【正文】 外單位采用電話詢問其保密數(shù)字，均不得通報(bào)或謊報(bào)，只能回答不清楚或不知道。 四、圖書資料管理 （一）圖書資料的申請(qǐng)與購入 各部門需要購置圖書資料時(shí)，應(yīng)填寫《圖書資料購置申請(qǐng)書》經(jīng)本部門主管確認(rèn)后報(bào)總經(jīng)辦或人行部審批。必須妥善保管各類的圖書資料。法律顧問的工 作關(guān)系隸屬于企管部 /人事行政部，其具體業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)公司法定代表人負(fù)責(zé) 。 七、 對(duì)司法機(jī)關(guān)就具體法律問題或案件的來函或到訪，統(tǒng)一由法律顧 問接待，并負(fù)責(zé)做出解釋或答復(fù)。 五、簽訂合同（協(xié)議）的當(dāng)事部門，是合同管理的第一責(zé)任部門，主要領(lǐng)導(dǎo)是第一責(zé)任人，堅(jiān)持“誰主管誰負(fù)責(zé)，誰承辦誰負(fù)責(zé)”的原則。對(duì)欲建立業(yè)務(wù)關(guān)系的新客戶，應(yīng)先進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，確定其資信履約能力后，方可訂立合同。 標(biāo)的額 10 萬元以上的合同（協(xié)議）必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可簽訂。 合同必須注明一式幾份，雙方各存幾份。 二、需特殊招待的，如公司的常年關(guān)系單位、老朋友，到公司來應(yīng)由接待部門填報(bào)請(qǐng)示單，由主管副總批準(zhǔn)后按標(biāo)準(zhǔn)接待，請(qǐng)示單內(nèi)容要寫清客人姓名、單位、職務(wù)、人數(shù)、就餐地點(diǎn)、預(yù)計(jì)金額及陪同人員等。 六、餐費(fèi)報(bào)銷票據(jù)規(guī)定 各部門招待客人報(bào)銷餐費(fèi)時(shí)，需有正規(guī)發(fā)票及就餐的明細(xì)單據(jù)，明細(xì)單中注明各種菜、酒水、飲料、主食的數(shù)量、金額，不符合以上規(guī)定，財(cái)務(wù)有權(quán)不予報(bào)銷。 已經(jīng)接到下屬請(qǐng)示的領(lǐng)導(dǎo)，自己解決不了應(yīng)請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)，不應(yīng)讓下屬越級(jí)請(qǐng)示，使問題得到及時(shí)解決。 對(duì)公式中難以表達(dá)清楚的數(shù)字做詳細(xì)補(bǔ)充說明。 三、董事長直接管理部門的材料、報(bào)表可直接報(bào)送，其他部門的材料、報(bào)表如要報(bào)送董事長，可將材料、報(bào)表送到總經(jīng)辦文員處，由文員連同報(bào)紙一并送董事長室（董事 長批示立即報(bào)送的材料、報(bào)表除外）。 經(jīng)人力資源部 /人行部登記后，轉(zhuǎn)交總經(jīng)辦， 由總經(jīng)辦分發(fā)：副總經(jīng)理以及總經(jīng)理直屬部門經(jīng)理的“月工作總結(jié)”呈報(bào)總經(jīng)理，其它人員的“月工作總結(jié)”分類后交各部門主管副總經(jīng)理或部門經(jīng)理。 周工作計(jì)劃單 部門： 姓名： 年 月 日 一、本周計(jì)劃工作完成 % 二、負(fù)責(zé)部門目前的狀況與形式 三、存在的問題與困難 四、建議和措施 五、下周工作計(jì)劃 報(bào)表制度 為進(jìn)一步規(guī)范報(bào)表制度，理順報(bào)表關(guān)系，明確報(bào)表程序及時(shí)間，以保證向公司領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)主管部門及時(shí)、準(zhǔn)確地上報(bào)各種數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)的依據(jù)， 根據(jù)《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》有關(guān)規(guī)定及本公司實(shí)際，制定本制度。對(duì)本部門形成的數(shù)據(jù)和報(bào)表要認(rèn)真審核、簽字認(rèn)定。 計(jì)劃管理主要包括銷售計(jì)劃、生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃、物資歷供應(yīng) 計(jì)劃，部門工作計(jì)劃四大類內(nèi)容。 五、物資供應(yīng)計(jì)劃 生產(chǎn)部編制出生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃的同時(shí)，根據(jù)各產(chǎn)品品種的各類定額計(jì)算出各類原料、輔料等的當(dāng)期需求量，編制月度物資需求計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下達(dá)給采購部執(zhí)行；市內(nèi)采購物資可由生產(chǎn)部臨時(shí)下 達(dá)物資采購計(jì)劃單進(jìn)行采購，但生產(chǎn)部門需標(biāo)明需求日期并預(yù)留采購時(shí)間。 人力資源部 /人行部有責(zé)任按照各部門的工作計(jì)劃進(jìn)行監(jiān)督檢查計(jì)劃執(zhí)行情況。 在編制部門月度工作計(jì)劃時(shí)要與部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任制實(shí)施細(xì)則配套，必須做到任務(wù)、措施、責(zé)任、考核辦法的落實(shí)，確保工作計(jì)劃按期完成。 編制生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃，必須按照以銷定產(chǎn)的原則，生產(chǎn)單位必須創(chuàng)造條件滿足產(chǎn)品的需求量。 第十一章 其他規(guī)范管理 希波集團(tuán)計(jì)劃管理規(guī)定 一、目地 為了加強(qiáng)各項(xiàng)工作的計(jì)劃性，增強(qiáng)工作之間的協(xié)調(diào)性，強(qiáng)化規(guī)范公司的計(jì)劃管理工作，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本管理制度。受表人有提前兩天向呈表人提醒催辦的責(zé)任和權(quán)利，以保證報(bào)表的及時(shí)報(bào)出。 三、此工作計(jì)劃單各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)向下屬員工推廣使用。 關(guān)于遞交月工作總結(jié)的規(guī)定 一、范圍 公司所有管理人員每月都要對(duì)自己的工作進(jìn)行總結(jié)，填寫“工作匯報(bào)表”，以書面形式向主管領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)匯報(bào)。 關(guān)于向董事長請(qǐng)示匯報(bào)的規(guī)定 一、各部門向董事長請(qǐng)示匯報(bào)工作必須使用文件夾，呈送董事長。 考慮多種因素，綜合分析，有理有據(jù)。 匯報(bào)：領(lǐng)導(dǎo)詢問過及交辦的工作；發(fā)生不正常的事情及結(jié)果。 如客人下午不離開公司，中午可享受統(tǒng)一午餐。 第九章 接待、外事管理 關(guān)于統(tǒng)一招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定 一、凡到公司辦事的普通業(yè)務(wù)人員、辦事人員，不需特殊招待的客人，只負(fù)責(zé)招待午餐。 任何經(jīng)濟(jì)合同，必須加蓋合同雙方的公章或合同專用章，并加蓋騎縫章。 分公司部門經(jīng)理有簽訂一次性的額 5000 元以下合同（協(xié)議）的權(quán)力。對(duì)超出部門日常業(yè)務(wù)范圍的合同（協(xié)議）的訂立，必須有公司法人專項(xiàng)授權(quán)或者公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則無效。 三 、所有合同（協(xié)議）均由企管部統(tǒng)一管理，全面審核和保管。 六、 法律顧問對(duì)所做出的咨詢意見，應(yīng)專項(xiàng)、書面記載于記錄中以備 查考。 造成損壞或丟失者按原價(jià)重新購置或賠償。 所有的圖書均應(yīng)在書脊加蓋公司藏書專用章。 總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)對(duì)各部門購入的圖書資料進(jìn)行蓋章，加貼標(biāo)簽并編號(hào)，登記管理；負(fù)責(zé)定期核查各 部門圖書資料的保管情況。 集團(tuán)各部門、各分公司都要定期召開保密工作會(huì)議，分析問題制定措施，堵塞漏洞。 集團(tuán)及各分公司各位員工均不得詢問他人、泄露自己的薪資標(biāo)準(zhǔn)。 生產(chǎn)部應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，非相關(guān)人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入車間。允許與會(huì)人員帶回的文件，需附文件目錄，以便與會(huì)人員回到各自崗位后按照文件目錄清點(diǎn)，交相應(yīng)部門登記、保管?？偨?jīng)辦制定出文件定期收回和監(jiān)督銷毀制度，做到每半年清理一次文件，各部門保管的文件必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交回，個(gè)人手中不得留存。保密工作涉及企業(yè)的方方面面，絕對(duì)不是少數(shù)涉密人員的事情，必須增強(qiáng)全員保密意識(shí)，加強(qiáng) 組織領(lǐng)導(dǎo)。如有違反者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以 10元罰款，造成設(shè)備損壞的，由其賠償經(jīng)濟(jì)損失。 六、軟盤使用前，必須確保無病毒；由各計(jì)算機(jī)使用部門制定病毒作業(yè)計(jì)劃（含檢測周期、時(shí)間、方式、工具及責(zé)任人），報(bào)總經(jīng)辦 /人行部檢查其實(shí)施情況。 內(nèi)部傳閱的各種草稿盡量利用使用過的紙（正面有字，反面能書寫），不準(zhǔn)使用公司統(tǒng)一印制的稿紙，如有違反者一次罰款 5 元。 領(lǐng)發(fā)物品隨時(shí)記帳，計(jì)算余量，以便掌握庫存數(shù)量。 三、購買 辦公設(shè)備 /設(shè)施及辦公用品 的購買由需求部門按照“物資采購程序”及物資采購審批權(quán)限進(jìn)行辦理。 六、禁止利用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)聊天、娛樂、下載與工作無關(guān)的信息等。接聽電話一般在鈴響三次內(nèi)接聽。 月末由總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理將當(dāng)月各部門電話費(fèi)用額、獎(jiǎng)罰處理情況及各手機(jī)使用者費(fèi)用額報(bào)總經(jīng)理閱批。財(cái)務(wù)部按各部門電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算，超費(fèi)自付，特殊情況需集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)核銷，其他人無權(quán)核銷超標(biāo)準(zhǔn)電話費(fèi)。 五、各部門接待外單位介紹來人時(shí)，應(yīng)認(rèn)真查對(duì)來人姓名、商辦事項(xiàng)和介紹信所列的事項(xiàng)是否相 符；并在留下的介紹信背面簽注辦理情況，以便日后查對(duì)。 《用印申請(qǐng)單》的管理 （ 1）使用公司法人章填報(bào)后的《用印申請(qǐng)單》在總經(jīng)辦 /人行部存檔。 加蓋印章審批權(quán)限劃分 （ 1）經(jīng)常性加印項(xiàng)目，如介紹信、包裹單、匯款單等項(xiàng)目需要加蓋法人印章的由經(jīng)辦人所在部門主管經(jīng)理簽字， 交經(jīng)總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理 審批。 四、以上三種印章在使用時(shí)必須按規(guī)定辦理，否則出現(xiàn)問題，由該印章保管人員負(fù)責(zé)一切經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任，并處以每次 500 元的罰款。如法人章（公章），法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、銷售公司章、品控部檢驗(yàn)專用章等。 公出人員在外地需要打印、復(fù)印材料時(shí)，應(yīng)將打印原件留存，索要發(fā)票，另附紙標(biāo)明打印 /復(fù)印原因、打印 /復(fù)印時(shí)間、材料收件人，以做報(bào)銷依據(jù)，無以上材料公司不予報(bào)銷。 不得利用公司計(jì)算機(jī)打印私人材料。 二、卷案不可借出，只提供在檔案存放室查閱，未立案的文件及資料可借出。 歸檔要注意整潔，歸檔前先把資料進(jìn)行分類，以便所有的材料隨手可得，避免盲目查找。無總經(jīng)辦 /人行部在設(shè)備發(fā)票上確認(rèn)收到該設(shè)備相關(guān)資料的簽字，財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。 接收的大中專畢業(yè)生，考核時(shí)的一切資料及其畢業(yè)證復(fù)印件交人力資源部 /人事行政部存入個(gè)人檔案。 三、檔案管理歸口部門 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)集團(tuán)總部的證照檔案、系統(tǒng)內(nèi)下發(fā)的文件（制度）檔案、集團(tuán)總部設(shè)備檔案、技術(shù)檔案的管理歸檔； 企管部負(fù)責(zé)集團(tuán)系統(tǒng)所有合同檔案的管理歸檔； 人力資源部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部所有人員及分公司部門副經(jīng)理以上人員的人事檔案的管理歸檔； 分公司人行部負(fù)責(zé)本公司所有證照檔案、文件（制度）檔案、部門副經(jīng)理以下人員的人事檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)檔案 的管理歸檔； 分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)本公司所有合同檔案的管理歸檔。 （十三）印制版記 由公文印發(fā)部門名稱和印發(fā)日期。 （九）成文日期 一般署會(huì)議通過或者領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。 全文共三級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??”第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”。 順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，自每年第一件起按發(fā)出時(shí)間順序編排。 （七）規(guī)定 用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。 各部門、副總、總經(jīng)理會(huì)簽意見可另附紙。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱不能留存或復(fù)印，事后，當(dāng)需要再次查閱時(shí)，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當(dāng)場借閱當(dāng)時(shí)還。 (5)、需要對(duì)外發(fā)文時(shí)，由總經(jīng)辦 /人事行政部文員打印、蓋章、封裝、寄發(fā)。 (4)、自收到需會(huì)簽文件起各會(huì)簽單位及個(gè)人須在處理時(shí)限內(nèi)回復(fù)，提高效率，文件擬制部門負(fù)責(zé)文件會(huì)簽跟蹤工作。內(nèi)部自制文件包含本集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件。 五、自制文件 擬制： 由文件起草部門擬稿，文稿要求語言通順、邏輯清 晰、簡潔易懂、文 字嚴(yán)肅，避免使用晦澀及地方口語等詞匯敘述。 批示 總經(jīng)理或其他被授權(quán)批示者作最終的批示，并簽字。 歸檔 (1)、所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負(fù)責(zé)對(duì)接收文件 和本分公司自制文件）歸檔存查。 七、公文處理時(shí)限 特急件 ：各會(huì)簽單位需在半小時(shí)內(nèi)回復(fù)，隨到隨辦。 （二）決定 用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排。 （一）版頭 由公司全稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。 （四）標(biāo)題 由公文的主題和文種組成，字體采用華文中宋二號(hào)字（加黑）。 全文共六級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??” 第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”第四級(jí)用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??” 第五級(jí)用“ A、 B、 C、??” 第六級(jí)用“ a、 b、 c、??”。成文日期年、月、日均用阿拉伯?dāng)?shù)字。 四、公文的漢字從左至右橫排。 證照檔案的保存期限為永久性保存。各業(yè)務(wù)部訂立的合同（協(xié)議）原件，由企管部負(fù)責(zé)管理，合同承辦人使用復(fù)印件。 九、技術(shù)檔案的管理 各部門技術(shù)資料，如：與集團(tuán)業(yè)務(wù)相關(guān)的法規(guī)條文、國標(biāo)、企標(biāo)、工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等全部由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)管理歸檔，如屬絕密文件應(yīng)由總經(jīng)辦 /人行部登記其發(fā)行版本、發(fā)行日期、總頁數(shù)，并將其名錄歸檔，注明存放部門、發(fā)行使用部門。 注意做好保密工作，檔案柜要堅(jiān)固，做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。 五、借閱的檔案交還時(shí)， 檔案管理人員必須當(dāng)面點(diǎn)清，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。 文件存檔規(guī)范，計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)文件應(yīng)遵照《制度匯編》辦公管理制度中《檔案管理辦法》執(zhí)行。 由總經(jīng)辦 /人行部文員統(tǒng)計(jì)月費(fèi)用，月底統(tǒng)一匯總各部門耗用傳真費(fèi)用， （除總經(jīng)辦 /人行部之外有傳真機(jī)的，傳真費(fèi)用統(tǒng)一納入辦公費(fèi)用）；收傳真由總經(jīng)辦 /人行部文員登記，并通知接收部門領(lǐng)取、登記。 三、印章的適用范圍 公章 適用于公司介紹信、包裹領(lǐng)用單、匯款單、財(cái)務(wù)部報(bào)表、證明、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等重要材料需要時(shí)的加 蓋。 公司各部門及員工申請(qǐng)加蓋公司法人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、銷售公司章等按下列程序辦理。 （ 5）以上項(xiàng)以外的其他資料的加印，相關(guān)副總經(jīng)理或各分公司總經(jīng)理有最終審批權(quán)。 （ 4）財(cái)務(wù)類報(bào)表使用財(cái)務(wù)專用章、法人章及法人名章的《用印申請(qǐng)單》與報(bào)表復(fù)印件同時(shí)存檔。 開具的介紹信要有編號(hào)和騎縫章，存根和發(fā)出信的內(nèi)容要一致。 辦理國際業(yè)務(wù)的部門使用電話必須認(rèn)真、詳細(xì)地做好使用記錄。 接、打電話用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時(shí)間。 一、集團(tuán)所屬以下部門及個(gè)人可實(shí)行計(jì)算機(jī)上網(wǎng)辦公： 集團(tuán)總經(jīng)辦、人力資源部、研發(fā)部、綜合計(jì)劃部、企劃部、企管部、各分公司人事行政部、集團(tuán)各副總、銷售總監(jiān)。 二、建帳 公司所有辦公設(shè)備均須建帳，建帳時(shí)按各部門 /科室由財(cái)務(wù)人員、企