【文章內容簡介】 崗位責任制度。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ∨ ） 66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ） 68．文秘人員或文書人員依 照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作。（ ） 三、簡答題： 文員所作的的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ 答：（ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會議的經(jīng)過情形及結論；（ 9）相關資料；（ 10）下次會議預定日期。 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？ 答：（ 1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目 的、效果、重要性、關聯(lián)性等，抓住重點。（ 2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產生了解的動機。（ 3）偶而也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等。（ 4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說明；（ 5）主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（ 6）以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞。（ 7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產生興趣；（ 8）不可傷害對方的自尊心。 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應該怎樣運用受意方法？ 答：（ 1）受意是文員接受和領會上司意圖。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ 3）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 答：（ 1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（ 2）密級、緊急程度。（ 3）簽發(fā)人姓名；（ 4）公文標題；（ 5）主送機關；（ 6）正文、附件；（ 7）發(fā)文機關、成文日期、機關印章；（ 8）注釋、閱讀范圍。（ 9）主題詞；（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。 提高會議效率可以有哪些做法？ 答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) ；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往提示文件。 辦公室管理小炒 4 4 文員根據(jù)單位需要向外或向內發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文過程。請說明這一過程。 答：（ 1）擬稿；（ 2）核稿。指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。（ 3）簽發(fā)。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（ 4）編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。（ 5）繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。（ 6）校對。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（ 7）用印。指在完成的文件上加蓋機關印章。（ 8）登記；（ 9）分發(fā)。 文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ 答：要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認；要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式、所需要的時間等。約定好以后， 一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。還應準備約會所需要的文件資料。 星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；公司有重大活動的那一天不宜安排約會；地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：（ 1）進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；（ 2）參謀作用；（ 3）補缺作用；（ 4）增進關系作用；（ 5）適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（ 6）適時?？紤]時機；（ 7）適地。看場合；（ 8）適度。要注意掌握分寸。 什么是文書的立卷特征？通?？梢园凑漳膸追N特征 立卷？ 答： （ 1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（ 2）按問題特征立卷 。（ 3）按作者特征立卷；（ 4）按文種特征立卷；（ 5）按時間特征立卷；（ 6）按地區(qū)特征立卷；（ 7）按通訊者特征立卷；（ 8）在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。 1 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：（ 1）受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。（ 2）及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的 地方。對急信、要信、或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后。要一并裝訂。（ 3）認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領導復信所需的資料。（ 4）逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。（ 5）認真處理。處理信件應該按照“分級負責、歸口 處理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。（ 6）及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。課誦信可采取收信人復信，或承辦人復信兩種方式進行。 1 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：（ 1）不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作時，但有時也要在尚未完成之時作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。（ 2）不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報告；（ 3）報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結果是這樣，理由有三個 ，一是。“。（ 4）一定要簡短、扼要、流暢；（ 5）如報告過于復雜，應事先以 5W2H的原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼? 1 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 答：單位印章主要有（ 1）單位印章、套印章；（ 2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（ 3）刻制公章有兩種情況：一是由上級主管機關刻制頌發(fā)；（ 4）另一種是由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印 章也應專人專用；（ 6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名；（ 7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記。（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（ 9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。 1 按照 2021 年《國務院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。 答：（ 1）命令；（ 2）決定；（ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報；（ 5）議案；（ 6）報告；（ 7）請示；（ 8）批復；意見；（ 9）函；（ 10）會 議紀要。 1提高會議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。 哪些事項？ 答案：（ 1）會議名稱； （ 2）會議記錄人的姓名、蓋章； （ 3）時間（開始時間、結束時間）； （ 4）會議地點； （ 5）議題； （ 6）主持人、主席； （ 7）出席者名單； （ 8）會議的經(jīng)過情形及結論； （ 9）相關的資料； （ 10）下次會議預定日期。 2021院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報； （ 5）議案； （ 6）報告； （ 7）請示； （ 8）批復；意見； （ 9）函； （ 10）會議紀要。 18．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產 國內緊缺的產品。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作 好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P121) 參考答案：（ 1）接受任務 （ 2）了解來賓 （ 3）制訂計劃 （ 4）預訂宿食（ 5）迎接來賓 （ 6）商議日程 （ 7）安排會議 （ 8）陪同參觀 （ 9）送別客人 （ 10）接待小結 四、設計題 ： 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟撛趺醋??(P13) 答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；