【正文】 控制辦公用品費(fèi)用，節(jié)約經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，每個(gè)員工必須節(jié)約使用各種辦公用品，不得浪費(fèi)。 核對(duì)辦公用品領(lǐng)用單與辦公用品臺(tái)帳顯示發(fā)放數(shù)量。 必須清楚掌握辦公用品庫(kù)存數(shù)量，經(jīng)常整理與清掃，必要時(shí)實(shí)行防蟲(chóng)等保全措施。 辦公用品購(gòu)買由需求部門提報(bào)領(lǐng)用計(jì)劃，部門經(jīng)理批準(zhǔn)，交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部按辦公用品臺(tái)帳，確定購(gòu)買與否、購(gòu)買數(shù)量，實(shí)施采購(gòu)（分公司可交由采購(gòu)員實(shí)施采購(gòu)）。 公司辦公設(shè)備 /設(shè)施購(gòu)買時(shí)必須通過(guò)設(shè)備設(shè)施管理人員簽字，以便保證公司辦公設(shè)備 /設(shè)施臺(tái)帳的準(zhǔn)確性。 公司辦公用品包括：軟盤(pán)、膠水、雙面膠、鋼筆水、圓珠筆、炭素筆、鉛筆、 橡皮、紙張等消耗性物品。 四、為保證信息安全，在信息收發(fā)完畢后須將收（發(fā)）信箱內(nèi)的相關(guān)信息刪除。 關(guān)于計(jì)算機(jī)上網(wǎng)使用的有關(guān)規(guī)定 為加強(qiáng)并規(guī)范集團(tuán)辦公自動(dòng)化，提高部門間信息傳遞速 度和工作效率，制定本規(guī)定。 通話注重禮貌，體現(xiàn)公司良好的文化素養(yǎng)和精神風(fēng)貌。 四、通話注意事項(xiàng) 接聽(tīng)電話一律用文明用語(yǔ)：“您好！希波集 團(tuán)”或“您好！希波”。 三、通訊 費(fèi)用支付、報(bào)批 凡是公司支付的手機(jī)、 BP 機(jī)、均由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)管理。 二、國(guó)際電話使用規(guī)定 由需要辦理國(guó)際業(yè)務(wù)的部門填寫(xiě)請(qǐng)示單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交總經(jīng)辦 /人行部，由總經(jīng)辦 /人行部按照總經(jīng)理批示將所要使用的電話國(guó)際網(wǎng)打開(kāi)。 各部門沒(méi)有其它部門同意，不得使用其它部門電話。 部門名稱要用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱，標(biāo)明簽署、用印時(shí)間。 三、開(kāi)具介紹信存根應(yīng)妥善保管，按保密要求歸檔，保管期限 5 年。 （ 3） 使用合同章填報(bào)后的《用印申請(qǐng)單》與在財(cái)務(wù)部留存或備份 合同文 本同時(shí)存檔。 （ 2） 合同章 使用部門填寫(xiě)《用印申請(qǐng)單》，部門經(jīng)理簽字，交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核：合同文本名稱、加蓋印章份數(shù)、部門經(jīng)理審核簽批權(quán)限、合同文本簽署部門主管副總、企管部經(jīng)理簽字、總經(jīng)理簽批內(nèi)容等。 （ 3）本款所稱涉及公司重大利益資料系指： A、與經(jīng)營(yíng)責(zé)任相關(guān)的資料 B、債務(wù)保證，特別貸款 C、所涉標(biāo)的超過(guò) 10 萬(wàn)元以上的合同 D、訴訟裁判相關(guān)資料 E、可能給公司造成 10 萬(wàn)元以上損失的其他相關(guān)資料 （ 4） 使用財(cái)務(wù)專用章必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、副董事長(zhǎng)審核同意方可使用。 （ 3）申請(qǐng)人按（ 1）（ 2）項(xiàng)要求簽字后，須將相應(yīng)用印申請(qǐng)單及需加蓋印章之材料一并交印章保管責(zé)任人登記蓋章。保管責(zé)任者因故不在時(shí)需托相關(guān)人員代行其職責(zé)，因委托不善造成失誤或損失者，由委托人和受托人負(fù)連帶責(zé)任。 銷售公司章 適用于以銷售公司名義按公司規(guī)定程序簽訂的與經(jīng)銷商補(bǔ)充協(xié)議及銷 售公司內(nèi)部發(fā)放的文件、制度、通知、通報(bào)類。 集團(tuán)各相關(guān)部門及分公司對(duì)印章的管理須設(shè)專人負(fù)責(zé)、并將該管理人員姓名報(bào)集團(tuán)總經(jīng)辦備查。 部門 復(fù)印機(jī)使用登記表 復(fù)印時(shí)間 材料名稱 紙型 總頁(yè)數(shù) 復(fù)印人 部門經(jīng)理簽字 部門 傳真機(jī)使用登記表 傳真時(shí)間 材料名稱 頁(yè)數(shù) 收 /發(fā) 經(jīng)辦人 部門經(jīng)理簽字 第三章 印章信證管理 印章使用管理辦法 一、總則 目的 為加強(qiáng)集團(tuán)公司印章管理，規(guī)范公司印章的制定、使用程序，使公司業(yè)務(wù)順利運(yùn)營(yíng)，杜絕因印章管理、使用不善造成的不必要損失制定本辦法 。 三、傳真： 所有傳真機(jī)均應(yīng)建立傳真記錄，登記傳真機(jī) 使用情況，并填寫(xiě)《傳真機(jī)使用登記表》，發(fā)傳真須由部門經(jīng)理在傳真材料背面簽批后方可發(fā)出。 月末按各部門復(fù)印登記表由總經(jīng)辦 /人行部匯總各部門耗用紙張、墨粉費(fèi)用，查看費(fèi)用是否超標(biāo)，將結(jié)果報(bào)人力資源部考核； 凡需要復(fù)印的資料，必須經(jīng)本部門 經(jīng)理同意，到人事行政部登記備查，數(shù)量超過(guò) 10 張的必須人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后復(fù)印，分公司復(fù)印 20 份以上的應(yīng)采用油印形式，由需求部門自行印刷。 總經(jīng)辦 /人事行政部文員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全， 打印稿排版是否按 公司行文規(guī)范，美觀合理，對(duì)文字進(jìn)行最終校對(duì)，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確認(rèn)后修改。 七、外單位摘抄卷內(nèi)檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理對(duì)其摘抄完畢的內(nèi)容進(jìn)行審查、簽章同意后，方可帶出檔案存放室。 四、借閱檔案人必須愛(ài)護(hù)檔案，保護(hù)其安全及保密性，不得涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、損壞，未經(jīng)部門經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)允許，絕密資料未經(jīng)副總經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)允許，不得擅自摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借。 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 文件檔案除將文稿存檔外，計(jì)算機(jī)中亦需存盤(pán)建檔，建檔按類別及時(shí)間順序建立，便于查找。 每天都要進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積，熟悉自己管理的檔案，了解歸檔制度。 設(shè)備檔案的保存期限為該設(shè)備報(bào)廢后 1 年，屆時(shí)列表報(bào)批后監(jiān)督銷毀。 合同檔案的保存期限為永久性保存。 七、合同檔案的管理 公司對(duì)合同原件，即合同書(shū)信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電 傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）實(shí)行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。 存檔文件保存期限 10 年，屆時(shí)列表報(bào)批后監(jiān)督銷毀。 各類證照除列出名錄外，均須登記其有效年限，以便及時(shí)更換證照，保證其有效性。 附范本： 佳木斯希波集團(tuán)有限公司文件 希團(tuán)字［ 2020］第 1 號(hào) 關(guān)于集團(tuán) ***管理的規(guī)定 集團(tuán)各部門： 為加強(qiáng) ?? 佳木斯希波集團(tuán)有限公司 2020 年 1 月 5 日 主題詞：集團(tuán) *** 規(guī)定 主送單位：集團(tuán)各副總、各部門 抄送單位：集團(tuán)總經(jīng)理、分公司總經(jīng)理 發(fā)文部門：集團(tuán)人力資源部 發(fā)文日期： 2020年 1月 5日 檔案管理 辦法 一、將資料按條款分類，分別存放，每年年末經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。 一般公文可以不采用抬頭，由標(biāo)題、正文、附件、部門署名、成文日期組成，但內(nèi)容格式必須按本規(guī)定第四條執(zhí)行。 （十一）主題詞 “主題詞”三字用黑體三號(hào)字標(biāo)注于印制版記上方，具體條目用宋體三號(hào)字標(biāo)注，主題詞由公文主題詞及公文種類詞組成，也可根據(jù)公文內(nèi)容自行標(biāo)注。成文日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明年、月、日， 采用黑體三號(hào)標(biāo)注于發(fā)文部門署名右下方。如附件較多，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字注明順序，逐件寫(xiě)明附件的名稱。 全文共五級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??” 第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”第四級(jí)用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??” 第五級(jí)用“ A、 B、 C、??”。層次 結(jié)構(gòu)正文分條標(biāo)識(shí)方法為： 全文共一級(jí)的用“一、二、三、??”。由紅色橫線組成，位于 發(fā)文字號(hào)下方。 發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱： 下發(fā)文件單位 統(tǒng)一字號(hào) 下發(fā)文件單位 統(tǒng)一字號(hào) 集團(tuán) 希團(tuán)字 [ ]第 號(hào) 銷售公司 希銷字 [ ]第 號(hào) 總經(jīng)辦 希行字 [ ]第 號(hào) 企劃部 希策字 [ ]第 號(hào) 人力資源部 希人字 [ ]第 號(hào) 財(cái)審部 希審字 [ ]第 號(hào) 企管部 希企字 [ ]第 號(hào) 財(cái)務(wù)部 希財(cái)字 [ ]第 號(hào) 綜合計(jì)劃部 希綜字 [ ]第 號(hào) 佳木斯分公司 希佳字 [ ]第 號(hào) 研發(fā)中心 希研字 [ ]第 號(hào) 天津分公司 希津字 [ ]第 號(hào) 舉例 希團(tuán)字 [2020]第 3 號(hào) 發(fā)文年度用公元年全稱。 三、公文格式 公司下發(fā)公文由版頭、發(fā)文字號(hào)、橫隔線、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、主題詞、主送部門、抄送部門、印制版記 組成。 （五）通報(bào) 用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。 二、根據(jù)本公司實(shí)際情況，現(xiàn)對(duì)公文做如下分類： （一）決議 用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。 超過(guò)處理時(shí)限的文件，由文件起草部門催辦。 各級(jí)人員必須嚴(yán)守秘密，有泄密事件發(fā)生，按《保密制度》處理。 六、公文機(jī)密等級(jí) 秘密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開(kāi)場(chǎng)合 學(xué)習(xí)討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關(guān)的規(guī)章制度等。 (7)、總經(jīng)辦 /人行部每月定期檢查各部門的文件傳達(dá)及保存情況，如有文件丟失或傳達(dá)不到位，則報(bào)人力資源部作為績(jī)效考核項(xiàng)目。 (3)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全， 打印稿排版是否按《公司行文規(guī)范》，美觀合理，對(duì)文字進(jìn)行最終校對(duì)，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確 認(rèn)后修改。 (6)、文件會(huì)簽至各副總后，由文件起草部門依據(jù)會(huì)簽意見(jiàn)結(jié) 果，匯總整理，再次修訂后；方可交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦按各部門會(huì)簽意見(jiàn)再審后交總經(jīng)理審批。 會(huì)簽： (1)、由文件起草部門確定并填寫(xiě)《文件簽發(fā)審批單》：注明文件名稱、編號(hào)、文件類別、主要內(nèi)容、密級(jí)、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、會(huì)簽范圍（ 寫(xiě)明需要參與會(huì)簽的部門名稱、副總職務(wù)名稱） (2)、以文件內(nèi)容相關(guān)的部門、相關(guān)集團(tuán)副總、總經(jīng)辦 /人事行政部、總經(jīng)理的順序會(huì)簽，將文件正文與文件會(huì)簽單一同在會(huì)簽范圍內(nèi)傳閱。 四、收文 外來(lái)文件收文由公司總經(jīng)辦 /人行部文員登記，請(qǐng)示部門經(jīng)理文件是否轉(zhuǎn)發(fā)，轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)按自制文件會(huì)簽程序會(huì)簽后轉(zhuǎn)發(fā)。 辦公管理制度 第一章 企業(yè)文檔管理 公司文書(shū)管理辦法 一、文書(shū)管理包含外來(lái)文件及自制文件兩種。 三、文書(shū)歸口管理部門為集團(tuán)總經(jīng)辦；分公司由人行部；自制文書(shū)的會(huì)簽必須經(jīng)總經(jīng)辦。 部門經(jīng)理審核后方可打印，打印時(shí)須按照集團(tuán)《關(guān)于公司統(tǒng)一公文處 理規(guī)定》（見(jiàn)匯編“辦公管理制度”中“企業(yè)文檔管理”類）中規(guī)定的格式進(jìn)行編號(hào)排版，打印后認(rèn)真校稿，與原稿核對(duì)無(wú)誤后方可進(jìn)入會(huì)簽程序。 (5)、各會(huì)簽單位必須在會(huì)簽單上簽名且標(biāo)注日期，以明確責(zé)任。 (2)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員對(duì)外來(lái)人員自帶的軟盤(pán)先做病毒檢查（有病毒的軟盤(pán)應(yīng)拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。 (6)、收到文件的單位及個(gè)人須在文件發(fā)放記錄中簽字確認(rèn)，文件發(fā)送到各部門后，部門經(jīng)理應(yīng)組織本部門人員學(xué)習(xí)，并妥善保管，裝訂成冊(cè)，便于查閱、執(zhí)行。 (3)、存檔文件保存期限 10 年，屆時(shí)列表報(bào)批后監(jiān)督銷毀。 絕密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領(lǐng)導(dǎo)或 極小范圍內(nèi)人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標(biāo)準(zhǔn)、品控部的工藝流程、工藝標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)配方、制造成本、研發(fā)部的新品開(kāi)發(fā)計(jì)劃、正在研制中的新產(chǎn)品的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營(yíng)銷機(jī)制、促銷方案、營(yíng)銷價(jià)格等，此類文件應(yīng)嚴(yán)格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。 普通件： 各會(huì)簽單位需在 4 小時(shí)內(nèi)回復(fù)，三天內(nèi)處理完畢。 公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定 一、公文的性質(zhì) 公文是處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)，是指示、匯報(bào)和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的工具，各部門必須認(rèn)真貫徹本規(guī)定，切實(shí)做好公文處理。 （四）通知 用于發(fā)布公司內(nèi)部規(guī)章制度、人事任免、傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)指示給相關(guān)部門具體執(zhí)行或遵守的事項(xiàng)。 （八）會(huì)議紀(jì)要 用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。 （二）發(fā)文編號(hào) 由發(fā)文部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成，標(biāo)注于版頭、橫隔線之間，橫向居中，字體采用仿宋小四號(hào)字。 （三）橫隔線 隔開(kāi)公文的版頭部分與行文部分的橫線。 （六）正文 公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容，字體采用宋體四號(hào)字。 全文共四級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??” 第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”第四級(jí)用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??”。 （七）附件 公文附件，應(yīng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文部門署名之前應(yīng)注明附件的名稱。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，因故不能及時(shí)發(fā)文時(shí)，成文日期可請(qǐng)示簽發(fā)人重新確定。用印位置做到上不壓正文，下要壓發(fā)文部門署名和成文日期。在公文末頁(yè)下部印三條橫線，上面兩 線之間 注明抄送部門，下面兩線之間左側(cè)注明擬制文件部門名稱，右側(cè)注明印 發(fā)日期。 主標(biāo)題應(yīng)采用華文中宋二號(hào)字（加黑），副標(biāo)題（或主送單位）應(yīng)采用黑體三號(hào)字，正文應(yīng)采用宋體四號(hào)字；行間距采用單倍行距；公文用紙幅面規(guī)格一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（長(zhǎng) 279 毫米，寬 210 毫米）；公文印制紙面規(guī)格：天高 70 毫米，地高 30 毫米，左寬 25 毫米，右寬 20 毫米，左 側(cè)裝訂。 四、證照