【正文】 ： 公司檔案編號管理參照表 公司檔案分類、編號的原則是以公司的全部檔案為對象，依據(jù)公司的特點和主要職能,保持文件之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)的管理和提供利用。40 / 231第九章 檔案室管理要求及罰則第二十九條 檔案室、資料室管理員必須分門別類進行系統(tǒng)整理，嚴格按照其自然形成規(guī)律和內(nèi)部的有機聯(lián)系進行裝訂、登記、排列、上架、入柜，按照檔案類別進行序號排列，建立檔案管理臺帳。第八章 借閱與銷毀第二十六條 各部門、各公司經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要，經(jīng)過批準可以查閱檔案。物理歸檔是指把電子文檔集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案室移交的過程。檔案移交清冊一般一式三份，分別由移交人、接交人、監(jiān)交人簽字后保存。歸檔的38 / 231文件材料一般一式一份。裝訂成卷的文件應(yīng)當遵循文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用的基本原則。（四）人事檔案為保密文件，人事檔案需嚴格遵守保密制度，堅持保密原則無關(guān)人員不得查閱。會計憑證、會計賬簿、會計報表、納稅申報表、統(tǒng)計報表、財務(wù)方案、資金合同、稅務(wù)文件等，此類資料由總經(jīng)理審批查閱。 規(guī)劃、經(jīng)營目標等資料。公司及其各職能部門活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告。檔案的信息內(nèi)容應(yīng)當包括但不限于：檔案的名稱、生成部門、生成時間、類別、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、存放位置、借閱記錄、銷毀記錄等。（四） 人力資源部。 （二）檔案分類各級名稱及其代表編碼一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 （九）人力資源類目：個人檔案、招聘、績效、勞動合同文件等。 第五條 公司檔案大致分為以下幾類： （一）證照類目：營業(yè)執(zhí)照及各類證照、年檢資料、公司章程、各類資質(zhì)、榮譽證書等。第七章 附則 第二十八條 各所屬公司需要制定印章管理規(guī)定的，應(yīng)遵循本規(guī)則的原則并報公司綜合部備案。 第二十五條 印章應(yīng)當在公司辦公地使用。 第二十一條 涉及重要經(jīng)濟活動或者其他事項需要加蓋公司其他印章的，其使用均需由總經(jīng)理審批。（二）其他應(yīng)當使用公司合同專用章的文件資料。第四章 印章使用范圍24 / 231 第十二條 下列事項可以使用公司公章：（一）以公司名義向黨政機關(guān)、社會團體、事業(yè)單位報送或者送達的文件資料。第三章 印章刻制和領(lǐng)用 第八條 公司公司各部門刻制印章應(yīng)當報經(jīng)公司總經(jīng)理總經(jīng)理審批。公司各職能部門應(yīng)當指定專人管理印章，并將名單送交公司綜合部備案。（二） 公司法人章。 （五） 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和公司主管領(lǐng)導(dǎo)人批準，可以銷毀。 所屬公司向公司報文程序：所屬公司起草公文（填寫文件閱辦單）→所屬公司領(lǐng)導(dǎo)批示→綜合部審核→有關(guān)部門負責(zé)人會簽→總經(jīng)理簽批。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。 第九條 各部門公文經(jīng)綜合部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯誤的，退回12 / 231原部門重新擬文。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。例如各部門之間工作的相互知會和通告，或公司與所屬公司、所屬公司相互之間的非正式的知會、通告、業(yè)務(wù)溝通往來等所使用的文本。 （3） 標題：宋體加粗，小二號。非正規(guī)公文指不采用紅色文頭、發(fā)文字號等格式、不需加蓋公章的公文，如公司內(nèi)部使用的會議紀要、內(nèi)部通啟、工作報告、審批表單、文件閱辦單等。規(guī)定：適用于對某一類型事項作出的安排，要求有關(guān)部門、人員遵照執(zhí)行。附件一: 《員工外出登記表》廣州佳燁投資管理有限公司 6 / 231員工外出登記表日期 事由 外出地點 外出時間 返還時間 外出人簽字 備注　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　　 　 　 　 　 　 　7 / 231公文管理制度佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度公文管理制度主責(zé)部門 公司綜合部制度編號 NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日備 注8 / 231第一章 總 則 第一條 為使廣州佳燁投資管理有限公司（以下簡稱“公司” ）公文處理工作標準化、制度化、程序化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，結(jié)合本公司實際情況制定本制度。 儀態(tài)舉止規(guī)范：員工禮貌、規(guī)范、優(yōu)雅的儀態(tài)舉止是公司良好形象及企業(yè)文化的體現(xiàn)。以人為本、公平公正、廉潔奉公。1 / 231廣州佳燁投資管理有限公司《管理制度匯編》二○一三年四月2 / 231前 言為使公司在經(jīng)營管理、行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理等方面保持一致性，使各項工作有法可依、有章可循，逐步實現(xiàn)科學(xué)化、標準化、國際化公司的管理目標，同時提高公司的服務(wù)和管理水平，全面提升公司工作效能，特編制本制度匯編。第四條 員工儀容儀表規(guī)范規(guī)范的儀容儀表是員工個人形象展示的首要途徑，也是傳遞公司形象的重要渠道，規(guī)范而又極富內(nèi)涵的個人形象有利于營造和諧的工作氛圍，是每位員工應(yīng)盡的義務(wù)。 站姿：1）抬頭、挺胸、收腹、雙肩舒展，雙目平視，身體重心放在兩腿中間；2）雙臂和手在身體兩側(cè)自然下垂，女員工雙臂可下垂交叉放于身體前；3） 女員工站立時，雙膝和腳跟要靠緊，雙腳呈”V”字形；4） 男員工站立時，雙腳可并攏呈 ”V”字形，也可分開，分開時雙腳應(yīng)與肩同寬；5） 站立時不可雙手叉在腰間，不宜放入褲子口袋中，也不宜在胸前抱臂；6） 站立時雙腿不得抖動，身體不得前后左右搖擺。第二條 本制度所稱公文是指公司在經(jīng)營管理等活動中形成的或國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位傳送給公司及所屬公司的各類正規(guī)和非正規(guī)公務(wù)文書。決定：適用于公司對重要事項或重大行動作出的決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級單位不適當?shù)臎Q定事項。 第三章 公文格式第六條 公文格式從格式上將公司目前的公文主要分為四大類，即紅頭文件、內(nèi)部通啟、會議紀要、工作報告。應(yīng)當準確、簡要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標明公文種類，除印發(fā)規(guī)章制度和批轉(zhuǎn)文件外，一般不加書名號，如“關(guān)于下發(fā)紅頭文件格式的通知” 。（三） 會議紀要適用范圍：主要用于記錄公司或各部門重要工作會議的主要內(nèi)容與決議的文本。引用外文應(yīng)當注明中文含義。 第五章 公文處理程序第十條 公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱辦 、公文反饋與跟蹤等四個階段?！∈占ぷ魅藛T應(yīng)對公文進行信封、文件、文號、秘字等的核定。（四） 公文反饋與跟蹤綜合部接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時保存批示件的復(fù)印件） 。銷毀公文，應(yīng)當進行登記，銷毀秘密公文由 2 人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。（三）公司合同專用章。 第五條 公司的印章管理實行下列分工制度：執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日 備 注23 / 231（一）公司公章、合同專用章、法人章由綜合部法務(wù)部門集中管理，董事長、總經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字章交由財務(wù)部指定出納專人保管。經(jīng)總經(jīng)理總經(jīng)理審批后，由公司綜合部安排刻制。（二）以公司名義簽署的與公司經(jīng)營有重大關(guān)系的文件資料。 第十五條 下列事項可以使用公司職能部門章：（一）以部門名義簽署的向公司領(lǐng)導(dǎo)的請示報告以及其他文件資料。第六章 印章使用程序和要求 第二十二條 使用印章應(yīng)當先由擬使用印章的部門或者人員填寫使用印章申請單，根據(jù)本規(guī)則第五章印章使用審批制度的規(guī)定報請審批，經(jīng)審批獲準后方可使用。遇有特殊情況須將公司公章、合同章帶出公司辦公地使用的，應(yīng)當經(jīng)總經(jīng)理審批后，由印章管理員攜帶印章隨同經(jīng)辦人員前往辦理，并及時歸還。 第二十九條 本制度自頒布之日起開始實施。 （二）文件類目：董事會文件、外部來文（政府職能部門往來文件）和內(nèi)部發(fā)文。 （十）法務(wù)審計類目：法務(wù)、風(fēng)控、審計類文件。（三）公司檔案員負責(zé)對公司各類文件材料的收集、整理，按照《公司檔案編號管理參照表》要求“對號入座”進行分類、編號、歸檔工作，各部門配合公司檔案管理工作。 綜合部負責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督此四類檔案管理單位的檔案管理，包括檔案的形成、積累、整理和遞交工作。第四章 檔案保管權(quán)限范圍、保管期限第十一條 公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級。公司公務(wù)活動形成的重要信件、講話稿等材料；董事會、會議紀要、決議。法務(wù)審計文件等。外借需由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人員批準，并于10 日之內(nèi)歸還。凡因工作需要查閱員工檔案的，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，在指定時間，指定地點查閱。第二十條 工程技術(shù)檔案、會計檔案、人事檔案按照行業(yè)業(yè)務(wù)要求進行歸類整理，并按年度進行排序。第十八條 公司的歸檔工作實行年度歸檔制度，每年一月份為各部門向公司檔案室移交檔案資料的時間。第二十條 綜合部在每年的三月下旬編制檔案室現(xiàn)存檔案統(tǒng)計表呈報董事長審閱。第二十三條 各檔案管理單位在收到移交上來的紙質(zhì)檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)轉(zhuǎn)存成為相應(yīng)格式的電子檔，并存入其他介質(zhì)的保存媒體中。因工作需要借閱檔案時，根據(jù)檔案保存級別的相關(guān)制度，由制度的審批人簽字批準后，方可借閱。第三十條 公司檔案室專設(shè)會計檔案專柜、人事檔案專柜，分別由相關(guān)部門檔案管理員負責(zé)管理。本表規(guī)范統(tǒng)一了公司檔案分類、編號管理原則，適用于公司，所屬公司可參照執(zhí)行。 15 年經(jīng)營部周例會會議紀要； 1 年月度例會會議紀要； 5 年A 經(jīng)營例會類公司年會會議紀要。 （所屬公司代碼設(shè)置標準：選用所屬公司名稱兩位數(shù)關(guān)鍵字拼音首字大寫） 會計檔案由財務(wù)部門參照公司編號管理原則執(zhí)行. 其他部門可根據(jù)業(yè)務(wù)情況在二級分類下做三級細分類下做相應(yīng)調(diào)整。（四） 公司財務(wù)預(yù)、決算報告及各種類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表。 第五條 公司密級的確定： （一） 公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級。 第十一條 公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時，應(yīng)及時報告相關(guān)部門采取補救措施。 （三）　保密文件復(fù)印應(yīng)有部門負責(zé)人簽字，注明復(fù)印份數(shù)，復(fù)印廢件應(yīng)即時銷毀。 第二十三條 本制度由公司綜合部負責(zé)制定、修訂和解釋。 （三）政府部門來視察、檢查、指導(dǎo)、接洽工作等。 （五）綜合部根據(jù)情況計劃安排來賓游覽路線、購物商場、娛樂項目；同時負責(zé)來賓行程相關(guān)的機票、車票、門票的預(yù)定。（五）迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹來賓時，要注意順序?！?（七）過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。（七）綜合部根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機車輛聽從綜合部負責(zé)人統(tǒng)一調(diào)度。（五）會議。 第二條 本制度所指的接待行為是指就會議接待、用餐接待、住宿接待以及圍繞接待發(fā)生的娛樂、禮品等相關(guān)事宜。 第十九條 傳真件 （一）　收發(fā)傳真件時應(yīng)做好登記。 第十三條 文檔員工、保密員工出現(xiàn)工作變動時應(yīng)及時辦理交接手續(xù)，交由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。（三） 尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。 （六） 公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。 每年一月中下旬，各部門需按照綜合部規(guī)范要求將上年度檔案移交到公司檔案室統(tǒng)一編訂案卷，由檔案室進行封存（會計檔案由財務(wù)部門編訂封存，其他機密檔案另行處理）。 5 年A 辦公設(shè)備類 購置、驗收、調(diào)試文件、使用維修文件、舊設(shè)備處理文件報廢 清理后保存 1 年B 車輛管理類 車輛管理的材料（采購過程、產(chǎn)權(quán)證、保險單、維修記錄等） 永久G 資產(chǎn)管理類目C 固定資產(chǎn)類關(guān)于固定資產(chǎn)申請調(diào)撥、報廢、封存的請示、報告及批復(fù)；固定資產(chǎn)登記表、清單等；固定資產(chǎn)的說明書、使用手冊等配套材料報廢 清理后保存 5 年綜合部44 / 231 一級類目 二級類目代號 名 稱 代號 名 稱歸 檔 范 圍 保管期限 立檔部門A 憑證類 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證等 15 年現(xiàn)金和銀行存款日記帳 15 年明細帳 15 年總帳 15 年固定資產(chǎn)臺帳 報廢 清理后保存 5 年B 帳簿類輔助帳冊、備查薄 15 年月、季度會計報表（包括文字分析） 5 年C 報表類年度會計報表（包