【正文】 七、管理與考核 公司人力資源部 /人行部是計(jì)劃管理工作的綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督、 檢查、考核部門。 生產(chǎn)部必須及時(shí)核定出各種生產(chǎn)定額，并保證定額科學(xué)性、先進(jìn)性、合理性，為編制生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃奠定基礎(chǔ)。 二、計(jì)劃管理的范圍及內(nèi)容 公司實(shí)行全方位計(jì)劃管理，銷、供、產(chǎn)各單位及部門；技術(shù)管理、行政管理部門，凡公司獨(dú)立設(shè)置的單位、部門都實(shí)行計(jì)劃管理，工作都要有目標(biāo)、計(jì)劃。 五、各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表工作負(fù)有審查和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 四、有保密事項(xiàng)時(shí)，可用信封密封后上交。 二、時(shí)間 每月 30 日前將“月工作總結(jié)”交人力資源部 /人行部，出差人員以信件或傳真形式遞交； 有保密事項(xiàng)時(shí)，可用信封密封后上交。 二、請(qǐng)示工作所寫的書面材料必須字跡清楚，簡(jiǎn)明扼要。 明確匯報(bào)內(nèi) 容，采取公式化，并對(duì)各種數(shù)字來源列出計(jì)算公式。 在正常情況下，職員遇到解決不了的問題應(yīng)請(qǐng)示本部門經(jīng)理；部門經(jīng)理遇到解決不了的問題應(yīng)請(qǐng)示分管本部門的副總經(jīng)理，副總經(jīng)理解決不了的問題請(qǐng)示總經(jīng)理。晚餐按以上標(biāo)準(zhǔn)招待，早餐自行安排。標(biāo)準(zhǔn)與公司提供的統(tǒng)一午餐相同，由該部門 經(jīng)理填寫“希波集團(tuán)午餐招待券”交總經(jīng)辦 /人行部辦理訂餐。 合同必須由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，合同必須標(biāo)明當(dāng)頁頁次和總頁數(shù)。 集團(tuán)副總有簽訂一次性標(biāo)的額 10 萬元以下合同（協(xié)議）的權(quán)力。 十、訂立合同（協(xié)議）時(shí)，必須認(rèn)真核實(shí)對(duì)方的主體資格、資金信用 能力和履行能力，嚴(yán)格防范合同詐騙，非法定代表人代訂合同，須核實(shí)其代理權(quán)及其代理權(quán)范圍。 四、所有合同（協(xié)議）在訂立前，必須經(jīng)企管部或法律顧問審核無異議后 （審核時(shí)間為三天），方可進(jìn)入訂立程序。法律顧問必須為所提供的法律意見的正確性負(fù)責(zé)。 附件：圖書資料購置申請(qǐng)書 申請(qǐng)部門 經(jīng)辦人 購書用途 書目 價(jià)格 合計(jì)金額 審批 部門確認(rèn) 總經(jīng)辦或分公司總經(jīng)理確認(rèn) 第八章 法律事務(wù)、合同管理 法律咨詢辦法 一、 公司設(shè)常年法律顧問負(fù)責(zé)公司日常法律咨詢事務(wù)。 （三）圖書資料的保管 圖書 資料管理人員負(fù)責(zé)對(duì)圖書的分類、整理與借閱工作。 各部門負(fù)責(zé)申請(qǐng)、購入本部門的各類圖書資料；負(fù)責(zé)本部門圖書資料的登記，保管、借閱記錄管理。 對(duì)涉及秘密事項(xiàng)和涉密人員的部門和人員，須結(jié)合績效考核嚴(yán)格檢查。 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不得泄露人事任免意向。 生產(chǎn)車間原則上不準(zhǔn)接受參觀，更不允許拍照、攝像；必須接受參觀和攝像的請(qǐng)示集團(tuán)總經(jīng)理同意后，方可帶領(lǐng)其進(jìn)入車間。 （三）電子計(jì)算機(jī)保密 涉密文件需給文件加設(shè)密碼，應(yīng)除存放在計(jì)算機(jī)硬盤上以外，需拷貝備軟盤，以免文件內(nèi)容被竊取、丟失。 （二）會(huì)議保密 集團(tuán)及各分公司召開內(nèi)部重要會(huì)議，會(huì)前要部署保密工作，進(jìn)行必要的保密安排，為做好會(huì)議保密工作，制定會(huì)議保密具體規(guī)定如下： 應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和需要，嚴(yán)格確定出席、列席人員，無關(guān)人員不準(zhǔn)參加會(huì)議，不經(jīng)批準(zhǔn)，其他任何人員不得進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。 二、關(guān)于保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 為加強(qiáng)對(duì)保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)研究決定成立集團(tuán)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由集團(tuán)各副總、分公司總經(jīng)理、集團(tuán)總經(jīng)辦主任、分公司人行部經(jīng)理、銷售內(nèi)勤等組成。 二、專責(zé)人要認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握復(fù)印機(jī)使用，保養(yǎng)基本知識(shí)，并嚴(yán)格按操作規(guī)程使用，保養(yǎng)，并按照復(fù)印機(jī)保養(yǎng)協(xié)議，定期聯(lián)系落實(shí)保養(yǎng)工作，出現(xiàn)故障由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)修理。 七、計(jì)算機(jī)操作人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用；對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。 各部門制定的各種表格必須本著節(jié)約用紙、壓縮 篇幅的原則，能小的盡量小，不得有明顯的空白。 五、監(jiān)督與考核 辦公用品每月月末盤點(diǎn)，監(jiān)督發(fā)放數(shù)量及各部門消耗辦公用品費(fèi)用： 辦公用品每月月末盤點(diǎn)，要求結(jié)余物資帳物相符。 所有辦公設(shè)備 /設(shè)施及辦公用品，都由辦公駐地財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。 第五章 辦公用具管理 公司辦公設(shè)備、用品管理規(guī)定 一、范圍 公司辦公設(shè)備 /設(shè)施包括：計(jì)算機(jī)（含手提式）、打印機(jī)、掃描儀等計(jì)算機(jī)附屬設(shè)備、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話、驗(yàn)鈔機(jī)、打卡機(jī)、辦公室內(nèi)空調(diào)、飲水機(jī)、辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、窗簾、蓋布、計(jì)算器、算盤、各類文件夾、訂書器、打孔器、剪刀、削筆刀等一切辦公設(shè)備 /設(shè)施。 各部門查找電話號(hào)碼可到總經(jīng)辦 /人行部查閱電話號(hào)碼簿，查詢不到方可播打 114 進(jìn)行查詢。 電話費(fèi)用需預(yù)交的，可由總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理按其權(quán)限辦理。 各部門電話不得用以私人、私事通話，如有特殊事，先請(qǐng)示本部門領(lǐng)導(dǎo)同意，做好詳細(xì)登記，月末上報(bào)話費(fèi)查詢 部門，按當(dāng)?shù)赝ㄓ嵵行牡怯浀脑捹M(fèi)清單金額到財(cái)務(wù)付款。 六、注意事項(xiàng)： 開具介紹信時(shí)要對(duì)使用介紹信個(gè)人或部門嚴(yán)格審核，如：用信人的姓名、所在部門、事由等。 （ 2）使用財(cái)務(wù)專用章、法定代表人名章填報(bào)后的《用印申請(qǐng)單》與在財(cái)務(wù)部存檔。 （ 2）財(cái)務(wù)報(bào)表、 證明、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等 需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認(rèn)（財(cái)務(wù)票據(jù)正常業(yè)務(wù)按法定代表人批準(zhǔn)之相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。 五、印章的使用 只有印章的保管 責(zé)任者才能保管和加蓋印章。 二、印章的管理 集團(tuán)相關(guān)部門及各分公司須將其業(yè)務(wù)必需之印章圖樣、尺寸說明連同相應(yīng)管理制度或辦法報(bào)集團(tuán)總經(jīng)辦備案。 不得利用公司復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)復(fù)印私人材料。 各部門負(fù)責(zé)本部門所有材料的打印，需要下發(fā)的文件或規(guī)章制度、通知由各部門擬訂打印、校稿，會(huì)簽批準(zhǔn)后拷盤，交由總經(jīng)辦 /人事行政部歸口下發(fā)、存檔； 總經(jīng)辦 /人事行政部文員對(duì)外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒 的軟盤應(yīng)拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。 三、借閱期限不得超過 10 天，到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 立卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和 批復(fù)放在一起。 各項(xiàng)基建施工與工程有關(guān)圖紙，一律把原稿移交總經(jīng)辦 /人事行政部文員管理。 人事檔案的保存期限為該同志辭職后一年，屆時(shí)列表報(bào)批后監(jiān)督銷毀。 四、證照檔案的管理 集團(tuán)系統(tǒng)所有證照，如：稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、車輛各種牌照、各種榮譽(yù)證書、專利證、資格證等，均須以復(fù)印件及原件兩種形式存檔。在公文末頁下部印三條橫線，上面兩 線之間 注明抄送部門，下面兩線之間左側(cè)注明擬制文件部門名稱，右側(cè)注明印 發(fā)日期。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，因故不能及時(shí)發(fā)文時(shí)，成文日期可請(qǐng)示簽發(fā)人重新確定。 全文共四級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??” 第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”第四級(jí)用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??”。 （三）橫隔線 隔開公文的版頭部分與行文部分的橫線。 （八）會(huì)議紀(jì)要 用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。 公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定 一、公文的性質(zhì) 公文是處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是指示、匯報(bào)和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具，各部門必須認(rèn)真貫徹本規(guī)定，切實(shí)做好公文處理。 絕密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領(lǐng)導(dǎo)或 極小范圍內(nèi)人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標(biāo)準(zhǔn)、品控部的工藝流程、工藝標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)配方、制造成本、研發(fā)部的新品開發(fā)計(jì)劃、正在研制中的新產(chǎn)品的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營銷機(jī)制、促銷方案、營銷價(jià)格等，此類文件應(yīng)嚴(yán)格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。 (6)、收到文件的單位及個(gè)人須在文件發(fā)放記錄中簽字確認(rèn)，文件發(fā)送到各部門后，部門經(jīng)理應(yīng)組織本部門人員學(xué)習(xí)，并妥善保管，裝訂成冊(cè)，便于查閱、執(zhí)行。 (5)、各會(huì)簽單位必須在會(huì)簽單上簽名且標(biāo)注日期，以明確責(zé)任。 三、文書歸口管理部門為集團(tuán)總經(jīng)辦；分公司由人行部；自制文書的會(huì)簽必須經(jīng)總經(jīng)辦。 四、收文 外來文件收文由公司總經(jīng)辦 /人行部文員登記，請(qǐng)示部門經(jīng)理文件是否轉(zhuǎn)發(fā)，轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)按自制文件會(huì)簽程序會(huì)簽后轉(zhuǎn)發(fā)。 (6)、文件會(huì)簽至各副總后，由文件起草部門依據(jù)會(huì)簽意見結(jié) 果，匯總整理，再次修訂后；方可交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦按各部門會(huì)簽意見再審后交總經(jīng)理審批。 (7)、總經(jīng)辦 /人行部每月定期檢查各部門的文件傳達(dá)及保存情況，如有文件丟失或傳達(dá)不到位，則報(bào)人力資源部作為績效考核項(xiàng)目。 各級(jí)人員必須嚴(yán)守秘密，有泄密事件發(fā)生，按《保密制度》處理。 二、根據(jù)本公司實(shí)際情況，現(xiàn)對(duì)公文做如下分類： （一）決議 用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。 三、公文格式 公司下發(fā)公文由版頭、發(fā)文字號(hào)、橫隔線、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、主題詞、主送部門、抄送部門、印制版記 組成。由紅色橫線組成，位于 發(fā)文字號(hào)下方。 全文共五級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??” 第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”第四級(jí)用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??” 第五級(jí)用“ A、 B、 C、??”。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日， 采用黑體三號(hào)標(biāo)注于發(fā)文部門署名右下方。 一般公文可以不采用抬頭，由標(biāo)題、正文、附件、部門署名、成文日期組成，但內(nèi)容格式必須按本規(guī)定第四條執(zhí)行。 各類證照除列出名錄外，均須登記其有效年限，以便及時(shí)更換證照，保證其有效性。 七、合同檔案的管理 公司對(duì)合同原件，即合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電 傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）實(shí)行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。 設(shè)備檔案的保存期限為該設(shè)備報(bào)廢后 1 年，屆時(shí)列表報(bào)批后監(jiān)督銷毀。 文件檔案除將文稿存檔外，計(jì)算機(jī)中亦需存盤建檔，建檔按類別及時(shí)間順序建立，便于查找。 四、借閱檔案人必須愛護(hù)檔案，保護(hù)其安全及保密性，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、損壞，未經(jīng)部門經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)允許，絕密資料未經(jīng)副總經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)允許，不得擅自摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借。 總經(jīng)辦 /人事行政部文員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全， 打印稿排版是否按 公司行文規(guī)范，美觀合理，對(duì)文字進(jìn)行最終校對(duì)，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確認(rèn)后修改。 三、傳真： 所有傳真機(jī)均應(yīng)建立傳真記錄，登記傳真機(jī) 使用情況，并填寫《傳真機(jī)使用登記表》，發(fā)傳真須由部門經(jīng)理在傳真材料背面簽批后方可發(fā)出。 集團(tuán)各相關(guān)部門及分公司對(duì)印章的管理須設(shè)專人負(fù)責(zé)、并將該管理人員姓名報(bào)集團(tuán)總經(jīng)辦備查。保管責(zé)任者因故不在時(shí)需托相關(guān)人員代行其職責(zé)，因委托不善造成失誤或損失者，由委托人和受托人負(fù)連帶責(zé)任。 （ 3）本款所稱涉及公司重大利益資料系指： A、與經(jīng)營責(zé)任相關(guān)的資料 B、債務(wù)保證，特別貸款 C、所涉標(biāo)的超過 10 萬元以上的合同 D、訴訟裁判相關(guān)資料 E、可能給公司造成 10 萬元以上損失的其他相關(guān)資料 （ 4） 使用財(cái)務(wù)專用章必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、副董事長審核同意方可使用。 （ 3） 使用合同章填報(bào)后的《用印申請(qǐng)單》與在財(cái)務(wù)部留存或備份 合同文 本同時(shí)存檔。 部門名稱要用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱，標(biāo)明簽署、用印時(shí)間。 二、國際電話使用規(guī)定 由需要辦理國際業(yè)務(wù)的部門填寫請(qǐng)示單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交總經(jīng)辦 /人行部，由總經(jīng)辦 /人行部按照總經(jīng)理批示將所要使用的電話國際網(wǎng)打開。 四、通話注意事項(xiàng) 接聽電話一律用文明用語：“您好！希波集 團(tuán)”或“您好！希波”。 關(guān)于計(jì)算機(jī)上網(wǎng)使用的有關(guān)規(guī)定 為加強(qiáng)并規(guī)范集團(tuán)辦公自動(dòng)化，提高部門間信息傳遞速 度和工作效率，制定本規(guī)定。 公司辦公用品包括：軟盤、膠水、雙面膠、鋼筆水、圓珠筆、炭素筆、鉛筆、 橡皮、紙張等消耗性物品。 辦公用品購買由需求部門提報(bào)領(lǐng)用計(jì)劃，部門經(jīng)理批準(zhǔn)，交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部按辦公用品臺(tái)帳，確定購買與否、購買數(shù)量，實(shí)施采購（分公司可交由采購員實(shí)施采購）。 核對(duì)辦公用品領(lǐng)用單與辦公用品臺(tái)帳顯示發(fā)放數(shù)量。 正常消耗性文具用品如：圓珠筆、炭素筆、膠水領(lǐng)用時(shí)交舊領(lǐng)新，否 則不予核發(fā)。發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修，以免影 響工作。 三、為了節(jié)約費(fèi)用，各部門領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格控制復(fù)印量。集團(tuán)及各分公司保密工作主要包括以下內(nèi)容： （一）文件保密 文件保密，是集團(tuán)及各分公司印發(fā)的文件（含圖表和傳真）需確定適當(dāng)?shù)拿芗?jí)，并按照密級(jí)管理要求嚴(yán)格控制。 不經(jīng)批準(zhǔn)，與會(huì)人員不準(zhǔn)向外泄露會(huì)議內(nèi)容。 存儲(chǔ)文件的軟盤不得隨意放置，將其放置保密處或交給檔案管理人員，不得將存有保密內(nèi)容的文件亂放或?qū)④洷P借給他人，存在軟盤上的文件也應(yīng)加文件密碼。 生產(chǎn)車間的配料室和重要工序嚴(yán)禁非相關(guān)人員入內(nèi) 。 任何人不得泄露領(lǐng)導(dǎo)單獨(dú)給予的獎(jiǎng)勵(lì)。