【正文】 。 （3）法人章由行政人事部專人負(fù)責(zé)管理。（4）行政人事部及各辦事處專項(xiàng)業(yè)務(wù)章由各專業(yè)部門指定專人負(fù)責(zé)管理。 ，任何部門和個(gè)人不得擅自刻制公司印章。印章的刻制，必須符合國(guó)務(wù)院頒布的有關(guān)印章刻制的規(guī)定，并經(jīng)公安局備案。，嚴(yán)格審批和登記制度。，如遇特殊情況，需攜帶印章外出，必須填寫《印章外借審批單》，經(jīng)公司對(duì)口領(lǐng)導(dǎo)審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借出。表一：印章外借審批單章 名用 章 事 由借出時(shí)間歸還時(shí)間申請(qǐng)人申請(qǐng)部門主管意見公司對(duì)口領(lǐng)導(dǎo)意見總經(jīng)理意見印章管理部門填寫記錄，必須填寫《簽章審批單》（見表二），由公司對(duì)口領(lǐng)導(dǎo)審批，公司外部印章的使用必須經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)才能使用，下列情況可以由相關(guān)部門或?qū)陬I(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批后辦理：（1）私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時(shí)，由行政人事部嚴(yán)格審批，符合要求后辦理并登記。（2）對(duì)調(diào)出、解除、終止勞動(dòng)關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)人事部審批后，方可蓋章。表二：簽章審批單章 名用 章 事 由份 數(shù)申請(qǐng)人申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人意見公司對(duì)口領(lǐng)導(dǎo)意見印章管理部門填寫記錄《簽章審批單》后方可蓋章（公司紅頭文件和通知等經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)印發(fā)的除外）。、協(xié)議、訂購(gòu)單等，按《公司財(cái)經(jīng)管理制度》規(guī)定蓋章。 。，應(yīng)及時(shí)上繳印章，由重新確定的印章管理人員另行辦理接收印章手續(xù)，不得私自轉(zhuǎn)交他人。 、確保印章清晰、端正。 ，保管人員及時(shí)向公司對(duì)口領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并向印章備案單位報(bào)失。第十四條 公司印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行本制度，如違反上述規(guī)定，給公司造成損失或不良影響的，印章管理員是第一責(zé)任人，印章管理部門負(fù)責(zé)人付連帶責(zé)任，違反印章管理的處罰：，對(duì)相關(guān)責(zé)任人處罰款300500元/人。，根據(jù)情節(jié)輕重,對(duì)相關(guān)責(zé)任人處罰款5001000元/人次。第三章 會(huì)議管理第十五條 公司會(huì)議種類及相關(guān)要求一、公司總經(jīng)理辦公會(huì)議：每周召開一次，由公司總經(jīng)理主持，公司總經(jīng)理辦公會(huì)由行政人事部負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄,并于會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)向集團(tuán)正副董事長(zhǎng)、報(bào)送由總經(jīng)理簽發(fā)的會(huì)議紀(jì)要。二、公司各部門會(huì)議：每月至少召開兩次，由部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體人員參加，對(duì)口領(lǐng)導(dǎo)每季度至少參加一次部門辦公例會(huì)。部門辦公例會(huì)派專人做好會(huì)議記錄，會(huì)議召開部門必須于會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)向公司總經(jīng)理、各部門總監(jiān)送由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的會(huì)議紀(jì)要。第十六條 召開會(huì)議要求一、會(huì)前宣讀公司重要文件及通知。二、總結(jié)上月（上周）工作、安排下月（下周）工作第十七條 違反會(huì)議要求的處罰一、因特殊原因不能按時(shí)召開會(huì)議的，必須在規(guī)定周期補(bǔ)開，否則對(duì)會(huì)議主持人處罰200元。二、未按時(shí)真實(shí)地報(bào)送會(huì)議紀(jì)要的，每次對(duì)會(huì)議主持人和會(huì)議記錄人各處罰100元。三、會(huì)議遲到、早退一次處罰10元，無(wú)故缺席一次處罰100元。四、在會(huì)議上喧嘩、接打電話的一次處罰10元。五、開會(huì)時(shí)未將通訊設(shè)置到無(wú)聲或振動(dòng)的，發(fā)生一次處罰50元。第十八條 公司行政人事部要不定期的對(duì)公司各部門例會(huì)開展情況進(jìn)行檢查，將情況上報(bào)公司，并對(duì)違反會(huì)議要求的進(jìn)行處罰。第四章 檔案管理第十九條 公司各部門的檔案資料由各部門指派專人負(fù)責(zé)整理,并定期交由公司行政人事部專職檔案管理員集中管理。公司行政人事部檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的列卷歸檔工作。第二十條 檔案管理員的職責(zé)：保證公司所歸檔的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便，并負(fù)責(zé)記錄公司大事記按季度向總經(jīng)理及董事長(zhǎng)報(bào)送。第二十一條 檔案分類、歸檔范圍及責(zé)任單位一、檔案資料共分為三類，即：行政人事類、財(cái)務(wù)類等。二、行政人事檔案。包括：（一）行政事務(wù)類，此類檔案由行政人事部門負(fù)責(zé)收集歸檔：各類證照：包含工商登記及變更證照、各類獲獎(jiǎng)證照、職稱證照等；公司、部門紅頭文件及簽發(fā)件；公司、公司各部門對(duì)外函件（含簽發(fā)件）、重要信件；重要法律文書資料；公司刊物及重大活動(dòng)資料、照片檔案（新聞、活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)及員工照片，由原版或翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）、影音檔案（各種與集團(tuán)有關(guān)的CD、VCD、DVD等，附文字資料及說(shuō)明）。其他行政類資料。（二）人事檔案：由行政人事部負(fù)責(zé)收集整理。員工個(gè)人資料；員工在本單位內(nèi)調(diào)配、任免、考察、離退職等形成的各種登記表和材料?！∑渌晒﹨⒖加斜４鎯r(jià)值的材料。 （三）財(cái)務(wù)類檔案。財(cái)務(wù)票據(jù)、賬冊(cè)類，各公司財(cái)務(wù)部長(zhǎng)自行保存當(dāng)年及前兩年財(cái)務(wù)檔案，超出此范圍的財(cái)務(wù)檔案必須交回檔案室保管。會(huì)計(jì)憑證：原始憑證；記賬憑證；匯總憑證。會(huì)計(jì)賬簿：總分類賬；明細(xì)分類賬；現(xiàn)金、銀行存款日記賬；固定資產(chǎn)卡片；輔助賬簿；其他日記賬。財(cái)務(wù)報(bào)告：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告；年度財(cái)務(wù)報(bào)告。其他：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)；會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；銀行余額調(diào)節(jié)表；銀行對(duì)賬單。（四）經(jīng)濟(jì)合同類，此類檔案資料由各公司自資料形成定稿3個(gè)工作日內(nèi)送交檔案員歸檔。包含租賃合同、工程項(xiàng)目發(fā)包合同、購(gòu)貨合同、設(shè)計(jì)合同等，所有經(jīng)濟(jì)合同簽字后主營(yíng)單位必須即時(shí)送檔案室備檔。 第二十二條 資料的收集與整理 一、檔案資料的收集：（一）公司歸檔資料實(shí)行季度歸檔、年度歸檔和項(xiàng)目完結(jié)歸檔。季度歸檔時(shí)間為 每個(gè)季度下旬，歸檔時(shí)限為10個(gè)工作日；年度歸檔為每年12月初，截止時(shí)間為12月31日；項(xiàng)目歸檔從項(xiàng)目竣工之日起，歸檔時(shí)限為7個(gè)工作日。公司年限在三年以上的檔案由公司行政人事部整理移交董事會(huì)行政人事部。（二）在檔案資料歸檔期，由各部門按檔案范圍及對(duì)應(yīng)的責(zé)任單位把應(yīng)該歸檔的原始資料或復(fù)印件完整的交送檔案管理員，檔案管理員要認(rèn)真檢查簽收，同時(shí)，也要主動(dòng)向各部門索取和收集。（三）歸檔方法:各類檔案按照分專業(yè)再分年的原則進(jìn)行歸類歸檔。即：按照本章節(jié)第二十一條的相關(guān)要求將資料分類歸入檔案室，且每一類檔案分年入檔，以便于檔案資料的查找。（四）凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔，并自制各類檔案收件目錄，準(zhǔn)確收集齊備各類檔案文件及資料，同時(shí)在各公司部門移交檔案時(shí)實(shí)行目錄登記，雙方簽字確認(rèn)。未按規(guī)定交齊檔案資料的部門要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)交所差部份。 二、檔案的立卷與管理、檔案的安全管理、檔案的銷毀 （一）檔案資料的鑒定： 鑒定文件資料制作時(shí)間、文號(hào)；鑒別法人簽字；對(duì)文件、資料的完整性作出鑒定；保管期限鑒定。檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)，由檔案管理員根據(jù)《檔案法》和企業(yè)運(yùn)營(yíng)需要進(jìn)行界定。修復(fù)、補(bǔ)齊損毀的資料。（二）檔案立卷：立卷級(jí)別順序；在同一級(jí)別中產(chǎn)生文件時(shí)間或文號(hào)順序；同一文件、資料中正、副件順序；同一文件、資料中的法律文書與實(shí)體文件、資料順序；保管期限順序。（三）檔案目錄編寫。在卷內(nèi)目錄中：按先上后下順序編寫目錄；按同級(jí)文件時(shí)間或文號(hào)編寫目錄；按卷為單位編寫頁(yè)碼；按檔案封面規(guī)定填寫。（四）檔案裝訂：檔案厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；裝訂不壓字不掉頁(yè)、案卷外觀整齊、清潔美觀。（五）檔案的借閱公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理可直接向檔案管理員辦理借閱手續(xù)。 公司部門借閱檔案以及外單位人員查閱檔案都必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)（財(cái)務(wù)檔案的借閱須經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)），并做好借閱登記。檔案借閱者必須愛護(hù)檔案、保持整潔、嚴(yán)禁涂改和注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，并按時(shí)歸還。（六）檔案的安全管理采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；公司設(shè)立專門的檔案保管室保存檔案，檔案室應(yīng)具備防潮、防火、通風(fēng)等必備設(shè)施；做好檔案室的防盜、防蟲蛀、防塵、防鼠害等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固，每年六月份定時(shí)檢查清理；每年進(jìn)行一次消毒滅蟲處理。（七）檔案的銷毀公司內(nèi)任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀任何檔案資料。當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《過(guò)期檔案資料銷毀審批表》，交董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的過(guò)期檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《過(guò)期檔案資料銷毀審批表》和過(guò)期檔案資料銷毀登記冊(cè)一并存檔。登記冊(cè)永久保存。在銷毀檔案時(shí)，必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在登記冊(cè)上簽字。第二十三條 有下列情形之一的，除給予直接責(zé)任人警告處分外，造成嚴(yán)重后按相關(guān)要求進(jìn)行處罰一、將檔案據(jù)為已有，拒絕歸檔的，發(fā)現(xiàn)一次，處罰50100元；二、丟失、涂改檔案的，發(fā)現(xiàn)一次，處罰100200元；三、違反檔案管理及保密規(guī)定，擅自提供檔案，造成泄密或嚴(yán)重后果的，發(fā)現(xiàn)一次，處罰200300元；四、造成檔案破損、變質(zhì)、下落不明、泄密等情況，分清責(zé)任后，對(duì)責(zé)任人處罰100300元；五、檔案管理工作人員未按檔案管理制度管理檔案資料的，發(fā)現(xiàn)一次，處罰50100元；六、未經(jīng)批準(zhǔn),擅自將檔案帶出公司的,或借閱檔案屢催不還的，一次處罰50100元。 七、未按本辦法規(guī)定時(shí)間提供檔案資料的，一次處罰50100元。第五章