【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 會(huì)計(jì)檔案的存放介質(zhì)、會(huì)計(jì)工作的程序 等 都將發(fā)生了變化 。為適應(yīng)新的管理需要， 根據(jù) 財(cái)政部《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中“開展會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要，建立健全包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部 管理制度”的要求， 特制定本管理制度。 會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制 為明確分工各司其職，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查，根據(jù)電算化的特點(diǎn)劃分如下崗位： (1)電算主管 。 根據(jù)企業(yè)所采用會(huì)計(jì)電算化軟件的特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)會(huì)計(jì)核算要求，建立符合會(huì)計(jì)制度要求和滿足企業(yè)需求的電算化核算體系 。同時(shí)，組織、協(xié)調(diào)系統(tǒng)日常操作及對(duì)操作人員的管理； （ 2） 電算維護(hù) 。 協(xié)助 電算主管 進(jìn)行系統(tǒng)管理和日常硬、軟件運(yùn)行維護(hù)，監(jiān)督、檢查日常操作及時(shí)排除操作故障做好相關(guān)記錄 ， 完成數(shù)據(jù)備份工作。 一般不 參與 實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)操作 ； （ 3） 核算崗位 。 嚴(yán)格遵守操作規(guī)程， 負(fù)責(zé)記帳憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù) 的 輸入 ，校核數(shù)據(jù)的正確性； 輸出記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表； （ 4） 審核記帳 。負(fù)責(zé)對(duì) 軟件操作員 輸入 、輸出 的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核 、記結(jié)帳、確 **地產(chǎn)集團(tuán) 財(cái)務(wù)管理制度 18/118 認(rèn) ，以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的合法性、正確性和完整性 ； （ 5） 財(cái)務(wù)管理 。負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行 應(yīng)用和 分析； （ 6） 檔案管 理 。負(fù)責(zé) 存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì) ,輸出的帳表、憑證和各種會(huì)計(jì)檔案資料的 登記 保管 、 安全保密工作。 會(huì)計(jì)電算化操作管理制度 會(huì)計(jì)電算化后， 會(huì)計(jì)核算脫離手工方式，通過操作計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，不正確的操作可能會(huì)造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此，制定會(huì)計(jì)電算化操作管理制度顯得尤為重要。 操作人員的操作內(nèi)容和權(quán)限 各操作人員的操作內(nèi)容和權(quán)限，由帳套主管根據(jù)崗位性質(zhì)授予。操作人員在各自授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行操作，未經(jīng)許可或授權(quán)不得使用他人名義登錄進(jìn)行操作。如果由于違規(guī)操作導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)丟失，或造成無法挽回的損失，電算主管按系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置的上機(jī)操作記錄，追究當(dāng)事人責(zé)任。 預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記帳憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī) 內(nèi)帳簿的措施 （ 1） 軟件操作 人員根據(jù)原始憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，直接編制記帳憑證輸入機(jī)內(nèi)，然后交 審核記帳 人員復(fù)核。 （ 2） 審核記帳 人員根據(jù)計(jì)算機(jī)內(nèi)的記帳憑證連號(hào)逐張復(fù)核，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)標(biāo)錯(cuò)交操作 人員修改。 會(huì)計(jì)軟件操作安全管理措施 （ 1）所有操作人員需取得電算化上崗證或通過相關(guān)的培訓(xùn)，經(jīng)電算主管認(rèn)可后，方可上機(jī)操作。 （ 2）操作人員因故離開，必須執(zhí)行相應(yīng)的功能退出會(huì)計(jì)軟件，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。 （ 3）各操作人員的密碼應(yīng)注意安全保密，不得隨意泄密，由于保密不嚴(yán)操作權(quán)限被冒用，將承擔(dān)由 此引起的一切后果。如有特殊情況，可以授權(quán)操作?？诹钜ㄆ诟? **地產(chǎn)集團(tuán) 財(cái)務(wù)管理制度 19/118 換，在正常情況下每月更新或重新確認(rèn)一次，進(jìn)入新的會(huì)計(jì)年度或更換系統(tǒng)管理員時(shí)，全部操作口令必須更換一次。 上機(jī)操作記錄制度 上機(jī)操作必須進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行追溯的原因分析。記錄主要內(nèi)容包括操作人員上機(jī)操作時(shí)間、操作內(nèi)容、運(yùn)行情況等記錄。 操作記錄應(yīng)保留一年，刪除前要進(jìn)行備份，視為會(huì)計(jì)檔案保管，以供備查。 硬、軟件管理和數(shù)據(jù)管理制度 為了保證會(huì)計(jì)電算化工作的正常進(jìn)行，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化專用軟件和硬件的維護(hù)管理，特制定如下管理 措施。 保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行的措施 （ 1）配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)管理工作。 （ 2）服務(wù)器專用機(jī)房必須配置空調(diào)、 UPS 不間斷電源等專用設(shè)備，機(jī)房?jī)?nèi)應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?；機(jī)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)吸煙、存放無關(guān)物品；杜絕一切火源，并配置滅火設(shè)備。實(shí)施核算的計(jì)算機(jī)也應(yīng)配備相應(yīng)的 UPS。 （ 3）各客戶端的計(jì)算機(jī)應(yīng)保持清潔，嚴(yán)格按信息所制定的《計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理制度》進(jìn)行管理。 （ 4）為保證正常運(yùn)行服務(wù)器應(yīng)配備雙機(jī)備份，單機(jī)版應(yīng)采用硬盤或光盤備份； （ 5）會(huì)計(jì)電算化軟、硬設(shè)備 專門用于帳務(wù)、報(bào)表處理和財(cái)務(wù)事務(wù)處理，任何人不得用于游戲，不得對(duì)外服務(wù)，未經(jīng)許可其他部門不得任意使用或占用，如違反規(guī)定，導(dǎo)致系統(tǒng)被破壞及數(shù)據(jù)失密、丟失將追究相關(guān)人員的責(zé)任。 （ 6）為保護(hù)計(jì)算機(jī)不受病毒侵蝕，確保系統(tǒng)安全，系統(tǒng)實(shí)行全封閉運(yùn)行，外來軟盤未經(jīng)殺毒不得進(jìn)入專用計(jì)算機(jī)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝防病毒軟件，定期進(jìn)行殺毒操作。 （ 7）操作人員離開前，應(yīng)退出會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)。下班時(shí)必須關(guān)閉自己使用的電腦設(shè)備，關(guān)閉總電源，確保機(jī)房安全后才能離開。 **地產(chǎn)集團(tuán) 財(cái)務(wù)管理制度 20/118 計(jì)算機(jī)硬、軟件維護(hù)的管理措 施 計(jì)算機(jī)硬、軟件維護(hù)由電算維護(hù)員（或由指定專人，下同）負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)硬件設(shè)備、軟件運(yùn)行的日常檢查和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。 硬件維護(hù) A、一般情況下，每周周末全面檢查一次作好檢查記錄。 B、在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，出現(xiàn)硬件故障，及時(shí)進(jìn)行排除，并作好檢查維修記錄。 C、設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)必須征得電算主管同意，并由電算維護(hù)人員實(shí)施安裝和調(diào)試。 軟件維護(hù) A、正確性維護(hù)：糾正軟件投入使用的過程中暴露出來的問題。 B、完善性維護(hù)：使用過程中發(fā)現(xiàn)功能不全或運(yùn)行效率不高時(shí)， 在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化處理。 C、適應(yīng)性維護(hù)：在應(yīng)用環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，如組織機(jī)構(gòu)調(diào)整，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變化，新產(chǎn)品開發(fā)，人員變更等情況下，及時(shí)地作必要的系統(tǒng)適應(yīng)性修正。 維護(hù)操作必須由電算維護(hù)人員負(fù)責(zé)。同時(shí)，重大的維護(hù)工作應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的記錄。（計(jì)算機(jī)硬、軟件維護(hù)記錄表格詳見附表 1） 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)管理 數(shù)據(jù)管理是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的匯集、審核、備份、存檔、安全保管和保密工作。主要內(nèi)容分以下幾部分： 數(shù)據(jù)輸入 （ 1）輸入計(jì)算機(jī)之前的各類原始單據(jù)均由各專職會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)匯集，并按有關(guān)規(guī)定及時(shí)編制記帳憑證。記帳憑證應(yīng)保證 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的摘要規(guī)范化，措辭要確切，科目代碼和其他代碼（客戶代碼、項(xiàng)目代碼、部門代碼、職工代碼等）的相應(yīng)完整性及準(zhǔn)確性，自檢后交數(shù)據(jù)審核員審核。 （ 2）記帳憑證的審核嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)法進(jìn)行，對(duì)不真實(shí)、不合法的原始單據(jù)、憑證進(jìn)行標(biāo)錯(cuò)，記載不確切、不完整的原始單據(jù)、憑證應(yīng)予退還，并要求填制人員進(jìn)行更 **地產(chǎn)集團(tuán) 財(cái)務(wù)管理制度 21/118 正和補(bǔ)充。 （ 3）記帳審核人員負(fù)責(zé)對(duì)記帳憑證及原始單據(jù)等輸入數(shù)據(jù)的嚴(yán)格審核，簽字（蓋章），以保證輸入數(shù)據(jù)的正確性和合法性。 數(shù)據(jù)輸出 （ 1）數(shù)據(jù)輸出包括各類帳表，有日記帳、明細(xì)帳、總分帳、會(huì) 計(jì)報(bào)表和各種記帳憑證等 ，輸出的資料應(yīng)由記帳者和審核者簽名后方為有效。 （ 2）由記帳審核人員定期打印各類帳表，檔案保管員做好存檔保管工作。 數(shù)據(jù)備份 （ 1）數(shù)據(jù)輸入員在每日輸入完畢后，應(yīng)及時(shí)做好工作備份，每日一次、二份備份輪流進(jìn)行，以防意外發(fā)生。 （ 2）每年操作結(jié)束，做全年日記帳、明細(xì)帳、總分類帳、各類報(bào)表和財(cái)務(wù)資料的全面雙備份，由資財(cái)部和檔案室各存一份。 （ 3）年備份操作由帳套主管或指定人員進(jìn)行，備份完畢交檔案保管員保管。 數(shù)據(jù)存檔 （ 1）數(shù)據(jù)存檔是指對(duì)存放各類帳 表數(shù)據(jù)及相關(guān)信息的磁性介質(zhì)進(jìn)行的雙備份。 （ 2）系統(tǒng)數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)的查詢使用，必須按規(guī)定辦理手續(xù)。 （ 3）任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、軟盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。 （ 4）系統(tǒng)的運(yùn)行日志及維修、維護(hù)記錄應(yīng)保留一年，以供備查，刪除前必須進(jìn)行備份。 會(huì)計(jì)軟件安全的管理措施 會(huì)計(jì)核算軟件的維護(hù)是指在保證原設(shè)計(jì)功能的正常實(shí)現(xiàn)的前提下所進(jìn)行的程序修改，會(huì)計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的修改和恢復(fù)工作。系統(tǒng)運(yùn)行的商品化軟件，程序修改、會(huì)計(jì)軟件參 數(shù)調(diào)整工作，經(jīng)申請(qǐng)批準(zhǔn)后由軟件開發(fā)公司實(shí)施，數(shù)據(jù)的修正和恢復(fù)工作由電算主管負(fù)責(zé)實(shí)施，其他人員一律不得進(jìn)行維護(hù)操作。 一般情況下不允許實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已破壞并無法修 **地產(chǎn)集團(tuán) 財(cái)務(wù)管理制度 22/118 正或更換硬件設(shè)備時(shí)，才能由電算主管實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作。同時(shí)，任何人不得通過維護(hù)操作對(duì)機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)作無痕跡修改。 未經(jīng)電算主管同意不得實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)，不得隨意打開數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作，實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)，不允許修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，其他人員一律不得實(shí)施數(shù)據(jù)庫操作 ,更不允許隨意增刪和修改數(shù)據(jù)、源程序和庫文件結(jié)構(gòu)。 會(huì)計(jì)檔案管理制度 電 算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的檔案主要是指，打印輸出的各種帳薄、報(bào)表、憑證、書面檔案，存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他資料。 會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和報(bào)表的保管制度。 會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)文件和其它會(huì)計(jì)資料，以書面形式進(jìn)行保管。 會(huì)計(jì)檔案暫由公司財(cái)務(wù)部保存一年 。期滿后， 于次年 6月底前，由財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)一式三份交檔案部門保管。清點(diǎn)無誤后，在移交清冊(cè)上簽字蓋章，財(cái)務(wù)部門保存一份，另二份由檔案室保存。 檔案部門對(duì)接收的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保護(hù)原 卷冊(cè)的封裝，如需拆卷重新整理的，應(yīng)征得財(cái)務(wù)部門同意后共同拆卷整理。 檔案部門接收會(huì)計(jì)檔案后，要按年 —— 保管期限 —— 名稱（憑證帳薄、報(bào)表）進(jìn)行排列，由左到右，由上到下存放在檔案柜保管，并在檔案柜的標(biāo)簽上注明所存檔案的目錄的起止卷號(hào)。 各種會(huì)計(jì)檔案根據(jù)其特點(diǎn)和保存價(jià)值，分永久保存和定期保存兩類。保管期限的劃分，按財(cái)政、國家檔案局的規(guī)定辦理。 對(duì)會(huì)計(jì)檔案的作用，應(yīng)結(jié)合實(shí)際建立查閱制度設(shè)置借閱登記薄。本公司有關(guān)人員查閱會(huì)計(jì)檔案，原則上由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或檔案部門負(fù)責(zé)批準(zhǔn)，外單位查閱須憑介紹信，經(jīng)公司經(jīng) 理或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案原件不出借，如有特殊情況需要，應(yīng)經(jīng)上級(jí)總部門批準(zhǔn)，但不得拆散原卷。 **地產(chǎn)集團(tuán) 財(cái)務(wù)管理制度 23/118 會(huì)計(jì)檔案保管期滿后，由檔案部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定，經(jīng)審查后編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和目錄，經(jīng)公司經(jīng)理審查后，報(bào)上級(jí)主管部門和財(cái)務(wù)稅局（會(huì)管科）批準(zhǔn)后方可銷毀。 存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)的保管制度 會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)是指存儲(chǔ)會(huì)計(jì) 數(shù)據(jù) 的硬、軟盤和光盤 。由帳套主管（或指定專人，下同）執(zhí)行會(huì)計(jì)信息磁性介質(zhì)的歸檔管理職能。備份磁性介質(zhì)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽再外加封套后加蓋印章或封條，作為正式檔案，保管 在有保護(hù)封套的包裝盒里，存放在安全、清潔、防潮、防磁的檔案柜內(nèi)。 雙備份方式下的二套磁性介質(zhì)應(yīng)分開不同的地方進(jìn)行存放。備份磁性介質(zhì)應(yīng)每隔二年轉(zhuǎn)貯一次，由檔案保管員、核對(duì)正確無誤的數(shù)據(jù)方可作存檔數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)的安全。備份磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案需永久保存，不得清除，待上級(jí)有規(guī)定后再按規(guī)定進(jìn)行處理。 未經(jīng)許可，不得直接對(duì)備份磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行的任何操作。如果對(duì)備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，必須使用備份的副本。 會(huì)計(jì)電算化開發(fā)等全套文檔資料的保管 會(huì)計(jì)電算化的初始化工作資料的保管，應(yīng)視 同會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管。 替代手工記帳的會(huì)計(jì)科目代碼及其編制說明，包括會(huì)計(jì)科目代碼的設(shè)計(jì)原則。應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管。 系統(tǒng)軟件，系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料，視同會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，未經(jīng)電算主管許可，其他人員不得擅自復(fù)制、修改和出借。 調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案 根據(jù)“會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則”規(guī)定：“本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意