【正文】 （八） 其他經(jīng)公司確定應(yīng)保密的事項，一般性決定、決議、通告、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。 第二條 本制度適用于公司及所有員工。 需按照各級分類設(shè)置不同的電子文件夾。 永久A 管理類 公司管理類合同； 15 年綜合部D 合同管理類目B 業(yè)務(wù)類 各類經(jīng)營類、業(yè)務(wù)類合同協(xié)議等( 此類型合同編號按公司《合同管理制度 》執(zhí)行) 。第三十三條 嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自刪除或銷毀檔案材料；不得將檔案存放在檔案室之外的地方。借閱檔案時應(yīng)當(dāng)注明借閱期限，一般地借閱期限最長為 10 天。第二十五條 歸檔電子文檔的封存載體不應(yīng)外借。39 / 231第二十二條 電子文檔生成部門應(yīng)當(dāng)定期將符合條件的電子文檔向檔案室移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。公司的組織結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵崗位發(fā)生變更的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)在變更決定作出之日起 10日內(nèi)辦理相關(guān)檔案移交手續(xù)。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。第十八條 檔案可采用裝訂和不裝訂兩種形式。員工人事檔案以公司為單位，部門為類別進(jìn)行管理歸檔工作，檔案管理員應(yīng)按員工順序號進(jìn)行存放保管，每位員工在公司工作期間擁有唯一的一個檔案順序號，不重復(fù)。36 / 231 （四）1 年以下暫時保存： 結(jié)案后無長期保存必要的文書。公司與國（境）外合作伙伴簽訂的協(xié)議書、合同及外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、考察報告、會議紀(jì)要、記錄、聲像材料、互贈禮品清單、工作來往文件等。 （一）永久保存： 公司成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章及公司章程、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、法人代碼變更；直屬、控股、參股企業(yè)設(shè)立協(xié)議、公司章程、產(chǎn)權(quán)變動、股權(quán)證書、紅利（股）分配的決議、股東會決議、董事會紀(jì)要、年度審計報告以及公司對全資、控股企業(yè)的批復(fù)、決定等；直屬、控股、參股企業(yè)的終止、解散、撤并等清算、報告及終止解散協(xié)議等。綜合部對上交給公司檔案室的檔案的安全性、完整性負(fù)責(zé)。第八條 綜合部根據(jù)公司范圍內(nèi)的檔案性質(zhì)劃分為以下幾個日常具體管理單位：（一） 公司檔案室。 （十三）信息宣傳類目：公司各種宣傳及印刷資料、影音文件、實物資料、市場調(diào)研資料、業(yè)務(wù)資訊、考察資料等，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 （六）會議紀(jì)要類目：各項經(jīng)營例會及其他重要會議的紀(jì)要等。第三條 本制度適用于公司及全體員工。為介紹信、便函、授權(quán)委托書加蓋印章，應(yīng)當(dāng)留有存根并在落款和騎縫處一并加蓋印章。 第二十四條 加蓋公司董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等簽字章或者公司職能部門章的，印章管理員應(yīng)當(dāng)將印章使用情況記錄備查。第十七條 加蓋法人章經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批復(fù)后，綜合部負(fù)責(zé)人批復(fù)，由法人審批后，再交由總經(jīng)理批復(fù) 25 / 231 第十八條 加蓋公司領(lǐng)導(dǎo)簽字章應(yīng)當(dāng)經(jīng)所涉及部門領(lǐng)導(dǎo)及簽字章所有人同意及總經(jīng)理審批或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的其他人審批。（二）公司對外簽署合同時需法定代表人簽字的情形。 第十條 印章刻制完畢投入使用前應(yīng)當(dāng)辦理印章啟用手續(xù)。 第六條 印章管理員和保管人員通稱為印章管理員。（七）其他以公司或所屬公司名義使用的印章。附件： 一、《紅頭文件》 　　　　　二、《內(nèi)部通啟》　　　　 三、《會議紀(jì)要》 四、《工作報告》 五、《總經(jīng)理批示單》六、《文件閱辦單》附件一：《紅頭文頭》廣 州 佳 燁 管 理 投 資 有 限 公 司15 / 231 佳燁 字〔2022〕第 號 (公司印章)主題詞：抄報：抄送：印發(fā)：綜合部 共印 份，發(fā) 份，存 份附件二：《內(nèi)部通啟》內(nèi)部通啟 佳燁投管公司 致： 編號：通啟字〔2022〕第 號16 / 231 由： 日期： 頁數(shù)： 簽發(fā)： 主題： 抄報： 抄送：廣州佳燁投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件三：《會議紀(jì)要》佳燁投管公司 會議紀(jì)要 會議時間： 年 月 日 會議地點：17 / 231會議主持： 參會人員： 會議記錄：主 題： 抄報： 抄送：廣州佳燁投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件四：《工作報告》廣州佳燁投資管理有限公司 管理工作 報18 / 231周報時間： 年 月 日 匯報員工： 周報整理：抄報： 抄送：廣州佳燁投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件五: 《總經(jīng)理批示單》廣州佳燁投資管理有限公司19 / 231 總 經(jīng) 理 批 示 單附件六：《文件閱辦單》 廣州佳燁投資管理有限公司文件閱辦單請示 急 普通 秘密 機(jī)密 絕密文件性質(zhì) 呈閱緊急程度密級審核人 校對人 擬稿人 文件名稱: 擬辦：主管領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字： 年 月 日總經(jīng)理批示:20 / 231公文名稱 密級 收文 發(fā)文 擬辦 傳閱 審批 發(fā)起單位（部門）經(jīng)辦人 填報時間擬辦部門負(fù)責(zé)人意見： 簽名： 年 月 日相關(guān)部門負(fù)責(zé)人意見： 簽名： 年 月 日主管領(lǐng)導(dǎo)批示： 簽名： 年 月 日總經(jīng)理批示： 簽名： 年 月 日 備 注21 / 231佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度印章管理制度主責(zé)部門 公司綜合部制度編號 NO. 22 / 231印章管理制度 第一章 總則 第一條 為健全廣州佳燁投資管理有限公司 (以下簡稱“公司”)印章管理制度，規(guī)范印章管理，統(tǒng)一印章刻制和用印程序，明確用印權(quán)責(zé)歸屬，控制經(jīng)營風(fēng)險，制定本制度。 （二） 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互關(guān)系、特征和保存價值等整理（立卷） ，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，14 / 231便于保管、查找和利用。 （三）　公文閱辦 公司正式公文發(fā)文的程序是：主辦部門起草公文（填寫文件閱辦單）→綜合部審核并統(tǒng)一編號→分管領(lǐng)導(dǎo)批示→如需要，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽→總經(jīng)理簽批→綜合部蓋章、歸檔→發(fā)文。 簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經(jīng)審批后，蓋本公司公章發(fā)出，但在公司內(nèi)部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。（六）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱，再加以說明。 第四章 公文撰寫規(guī)范 第八條 公文撰寫規(guī)范（一）公文內(nèi)容應(yīng)符合國家有關(guān)法律、法規(guī)，公文撰寫規(guī)范需符合公司公文管理的相關(guān)制度，如無明確規(guī)范要求的公文，撰寫需符合一般慣例。 （7） 印章：公司文件落公司全稱并蓋章，部門文件落部門全稱并蓋章。紅頭文件格式基本規(guī)定：公司紅頭文件由公司全稱、發(fā)文字號、標(biāo)題、10 / 231主送機(jī)構(gòu)、正文、印章、發(fā)文時間、附件等部分組成。（三）平行文 1. 函：適用于公司內(nèi)部各同級單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或向業(yè)務(wù)協(xié)作關(guān)系單位提出要求或答復(fù)。報告：適用于向監(jiān)管部門、上級單位或領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級單位查詢等。使用敬語，注意在各種場合的言談舉止，維護(hù)良好的公司形象。 著裝規(guī)范：穿著得體在工作中的意義：2） 1）表示對所從事工作的尊重表示對所在公司的歸屬感及文化認(rèn)同3）給客戶留下良好的形象，從而樹立公司的良好形象男士：上班期間，男士需著正裝，正式會議、對外接待期間需系領(lǐng)帶，男襪的顏色應(yīng)為中性色，且要比長褲的顏色深。第二條 本制度適用于公司全體員工。3 / 231目 錄第一部分 行 政 管 理 制 度 ........................................................................................................1員工行為規(guī)范 ................................................................................................................................2公文管理制度 ................................................................................................................................8車輛管理制度 ..............................................................................................................................41固定資產(chǎn)管理制度 ......................................................................................................................50辦公用品管理制度 ......................................................................................................................56辦公設(shè)備管理制度 ......................................................................................................................61計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備使用管理制度 ..................................................................................................72接待管理制度 ..............................................................................................................................77印章管理制度 ..............................................................................................................................85名片管理制度 ..............................................................................................................................91保密管理制度 ..............................................................................................................................95第二部分 工 作 管 理 制 度 ......................................................................................................98出差管理制度 .............................................................................................