【正文】 可執(zhí)行，文件復印應做好登記。 第十三條 文檔員工、保密員工出現(xiàn)工作變動時應及時辦理交接手續(xù)，交由主管領導簽字。 第九條 如果在對外交往與合作中需要提供公司秘密，應先由總經(jīng)理批準。（三） 尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。機密是重要的公司秘密，一旦泄露會使公司的權益遭到嚴重的損害。 （六） 公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。（2） 公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。 每年一月中下旬，各部門需按照綜合部規(guī)范要求將上年度檔案移交到公司檔案室統(tǒng)一編訂案卷，由檔案室進行封存（會計檔案由財務部門編訂封存，其他機密檔案另行處理）。 所有電子文件檔案均需備份。 5 年A 辦公設備類 購置、驗收、調(diào)試文件、使用維修文件、舊設備處理文件報廢 清理后保存 1 年B 車輛管理類 車輛管理的材料（采購過程、產(chǎn)權證、保險單、維修記錄等） 永久G 資產(chǎn)管理類目C 固定資產(chǎn)類關于固定資產(chǎn)申請調(diào)撥、報廢、封存的請示、報告及批復；固定資產(chǎn)登記表、清單等；固定資產(chǎn)的說明書、使用手冊等配套材料報廢 清理后保存 5 年綜合部44 / 231 一級類目 二級類目代號 名 稱 代號 名 稱歸 檔 范 圍 保管期限 立檔部門A 憑證類 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證等 15 年現(xiàn)金和銀行存款日記帳 15 年明細帳 15 年總帳 15 年固定資產(chǎn)臺帳 報廢 清理后保存 5 年B 帳簿類輔助帳冊、備查薄 15 年月、季度會計報表（包括文字分析） 5 年C 報表類年度會計報表（包括文字分析） 永久H 會計檔案類目D 其它類會計移交清單、會計檔案保管清冊、 會計檔案銷毀清單、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單 15 年財務部公司員工檔案 永久A 員工檔案類所屬公司高管員工檔案 永久公司員工勞動合同 永久B 勞動合同類所屬公司高管員工勞動合同 永久公司員工績效考核 15 年C 績效考核類 所屬公司高管員工績效考核 15 年D 日常管理類 人力資源日常管理類文件 15 年E 招聘類 招聘人才庫 5 年F 薪酬類 薪酬文件 15 年G 社保類 社會保險類文件 永久I 人力資源類目H 培訓類 公司及分公司培訓類文件 15 年人力資源部45 / 231一級類目 二級類目代號 名 稱 代號 名 稱歸 檔 范 圍 保管期限 立檔部門A 風險控制類 風控日常性管理文件 15 年 　法務日常性管理文件 15 年B 法務類判決書、調(diào)解書、裁定書、仲裁決定書等；訴狀、答辯狀、代理詞等 永久審計日常性管理文件 15 年J 風險管理類C 審計類 本公司年度財務情況審計報告；本公司領導任期主要經(jīng)濟指標審計材料；所屬單位年度經(jīng)營審計材料 永久法務風控部市場調(diào)研資料、業(yè)務資訊等。 15 年經(jīng)營部公司及所屬公司年度經(jīng)營目標； 15 年公司管理層及所屬公司高管月度工作計劃與總結(jié)； 5 年C 計劃管理類公司管理層及所屬公司高管年度工作計劃與總結(jié)。 永久A 董事會類董事會文件；股東大會文件；董事會的往來文件、信函；股權變更；中介機構(gòu)的審計評估報告； 永久B 外部來文類各類和政府事務關聯(lián)的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、函等；各類經(jīng)濟事務關聯(lián)的來文、函件等； 15 年B 文件管理類目C 內(nèi)部發(fā)文類 各類公司及所屬公司發(fā)布的通知、決定、辦法、規(guī)定、任免等。第十章 附則其他專項檔案管理制度及保管期限，為本制度的補充。第三十二條 檔案室應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損、字跡褪色和載體變質(zhì)的檔案及時修補和復制。 《檔案銷毀清冊》應當永久保存。第二十七條 原則上任何檔案嚴禁帶出檔案室。利用時應使用拷貝件。對磁性載體上的歸檔電子文檔，應每 4年轉(zhuǎn)存一次。其中邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文檔的管理權限向檔案室移交的過程。包括但不限于：圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件及相應的支持軟件、相關數(shù)據(jù)等。 《檔案移交清冊》應當包括移交部門、接交部門、案卷類別、件數(shù)頁數(shù)、保管期限、移交人、接交人、監(jiān)交人、移交日期、移交人對準確性、完整性的聲明等內(nèi)容。對于權利證照、設備隨機技術資料、保險、榮譽實物等特別重要的檔案應當自取得后 24 小時內(nèi)歸檔。文件材料歸檔后不得更改。第十七條 歸檔的文件材料應為原件。第十九條 歸檔文件的裝訂單位分別是卷、件、頁。第十七條 檔案在整理時應以件為單位進行整理、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。37 / 231（三）離職員工離職時，其檔案按制度及時放置到離職人員檔案柜，若要銷毀，需按相關時間規(guī)定進行銷毀并報人事行政分管領導審批后執(zhí)行。具體要求如下：（一）員工檔案必須包含以下內(nèi)容：員工應聘申請表、一寸照片兩張、錄用審批表、身份證、學歷證明、崗位證書、職稱證書等復印件，轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)動/升職審批表、獎懲文件、勞動合同、體檢報告及其他反映員工工作的信息等。 第四章 會計檔案、人事檔案的保管第十四條 會計檔案管理要求公司各類會計檔案指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業(yè)資料，按國家會計法及會計檔案管理準則執(zhí)行，由財務部統(tǒng)一保管，保存期限為永久保存，接受公司綜合部監(jiān)督和抽查。 （三）5 年保存： 員工工作計劃或非重要內(nèi)部會議紀要等文件。 會計憑證。公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；公司科研項目的調(diào)研、立項、研究、試驗、總結(jié)、鑒定、報獎、推廣運用等反映科學技術管理的專業(yè)文件材料。35 / 231公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、重要文件；直屬全資子企業(yè)的情況匯報、請示報告、重大事項說明及公司批復、決定等。（二）各部門資料檔案管理必須設兼職的檔案管理員，制定明確的各部門、各公司檔案管理員崗位職責，規(guī)范檔案管理工作，明確各部門、各公司檔案與公司檔案的歸口管理。34 / 231檔案信息要錄入電腦，并把紙質(zhì)檔案掃描成電子版存檔，實施檔案的信息化管理。第九條 實行維護檔案完整與安全的原則 各管理單位在經(jīng)營、管理、發(fā)展過程中形成的各類檔案的所有權歸公司所有。（三） 財務部。 第三章 檔案管理機構(gòu)的設置及基本要求 第七條 公司設立檔案室，隸屬于綜合部，并設置專職檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。 第六條 檔案編號 （一）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《公司檔案編號管理參照表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 （十二）技術性資料。 （八）會計類目：各種財務憑證、報表、會計賬冊等。 （四）合同類目：分內(nèi)部管理合同和業(yè)務合同兩種。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。附件：《印章、證照領用申請表》附件一：《印章、證照領用申請表》27 / 231印章、證照領用申請表附件二：《印章使用申請表》部 門 申請人 印章名稱領用時間 歸還時間 證照名稱申請原因　 年 月 日部門負責人 綜合部負責人法定代表人 總經(jīng)理審批部 門 申請人 印章類別□公章 □法人代表私章 □財務專用章□合同專用章□發(fā)票專用章 □其他申請原因 年 月 日部門負責人 綜合部負責人28 / 231印章使用申請表廣州佳燁投資管理有限公司 月印章使用登記表公司名稱使用部門 印章名稱使用用途 使用印章文件內(nèi)容頁數(shù) 使用人使用日期領導審批備注總經(jīng)理審批部 門 申請人 印章類別□公章 □法人代表私章 □財務專用章□合同專用章□發(fā)票專用章 □其他申請原因 年 月 日部門負責人法定代表人29 / 23130 / 231佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度檔案管理制度主責部門 公司綜合部制度編號 NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日備 注31 / 231檔案管理制度第一章 總 則第一條 為做好廣州佳燁投資管理有限公司（以下簡稱“公司”）檔案管理工作，規(guī)范檔案管理活動，有效保護和利用檔案，促進檔案工作為公司各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案工作相關國家標準，結(jié)合公司實際情況特制定本管理制度。 第二十七條 因情況變化造成原有印章停用或者作廢的，印章管理人或者保管人應當將印章送交公司綜合部，由綜合部視具體情況提出封存或者銷毀的處理意見，報經(jīng)綜合部分管領導審批后執(zhí)行。（二）加蓋的印章位置需“騎年蓋月”。印章管理員無權銷毀、刪改各種印章使用情況記錄。印章管理員必須認真查對蓋章材料，對材料文本與申請批準單研究核對，并記錄于《蓋章登記表》 第二十三條 加蓋公司公章、合同章等印章的文件資料，應當在印章管理員處保留復印件備查。 第二十條 加蓋公司職能部門章應當經(jīng)該職能部門負責人審批。（三）其他應當以公司職能部門名義實施的事項。 第十四條 下列事項可以使用公司合同專用章：（一）以公司名義對外簽署的各類合同、協(xié)議。（四）其他應當以公司名義實施的事項。印章首次啟用應當注明啟用日期、使用部門或者人員，用印實樣留存公司綜合部備案。 第九條 設立在香港等境外的公司印章按照當?shù)氐南嚓P規(guī)定執(zhí)行。 第七條 違反本規(guī)則的規(guī)定使用印章，或者發(fā)生印章丟失、盜用、仿制以及其他此類情形給公司帶來損害的，應當視情節(jié)輕重，追究相關人員的責任。（三）公司職能部門章由各相應職能部門負責管理。公司各職能部門和相關人員管理印章的具體事務。（五）公司財務專用章。 第三條 下列印章列入管理的范圍：（一） 公司公章。第十三條 本制度自頒布之日起開始實施。 （四） 公司人事檔案、財務檔案歸相關職能部門保管，其他檔案、資料等由綜合部存檔，合同檔案按《合同管理制度》規(guī)定保管。 第六章 公文清理存檔銷毀第十一條 公文清理存檔銷毀 （一） 公文辦理完畢后，應當根據(jù)國家有關法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，及時整理（立卷） 、歸檔。一般的請示，領導批示后將原件返還請示單位執(zhí)行，不再行文批復；重大業(yè)務或人事任免請示，才正式行文批復。對封口被撕的公文應拒絕簽收。一般情況下，分送公文應采取簽收方式（對公司秘密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送） 。（2）公司各部門之間或公司部門之間的內(nèi)部通啟需由分管經(jīng)理簽發(fā)。（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應一律使用阿拉伯數(shù)字。（四）公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一” ，第二層為“（一） ”，第三層為“1.”，第四層為“（1 ） ”，第五層為“①” 。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告 3 種。（二） 內(nèi)部通啟 適用范圍：主要用于公司部門之間或公司與所屬公司之間內(nèi)部日常事務性工作的溝通、聯(lián)絡、知會。 （5） 正文：宋體，四號字體。（2） 發(fā)文字號（由發(fā)文機構(gòu)代字、年號、編號組成）規(guī)范：黑色字體，宋體，4 號字；“佳燁”為公司代字，年號使用 〔〕 表示、文件編號使用四位數(shù)數(shù)順序編寫。（一） 紅頭文件適用范圍：主要用于印發(fā)公司內(nèi)部的制度、重要工作計劃、機構(gòu)和人事異動以及對外的報告、請示、函件等重要文件。（四） 非正規(guī)公文前述公文均為正規(guī)公文。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法，闡明工作活動的指導原則。批復：適用于答復請示事項。第四條　公司公文的收、發(fā)、蓋章、編號、傳閱、存檔等相關工作歸口部門為公司綜合部。第八條 本制度由公司綜合部負責制定、修訂和解釋。 走姿：1） 行走時，身體保持正直，雙肩放松；目光平視，雙臂自然擺動，雙手不宜放在口袋里；2） 行走時，應從容自然，男員工步伐矯健、有力，女員工步伐自然、優(yōu)雅；3） 行走時不宜左顧右盼，腳步不宜及沉重，發(fā)出大的聲響，在通道