【正文】 （六）接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。（六）如有會議需要，綜合部需要提前安排會場、制定會議議程、準備花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導席簽、特殊會議還需要準備橫幅、制作歡迎牌、指示牌、邀請新聞媒體和草擬新聞通稿、安排禮儀人員、安排攝影攝像等。（四）有關(guān)業(yè)務(wù)單位的訪問、參觀、聯(lián)系工作等。52 / 231接待管理制度佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度接待管理制度主責部門 公司綜合部制度編號 NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日備 注53 / 231 第一章 總則 第一條 為規(guī)范廣州佳燁投資管理有限公司 (以下簡稱“公司”)招待費用管理事宜，樹立良好的企業(yè)形象， 本著 “熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標準，統(tǒng)一管理 ”的原則 ，特制定本制度。 第十八條 文件借閱 借閱保密文件時必須經(jīng)借閱方和提供方部門領(lǐng)導簽字批準，提供方負責做到專項登記，借閱員工不得摘抄、復(fù)印或向無關(guān)員工透露，確需摘抄復(fù)印時，要經(jīng)提供方領(lǐng)導簽字注明。 第十二條 備有電腦、復(fù)印機、傳真機的部門都要依據(jù)本制度制定本部門的保密細則，并嚴格執(zhí)行。（二） 公司所掌握的重要的客戶資料、客戶信息、商業(yè)合同、項目信息、公司經(jīng)營情況及規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、人事檔案、員工薪酬、工藝標準均50 / 231為機密級。 （五） 公司所掌握的重要的客戶資料、客戶信息、合作伙伴、商業(yè)合同、項目信息、在談項目等。 公司綜合部及其他各部門需指定檔案專員,需按照以上標準實施檔案管理工作,部門前期建檔工作需在綜合部檔案專員指導下進行。 永久B總經(jīng)理辦公會議類 公司總經(jīng)理組織召開的業(yè)務(wù)、管理辦公會； 5 年C 其他內(nèi)部會議類 重要的業(yè)務(wù)、管理溝通協(xié)調(diào)會及其他內(nèi)部會議； 5 年F 會議紀要類目D 接待會議類 重要外部來訪的接待、洽談會議。 一級類目 二級類目代號 名 稱 代號 名 稱歸 檔 范 圍 保管期限 立檔部門JH 公司 營業(yè)執(zhí)照及各類證照、注冊類資料、年檢資料、公司章程、榮譽； 永久A 證照管理類目公司代碼 所屬公司 營業(yè)執(zhí)照及各類證照、注冊類資料、年檢資料、公司章程、榮譽。第三十一條 檔案室做好檔案的登記、分類、統(tǒng)計工作，嚴格按照借閱、復(fù)印、外借的流程辦理相關(guān)登記、審批手續(xù)。查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。第二十四條 對磁性載體每滿 2 年、光盤每滿 4 年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。第七章 電子文檔第二十一條 本管理制度所稱電子文檔是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。各部門、各公司要將上年度在積累的各類紙質(zhì)、實務(wù)檔案，及微機內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學習材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標明名目后，存檔備查。第六章 歸檔要求第十六條 歸檔是指公司各部門在規(guī)定的時間內(nèi)將檔案整理、上交至各管理單位的過程。第五章 整理裝訂規(guī)則第十六條 檔案的整理裝訂工作由檔案生成部門根據(jù)本管理制度的規(guī)定在移交至公司檔案室之前承辦，綜合部進行指導。 第十五條 公司員工人事檔案公司員工人事檔案的建檔、歸檔和管理由人力資源部負責，接受公司綜合部法務(wù)監(jiān)督和抽查。人事部門文件及其他經(jīng)核定須保存 15 年的文書。公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等法律性文件材料；公司與子企業(yè)簽署的各種責任書等文件資料；公司批準的基本建設(shè)工程施工、竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項目的科技文件材料。（一）公司級檔案應(yīng)按標準規(guī)范進行分類，規(guī)范檔案編號和檔案標簽，并建立電子與紙張分類目錄。其中公司檔案室、資料室由綜合部直接管理，其他兩個單位日常自行管理。33 / 231（四）公司綜合部和公司各部門需要按照《公司檔案編號管理參照表》上要求，明確相關(guān)文件的歸檔部門和管理權(quán)責，由各部門負責立檔的文件，需由各部門指定檔案管理員按照管理要求統(tǒng)一進行編號、歸檔工作。 （十一）題贈性資料類目：包括上級領(lǐng)導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。 （三）制度、法規(guī)類目：各類管理制度、業(yè)務(wù)流程、國家行業(yè)法規(guī)等。第三十條 本制度由公司綜合部負責制定、修訂和解釋。 第二十六條 使用印章應(yīng)當符合下列要求：26 / 231（一）加蓋的印章印跡端正、清晰。未經(jīng)審批或者同意任何人不得擅自使用印章。（二）以部門名義向其他部門、所屬公司發(fā)送的公函、通知以及其他文件資料。（三）以公司名義對外發(fā)送聯(lián)系工作的公函或者介紹信。公司綜合部安排印章刻制，應(yīng)當遵守國家相關(guān)規(guī)定，到當?shù)毓矙C關(guān)指定的刻章單位刻制。（二）公司財務(wù)專用章由公司財務(wù)部負責管理。（四）公司董事長、總經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導簽字章。第七章 附 則第十二條 本制度適用于公司，所屬公司需參照執(zhí)行，如另行制定公文管理制度需報公司綜合部審批后執(zhí)行。 （五） 公文處理時限除有專門規(guī)定外，公文的處理時限一般為 2 個工作日，每個審核、審批環(huán)節(jié)的時限為 1 個工作日，緊急公文需即時處理。如其中一項不對口，應(yīng)立即通知發(fā)文機構(gòu)，并登記出錯文件。（一）　公文簽發(fā) 簽發(fā)權(quán)限：（1）以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文需由公司總經(jīng)理簽發(fā)。日期應(yīng)當寫具體的年、月、日。11 / 231（四）　工作報告適用范圍：主要用于下級機構(gòu)向上級機構(gòu)定期匯報工作情況和工作計劃，提出工作建議的文件。（4） 主送機構(gòu)：宋體，四號字體。其他公文格式如公司無固定要求可按照一般慣例書寫。9 / 231決議：適用于公司經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。第三條 本制度適用于公司及全體員工。4 / 231 座姿：1） 就座時不宜將座椅或沙發(fā)坐滿，也不宜僅座在沙發(fā)邊上，上身保持正直而微前傾，頭部平正，雙肩放松；2）男員工就座后，雙手可自然放于膝上，或輕放于座椅扶手上，手心向下；雙腿平行分開，不宜超過肩寬3） 女員工就座后，雙手交叉放于腿上，手心向下，雙腿并攏，小腿交叉向后或偏向一側(cè)；4）男員工站立時，雙腳可并攏呈”V” 字形，也可分開，分開時雙腳應(yīng)與肩同寬5）若需要與同側(cè)邊的人交談，宜將身體稍轉(zhuǎn)向?qū)Ψ剑? ）坐下后雙腿不可抖動，不可向前伸值?；疽螅壕耧枬M、服飾整潔、儀表得體、端莊自然 員工發(fā)型、發(fā)式：男員工：干凈整潔，不染夸張顏色，頭發(fā)不應(yīng)該過長，前部的頭發(fā)不應(yīng)遮住眉毛，側(cè)部的頭發(fā)不應(yīng)蓋住耳朵。本制度匯編由綜合部、業(yè)務(wù)部、人力資源部、財務(wù)部、風險控制部等部門共同編制。 忠誠企業(yè)、團結(jié)協(xié)作、務(wù)實創(chuàng)新；相互尊重、文明禮貌、共謀發(fā)展。第五條 辦公日常行為規(guī)范日常行為規(guī)范分為：儀態(tài)舉止規(guī)范、言行規(guī)范、電話規(guī)范、辦公日常工作行為規(guī)范、接待訪客行為規(guī)范。第八條 本制度由公司綜合部負責制定、修訂和解釋。批復(fù)：適用于答復(fù)請示事項。（四） 非正規(guī)公文前述公文均為正規(guī)公文。（2） 發(fā)文字號（由發(fā)文機構(gòu)代字、年號、編號組成）規(guī)范：黑色字體，宋體，4 號字；“佳燁”為公司代字，年號使用 〔〕 表示、文件編號使用四位數(shù)數(shù)順序編寫。（二） 內(nèi)部通啟 適用范圍：主要用于公司部門之間或公司與所屬公司之間內(nèi)部日常事務(wù)性工作的溝通、聯(lián)絡(luò)、知會。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)一律使用阿拉伯數(shù)字。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式（對公司秘密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送） 。一般的請示，領(lǐng)導批示后將原件返還請示單位執(zhí)行，不再行文批復(fù)；重大業(yè)務(wù)或人事任免請示，才正式行文批復(fù)。 （四） 公司人事檔案、財務(wù)檔案歸相關(guān)職能部門保管，其他檔案、資料等由綜合部存檔，合同檔案按《合同管理制度》規(guī)定保管。 第三條 下列印章列入管理的范圍：（一） 公司公章。公司各職能部門和相關(guān)人員管理印章的具體事務(wù)。 第七條 違反本規(guī)則的規(guī)定使用印章，或者發(fā)生印章丟失、盜用、仿制以及其他此類情形給公司帶來損害的，應(yīng)當視情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的責任。印章首次啟用應(yīng)當注明啟用日期、使用部門或者人員，用印實樣留存公司綜合部備案。 第十四條 下列事項可以使用公司合同專用章：（一）以公司名義對外簽署的各類合同、協(xié)議。 第二十條 加蓋公司職能部門章應(yīng)當經(jīng)該職能部門負責人審批。印章管理員無權(quán)銷毀、刪改各種印章使用情況記錄。 第二十七條 因情況變化造成原有印章停用或者作廢的，印章管理人或者保管人應(yīng)當將印章送交公司綜合部，由綜合部視具體情況提出封存或者銷毀的處理意見，報經(jīng)綜合部分管領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。 （八）會計類目：各種財務(wù)憑證、報表、會計賬冊等。 第六條 檔案編號 （一）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《公司檔案編號管理參照表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（三） 財務(wù)部。34 / 231檔案信息要錄入電腦，并把紙質(zhì)檔案掃描成電子版存檔，實施檔案的信息化管理。35 / 231公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、重要文件；直屬全資子企業(yè)的情況匯報、請示報告、重大事項說明及公司批復(fù)、決定等。 會計憑證。 第四章 會計檔案、人事檔案的保管第十四條 會計檔案管理要求公司各類會計檔案指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料，按國家會計法及會計檔案管理準則執(zhí)行，由財務(wù)部統(tǒng)一保管，保存期限為永久保存，接受公司綜合部監(jiān)督和抽查。37 / 231（三）離職員工離職時，其檔案按制度及時放置到離職人員檔案柜，若要銷毀，需按相關(guān)時間規(guī)定進行銷毀并報人事行政分管領(lǐng)導審批后執(zhí)行。第十九條 歸檔文件的裝訂單位分別是卷、件、頁。文件材料歸檔后不得更改。 《檔案移交清冊》應(yīng)當包括移交部門、接交部門、案卷類別、件數(shù)頁數(shù)、保管期限、移交人、接交人、監(jiān)交人、移交日期、移交人對準確性、完整性的聲明等內(nèi)容。其中邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文檔的管理權(quán)限向檔案室移交的過程。利用時應(yīng)使用拷貝件。 《檔案銷毀清冊》應(yīng)當永久保存。第十章 附則其他專項檔案管理制度及保管期限，為本制度的補充。 15 年經(jīng)營部公司及所屬公司年度經(jīng)營目標； 15 年公司管理層及所屬公司高管月度工作計劃與總結(jié)； 5 年C 計劃管理類公司管理層及所屬公司高管年度工作計劃與總結(jié)。 所有電子文件檔案均需備份。（2） 公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。機密是重要的公司秘密，一旦泄露會使公司的權(quán)益遭到嚴重的損害。 第九條 如果在對外交往與合作中需要提供公司秘密，應(yīng)先由總經(jīng)理批準。 第十七條 保密文件復(fù)印 （一）　原則上保密文件不得復(fù)印，如遇特殊情況需由總經(jīng)理批準方可執(zhí)行，文件復(fù)印應(yīng)做好登記。 （二）　檔案銷毀應(yīng)經(jīng)鑒定小組批準后指定專人監(jiān)銷，要保證兩人以上參加，并做好登記。第五條 業(yè)務(wù)招待的范圍 （一）公司業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的業(yè)務(wù)招待。54 / 231（三）綜合部根據(jù)來賓情況提前按接待標準預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標準；提前按接待標準預(yù)約好來賓下榻酒店，酌情在房間內(nèi)準備相關(guān)資料水果、香煙等。（三）言語：語氣溫和、禮貌文雅。55 / 2。第四章 接待禮儀第七條 接待禮儀 （一）儀表：面容清潔，衣著得體。 第三章 接待準備第六條 計劃與準備 （一）綜合部在接到公司領(lǐng)導通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，應(yīng)了解來賓的基本情況，包括來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等，在這基礎(chǔ)上擬定接待計劃，填寫《接待申請表》，根據(jù)標準安排接待標準。第二章 基本原則 第四條 管理權(quán)限（一） 綜合部負責公司接待組織工作及接待費用的審核。 第二十條 錄音、錄像 錄音、錄像應(yīng)由綜合部負責整理并確定保密級別。 第十五條 所有員工無論何種原因離職，均不得拷貝、復(fù)印、抄錄、攜帶任何公司秘密級（含）以上密級的文件、材料等，也無權(quán)以任何形式傳播、透漏上述密級內(nèi)容，否則公司有權(quán)追究其相應(yīng)法律責任。 第七條 公司員工需具有保密意識，做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看。