【正文】 括文字分析） 永久H 會(huì)計(jì)檔案類目D 其它類會(huì)計(jì)移交清單、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、 會(huì)計(jì)檔案銷毀清單、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單 15 年財(cái)務(wù)部公司員工檔案 永久A 員工檔案類所屬公司高管員工檔案 永久公司員工勞動(dòng)合同 永久B 勞動(dòng)合同類所屬公司高管員工勞動(dòng)合同 永久公司員工績效考核 15 年C 績效考核類 所屬公司高管員工績效考核 15 年D 日常管理類 人力資源日常管理類文件 15 年E 招聘類 招聘人才庫 5 年F 薪酬類 薪酬文件 15 年G 社保類 社會(huì)保險(xiǎn)類文件 永久I 人力資源類目H 培訓(xùn)類 公司及分公司培訓(xùn)類文件 15 年人力資源部45 / 231一級類目 二級類目代號 名 稱 代號 名 稱歸 檔 范 圍 保管期限 立檔部門A 風(fēng)險(xiǎn)控制類 風(fēng)控日常性管理文件 15 年 　法務(wù)日常性管理文件 15 年B 法務(wù)類判決書、調(diào)解書、裁定書、仲裁決定書等；訴狀、答辯狀、代理詞等 永久審計(jì)日常性管理文件 15 年J 風(fēng)險(xiǎn)管理類C 審計(jì)類 本公司年度財(cái)務(wù)情況審計(jì)報(bào)告；本公司領(lǐng)導(dǎo)任期主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)審計(jì)材料；所屬單位年度經(jīng)營審計(jì)材料 永久法務(wù)風(fēng)控部市場調(diào)研資料、業(yè)務(wù)資訊等。 永久A 董事會(huì)類董事會(huì)文件；股東大會(huì)文件；董事會(huì)的往來文件、信函；股權(quán)變更；中介機(jī)構(gòu)的審計(jì)評估報(bào)告； 永久B 外部來文類各類和政府事務(wù)關(guān)聯(lián)的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、函等；各類經(jīng)濟(jì)事務(wù)關(guān)聯(lián)的來文、函件等； 15 年B 文件管理類目C 內(nèi)部發(fā)文類 各類公司及所屬公司發(fā)布的通知、決定、辦法、規(guī)定、任免等。第三十二條 檔案室應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損、字跡褪色和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。第二十七條 原則上任何檔案嚴(yán)禁帶出檔案室。對磁性載體上的歸檔電子文檔，應(yīng)每 4年轉(zhuǎn)存一次。包括但不限于：圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件及相應(yīng)的支持軟件、相關(guān)數(shù)據(jù)等。對于權(quán)利證照、設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料、保險(xiǎn)、榮譽(yù)實(shí)物等特別重要的檔案應(yīng)當(dāng)自取得后 24 小時(shí)內(nèi)歸檔。第十七條 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。第十七條 檔案在整理時(shí)應(yīng)以件為單位進(jìn)行整理、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。具體要求如下：（一）員工檔案必須包含以下內(nèi)容：員工應(yīng)聘申請表、一寸照片兩張、錄用審批表、身份證、學(xué)歷證明、崗位證書、職稱證書等復(fù)印件，轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)動(dòng)/升職審批表、獎(jiǎng)懲文件、勞動(dòng)合同、體檢報(bào)告及其他反映員工工作的信息等。 （三）5 年保存： 員工工作計(jì)劃或非重要內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要等文件。公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；公司科研項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)、推廣運(yùn)用等反映科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。（二）各部門資料檔案管理必須設(shè)兼職的檔案管理員，制定明確的各部門、各公司檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作，明確各部門、各公司檔案與公司檔案的歸口管理。第九條 實(shí)行維護(hù)檔案完整與安全的原則 各管理單位在經(jīng)營、管理、發(fā)展過程中形成的各類檔案的所有權(quán)歸公司所有。 第三章 檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求 第七條 公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合部，并設(shè)置專職檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。 （十二）技術(shù)性資料。 （四）合同類目：分內(nèi)部管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。附件：《印章、證照領(lǐng)用申請表》附件一：《印章、證照領(lǐng)用申請表》27 / 231印章、證照領(lǐng)用申請表附件二：《印章使用申請表》部 門 申請人 印章名稱領(lǐng)用時(shí)間 歸還時(shí)間 證照名稱申請?jiān)颉? 年 月 日部門負(fù)責(zé)人 綜合部負(fù)責(zé)人法定代表人 總經(jīng)理審批部 門 申請人 印章類別□公章 □法人代表私章 □財(cái)務(wù)專用章□合同專用章□發(fā)票專用章 □其他申請?jiān)? 年 月 日部門負(fù)責(zé)人 綜合部負(fù)責(zé)人28 / 231印章使用申請表廣州佳燁投資管理有限公司 月印章使用登記表公司名稱使用部門 印章名稱使用用途 使用印章文件內(nèi)容頁數(shù) 使用人使用日期領(lǐng)導(dǎo)審批備注總經(jīng)理審批部 門 申請人 印章類別□公章 □法人代表私章 □財(cái)務(wù)專用章□合同專用章□發(fā)票專用章 □其他申請?jiān)? 年 月 日部門負(fù)責(zé)人法定代表人29 / 23130 / 231佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度檔案管理制度主責(zé)部門 公司綜合部制度編號 NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日備 注31 / 231檔案管理制度第一章 總 則第一條 為做好廣州佳燁投資管理有限公司（以下簡稱“公司”）檔案管理工作，規(guī)范檔案管理活動(dòng)，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案工作為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案工作相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況特制定本管理制度。（二）加蓋的印章位置需“騎年蓋月”。印章管理員必須認(rèn)真查對蓋章材料，對材料文本與申請批準(zhǔn)單研究核對，并記錄于《蓋章登記表》 第二十三條 加蓋公司公章、合同章等印章的文件資料，應(yīng)當(dāng)在印章管理員處保留復(fù)印件備查。（三）其他應(yīng)當(dāng)以公司職能部門名義實(shí)施的事項(xiàng)。（四）其他應(yīng)當(dāng)以公司名義實(shí)施的事項(xiàng)。 第九條 設(shè)立在香港等境外的公司印章按照當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）公司職能部門章由各相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。（五）公司財(cái)務(wù)專用章。第十三條 本制度自頒布之日起開始實(shí)施。 第六章 公文清理存檔銷毀第十一條 公文清理存檔銷毀 （一） 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，及時(shí)整理（立卷） 、歸檔。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。（2）公司各部門之間或公司部門之間的內(nèi)部通啟需由分管經(jīng)理簽發(fā)。（四）公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一” ，第二層為“（一） ”，第三層為“1.”，第四層為“（1 ） ”，第五層為“①” 。公司工作報(bào)告分工作周報(bào)、工作月報(bào)、年度工作報(bào)告 3 種。 （5） 正文：宋體，四號字體。（一） 紅頭文件適用范圍：主要用于印發(fā)公司內(nèi)部的制度、重要工作計(jì)劃、機(jī)構(gòu)和人事異動(dòng)以及對外的報(bào)告、請示、函件等重要文件。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。第四條　公司公文的收、發(fā)、蓋章、編號、傳閱、存檔等相關(guān)工作歸口部門為公司綜合部。 走姿：1） 行走時(shí)，身體保持正直，雙肩放松；目光平視，雙臂自然擺動(dòng)，雙手不宜放在口袋里；2） 行走時(shí)，應(yīng)從容自然，男員工步伐矯健、有力，女員工步伐自然、優(yōu)雅；3） 行走時(shí)不宜左顧右盼，腳步不宜及沉重，發(fā)出大的聲響，在通道或走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等；4） 行走時(shí)遇到上司或客戶時(shí)，要讓道，不能橫沖直撞 言行舉止：一言一行，一舉一動(dòng)，都是個(gè)人形象的展示，員工個(gè)人形象是公司整體形象的組成部分，熱情、禮貌、大方得體、不卑不亢不僅體現(xiàn)公司員工的整體素質(zhì)，更體現(xiàn)出公司深厚的文化底蘊(yùn)及精細(xì)的管理。女員工：頭發(fā)整齊、清潔，不染夸張顏色，不帶夸張飾物。本制度匯編為正式版本，公司所有員工的行為參照本制度匯編原則性規(guī)定執(zhí)行。第二章 基本原則第三條 員工道德規(guī)范誠實(shí)守信、遵紀(jì)守法、遵章守制；勤勉敬業(yè)、履行責(zé)任、優(yōu)質(zhì)高效。女士：女士上班期間需著職業(yè)裝，不得著牛仔衣褲、運(yùn)動(dòng)服、超短裙、低胸衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服。第三章 附則第七條 本制度自頒布之日起開始實(shí)施。（二）下行文通知：適用于發(fā)布公司規(guī)章制度、人事任免、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位的公文、傳達(dá)或要求下級單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。2. 合同、協(xié)議：公司、所屬公司或被授權(quán)的業(yè)務(wù)部門需按照《合同法》及公司《合同管理制度》等有關(guān)規(guī)定，與公民、法人和其他組織簽署的應(yīng)承擔(dān)民事責(zé)任的法律公文。（1） 公司全稱規(guī)范：紅色字體，宋體加粗，39 字號，居中。 （8） 發(fā)文時(shí)間：宋體，四號字體；數(shù)字均采用大寫方式。 （二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)明確，篇幅力求簡短。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（二）　公文分送　公司主要采用簽收、傳真、郵遞、電子郵件等公文分送方式。 公司收文辦理程序?yàn)椋壕C合部收文登記編號（填寫文件閱辦單）→綜合部負(fù)責(zé)人簽署意見→分管領(lǐng)導(dǎo)批示→按批示交有關(guān)部門辦理→綜合部催辦→辦理完畢歸檔。 （三） 公文復(fù)印件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章證明，視同正式文件妥善保管。 第二條 公司的印章管理適用本制度。 第二章 印章管理機(jī)制 第四條 綜合部為公司印章事務(wù)的主管部門，統(tǒng)一管理公司的印章事務(wù)。 綜合部及印章管理部門需指定專人對印章進(jìn)行管理。印章啟用手續(xù)由印章使用部門或者人員向公司綜合部辦理。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)本人授權(quán)秘書使用簽字章簽署的其他文件資料。 第十九條 公司合同專用章應(yīng)有審批流執(zhí)行完整的合同審批表作為依據(jù)方可加蓋。當(dāng)年印章使用情況記錄，在下一年度第一季度內(nèi)，送交公司綜合部整理后存檔。為對外簽署的合同或者協(xié)議、各類業(yè)務(wù)報(bào)表以及其他有關(guān)文件資料加蓋印章，應(yīng)當(dāng)在合縫處一并加蓋印章。 第二章 檔案的分類 第四條 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要求一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 （七）資產(chǎn)管理類目：辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)檔案文件等。 （十四）電子文件類目：所有檔案的電子文本或錄音文本的檔案。（二） 各部門內(nèi)部資料室。第十條 實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)同步原則檔案管理應(yīng)按照要求做到規(guī)范、及時(shí)的歸檔，盡力實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理。公司的歷史沿革、大事記，反映公司重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等材料。 （二）15 年保存： 預(yù)算、決算書類。（五）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。同時(shí)，檔案管理員應(yīng)建立相應(yīng)的電子版員工檔案方便查詢。裝訂時(shí)必須剔除金屬物，采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。第十九條 各部門向公司檔案室歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫《檔案移交清冊》以明確雙方責(zé)任。電子文檔歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔兩類。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文檔。第二十八條 當(dāng)某些檔案保存期限屆滿，且不再具有保存價(jià)值時(shí)，由綜合部通報(bào)檔案生成部門，再由檔案生成部門編制一式三聯(lián)的《檔案銷毀清冊》 ，由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可銷毀。第三十四條 檔案管理部門或借閱人對檔案不注意保密，致使公司檔案泄密且給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅處理；情節(jié)嚴(yán)重的移交司法部門依法處理。 15 年 風(fēng)控部43 / 231一級類目 二級類目代號 名 稱 代號 名 稱歸 檔 范 圍 保管期限 立檔部門A 戰(zhàn)略規(guī)劃類 重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)管理等； 永久投資分析資料，調(diào)研評估報(bào)告等 ； 15 年B 投資管理類項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、預(yù)算；項(xiàng)目文件、資料、簽約文件等。 第一大類文件均需要留存掃描件。 第二章 公司秘密分類第三條 公司秘密包括下列事項(xiàng)： （一） 公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。 第四條 公司秘密的密級為“絕密” 、 “機(jī)密” 、 “秘密”三極 絕密是最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司的權(quán)益遭受特別嚴(yán)重的損害。 第八條 總經(jīng)理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)保密管理的全面工作，各部門負(fù)責(zé)人為本部門保密工作負(fù)責(zé)人。第四章 保密環(huán)節(jié) 第十六條 保密文件打印 51 / 231 保密文件打印應(yīng)有由保密文件負(fù)責(zé)人親自打印，打印完畢，所有文件廢稿應(yīng)全部銷毀，電腦存盤應(yīng)消除或加密保存。 第二十一條 檔案 （一）　保密文件的保管應(yīng)與普通文件區(qū)別開，按等級、期限加強(qiáng)保護(hù)。（二） 總經(jīng)理（或被授權(quán)人）負(fù)責(zé)對招待費(fèi)進(jìn)行審批。 （二）綜合部根據(jù)來賓情況按計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場所。（二）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大