【正文】 括文字分析） 永久H 會計檔案類目D 其它類會計移交清單、會計檔案保管清冊、 會計檔案銷毀清單、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單 15 年財務(wù)部公司員工檔案 永久A 員工檔案類所屬公司高管員工檔案 永久公司員工勞動合同 永久B 勞動合同類所屬公司高管員工勞動合同 永久公司員工績效考核 15 年C 績效考核類 所屬公司高管員工績效考核 15 年D 日常管理類 人力資源日常管理類文件 15 年E 招聘類 招聘人才庫 5 年F 薪酬類 薪酬文件 15 年G 社保類 社會保險類文件 永久I 人力資源類目H 培訓(xùn)類 公司及分公司培訓(xùn)類文件 15 年人力資源部45 / 231一級類目 二級類目代號 名 稱 代號 名 稱歸 檔 范 圍 保管期限 立檔部門A 風(fēng)險控制類 風(fēng)控日常性管理文件 15 年 　法務(wù)日常性管理文件 15 年B 法務(wù)類判決書、調(diào)解書、裁定書、仲裁決定書等；訴狀、答辯狀、代理詞等 永久審計日常性管理文件 15 年J 風(fēng)險管理類C 審計類 本公司年度財務(wù)情況審計報告；本公司領(lǐng)導(dǎo)任期主要經(jīng)濟指標審計材料；所屬單位年度經(jīng)營審計材料 永久法務(wù)風(fēng)控部市場調(diào)研資料、業(yè)務(wù)資訊等。 永久A 董事會類董事會文件；股東大會文件；董事會的往來文件、信函；股權(quán)變更；中介機構(gòu)的審計評估報告； 永久B 外部來文類各類和政府事務(wù)關(guān)聯(lián)的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、函等；各類經(jīng)濟事務(wù)關(guān)聯(lián)的來文、函件等； 15 年B 文件管理類目C 內(nèi)部發(fā)文類 各類公司及所屬公司發(fā)布的通知、決定、辦法、規(guī)定、任免等。第三十二條 檔案室應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損、字跡褪色和載體變質(zhì)的檔案及時修補和復(fù)制。第二十七條 原則上任何檔案嚴禁帶出檔案室。對磁性載體上的歸檔電子文檔，應(yīng)每 4年轉(zhuǎn)存一次。包括但不限于：圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件及相應(yīng)的支持軟件、相關(guān)數(shù)據(jù)等。對于權(quán)利證照、設(shè)備隨機技術(shù)資料、保險、榮譽實物等特別重要的檔案應(yīng)當(dāng)自取得后 24 小時內(nèi)歸檔。第十七條 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。第十七條 檔案在整理時應(yīng)以件為單位進行整理、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。具體要求如下：（一）員工檔案必須包含以下內(nèi)容：員工應(yīng)聘申請表、一寸照片兩張、錄用審批表、身份證、學(xué)歷證明、崗位證書、職稱證書等復(fù)印件，轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)動/升職審批表、獎懲文件、勞動合同、體檢報告及其他反映員工工作的信息等。 （三）5 年保存： 員工工作計劃或非重要內(nèi)部會議紀要等文件。公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；公司科研項目的調(diào)研、立項、研究、試驗、總結(jié)、鑒定、報獎、推廣運用等反映科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。（二）各部門資料檔案管理必須設(shè)兼職的檔案管理員，制定明確的各部門、各公司檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作，明確各部門、各公司檔案與公司檔案的歸口管理。第九條 實行維護檔案完整與安全的原則 各管理單位在經(jīng)營、管理、發(fā)展過程中形成的各類檔案的所有權(quán)歸公司所有。 第三章 檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求 第七條 公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合部，并設(shè)置專職檔案管理員，負責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。 （十二）技術(shù)性資料。 （四）合同類目：分內(nèi)部管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。附件：《印章、證照領(lǐng)用申請表》附件一：《印章、證照領(lǐng)用申請表》27 / 231印章、證照領(lǐng)用申請表附件二：《印章使用申請表》部 門 申請人 印章名稱領(lǐng)用時間 歸還時間 證照名稱申請原因　 年 月 日部門負責(zé)人 綜合部負責(zé)人法定代表人 總經(jīng)理審批部 門 申請人 印章類別□公章 □法人代表私章 □財務(wù)專用章□合同專用章□發(fā)票專用章 □其他申請原因 年 月 日部門負責(zé)人 綜合部負責(zé)人28 / 231印章使用申請表廣州佳燁投資管理有限公司 月印章使用登記表公司名稱使用部門 印章名稱使用用途 使用印章文件內(nèi)容頁數(shù) 使用人使用日期領(lǐng)導(dǎo)審批備注總經(jīng)理審批部 門 申請人 印章類別□公章 □法人代表私章 □財務(wù)專用章□合同專用章□發(fā)票專用章 □其他申請原因 年 月 日部門負責(zé)人法定代表人29 / 23130 / 231佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度檔案管理制度主責(zé)部門 公司綜合部制度編號 NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日備 注31 / 231檔案管理制度第一章 總 則第一條 為做好廣州佳燁投資管理有限公司（以下簡稱“公司”）檔案管理工作，規(guī)范檔案管理活動，有效保護和利用檔案，促進檔案工作為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案工作相關(guān)國家標準，結(jié)合公司實際情況特制定本管理制度。（二）加蓋的印章位置需“騎年蓋月”。印章管理員必須認真查對蓋章材料，對材料文本與申請批準單研究核對，并記錄于《蓋章登記表》 第二十三條 加蓋公司公章、合同章等印章的文件資料，應(yīng)當(dāng)在印章管理員處保留復(fù)印件備查。（三）其他應(yīng)當(dāng)以公司職能部門名義實施的事項。（四）其他應(yīng)當(dāng)以公司名義實施的事項。 第九條 設(shè)立在香港等境外的公司印章按照當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）公司職能部門章由各相應(yīng)職能部門負責(zé)管理。（五）公司財務(wù)專用章。第十三條 本制度自頒布之日起開始實施。 第六章 公文清理存檔銷毀第十一條 公文清理存檔銷毀 （一） 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，及時整理（立卷） 、歸檔。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。（2）公司各部門之間或公司部門之間的內(nèi)部通啟需由分管經(jīng)理簽發(fā)。（四）公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一” ，第二層為“（一） ”，第三層為“1.”，第四層為“（1 ） ”，第五層為“①” 。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告 3 種。 （5） 正文：宋體，四號字體。（一） 紅頭文件適用范圍：主要用于印發(fā)公司內(nèi)部的制度、重要工作計劃、機構(gòu)和人事異動以及對外的報告、請示、函件等重要文件。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。第四條　公司公文的收、發(fā)、蓋章、編號、傳閱、存檔等相關(guān)工作歸口部門為公司綜合部。 走姿：1） 行走時，身體保持正直，雙肩放松；目光平視，雙臂自然擺動，雙手不宜放在口袋里；2） 行走時，應(yīng)從容自然，男員工步伐矯健、有力，女員工步伐自然、優(yōu)雅；3） 行走時不宜左顧右盼，腳步不宜及沉重，發(fā)出大的聲響，在通道或走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等；4） 行走時遇到上司或客戶時，要讓道，不能橫沖直撞 言行舉止：一言一行，一舉一動，都是個人形象的展示，員工個人形象是公司整體形象的組成部分，熱情、禮貌、大方得體、不卑不亢不僅體現(xiàn)公司員工的整體素質(zhì)，更體現(xiàn)出公司深厚的文化底蘊及精細的管理。女員工：頭發(fā)整齊、清潔，不染夸張顏色，不帶夸張飾物。本制度匯編為正式版本，公司所有員工的行為參照本制度匯編原則性規(guī)定執(zhí)行。第二章 基本原則第三條 員工道德規(guī)范誠實守信、遵紀守法、遵章守制；勤勉敬業(yè)、履行責(zé)任、優(yōu)質(zhì)高效。女士：女士上班期間需著職業(yè)裝，不得著牛仔衣褲、運動服、超短裙、低胸衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服。第三章 附則第七條 本制度自頒布之日起開始實施。（二）下行文通知：適用于發(fā)布公司規(guī)章制度、人事任免、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位的公文、傳達或要求下級單位周知或者執(zhí)行的事項。2. 合同、協(xié)議：公司、所屬公司或被授權(quán)的業(yè)務(wù)部門需按照《合同法》及公司《合同管理制度》等有關(guān)規(guī)定，與公民、法人和其他組織簽署的應(yīng)承擔(dān)民事責(zé)任的法律公文。（1） 公司全稱規(guī)范：紅色字體，宋體加粗，39 字號，居中。 （8） 發(fā)文時間：宋體，四號字體；數(shù)字均采用大寫方式。 （二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，標點明確，篇幅力求簡短。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。（二）　公文分送　公司主要采用簽收、傳真、郵遞、電子郵件等公文分送方式。 公司收文辦理程序為：綜合部收文登記編號（填寫文件閱辦單）→綜合部負責(zé)人簽署意見→分管領(lǐng)導(dǎo)批示→按批示交有關(guān)部門辦理→綜合部催辦→辦理完畢歸檔。 （三） 公文復(fù)印件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章證明，視同正式文件妥善保管。 第二條 公司的印章管理適用本制度。 第二章 印章管理機制 第四條 綜合部為公司印章事務(wù)的主管部門，統(tǒng)一管理公司的印章事務(wù)。 綜合部及印章管理部門需指定專人對印章進行管理。印章啟用手續(xù)由印章使用部門或者人員向公司綜合部辦理。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)本人授權(quán)秘書使用簽字章簽署的其他文件資料。 第十九條 公司合同專用章應(yīng)有審批流執(zhí)行完整的合同審批表作為依據(jù)方可加蓋。當(dāng)年印章使用情況記錄，在下一年度第一季度內(nèi)，送交公司綜合部整理后存檔。為對外簽署的合同或者協(xié)議、各類業(yè)務(wù)報表以及其他有關(guān)文件資料加蓋印章，應(yīng)當(dāng)在合縫處一并加蓋印章。 第二章 檔案的分類 第四條 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要求一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 （七）資產(chǎn)管理類目：辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)檔案文件等。 （十四）電子文件類目：所有檔案的電子文本或錄音文本的檔案。（二） 各部門內(nèi)部資料室。第十條 實行檔案標準化與信息化建設(shè)同步原則檔案管理應(yīng)按照要求做到規(guī)范、及時的歸檔，盡力實現(xiàn)檔案的標準化、程序化管理。公司的歷史沿革、大事記，反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等材料。 （二）15 年保存： 預(yù)算、決算書類。（五）公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。同時，檔案管理員應(yīng)建立相應(yīng)的電子版員工檔案方便查詢。裝訂時必須剔除金屬物，采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。第十九條 各部門向公司檔案室歸檔時，應(yīng)當(dāng)認真填寫《檔案移交清冊》以明確雙方責(zé)任。電子文檔歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔兩類。未經(jīng)批準任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文檔。第二十八條 當(dāng)某些檔案保存期限屆滿，且不再具有保存價值時，由綜合部通報檔案生成部門，再由檔案生成部門編制一式三聯(lián)的《檔案銷毀清冊》 ，由總經(jīng)理審核批準后方可銷毀。第三十四條 檔案管理部門或借閱人對檔案不注意保密，致使公司檔案泄密且給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人嚴肅處理；情節(jié)嚴重的移交司法部門依法處理。 15 年 風(fēng)控部43 / 231一級類目 二級類目代號 名 稱 代號 名 稱歸 檔 范 圍 保管期限 立檔部門A 戰(zhàn)略規(guī)劃類 重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，發(fā)展規(guī)劃，方針目標管理等； 永久投資分析資料，調(diào)研評估報告等 ； 15 年B 投資管理類項目可行性研究報告、預(yù)算；項目文件、資料、簽約文件等。 第一大類文件均需要留存掃描件。 第二章 公司秘密分類第三條 公司秘密包括下列事項： （一） 公司重大決策中的秘密事項。 第四條 公司秘密的密級為“絕密” 、 “機密” 、 “秘密”三極 絕密是最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司的權(quán)益遭受特別嚴重的損害。 第八條 總經(jīng)理負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)保密管理的全面工作，各部門負責(zé)人為本部門保密工作負責(zé)人。第四章 保密環(huán)節(jié) 第十六條 保密文件打印 51 / 231 保密文件打印應(yīng)有由保密文件負責(zé)人親自打印，打印完畢，所有文件廢稿應(yīng)全部銷毀，電腦存盤應(yīng)消除或加密保存。 第二十一條 檔案 （一）　保密文件的保管應(yīng)與普通文件區(qū)別開，按等級、期限加強保護。（二） 總經(jīng)理（或被授權(quán)人）負責(zé)對招待費進行審批。 （二）綜合部根據(jù)來賓情況按計劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實會晤時間及場所。（二）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大