【正文】 管部人員共同盤點，屬辦公設備 /設施均須一一登記入帳，并由物品使用部門經理簽字確認。 常規(guī)消耗性報表應按其消耗水平確定印刷、訂購數量（各部門提報計 劃時應附報表格式）。 財務部經理核對各類辦公用品收支、實物臺帳。 計算機使用管理規(guī)定 一、計算機歸口管理部門為總經辦 /人行部。 八、計算機若兩小時以上不使用，則須關機，班后將計算機及附屬設備（打印機、掃描儀等）關閉，檢查斷開總電源。 四、為了延長復印機的使用壽命，實行定時開機復印的辦法，每日開機兩次，集團 9： 0016： 00；分公司 10： 00— 11： 00、 15： 00— 16： 00 為開機復印時間。為了規(guī)范文件保密工作，現將文件密級確定原則及管理要求明確如下： 秘密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開場合學習討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關的規(guī)章制度等。 重要會議的 絕密內容，不印文件，也不準做記錄。 （四）財務保密 加強財務保密工作，必須注意以下幾點： 1．嚴禁非相關人員進入財物部門。 機密車間和工序不得將資料及記錄帶出，不得泄露。 有關工作人員不得泄露員工的職業(yè)生涯設計。 如果外來人到我公司詢問公司涉密情況或索要材料，未經總經理同意，公司員工任何人都不能透漏和提供。 申請部門經辦人員持經批準的《圖書資料購置申請》，向財務部門申請相應款項購置圖書資料。 集團總經辦 /人行部每季度對各部門保管之圖書資料進行核查一次，具體時間為每年 3 月、 6 月、 9 月、 12 月的最后一個工作日。 二、 法律顧問的基本職責有：協(xié)助公司領導執(zhí)行法律，法規(guī)，對公司 重大經營決策提出法律意見；參與起草、審核重要的規(guī)章制度；審核公司合同、參加重大合同的談判和起草工作；辦理公司商標、專利、商業(yè)秘密的保護等有關法律事務；接受公司領導的委托，代理公司的訴訟案件；負責對公司員工進行法律知識培訓；辦理公司領導交辦的其他法律事務。未經允許，任何部門或人員不得擅自行事。 六、凡對外發(fā)生有約定性經濟行為，必須采用書面方式訂立合同書或協(xié)議書。 十一、訂立業(yè)務性合同，應使用合同專用章，合同章由專人保管，使用時應履行審批手續(xù)。 標的額 5 萬元以下的合同（協(xié)議）由企管部審核把關， 5 萬元以上的合同（協(xié)議）由法律顧問審核把關。 合同內容中修改的地方，必須加蓋雙方公章或合同專用章，或法定代表人名章。 三、副總出面或安排的接待不需填寫請示單。 關于內部宴請招待的規(guī)定 為轉變工作作風，提高工作 效率，就集團系統(tǒng)內部工作往來中的接送站及宴請招待等事宜做如下規(guī)定： 一、各級管理人員應該進一步轉變工作作風，在工作中做到不講排場，不給別人找麻煩，不要非份的東西，往來 接待部門應取消一切宴請活動、檢查指導工作的管理人員應謝絕一切超出規(guī)定的接待活動，養(yǎng)成良好的工作習慣。 上級交辦的工作要及時匯報，不論完成與否，均要及時匯報進度，平行部門間工作也應及時回復。 四、匯報程序 不允許以停工的形式向上級反映問題，不允許以煽動聚眾起哄的形式反映問題。 四、請示工作時，如董事長在辦公室，敲門后不要等董事長回答即可進入請示工作。 三、格式 按固定格式填報，不可漏項，主要有以下幾方面內容： 本月計劃內工作、非計劃內工作完成情況； 工作中存在的主要問題，采取了哪些整改措施； 工作中存在的困難及建議； 本月最滿意、最不滿意的工作； 下月工作計劃。 一、各部門統(tǒng)計員為部門報表第一責任人，具體負責相關數據統(tǒng)計、匯總、上報及領導隨時所需數據的上報等具體統(tǒng)計報表工作，并對所報數據負責。 六、兩級以上報表，每級的受表人為下級呈表人的審核人，需橫向核對數據的報表人互為審核人。 根據編制計劃的目的、時間區(qū)間不同，按時間分類可分為月度計劃、季度計劃、年度計劃、近期計劃、中短期計劃、長期計劃（規(guī)劃）。 物資需求計劃必須對各類所需物資的數量，采購時間期限做出明確的界定。 在執(zhí)行計劃的過程中，部門間發(fā)生不協(xié)調現象，由人事行政部負責協(xié)調。 部門月度工作計劃的主要應包括：主要重點工作內容、措施、完成時間、具體負責人。 四、生產作業(yè)計劃 生產部按照綜合計劃部月生產量及儲運部臨時生產計劃通知，編制出生產作業(yè)計劃。 九、統(tǒng)計報表工作由人力資源部 /人行部負責考核，由財務部執(zhí)行處罰。 四、按照報表程序，需兩級或兩級以上呈報、核對、 匯總的報表必須按時逐級呈報，呈表人應與受表人密切配合，不得互相推諉、扯皮，影響工作。 二、集團總經理直管部門和人員，周工作計劃應于每周一 8:00 前交到總經辦，公出期間應在此時間傳至總經辦。 七、董事長批示后的文件與材料，各部門要妥善保管，防止丟失；需要 存檔的，一律復印存檔。 如違反本規(guī)定，造成的一切損失，將由參與者負責賠償。 三、數據匯報 各部門向領導匯報新工藝、新產品、材料預算、成本核算等應細致、準確、調查、研究，按以下程序進行匯報： 各種數據不能聽說，必須自己驗算，并有公式。 請示： 沒有文件明確規(guī)定的；超出自己職權范圍的；沒有處理過的。 五、陪餐規(guī)定： 如客人下午離開公司，中午可陪餐。 每個合同的主辦部門和人員要各司其職，對合同校對、履約應承擔相應責任。 十六、注意事項： 屬于對外經濟合同，必須按照審批權限層層核批，經濟業(yè)務的主辦部門（或人員）即合同的起草部門（或人員）必須反復仔細斟酌合同條款，做到語言精煉、措詞嚴謹，無文字和數字疏漏與錯弊；做到無常識性錯誤、漏洞。 十三、部門經 理以上人員簽訂合同（協(xié)議）權限如下： 集團部門經理有簽訂一次性標的額 1 萬元以下合同（協(xié)議）的權力。 九、對屬于經常性、日常業(yè)務范圍內的合同訂立，暫定授權部門主管，實行每件合同均單獨授權委托。 二、本規(guī)定所指合同范圍，包括采購合同，經銷合同、廣告全同、運輸合同、承攬合同、技術合同、保管合同，以及對外訂立的各種協(xié)議。咨詢者必須實事求是、客觀、公正的反映事物本來面目，不得隱瞞或夸大事實真相。 借閱圖書要按時歸還，雜志十天內，長篇圖書一個月內歸還，如因工作需要不能近期歸還時，可續(xù)辦手續(xù)。 所有圖書必須按圖書管理卡要求進行登記，寫明圖書名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年月、價格。 分公司總經理負責分公司各部門圖書資料購置的最終審查和資金批準。 集團各部門、各分公司都要明確本部 門、本公司的涉密事項和涉密人員，做到重點明確。 集團及各分公司所屬財務部門在核算、發(fā)放薪資時，應嚴格遵守財務保密制度，相關財務人員應有嚴格的保密意識，不得透露員工個人工資信息，并保證薪資對號領取，不得代領。內部發(fā)放時須標注受控狀態(tài)、加蓋受控章及分發(fā)號，注意保密，做好發(fā)放記錄，員工辭職、離任時要注意回收。 會議結束后，要對會議場所進行一次認真的保密檢查，對文件、資料進行清點，應收回的要全部收回。 為了落實文件保密規(guī)定，涉密人員應及時清理文件，機密級以上文件草稿及印 廢的紙張應立即銷毀，不得二次使用，更不能流失。 保密工作是關系到企業(yè)命脈，必須引起我們的重視。 復印機使用的規(guī)定 一、復印機是高檔辦公設備，必須由專人負責使用 ，其它人員一律不得擅自動用，并由總經辦 /人行部負責監(jiān)督、檢查。 五、信息載體必須安全存放、保管、防止丟失或失效；重要信息要拷貝軟盤或移動硬盤，離職、離任時須將硬盤、或移動硬盤及軟盤的內容交接清楚。凡背面能夠書寫的紙張（但文件、財務報表等涉密材料不可利用）應該妥善保管，以備做打草稿用紙，違反者一次罰款 5 元。 購后物資及時通知需求部門領取。財務部見設備設施管理人員簽字后，方可給予購買辦公設備 /設施報銷。 五、工作需要時可上網查詢信息、收發(fā)電子郵件，但必須認真做好上網時間記錄和使用記錄并根據 本部門實際情況制定出固定的查詢郵件時間。 打電話一般電話零聲響五次無人接聽，即掛機。每月周一由總經辦 /人行部向郵局查詢以上通訊費用的使用情況，如手機的余額較低時，由總經辦 /人行部負責為手機交費，每月最少交費額為持機人月定額費用；持機人出差時另行付費；其它通訊設備按其各自繳費額規(guī)定進行交費。每月各部門電話實用額，由話費查詢部門在每月 30 日前對照各部門電話費用標準核查后，將結果、處理意見、手機實際費用一并報財務部經理。 四、如發(fā)現介紹信丟失，領用人應立即向總經辦 /人行部反映，及時采取相應措施。 （ 3）合同章保管人員必須對上述項目及申請單中加蓋份數進行再次審核后方可給予加蓋合同章，并做好《合同章使用記錄》。 品控部檢驗章，如質量檢驗合格章、化驗室檢驗章經品控部經理、化驗室主 任確認無誤后，即可蓋章，所有蓋章資料均須備份，以便查閱。 品控部專用章 適用于品控部在公司內部下發(fā)的通知及出口時商標機構提供的合格檢驗報告專用。 定義 本辦法所稱之印章是指公司業(yè)務上必要的，通過其使用能對外表達公司意思的印鑒。 屬證件、原始資料等特殊材料需要復印，不受份數限制，可根據需要復印，但必須經過請示、上級領導批準后方可復印。 第二章 辦公事務管理 打印、復印、傳真管理制度 一、打?。? 凡屬以集團、分公 司名義下發(fā)的文件、報表、工作計劃、總結、報告、會議紀要、通知、通報、公函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰決定等均在打印范圍內。 檔案資料借閱管理制度 一、借閱檔 案（包括證照、文件（制度）、人事檔案、合同、設備、技術等資料），必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；借閱涉密的檔案須經相關業(yè)務部門經理級以上的領導批準方可借閱。準確地做好文件索引，以便于查找。 八、設備檔案的管理 各部門購買設備及物品，（如計算機、打印機、復印機、傳真機、空調等）生產設備及生產輔助設備（如化驗室設備、研發(fā)專用設備等）凡是帶有圖紙、說明書、保修卡、用戶手冊等資料應全部交總經 辦 /人事行政部存入設備檔案，建立永久性檔案。 六、人事檔案的管理 集團系統(tǒng)所有管理人員，其應聘表、經濟擔保書、畢業(yè)證復印件、筆 試題試卷存入個人檔案，在試用期內建立臨時檔案，正式聘用后建立正式個人檔案。 二、檔案分為證照檔案、文件（制度）檔案、人事檔案、合同檔案、設備檔案、技術檔案等類別。 （十二）抄送部門 是指除了主送部門之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。 （八）部門署名 應當用全稱或者規(guī)范化簡稱，發(fā)文部門署名應采用黑體三號字標 注于正文的右下方。 全文共二級的第一級用“一、二、三、??” 第二級“ ??”。用阿拉伯數字寫，用中括號括起。 （六）報告 用于向公司領導匯報工作、反映情況、提出建議，答復領導的詢問。 附件： 文件簽發(fā)審批單 文件名稱 編號 密級 主要內容 類別 擬制部門 擬制人 部門經理 主送單位 抄送單位 會簽范圍及會簽意見 部門 經理 副 總 總經理 注： 文件經總經理簽批后，發(fā)放用印時不必使用用印審批單。 機密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個別部門或 相關人員學習、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關人事任免事項；質量問題通報；產值、產量、利稅、庫存產品、用肉量 等統(tǒng)計數據；供貨廠家、銷售客戶資料等。 (4)、總經辦 /人事行政部文員按《文件簽發(fā)審批單》中注明的份數復印下發(fā)。 (3)、各部門收到需要會簽的文件時，須本著認真的態(tài)度，必要時征集本部門員工意見，盡量提供相關資料供起草部門參考。 二、外來文件包含公文、傳真資料、法律條款、地方性法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等項目。 文件盡量不制定補充規(guī)定，如需要增加補充、修改條款，可將原文作廢重新制定，以保證制度的連貫性。 出稿復印、下發(fā) (1)、文件起草部門將修訂后的文稿拷盤，由總經辦 /人事行政部文員出稿。 (2)、若執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時，可存檔復印件。 急件： 各會簽單位需在 1 小時內回復，一天內處理完畢。 （三）意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。 版頭字體采用姚體 60 號字。 （五）主送部門 主送部門是指公文的主要受理部門，規(guī)定、通報可以不寫主送部 門（或在版記中體現），字體采用黑體三號字。 公文首頁應根據標題行數合理排列正文行數。 （十）印章 下發(fā)公文都應加蓋集團印章。主標題、副標題、正文之間的用字要有明顯區(qū)別。 五、文件（制度）檔案的管理 所有