字。 ? 經(jīng)過(guò)授權(quán)經(jīng)理簽字有效的 PO/合同，應(yīng)首先傳真給供應(yīng)商，正本郵寄給供應(yīng)商，收貨人（庫(kù)房或申請(qǐng)人）及采購(gòu)存檔。 ? 請(qǐng)供應(yīng)商確認(rèn)合同的收到并確認(rèn)接受合同的全部條款。 ? 有時(shí)我們需要和供應(yīng)商簽署不擴(kuò)散及保密合同。 ? 必要時(shí)向供應(yīng)商催貨；有預(yù)付款要實(shí)現(xiàn)安排和報(bào)批。 ? 生產(chǎn)物品收貨應(yīng)由庫(kù)房管理，質(zhì)量保證部門等的認(rèn)可。 ? 內(nèi)部貨品及服務(wù)的簽收要有申請(qǐng)人及其負(fù)責(zé)人簽字。 ? 驗(yàn)收：生產(chǎn)部門、質(zhì)量部、工程部；報(bào)驗(yàn) /庫(kù)房 ? 入庫(kù)：庫(kù)存管理負(fù)責(zé)輸入系統(tǒng)。 ? 質(zhì)量 /數(shù)量投訴：采購(gòu)在接到來(lái)自質(zhì)量或庫(kù)房的報(bào)告負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系確認(rèn)索賠、補(bǔ)償?shù)仁乱恕? 企業(yè) ()大量管理資料下載 14 ? 確認(rèn)無(wú)誤，準(zhǔn)備付款。 付款條款與驗(yàn)收條款 ? 付款一般為貨到驗(yàn)收付款，預(yù)付小于 50%。 ? 國(guó)內(nèi)貿(mào) 易一般為人民幣，期限為發(fā)票 30 天。 ? 對(duì)生產(chǎn)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部放行，庫(kù)房驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是付款的前提。 ? 對(duì)提供服務(wù)，申請(qǐng)人必須確認(rèn)收貨方可申請(qǐng)。 ? 申請(qǐng)付款日期要看發(fā)票日期和付款條件。 職責(zé)劃分 ? 申請(qǐng)人，采購(gòu)人，付款人，收貨人分開 ? 任何部門或個(gè)人均不得兼管上述兩項(xiàng)職能。 ? 特殊情況須請(qǐng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理或流程控制部門批準(zhǔn)并且定期檢查風(fēng)險(xiǎn)是否在可接受的范圍。 無(wú)授權(quán)采購(gòu)（ BYPASS） ? 定義：沒(méi)有采購(gòu)部門參與也沒(méi)有得到內(nèi)部負(fù)責(zé)人的授權(quán)批準(zhǔn)的對(duì)供應(yīng)商的承諾。 ? 危險(xiǎn)與損害：造成直接經(jīng)濟(jì)損失，破壞與供應(yīng)商的關(guān)系，損害公司的形象，有 潛在道德的問(wèn)題。 ? 防范： No PO， No Work， No Payment。 對(duì)供應(yīng)商管理，無(wú) PO，無(wú)付款 對(duì)犯規(guī)者及其經(jīng)理進(jìn)行批評(píng)教育 總結(jié)： ? 采購(gòu)部是采購(gòu)流程的 OWNER。 ? 采購(gòu)流程要體現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的增值性。 ? 采購(gòu)流程要在控制范圍內(nèi)盡可能提高效率和反映能力。降低 TURN AROUND TUME，提高內(nèi)部客戶滿意度。 ? 采購(gòu)流程對(duì)供應(yīng)商要透明。 十、采購(gòu)技術(shù)與招竟標(biāo)實(shí)務(wù) 傳統(tǒng)采購(gòu)部門沒(méi)有所謂的技術(shù)，比較重視價(jià)格的相對(duì)低廉一如貨比三家。因此采購(gòu)經(jīng)理與采購(gòu)員們比 較重視談判但效果甚微。 跨國(guó)公司中有很多專業(yè)分工的采購(gòu)員去做供應(yīng)商的篩選、評(píng)估和認(rèn)證工作，在與供應(yīng)商的接觸中，他們需要規(guī)范地獲得信息和了解供應(yīng)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)狀況。 好的采購(gòu)技術(shù)是在了解市場(chǎng)和供應(yīng)商的狀況下，最大限度地加大供應(yīng)商之間的有效競(jìng)爭(zhēng)。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)技術(shù)有竟標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估、費(fèi)用明細(xì)和價(jià)格比較等方法。這些方法各有千秋也各有各的適用范圍。使用時(shí)，請(qǐng)注意對(duì)應(yīng)的局限性。下面簡(jiǎn)單介紹一下招標(biāo)采購(gòu)技術(shù)。 2020 年 1 月 1 日，《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》開始實(shí)施，為引入采購(gòu)技術(shù)開了先河。招標(biāo)至少可以分為：國(guó)際公開招標(biāo)、 企業(yè)公開招標(biāo)和企業(yè)選擇性招標(biāo)。企業(yè)一般采購(gòu)金額相比大型項(xiàng)目而言，不足以吸引社會(huì)上所有供應(yīng)商，同時(shí)，交貨時(shí)間短和專業(yè)性較強(qiáng)比較適合選擇性招標(biāo)。即企業(yè)根據(jù)購(gòu)買物品的規(guī)律和供應(yīng)商的狀況，邀請(qǐng)企業(yè)的合作伙伴和新供應(yīng)商參加企業(yè)的供應(yīng)項(xiàng)目的報(bào)價(jià)活動(dòng)，評(píng)估結(jié)果最好的勝標(biāo)，獲得作為這項(xiàng)采購(gòu)的供應(yīng)商資格。未被邀請(qǐng)的企業(yè)無(wú)資格參加投標(biāo)活動(dòng)。這種招企業(yè) ()大量管理資料下載 15 標(biāo)辦法簡(jiǎn)單易行，評(píng)估可結(jié)合企業(yè)需要，節(jié)省時(shí)間和精力，企業(yè)可掌握時(shí)間，主動(dòng)靈活，運(yùn)用得當(dāng)，效果會(huì)很好。 招標(biāo) 的適用性：市場(chǎng)上產(chǎn)品差異小、供應(yīng)商多、供應(yīng)穩(wěn)定，產(chǎn)品成熟，各種規(guī)格齊全，標(biāo)準(zhǔn) 化程度高。 招標(biāo)幾個(gè)原則：招標(biāo)自始至終都要保持對(duì)供應(yīng)商的公正、公平，了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，有計(jì)劃和及時(shí)反饋。招標(biāo)和投標(biāo)方都了解這些原則并信守合同和承諾。違反這些原則，招標(biāo)很難收到實(shí)際效果，同時(shí)也可能遭到供應(yīng)商的投訴。 注意事項(xiàng)： 1）避免產(chǎn)品性質(zhì)或規(guī)格等等傾向某個(gè)、某些供應(yīng)商，典型例子 指定某種品牌 它會(huì)破壞競(jìng)爭(zhēng)。 2）避免不合理的要求等等不符合業(yè)內(nèi)規(guī)范和實(shí)際的要求。 3）根據(jù)具體情況，給供應(yīng)商必要的報(bào)價(jià)準(zhǔn)備時(shí)間。 供應(yīng)商的預(yù)審名單：將公司的過(guò)去合作過(guò)的供應(yīng)商和市場(chǎng)上涌現(xiàn)的新的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，選出有競(jìng)爭(zhēng)力的 45 家。采購(gòu)金額超過(guò)一定水平，應(yīng)加入更多的水平相當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)者。這個(gè)名單確認(rèn)非常關(guān)鍵，一般要由公司授權(quán)人如采購(gòu)經(jīng)理來(lái)批準(zhǔn)。 請(qǐng)注意以下兩條原則： 1）供應(yīng)商的實(shí)力和產(chǎn)品水平要相當(dāng) 保持競(jìng)爭(zhēng)是在一個(gè)水平線的競(jìng)爭(zhēng)，否則有的供應(yīng)商會(huì)在起跑線上就輸?shù)簟Ｄ菢颖荣惡茈y精彩，勝利沒(méi)有懸念，供應(yīng)商的價(jià)格就不能體現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)性。公司就沒(méi)有達(dá)到竟標(biāo)的目的。 2）供應(yīng)商的樹木要確保競(jìng)爭(zhēng)性。任何情況下不得少于四家，否則很難避免綁標(biāo)、串標(biāo)的現(xiàn)象發(fā)生。 評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)：眾多供應(yīng)商的產(chǎn)品可能各有千秋，有的價(jià)格低，有的服務(wù)水平高，有的距離近（運(yùn)輸費(fèi)用低），有的質(zhì)量穩(wěn)定 何為最好呢？這要由評(píng)標(biāo)小組根據(jù)企業(yè)實(shí)際和市場(chǎng)需要來(lái)確定。比如用百分制：質(zhì)量 40%，價(jià)格 40%，售后服務(wù) 10%，運(yùn)輸 10%。具體意見(jiàn)可以通過(guò)調(diào)查實(shí)際銷售人員和使用者的意見(jiàn)。對(duì)供應(yīng)商的實(shí)際表現(xiàn)，也是如此。 幾個(gè)原則： 1）應(yīng)事先 — 發(fā)出標(biāo)書前就要確立評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)。切不可收到標(biāo)書后匆忙確立。 2）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是保密的，不可向供應(yīng)商公開，評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)作為評(píng)標(biāo)小組的工作依據(jù)和記錄。 招標(biāo)流程： 在確認(rèn)供應(yīng)商的預(yù)審名單、標(biāo)書、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)后，即可開始招標(biāo)。 發(fā)標(biāo)書： 1）向預(yù)審名單上的供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，收集 必要的數(shù)據(jù)、樣品、過(guò)去的績(jī)效表現(xiàn)等等。 2）確認(rèn)無(wú)誤后，發(fā)出有采購(gòu)授權(quán)人簽字的標(biāo)書，并確認(rèn)供應(yīng)商已收到。 確認(rèn)標(biāo)書的有效性。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完整準(zhǔn)確地回答標(biāo)書上的要求，采購(gòu)評(píng)審員首先確認(rèn)標(biāo)書的到達(dá)時(shí)間和文件完全符合要求。 評(píng)標(biāo)：按照原定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)標(biāo)安排進(jìn)行。在金額較大，交貨復(fù)雜及特殊要求的情況，可以安排供應(yīng)商的答辯 — 供應(yīng)商須到公司來(lái)解釋標(biāo)書形式的依據(jù)和回答評(píng)標(biāo)小組的提問(wèn)。有必要答辯的，答辯也要占一評(píng)標(biāo)分?jǐn)?shù)。如上述運(yùn)輸占 10%，考慮答辯的話，可以改為運(yùn)輸 5%，答辯 5%。 注意事項(xiàng)： 1）價(jià)格 得分由采購(gòu)人員按照最低價(jià)格最高分，其余價(jià)格按照反比例計(jì)算而得，不是評(píng)議出企業(yè) ()大量管理資料下載 16 來(lái)的。 2）參加評(píng)估的小組成員，可獨(dú)立對(duì)非價(jià)格因素打分，沒(méi)個(gè)人對(duì)自己打分負(fù)責(zé)，并要作出打分依據(jù)的支持解釋。 3）對(duì)所有評(píng)分進(jìn)行平均和加合即可得出每位供應(yīng)商的平均分。得分最高的，將成為中標(biāo)者。請(qǐng)?jiān)u標(biāo)小組每一位同事在總評(píng)標(biāo)的結(jié)果上簽字。 談判：標(biāo)書是供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并不等于最終的價(jià)格。所以必要時(shí)仍然可以獲得進(jìn)一步的讓步。當(dāng)然，這個(gè)要求是對(duì)所有的供應(yīng)商而不是一兩家。 通知：對(duì)獲勝供應(yīng)商發(fā)出勝標(biāo)信或傳真。對(duì)敗標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出感謝信，感謝 他們的參加，祝合作愉快。 注意事項(xiàng)： 1）通知要及時(shí)，要有始有終。 2）通知上不公布評(píng)分的最后結(jié)果。 準(zhǔn)備與供應(yīng)商簽署正式合同。 十一、采購(gòu)談判原則、方法與技巧 —— 采購(gòu)員的基本功 采購(gòu)談判目的： 通過(guò)溝通，了解談判雙方的要求和分歧原因，尋找解決雙方矛盾的途徑達(dá)到雙贏的結(jié)果。 采購(gòu)談判注意事項(xiàng)： 談判雙方不斷調(diào)整各自需要而相互接近最終達(dá)到一致意見(jiàn)的過(guò)程。 談判不是“合作與沖突”的選擇而是矛盾的統(tǒng)一。 談判雙方要關(guān)注彼此的利益界限而非一方的利益。 談判成功不一一方的預(yù)定目標(biāo)為唯一標(biāo)準(zhǔn)而是有一系列 綜合價(jià)值評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)的。 注意科學(xué)性與藝術(shù)性的結(jié)合。 商務(wù)談判的特點(diǎn) 以獲得經(jīng)濟(jì)利益為目的。 以價(jià)值談判為核心。 注重合同條款嚴(yán)密、準(zhǔn)確和完整。 涉外商務(wù)政策性和國(guó)情性強(qiáng)。 涉外談判要以國(guó)際商法為原則，以國(guó)際慣例為基礎(chǔ)。 注重并尊重國(guó)家之間文化、價(jià)值觀、思維方式及行為方式的差異。 談判方法的比較 軟式談判 硬式談判 原則式談判 目標(biāo) 達(dá)成協(xié)議 贏得勝利 圓滿解決問(wèn)題 出發(fā)點(diǎn) 為增進(jìn)關(guān)系而作出讓步 要求對(duì)方讓步而不顧及關(guān)系 問(wèn)題和關(guān)系分開，解決問(wèn)題增進(jìn)關(guān)系。 作法 找出對(duì)方能接受的方案 找出自己愿意接 受的方案 規(guī)劃多個(gè)方案供雙方選擇 表現(xiàn) 盡量避免意氣用事 雙方意志力的較量 根據(jù)客觀標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議 結(jié)果 屈從于對(duì)方壓力之下 施加壓力使對(duì)方屈服 屈從于原則而不屈從于壓力 談判進(jìn)程的把握 準(zhǔn)備階段： 企業(yè) ()大量管理資料下載 17 自身分析： SWOT，目標(biāo) 對(duì)手分析：勢(shì)力、需求及誠(chéng)意、談判人員（ DECISION MAKER） 談判人員及地點(diǎn)安排 接觸階段： 營(yíng)造談判氣氛 了解對(duì)方 修正方案 實(shí)質(zhì)階段： 正確報(bào)價(jià)：賣方慎重，盡可能晚的出價(jià)，買方?jīng)Q不能自作主張搶先出價(jià)或透露心目中的價(jià)格與現(xiàn)價(jià)的差異。 反復(fù)磋商：指出或詢問(wèn)價(jià)格中報(bào)價(jià) 的依據(jù)，討論合理中的不合理因素。 善于溝通和說(shuō)服技巧： 1） 建立融洽的氣氛 2） 加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，善于從各種角度包括從對(duì)方角度考慮和理解問(wèn)題。 談判過(guò)程的把握（繼續(xù)） 3） 注意傾聽(tīng)對(duì)方的意見(jiàn)。 4） 注意正確和明確表達(dá)自己的意見(jiàn)，言之有物。 5） 隨時(shí)檢查雙方溝通的有效性，以保證彼此確切了解對(duì)方的意見(jiàn)及問(wèn)題。 談判的協(xié)議階段 促成交易，切忌盲目樂(lè)觀。 合同的起草與簽署。 1） 誰(shuí)起草很重要 2） 適用法律也