【正文】 檔案的管理 集團(tuán)系統(tǒng)所有證照，如：稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、車輛各種牌照、各種榮譽(yù)證書、專利證、資格證等，均須以復(fù)印件及原件兩種形式存檔。 若執(zhí)行部門必須使用正本時(shí)，可暫時(shí)借出 使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時(shí)，可存檔復(fù)印件。 人事檔案的保存期限為該同志辭職后一年，屆時(shí)列表報(bào)批后監(jiān)督銷毀。 合同中含集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部責(zé)任狀、承包合同及對(duì)外簽定的各種業(yè)務(wù)合同。 各項(xiàng)基建施工與工程有關(guān)圖紙，一律把原稿移交總經(jīng)辦 /人事行政部文員管理。 十、檔案建立、整理辦法 企業(yè)文件記錄保存、歸檔辦法按內(nèi)容分類，并以時(shí)間先后順序存檔，必須在檔案夾里清楚地標(biāo)注歸入的檔案類目，方便查找。 立卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和 批復(fù)放在一起。 對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料必須列冊(cè)登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。 三、借閱期限不得超過 10 天，到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 六、外單位借閱檔案，必須有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，但不得帶出檔案室。 各部門負(fù)責(zé)本部門所有材料的打印，需要下發(fā)的文件或規(guī)章制度、通知由各部門擬訂打印、校稿，會(huì)簽批準(zhǔn)后拷盤，交由總經(jīng)辦 /人事行政部歸口下發(fā)、存檔； 總經(jīng)辦 /人事行政部文員對(duì)外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒 的軟盤應(yīng)拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。 二、復(fù)?。? 所有復(fù)印機(jī)均應(yīng)建立使用記錄，復(fù)印需求部門按《復(fù)印機(jī)使用登記表》中項(xiàng)目逐項(xiàng)、真實(shí)填寫。 不得利用公司復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)復(fù)印私人材料。 不得利用公司傳真機(jī)傳真私人材料。 二、印章的管理 集團(tuán)相關(guān)部門及各分公司須將其業(yè)務(wù)必需之印章圖樣、尺寸說明連同相應(yīng)管理制度或辦法報(bào)集團(tuán)總經(jīng)辦備案。 財(cái)務(wù)專用章 適用于財(cái)務(wù)專用章用于公司各種資金支付專用。 五、印章的使用 只有印章的保管 責(zé)任者才能保管和加蓋印章。 （ 2）經(jīng)部門主管經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批同意。 （ 2）財(cái)務(wù)報(bào)表、 證明、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等 需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認(rèn)（財(cái)務(wù)票據(jù)正常業(yè)務(wù)按法定代表人批準(zhǔn)之相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。 加蓋印章的復(fù)核 （ 1） 公司法人章保管人，按《用印申請(qǐng)單》中資料名稱、加蓋印章份數(shù)、審核簽批權(quán)限復(fù)核無誤后，方可予以蓋章；如總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理、總經(jīng)理不在，用章人電話請(qǐng)示同意后，印章保管人經(jīng)核實(shí)，方可蓋章。 （ 2）使用財(cái)務(wù)專用章、法定代表人名章填報(bào)后的《用印申請(qǐng)單》與在財(cái)務(wù)部存檔。 二、介紹信由總經(jīng)辦 /人行部文員負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)禁發(fā)出空白信。 六、注意事項(xiàng)： 開具介紹信時(shí)要對(duì)使用介紹信個(gè)人或部門嚴(yán)格審核，如：用信人的姓名、所在部門、事由等。 降低話費(fèi)指標(biāo)由企管部 /人行部共同依據(jù)實(shí)際工作通訊業(yè)務(wù)量或階段性話費(fèi)進(jìn)行調(diào)整。 各部門電話不得用以私人、私事通話，如有特殊事，先請(qǐng)示本部門領(lǐng)導(dǎo)同意，做好詳細(xì)登記，月末上報(bào)話費(fèi)查詢 部門，按當(dāng)?shù)赝ㄓ嵵行牡怯浀脑捹M(fèi)清單金額到財(cái)務(wù)付款。 任何部門或個(gè)人不經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，無權(quán)打開公司內(nèi)部任何一部電話的國(guó)際網(wǎng)，如有違反此規(guī)定或沒按以上規(guī)定辦理造成的經(jīng)濟(jì)損失由行政部負(fù)責(zé)賠償，除交付所使用的費(fèi)用外，罰款 200 元。 電話費(fèi)用需預(yù)交的，可由總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理按其權(quán)限辦理。以免耗時(shí)占線，浪費(fèi)資金。 各部門查找電話號(hào)碼可到總經(jīng)辦 /人行部查閱電話號(hào)碼簿，查詢不到方可播打 114 進(jìn)行查詢。 三、實(shí)行計(jì)算機(jī)上網(wǎng)辦公的部門（個(gè)人）之間傳遞信息的，應(yīng)盡量采用電子郵件的形式發(fā)送和接收。 第五章 辦公用具管理 公司辦公設(shè)備、用品管理規(guī)定 一、范圍 公司辦公設(shè)備 /設(shè)施包括：計(jì)算機(jī)（含手提式）、打印機(jī)、掃描儀等計(jì)算機(jī)附屬設(shè)備、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話、驗(yàn)鈔機(jī)、打卡機(jī)、辦公室內(nèi)空調(diào)、飲水機(jī)、辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、窗簾、蓋布、計(jì)算器、算盤、各類文件夾、訂書器、打孔器、剪刀、削筆刀等一切辦公設(shè)備 /設(shè)施。 公司所有辦公設(shè)備必須貼有統(tǒng)一形式的標(biāo)簽以便核對(duì)查實(shí)。 所有辦公設(shè)備 /設(shè)施及辦公用品，都由辦公駐地財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。 所有辦公用品都必須登記臺(tái)帳。 五、監(jiān)督與考核 辦公用品每月月末盤點(diǎn)，監(jiān)督發(fā)放數(shù)量及各部門消耗辦公用品費(fèi)用： 辦公用品每月月末盤點(diǎn)，要求結(jié)余物資帳物相符。 六、注意事項(xiàng) 嚴(yán)禁員工將公司辦公用品作為私用。 各部門制定的各種表格必須本著節(jié)約用紙、壓縮 篇幅的原則，能小的盡量小，不得有明顯的空白。 三、計(jì)算機(jī)中所有的軟件為集團(tuán)所有，任何人不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或出售。 七、計(jì)算機(jī)操作人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用；對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。 十、不得利用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)傳遞私人信件、下載私人材料；無上網(wǎng)權(quán)的部門不得利用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，特殊情況需請(qǐng)示總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理同意后，方可上網(wǎng)。 二、專責(zé)人要認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握復(fù)印機(jī)使用，保養(yǎng)基本知識(shí)，并嚴(yán)格按操作規(guī)程使用，保養(yǎng)，并按照復(fù)印機(jī)保養(yǎng)協(xié)議，定期聯(lián)系落實(shí)保養(yǎng)工作，出現(xiàn)故障由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)修理。 第六章 機(jī)要保密管理 關(guān)于保密工作的若干規(guī)定 一、總則 保密工作的主要任務(wù)是防止失密、泄密和被竊密事故的發(fā)生：所謂“涉密事項(xiàng)”，是指一旦披露或公之于眾，給企業(yè)管理和未來發(fā)展帶來重大不良影響，乃至造成重大損失的事項(xiàng)。 二、關(guān)于保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 為加強(qiáng)對(duì)保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)研究決定成立集團(tuán)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由集團(tuán)各副總、分公司總經(jīng)理、集團(tuán)總經(jīng)辦主任、分公司人行部經(jīng)理、銷售內(nèi)勤等組成。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱不能留存或復(fù)印， 事后，當(dāng)需要再次查閱時(shí)，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當(dāng)場(chǎng)借閱當(dāng)時(shí)還。 （二）會(huì)議保密 集團(tuán)及各分公司召開內(nèi)部重要會(huì)議，會(huì)前要部署保密工作，進(jìn)行必要的保密安排，為做好會(huì)議保密工作，制定會(huì)議保密具體規(guī)定如下： 應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和需要，嚴(yán)格確定出席、列席人員，無關(guān)人員不準(zhǔn)參加會(huì)議，不經(jīng)批準(zhǔn)，其他任何人員不得進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。 會(huì)議文件要?jiǎng)澓妹芗?jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按規(guī)定的范圍印發(fā)和傳達(dá)。 （三）電子計(jì)算機(jī)保密 涉密文件需給文件加設(shè)密碼，應(yīng)除存放在計(jì)算機(jī)硬盤上以外，需拷貝備軟盤，以免文件內(nèi)容被竊取、丟失。 3．財(cái)務(wù)人員要遵守保密制度，不得將本公司財(cái)務(wù)方面的內(nèi)容隨意告知 他人， 以免給公司帶來重大影響或損失。 生產(chǎn)車間原則上不準(zhǔn)接受參觀，更不允許拍照、攝像；必須接受參觀和攝像的請(qǐng)示集團(tuán)總經(jīng)理同意后，方可帶領(lǐng)其進(jìn)入車間。 本部門人員不得泄露公司薪資體系、標(biāo)準(zhǔn)和員工新酬。 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不得泄露人事任免意向。 （七）具體要求 集團(tuán)各部門、各分工司都要成立保密小組，加強(qiáng)對(duì)本部門、本公司保 密工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到組織落實(shí)。 對(duì)涉及秘密事項(xiàng)和涉密人員的部門和人員，須結(jié)合績(jī)效考核嚴(yán)格檢查。 對(duì)出現(xiàn)失密、泄密和被竊密事故的部門，對(duì)直接責(zé)任人和負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的負(fù)責(zé)人，將給予嚴(yán)厲的處罰，后果嚴(yán)重的，將提請(qǐng)司法部門追究其刑事責(zé)任。 各部門負(fù)責(zé)申請(qǐng)、購(gòu)入本部門的各類圖書資料；負(fù)責(zé)本部門圖書資料的登記，保管、借閱記錄管理。 （二）圖書資料的登記 購(gòu)回圖書雜志一律交由總經(jīng)辦 /人行部文員造冊(cè)登記，登記書目并加蓋公司藏書章，粘貼標(biāo)簽并編號(hào)。 （三）圖書資料的保管 圖書 資料管理人員負(fù)責(zé)對(duì)圖書的分類、整理與借閱工作。 （四）圖書資料的借閱 總經(jīng)辦 /人行部文員負(fù)責(zé)集團(tuán) /分公司圖書資料的保管及辦理借閱并登記；各部門圖書資料管理員負(fù)責(zé)本部門保管圖書的借閱并進(jìn)行借閱登記。 附件：圖書資料購(gòu)置申請(qǐng)書 申請(qǐng)部門 經(jīng)辦人 購(gòu)書用途 書目 價(jià)格 合計(jì)金額 審批 部門確認(rèn) 總經(jīng)辦或分公司總經(jīng)理確認(rèn) 第八章 法律事務(wù)、合同管理 法律咨詢辦法 一、 公司設(shè)常年法律顧問負(fù)責(zé)公司日常法律咨詢事務(wù)。 四、 對(duì)公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理提出的咨詢問題 ，法律顧問應(yīng)以意見書 的形式呈報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)，并且做到快捷、準(zhǔn)確，不出任何紕漏。法律顧問必須為所提供的法律意見的正確性負(fù)責(zé)。 九、 對(duì)所發(fā)生的各類訴訟案件，統(tǒng)一交法律顧問負(fù)責(zé)主辦，各相關(guān)或 當(dāng)事部門必須密切聯(lián)系，除提供有關(guān)情況介紹外，還應(yīng)出具相應(yīng)的證據(jù)材料。 四、所有合同（協(xié)議）在訂立前，必須經(jīng)企管部或法律顧問審核無異議后 （審核時(shí)間為三天），方可進(jìn)入訂立程序。非主要條款如：付款方 式、包裝方式、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法、合同履行地、擔(dān)保方式以及合同的有效期限等，都應(yīng)有利于維護(hù)公司的合法權(quán)益。 十、訂立合同（協(xié)議）時(shí)，必須認(rèn)真核實(shí)對(duì)方的主體資格、資金信用 能力和履行能力，嚴(yán)格防范合同詐騙，非法定代表人代訂合同，須核實(shí)其代理權(quán)及其代理權(quán)范圍。 十二、公司對(duì)合同原件，即合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）實(shí)行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。 集團(tuán)副總有簽訂一次性標(biāo)的額 10 萬元以下合同（協(xié)議）的權(quán)力。 企管部對(duì)合同（協(xié)議）進(jìn)行最終審核后，承辦部門再根據(jù)規(guī)定履行審批手續(xù)。 合同必須由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，合同必須標(biāo)明當(dāng)頁(yè)頁(yè)次和總頁(yè)數(shù)。 合同必須注明生效日期。標(biāo)準(zhǔn)與公司提供的統(tǒng)一午餐相同，由該部門 經(jīng)理填寫“希波集團(tuán)午餐招待券”交總經(jīng)辦 /人行部辦理訂餐。 屬副總經(jīng)理、副廠長(zhǎng)，公司應(yīng)設(shè)一人陪餐，按 35 元標(biāo)準(zhǔn)招待。晚餐按以上標(biāo)準(zhǔn)招待，早餐自行安排。 三、本規(guī)定執(zhí)行過程中如確有特殊緊急情況需要安排接送或一般接待，需嚴(yán)格按照審核程序及權(quán)限，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 在正常情況下，職員遇到解決不了的問題應(yīng)請(qǐng)示本部門經(jīng)理；部門經(jīng)理遇到解決不了的問題應(yīng)請(qǐng)示分管本部門的副總經(jīng)理，副總經(jīng)理解決不了的問題請(qǐng)示總經(jīng)理。 外出人員到目的地后，當(dāng)晚找到住址要同主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)住址、電話、換地點(diǎn)或離開當(dāng)?shù)厍?，?yīng)先向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)，以便于主管領(lǐng)導(dǎo)決定是否可以離開，或交待其它工作。 明確匯報(bào)內(nèi) 容，采取公式化，并對(duì)各種數(shù)字來源列出計(jì)算公式。 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須做好職工上訪人員的思想工作，發(fā)現(xiàn)問題及早解決，用 有效的工作方法化解矛盾，如出現(xiàn)越級(jí)上訪停工滋事的事件發(fā)生，將追究直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，同時(shí)對(duì) 主任 50 元 /次、廠長(zhǎng) 100 元 /次，生產(chǎn)部經(jīng)理 150 元 /次進(jìn)行逐級(jí)扣罰。 二、請(qǐng)示工作所寫的書面材料必須字跡清楚，簡(jiǎn)明扼要。 需要與董事長(zhǎng)共同探討、研究的問題的；請(qǐng)示某些重要問題的；需長(zhǎng)時(shí)間匯報(bào)工作的；需董事長(zhǎng)簽字，且該簽字內(nèi)容需要解釋等情況，則請(qǐng)示人應(yīng)在董事長(zhǎng)會(huì)客后，另行請(qǐng)示。 二、時(shí)間 每月 30 日前將“月工作總結(jié)”交人力資源部 /人行部，出差人員以信件或傳真形式遞交； 有保密事項(xiàng)時(shí)，可用信封密封后上交。 關(guān)于填報(bào)《周工作計(jì)劃單》的規(guī)定 為進(jìn)一步加強(qiáng)各單位工作的計(jì)劃性和連續(xù)性，及時(shí)反映情況、解決問題，不斷提高集團(tuán)整體工作效率，集團(tuán)總經(jīng)理決定在繼續(xù)執(zhí)行月份工作計(jì)劃的基礎(chǔ)上，集團(tuán)上下級(jí)之間及各單位內(nèi)部實(shí)施《周工作計(jì)劃單》管理辦法。 四、有保密事項(xiàng)時(shí)，可用信封密封后上交。 三、嚴(yán)格遵守報(bào)表時(shí)間，保證各種報(bào)表數(shù)據(jù)的時(shí)效性。 五、各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表工作負(fù)有審查和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。保管好報(bào)表，不得遺失。 二、計(jì)劃管理的范圍及內(nèi)容 公司實(shí)行全方位計(jì)劃管理，銷、供、產(chǎn)各單位及部門；技術(shù)管理、行政管理部門，凡公司獨(dú)立設(shè)置的單位、部門都實(shí)行計(jì)劃管理，工作都要有目標(biāo)、計(jì)劃。 編制銷售計(jì)劃的依據(jù)，首先銷售公司各銷售區(qū)域總經(jīng)理要掌握所轄城市對(duì)公司產(chǎn)品的需求信息，每月 25 日之前與經(jīng)銷商進(jìn)行協(xié)商，確定出下月的品種、規(guī)格需用量，編制出市場(chǎng)下月份銷售計(jì)劃，于 25 日前報(bào)銷售公司。 生產(chǎn)部必須及時(shí)核定出各種生產(chǎn)定額，并保證定額科學(xué)性、先進(jìn)性、合理性，為編制生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃奠定基礎(chǔ)。 六、部門工作計(jì)劃 集團(tuán)各副總、各部門經(jīng)理及分公司各部門（獨(dú)立設(shè)置的單位）經(jīng)理，于每月底 30 日前根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的要求與各自的職責(zé)編制出下月份工作計(jì)劃，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交人力資源部 /人行部監(jiān)督執(zhí)行。 七、管理與考核 公司人力資源部 /人行部是計(jì)劃管理工作的綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督、 檢查、考核部門。 希波集團(tuán)辦事規(guī)則 為了進(jìn)一步規(guī)范辦事程序，明確辦事規(guī)則，特制定本制度： 一、安排工作 各級(jí)員工的工作安排，按照從上至下的領(lǐng)導(dǎo)