【正文】 語，注意在各種場合的言談舉止，維護(hù)良好的公司形象。第三章 附則第七條 本制度自頒布之日起開始實施。第八條 本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。附件一: 《員工外出登記表》廣州佳燁投資管理有限公司 6 / 231員工外出登記表日期 事由 外出地點 外出時間 返還時間 外出人簽字 備注　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　7 / 231公文管理制度佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度公文管理制度主責(zé)部門 公司綜合部制度編號 NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日備 注8 / 231第一章 總 則 第一條 為使廣州佳燁投資管理有限公司（以下簡稱“公司” ）公文處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，結(jié)合本公司實際情況制定本制度。第二條 本制度所稱公文是指公司在經(jīng)營管理等活動中形成的或國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位傳送給公司及所屬公司的各類正規(guī)和非正規(guī)公務(wù)文書。第三條 本制度適用于公司及全體員工。第四條　公司公文的收、發(fā)、蓋章、編號、傳閱、存檔等相關(guān)工作歸口部門為公司綜合部。 第二章 公文種類 第五條 公文的種類公司公文的種類按其性質(zhì)、收者與發(fā)者的隸屬關(guān)系主要分為四大類：（一）上行文請示：適用于向監(jiān)管部門、上級單位或領(lǐng)導(dǎo)請求指示和批準(zhǔn)。報告：適用于向監(jiān)管部門、上級單位或領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級單位查詢等。（二）下行文通知：適用于發(fā)布公司規(guī)章制度、人事任免、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位的公文、傳達(dá)或要求下級單位周知或者執(zhí)行的事項。批復(fù)：適用于答復(fù)請示事項。規(guī)定：適用于對某一類型事項作出的安排，要求有關(guān)部門、人員遵照執(zhí)行。決定：適用于公司對重要事項或重大行動作出的決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。9 / 231決議：適用于公司經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或情況、介紹工作經(jīng)驗等。（三）平行文 1. 函：適用于公司內(nèi)部各同級單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或向業(yè)務(wù)協(xié)作關(guān)系單位提出要求或答復(fù)。2. 合同、協(xié)議：公司、所屬公司或被授權(quán)的業(yè)務(wù)部門需按照《合同法》及公司《合同管理制度》等有關(guān)規(guī)定，與公民、法人和其他組織簽署的應(yīng)承擔(dān)民事責(zé)任的法律公文。（四） 非正規(guī)公文前述公文均為正規(guī)公文。非正規(guī)公文指不采用紅色文頭、發(fā)文字號等格式、不需加蓋公章的公文，如公司內(nèi)部使用的會議紀(jì)要、內(nèi)部通啟、工作報告、審批表單、文件閱辦單等。 第三章 公文格式第六條 公文格式從格式上將公司目前的公文主要分為四大類，即紅頭文件、內(nèi)部通啟、會議紀(jì)要、工作報告。其他公文格式如公司無固定要求可按照一般慣例書寫。（一） 紅頭文件適用范圍：主要用于印發(fā)公司內(nèi)部的制度、重要工作計劃、機構(gòu)和人事異動以及對外的報告、請示、函件等重要文件。公司所有的紅頭文件須抄報公司決策層領(lǐng)導(dǎo)。紅頭文件格式基本規(guī)定：公司紅頭文件由公司全稱、發(fā)文字號、標(biāo)題、10 / 231主送機構(gòu)、正文、印章、發(fā)文時間、附件等部分組成。（1） 公司全稱規(guī)范：紅色字體，宋體加粗，39 字號，居中。（2） 發(fā)文字號（由發(fā)文機構(gòu)代字、年號、編號組成）規(guī)范：黑色字體，宋體，4 號字；“佳燁”為公司代字，年號使用 〔〕 表示、文件編號使用四位數(shù)數(shù)順序編寫。 （3） 標(biāo)題：宋體加粗，小二號。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明公文種類，除印發(fā)規(guī)章制度和批轉(zhuǎn)文件外，一般不加書名號，如“關(guān)于下發(fā)紅頭文件格式的通知” 。（4） 主送機構(gòu)：宋體，四號字體。 （5） 正文：宋體，四號字體。 （6） 附件：文件如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。 （7） 印章：公司文件落公司全稱并蓋章，部門文件落部門全稱并蓋章。 （8） 發(fā)文時間：宋體，四號字體；數(shù)字均采用大寫方式。（二） 內(nèi)部通啟 適用范圍：主要用于公司部門之間或公司與所屬公司之間內(nèi)部日常事務(wù)性工作的溝通、聯(lián)絡(luò)、知會。例如各部門之間工作的相互知會和通告，或公司與所屬公司、所屬公司相互之間的非正式的知會、通告、業(yè)務(wù)溝通往來等所使用的文本。（三） 會議紀(jì)要適用范圍：主要用于記錄公司或各部門重要工作會議的主要內(nèi)容與決議的文本。11 / 231（四）　工作報告適用范圍：主要用于下級機構(gòu)向上級機構(gòu)定期匯報工作情況和工作計劃，提出工作建議的文件。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告 3 種。第七條 公文密級公司公文的密級分為“秘密” 、 “機密” 、 “絕密”三級，具體密級參見公司《保密管理制度》 ，公文密級由擬辦部門提出。 第四章 公文撰寫規(guī)范 第八條 公文撰寫規(guī)范（一）公文內(nèi)容應(yīng)符合國家有關(guān)法律、法規(guī)，公文撰寫規(guī)范需符合公司公文管理的相關(guān)制度，如無明確規(guī)范要求的公文，撰寫需符合一般慣例。 （二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點明確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。（四）公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一” ，第二層為“（一） ”，第三層為“1.”，第四層為“（1 ） ”，第五層為“①” 。（五）公文應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（六）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱，再加以說明。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 第九條 各部門公文經(jīng)綜合部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯誤的，退回12 / 231原部門重新擬文。 第五章 公文處理程序第十條 公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱辦 、公文反饋與跟蹤等四個階段。（一）　公文簽發(fā) 簽發(fā)權(quán)限：（1）以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文需由公司總經(jīng)理簽發(fā)。（2）公司各部門之間或公司部門之間的內(nèi)部通啟需由分管經(jīng)理簽發(fā)。（3）以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文需由主辦部門擬定并報送至公司綜合部，由綜合部審核后執(zhí)行簽發(fā)程序。 簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經(jīng)審批后，蓋本公司公章發(fā)出，但在公司內(nèi)部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。（二）　公文分送　公司主要采用簽收、傳真、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式（對公司秘密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送） 。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。　收件工作人員應(yīng)對公文進(jìn)行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口，應(yīng)立即通知發(fā)文機構(gòu)，并登記出錯文件。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收?！∠嚓P(guān)人員在工作中，應(yīng)積極、準(zhǔn)確、快捷地處理公文事務(wù)，并嚴(yán)格遵13 / 231守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。 （三）　公文閱辦 公司正式公文發(fā)文的程序是：主辦部門起草公文（填寫文件閱辦單）→綜合部審核并統(tǒng)一編號→分管領(lǐng)導(dǎo)批示→如需要，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽→總經(jīng)理簽批→綜合部蓋章、歸檔→發(fā)文。 公司收文辦理程序為：綜合部收文登記編號（填寫文件閱辦單）→綜合部負(fù)責(zé)人簽署意見→分管領(lǐng)導(dǎo)批示→按批示交有關(guān)部門辦理→綜合部催辦→辦理完畢歸檔。一般的請示，領(lǐng)導(dǎo)批示后將原件返還請示單位執(zhí)行，不再行文批復(fù)；重大業(yè)務(wù)或人事任免請示，才正式行文批復(fù)。 所屬公司向公司報文程序：所屬公司起草公文（填寫文件閱辦單）→所屬公司領(lǐng)導(dǎo)批示→綜合部審核→有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽→總經(jīng)理簽批。（四） 公文反饋與跟蹤綜合部接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時保存批示件的復(fù)印件） 。 （五） 公文處理時限除有專門規(guī)定外，公文的處理時限一般為 2 個工作日，每個審核、審批環(huán)節(jié)的時限為 1 個工作日，緊急公文需即時處理。 第六章 公文清理存檔銷毀第十一條 公文清理存檔銷毀 （一） 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，及時整理（立卷） 、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 （二） 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互關(guān)系、特征和保存價值等整理（立卷） ，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，14 / 231便于保管、查找和利用。 （三） 公文復(fù)印件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章證明，視同正式文件妥善保管。 （四） 公司人事檔案、財務(wù)檔案歸相關(guān)職能部門保管，其他檔案、資料等由綜合部存檔，合同檔案按《合同管理制度》規(guī)定保管。 （五） 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和公司主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，銷毀秘密公文由 2 人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第七章 附 則第十二條 本制度適用于公司，所屬公司需參照執(zhí)行，如另行制定公文管理制度需報公司綜合部審批后執(zhí)行。第十三條 本制度自頒布之日起開始實施。第十四條 本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。附件： 一、《紅頭文件》 　　　　　二、《內(nèi)部通啟》　　　　 三、《會議紀(jì)要》 四、《工作報告》 五、《總經(jīng)理批示單》六、《文件閱辦單》附件一：《紅頭文頭》廣 州 佳 燁 管 理 投 資 有 限 公 司15 / 231 佳燁 字〔2022〕第 號 (公司印章)主題詞：抄報：抄送：印發(fā)：綜合部 共印 份，發(fā) 份，存 份附件二：《內(nèi)部通啟》內(nèi)部通啟 佳燁投管公司 致： 編號：通啟字〔2022〕第 號16 / 231 由： 日期： 頁數(shù)： 簽發(fā)： 主題： 抄報： 抄送：廣州佳燁投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件三：《會議紀(jì)要》佳燁投管公司 會議紀(jì)要 會議時間： 年 月 日 會議地點：17 / 231會議主持： 參會人員： 會議記錄：主 題： 抄報： 抄送：廣州佳燁投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件四：《工作報告》廣州佳燁投資管理有限公司 管理工作 報18 / 231周報時間： 年 月 日 匯報員工： 周報整理：抄報： 抄送：廣州佳燁投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件五: 《總經(jīng)理批示單》廣州佳燁投資管理有限公司19 / 231 總 經(jīng) 理 批 示 單附件六：《文件閱辦單》 廣州佳燁投資管理有限公司文件閱辦單請示 急 普通 秘密 機密 絕密文件性質(zhì) 呈閱緊急程度密級審核人 校對人 擬稿人 文件名稱: 擬辦：主管領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字： 年 月 日總經(jīng)理批示:20 / 231公文名稱 密級 收文 發(fā)文 擬辦 傳閱 審批 發(fā)起單位（部門）經(jīng)辦人 填報時間擬辦部門負(fù)責(zé)人意見： 簽名： 年 月 日相關(guān)部門負(fù)責(zé)人意見： 簽名： 年 月 日主管領(lǐng)導(dǎo)批示：