【正文】 檔案的管理 集團系統(tǒng)所有證照，如：稅務登記證、衛(wèi)生許可證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、車輛各種牌照、各種榮譽證書、專利證、資格證等，均須以復印件及原件兩種形式存檔。 若執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出 使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時，可存檔復印件。 人事檔案的保存期限為該同志辭職后一年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 合同中含集團系統(tǒng)內部責任狀、承包合同及對外簽定的各種業(yè)務合同。 各項基建施工與工程有關圖紙，一律把原稿移交總經(jīng)辦 /人事行政部文員管理。 十、檔案建立、整理辦法 企業(yè)文件記錄保存、歸檔辦法按內容分類，并以時間先后順序存檔，必須在檔案夾里清楚地標注歸入的檔案類目，方便查找。 立卷按年代、機構排列，永久、長期、短期分別組卷，卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和 批復放在一起。 對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀檔案材料必須列冊登記，送領導審批后銷毀。 三、借閱期限不得超過 10 天，到期必須歸還如需再借應辦理續(xù)借手續(xù)。 六、外單位借閱檔案，必須有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，但不得帶出檔案室。 各部門負責本部門所有材料的打印，需要下發(fā)的文件或規(guī)章制度、通知由各部門擬訂打印、校稿，會簽批準后拷盤，交由總經(jīng)辦 /人事行政部歸口下發(fā)、存檔； 總經(jīng)辦 /人事行政部文員對外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒 的軟盤應拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。 二、復?。? 所有復印機均應建立使用記錄，復印需求部門按《復印機使用登記表》中項目逐項、真實填寫。 不得利用公司復印機、傳真機復印私人材料。 不得利用公司傳真機傳真私人材料。 二、印章的管理 集團相關部門及各分公司須將其業(yè)務必需之印章圖樣、尺寸說明連同相應管理制度或辦法報集團總經(jīng)辦備案。 財務專用章 適用于財務專用章用于公司各種資金支付專用。 五、印章的使用 只有印章的保管 責任者才能保管和加蓋印章。 （ 2）經(jīng)部門主管經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批同意。 （ 2）財務報表、 證明、委托書、協(xié)議、擔保書等 需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認（財務票據(jù)正常業(yè)務按法定代表人批準之相關規(guī)定執(zhí)行）。 加蓋印章的復核 （ 1） 公司法人章保管人，按《用印申請單》中資料名稱、加蓋印章份數(shù)、審核簽批權限復核無誤后，方可予以蓋章；如總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理、總經(jīng)理不在，用章人電話請示同意后，印章保管人經(jīng)核實，方可蓋章。 （ 2）使用財務專用章、法定代表人名章填報后的《用印申請單》與在財務部存檔。 二、介紹信由總經(jīng)辦 /人行部文員負責管理，嚴禁發(fā)出空白信。 六、注意事項： 開具介紹信時要對使用介紹信個人或部門嚴格審核，如：用信人的姓名、所在部門、事由等。 降低話費指標由企管部 /人行部共同依據(jù)實際工作通訊業(yè)務量或階段性話費進行調整。 各部門電話不得用以私人、私事通話，如有特殊事，先請示本部門領導同意，做好詳細登記，月末上報話費查詢 部門，按當?shù)赝ㄓ嵵行牡怯浀脑捹M清單金額到財務付款。 任何部門或個人不經(jīng)總經(jīng)理批準，無權打開公司內部任何一部電話的國際網(wǎng)，如有違反此規(guī)定或沒按以上規(guī)定辦理造成的經(jīng)濟損失由行政部負責賠償，除交付所使用的費用外，罰款 200 元。 電話費用需預交的，可由總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理按其權限辦理。以免耗時占線，浪費資金。 各部門查找電話號碼可到總經(jīng)辦 /人行部查閱電話號碼簿，查詢不到方可播打 114 進行查詢。 三、實行計算機上網(wǎng)辦公的部門（個人）之間傳遞信息的，應盡量采用電子郵件的形式發(fā)送和接收。 第五章 辦公用具管理 公司辦公設備、用品管理規(guī)定 一、范圍 公司辦公設備 /設施包括：計算機（含手提式）、打印機、掃描儀等計算機附屬設備、復印機、傳真機、電話、驗鈔機、打卡機、辦公室內空調、飲水機、辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、窗簾、蓋布、計算器、算盤、各類文件夾、訂書器、打孔器、剪刀、削筆刀等一切辦公設備 /設施。 公司所有辦公設備必須貼有統(tǒng)一形式的標簽以便核對查實。 所有辦公設備 /設施及辦公用品，都由辦公駐地財務部統(tǒng)一管理。 所有辦公用品都必須登記臺帳。 五、監(jiān)督與考核 辦公用品每月月末盤點，監(jiān)督發(fā)放數(shù)量及各部門消耗辦公用品費用： 辦公用品每月月末盤點，要求結余物資帳物相符。 六、注意事項 嚴禁員工將公司辦公用品作為私用。 各部門制定的各種表格必須本著節(jié)約用紙、壓縮 篇幅的原則，能小的盡量小，不得有明顯的空白。 三、計算機中所有的軟件為集團所有，任何人不得擅自復制、轉讓或出售。 七、計算機操作人員應愛護各種設備，降低消耗、費用；對各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。 十、不得利用計算機上網(wǎng)傳遞私人信件、下載私人材料；無上網(wǎng)權的部門不得利用計算機上網(wǎng)，特殊情況需請示總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理同意后，方可上網(wǎng)。 二、專責人要認真學習掌握復印機使用，保養(yǎng)基本知識，并嚴格按操作規(guī)程使用，保養(yǎng)，并按照復印機保養(yǎng)協(xié)議，定期聯(lián)系落實保養(yǎng)工作，出現(xiàn)故障由專業(yè)技術人員負責修理。 第六章 機要保密管理 關于保密工作的若干規(guī)定 一、總則 保密工作的主要任務是防止失密、泄密和被竊密事故的發(fā)生：所謂“涉密事項”，是指一旦披露或公之于眾，給企業(yè)管理和未來發(fā)展帶來重大不良影響，乃至造成重大損失的事項。 二、關于保密工作的組織領導 為加強對保密工作的組織領導，經(jīng)研究決定成立集團保密工作領導小組：由集團各副總、分公司總經(jīng)理、集團總經(jīng)辦主任、分公司人行部經(jīng)理、銷售內勤等組成。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時間內傳閱不能留存或復印， 事后，當需要再次查閱時，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當場借閱當時還。 （二）會議保密 集團及各分公司召開內部重要會議，會前要部署保密工作，進行必要的保密安排，為做好會議保密工作，制定會議保密具體規(guī)定如下： 應根據(jù)會議內容和需要，嚴格確定出席、列席人員，無關人員不準參加會議，不經(jīng)批準，其他任何人員不得進入會場。 會議文件要劃好密級，統(tǒng)一編號，按規(guī)定的范圍印發(fā)和傳達。 （三）電子計算機保密 涉密文件需給文件加設密碼，應除存放在計算機硬盤上以外，需拷貝備軟盤，以免文件內容被竊取、丟失。 3．財務人員要遵守保密制度，不得將本公司財務方面的內容隨意告知 他人， 以免給公司帶來重大影響或損失。 生產(chǎn)車間原則上不準接受參觀，更不允許拍照、攝像；必須接受參觀和攝像的請示集團總經(jīng)理同意后，方可帶領其進入車間。 本部門人員不得泄露公司薪資體系、標準和員工新酬。 有關領導和工作人員不得泄露人事任免意向。 （七）具體要求 集團各部門、各分工司都要成立保密小組，加強對本部門、本公司保 密工作的領導，做到組織落實。 對涉及秘密事項和涉密人員的部門和人員，須結合績效考核嚴格檢查。 對出現(xiàn)失密、泄密和被竊密事故的部門，對直接責任人和負領導責任的負責人，將給予嚴厲的處罰，后果嚴重的，將提請司法部門追究其刑事責任。 各部門負責申請、購入本部門的各類圖書資料；負責本部門圖書資料的登記，保管、借閱記錄管理。 （二）圖書資料的登記 購回圖書雜志一律交由總經(jīng)辦 /人行部文員造冊登記，登記書目并加蓋公司藏書章，粘貼標簽并編號。 （三）圖書資料的保管 圖書 資料管理人員負責對圖書的分類、整理與借閱工作。 （四）圖書資料的借閱 總經(jīng)辦 /人行部文員負責集團 /分公司圖書資料的保管及辦理借閱并登記；各部門圖書資料管理員負責本部門保管圖書的借閱并進行借閱登記。 附件：圖書資料購置申請書 申請部門 經(jīng)辦人 購書用途 書目 價格 合計金額 審批 部門確認 總經(jīng)辦或分公司總經(jīng)理確認 第八章 法律事務、合同管理 法律咨詢辦法 一、 公司設常年法律顧問負責公司日常法律咨詢事務。 四、 對公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理提出的咨詢問題 ，法律顧問應以意見書 的形式呈報給公司領導，并且做到快捷、準確，不出任何紕漏。法律顧問必須為所提供的法律意見的正確性負責。 九、 對所發(fā)生的各類訴訟案件，統(tǒng)一交法律顧問負責主辦，各相關或 當事部門必須密切聯(lián)系，除提供有關情況介紹外，還應出具相應的證據(jù)材料。 四、所有合同（協(xié)議）在訂立前，必須經(jīng)企管部或法律顧問審核無異議后 （審核時間為三天），方可進入訂立程序。非主要條款如：付款方 式、包裝方式、檢驗標準和方法、合同履行地、擔保方式以及合同的有效期限等，都應有利于維護公司的合法權益。 十、訂立合同（協(xié)議）時，必須認真核實對方的主體資格、資金信用 能力和履行能力，嚴格防范合同詐騙，非法定代表人代訂合同，須核實其代理權及其代理權范圍。 十二、公司對合同原件，即合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）實行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。 集團副總有簽訂一次性標的額 10 萬元以下合同（協(xié)議）的權力。 企管部對合同（協(xié)議）進行最終審核后，承辦部門再根據(jù)規(guī)定履行審批手續(xù)。 合同必須由雙方法定代表人或授權代表簽字，合同必須標明當頁頁次和總頁數(shù)。 合同必須注明生效日期。標準與公司提供的統(tǒng)一午餐相同，由該部門 經(jīng)理填寫“希波集團午餐招待券”交總經(jīng)辦 /人行部辦理訂餐。 屬副總經(jīng)理、副廠長，公司應設一人陪餐，按 35 元標準招待。晚餐按以上標準招待，早餐自行安排。 三、本規(guī)定執(zhí)行過程中如確有特殊緊急情況需要安排接送或一般接待，需嚴格按照審核程序及權限，報請主管領導審批。 在正常情況下，職員遇到解決不了的問題應請示本部門經(jīng)理；部門經(jīng)理遇到解決不了的問題應請示分管本部門的副總經(jīng)理，副總經(jīng)理解決不了的問題請示總經(jīng)理。 外出人員到目的地后，當晚找到住址要同主管領導匯報住址、電話、換地點或離開當?shù)厍?，應先向主管領導請示、匯報，以便于主管領導決定是否可以離開，或交待其它工作。 明確匯報內 容，采取公式化，并對各種數(shù)字來源列出計算公式。 各級領導必須做好職工上訪人員的思想工作，發(fā)現(xiàn)問題及早解決，用 有效的工作方法化解矛盾，如出現(xiàn)越級上訪停工滋事的事件發(fā)生，將追究直接領導責任，同時對 主任 50 元 /次、廠長 100 元 /次，生產(chǎn)部經(jīng)理 150 元 /次進行逐級扣罰。 二、請示工作所寫的書面材料必須字跡清楚，簡明扼要。 需要與董事長共同探討、研究的問題的；請示某些重要問題的；需長時間匯報工作的；需董事長簽字，且該簽字內容需要解釋等情況，則請示人應在董事長會客后，另行請示。 二、時間 每月 30 日前將“月工作總結”交人力資源部 /人行部，出差人員以信件或傳真形式遞交； 有保密事項時，可用信封密封后上交。 關于填報《周工作計劃單》的規(guī)定 為進一步加強各單位工作的計劃性和連續(xù)性，及時反映情況、解決問題，不斷提高集團整體工作效率，集團總經(jīng)理決定在繼續(xù)執(zhí)行月份工作計劃的基礎上，集團上下級之間及各單位內部實施《周工作計劃單》管理辦法。 四、有保密事項時，可用信封密封后上交。 三、嚴格遵守報表時間，保證各種報表數(shù)據(jù)的時效性。 五、各部門領導對統(tǒng)計報表工作負有審查和領導責任。保管好報表，不得遺失。 二、計劃管理的范圍及內容 公司實行全方位計劃管理，銷、供、產(chǎn)各單位及部門；技術管理、行政管理部門，凡公司獨立設置的單位、部門都實行計劃管理，工作都要有目標、計劃。 編制銷售計劃的依據(jù)，首先銷售公司各銷售區(qū)域總經(jīng)理要掌握所轄城市對公司產(chǎn)品的需求信息，每月 25 日之前與經(jīng)銷商進行協(xié)商，確定出下月的品種、規(guī)格需用量，編制出市場下月份銷售計劃，于 25 日前報銷售公司。 生產(chǎn)部必須及時核定出各種生產(chǎn)定額，并保證定額科學性、先進性、合理性，為編制生產(chǎn)作業(yè)計劃奠定基礎。 六、部門工作計劃 集團各副總、各部門經(jīng)理及分公司各部門（獨立設置的單位）經(jīng)理，于每月底 30 日前根據(jù)公司領導的要求與各自的職責編制出下月份工作計劃，報主管領導批準后，交人力資源部 /人行部監(jiān)督執(zhí)行。 七、管理與考核 公司人力資源部 /人行部是計劃管理工作的綜合協(xié)調、監(jiān)督、 檢查、考核部門。 希波集團辦事規(guī)則 為了進一步規(guī)范辦事程序，明確辦事規(guī)則，特制定本制度： 一、安排工作 各級員工的工作安排，按照從上至下的領導