【正文】 》，部門經(jīng)理簽字，交財務部經(jīng)理審核：合同文本名稱、加蓋印章份數(shù)、部門經(jīng)理審核簽批權(quán)限、合同文本簽署部門主管副總、企管部經(jīng)理簽字、總經(jīng)理簽批內(nèi)容等。 （ 3）申請人按（ 1）（ 2）項要求簽字后，須將相應用印申請單及需加蓋印章之材料一并交印章保管責任人登記蓋章。 銷售公司章 適用于以銷售公司名義按公司規(guī)定程序簽訂的與經(jīng)銷商補充協(xié)議及銷 售公司內(nèi)部發(fā)放的文件、制度、通知、通報類。 部門 復印機使用登記表 復印時間 材料名稱 紙型 總頁數(shù) 復印人 部門經(jīng)理簽字 部門 傳真機使用登記表 傳真時間 材料名稱 頁數(shù) 收 /發(fā) 經(jīng)辦人 部門經(jīng)理簽字 第三章 印章信證管理 印章使用管理辦法 一、總則 目的 為加強集團公司印章管理，規(guī)范公司印章的制定、使用程序，使公司業(yè)務順利運營，杜絕因印章管理、使用不善造成的不必要損失制定本辦法 。 月末按各部門復印登記表由總經(jīng)辦 /人行部匯總各部門耗用紙張、墨粉費用，查看費用是否超標，將結(jié)果報人力資源部考核； 凡需要復印的資料，必須經(jīng)本部門 經(jīng)理同意，到人事行政部登記備查，數(shù)量超過 10 張的必須人事行政部經(jīng)理批準后復印，分公司復印 20 份以上的應采用油印形式，由需求部門自行印刷。 七、外單位摘抄卷內(nèi)檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理對其摘抄完畢的內(nèi)容進行審查、簽章同意后，方可帶出檔案存放室。 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 每天都要進行清理歸檔，以免資料堆積，熟悉自己管理的檔案，了解歸檔制度。 合同檔案的保存期限為永久性保存。 存檔文件保存期限 10 年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 附范本： 佳木斯希波集團有限公司文件 希團字［ 2020］第 1 號 關(guān)于集團 ***管理的規(guī)定 集團各部門： 為加強 ?? 佳木斯希波集團有限公司 2020 年 1 月 5 日 主題詞：集團 *** 規(guī)定 主送單位：集團各副總、各部門 抄送單位：集團總經(jīng)理、分公司總經(jīng)理 發(fā)文部門：集團人力資源部 發(fā)文日期： 2020年 1月 5日 檔案管理 辦法 一、將資料按條款分類，分別存放，每年年末經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。 （十一）主題詞 “主題詞”三字用黑體三號字標注于印制版記上方，具體條目用宋體三號字標注，主題詞由公文主題詞及公文種類詞組成，也可根據(jù)公文內(nèi)容自行標注。如附件較多，應用阿拉伯數(shù)字注明順序，逐件寫明附件的名稱。層次 結(jié)構(gòu)正文分條標識方法為： 全文共一級的用“一、二、三、??”。 發(fā)文機關(guān)應使用規(guī)范化簡稱： 下發(fā)文件單位 統(tǒng)一字號 下發(fā)文件單位 統(tǒng)一字號 集團 希團字 [ ]第 號 銷售公司 希銷字 [ ]第 號 總經(jīng)辦 希行字 [ ]第 號 企劃部 希策字 [ ]第 號 人力資源部 希人字 [ ]第 號 財審部 希審字 [ ]第 號 企管部 希企字 [ ]第 號 財務部 希財字 [ ]第 號 綜合計劃部 希綜字 [ ]第 號 佳木斯分公司 希佳字 [ ]第 號 研發(fā)中心 希研字 [ ]第 號 天津分公司 希津字 [ ]第 號 舉例 希團字 [2020]第 3 號 發(fā)文年度用公元年全稱。 （五）通報 用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。 超過處理時限的文件，由文件起草部門催辦。 六、公文機密等級 秘密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開場合 學習討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關(guān)的規(guī)章制度等。 (3)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員接稿后，應認真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全， 打印稿排版是否按《公司行文規(guī)范》，美觀合理，對文字進行最終校對，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確 認后修改。 會簽： (1)、由文件起草部門確定并填寫《文件簽發(fā)審批單》：注明文件名稱、編號、文件類別、主要內(nèi)容、密級、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、會簽范圍（ 寫明需要參與會簽的部門名稱、副總職務名稱） (2)、以文件內(nèi)容相關(guān)的部門、相關(guān)集團副總、總經(jīng)辦 /人事行政部、總經(jīng)理的順序會簽，將文件正文與文件會簽單一同在會簽范圍內(nèi)傳閱。 辦公管理制度 第一章 企業(yè)文檔管理 公司文書管理辦法 一、文書管理包含外來文件及自制文件兩種。 部門經(jīng)理審核后方可打印，打印時須按照集團《關(guān)于公司統(tǒng)一公文處 理規(guī)定》（見匯編“辦公管理制度”中“企業(yè)文檔管理”類）中規(guī)定的格式進行編號排版，打印后認真校稿，與原稿核對無誤后方可進入會簽程序。 (2)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員對外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒的軟盤應拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。 (3)、存檔文件保存期限 10 年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 普通件： 各會簽單位需在 4 小時內(nèi)回復，三天內(nèi)處理完畢。 （四）通知 用于發(fā)布公司內(nèi)部規(guī)章制度、人事任免、傳達公司領導指示給相關(guān)部門具體執(zhí)行或遵守的事項。 （二）發(fā)文編號 由發(fā)文部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標注于版頭、橫隔線之間，橫向居中，字體采用仿宋小四號字。 （六）正文 公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，字體采用宋體四號字。 （七）附件 公文附件，應置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文部門署名之前應注明附件的名稱。用印位置做到上不壓正文，下要壓發(fā)文部門署名和成文日期。 主標題應采用華文中宋二號字（加黑），副標題（或主送單位）應采用黑體三號字，正文應采用宋體四號字；行間距采用單倍行距；公文用紙幅面規(guī)格一律采用國際標準 A4 型（長 279 毫米，寬 210 毫米）；公文印制紙面規(guī)格：天高 70 毫米，地高 30 毫米，左寬 25 毫米，右寬 20 毫米，左 側(cè)裝訂。 若執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出 使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時，可存檔復印件。 合同中含集團系統(tǒng)內(nèi)部責任狀、承包合同及對外簽定的各種業(yè)務合同。 十、檔案建立、整理辦法 企業(yè)文件記錄保存、歸檔辦法按內(nèi)容分類，并以時間先后順序存檔，必須在檔案夾里清楚地標注歸入的檔案類目，方便查找。 對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀檔案材料必須列冊登記，送領導審批后銷毀。 六、外單位借閱檔案，必須有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，但不得帶出檔案室。 二、復?。? 所有復印機均應建立使用記錄，復印需求部門按《復印機使用登記表》中項目逐項、真實填寫。 不得利用公司傳真機傳真私人材料。 財務專用章 適用于財務專用章用于公司各種資金支付專用。 （ 2）經(jīng)部門主管經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批同意。 加蓋印章的復核 （ 1） 公司法人章保管人，按《用印申請單》中資料名稱、加蓋印章份數(shù)、審核簽批權(quán)限復核無誤后，方可予以蓋章；如總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理、總經(jīng)理不在，用章人電話請示同意后，印章保管人經(jīng)核實，方可蓋章。 二、介紹信由總經(jīng)辦 /人行部文員負責管理，嚴禁發(fā)出空白信。 降低話費指標由企管部 /人行部共同依據(jù)實際工作通訊業(yè)務量或階段性話費進行調(diào)整。 任何部門或個人不經(jīng)總經(jīng)理批準，無權(quán)打開公司內(nèi)部任何一部電話的國際網(wǎng)，如有違反此規(guī)定或沒按以上規(guī)定辦理造成的經(jīng)濟損失由行政部負責賠償，除交付所使用的費用外，罰款 200 元。以免耗時占線，浪費資金。 三、實行計算機上網(wǎng)辦公的部門（個人）之間傳遞信息的，應盡量采用電子郵件的形式發(fā)送和接收。 公司所有辦公設備必須貼有統(tǒng)一形式的標簽以便核對查實。 所有辦公用品都必須登記臺帳。 六、注意事項 嚴禁員工將公司辦公用品作為私用。 三、計算機中所有的軟件為集團所有，任何人不得擅自復制、轉(zhuǎn)讓或出售。 十、不得利用計算機上網(wǎng)傳遞私人信件、下載私人材料；無上網(wǎng)權(quán)的部門不得利用計算機上網(wǎng)，特殊情況需請示總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理同意后，方可上網(wǎng)。 第六章 機要保密管理 關(guān)于保密工作的若干規(guī)定 一、總則 保密工作的主要任務是防止失密、泄密和被竊密事故的發(fā)生：所謂“涉密事項”，是指一旦披露或公之于眾，給企業(yè)管理和未來發(fā)展帶來重大不良影響，乃至造成重大損失的事項。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時間內(nèi)傳閱不能留存或復印， 事后，當需要再次查閱時，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當場借閱當時還。 會議文件要劃好密級，統(tǒng)一編號，按規(guī)定的范圍印發(fā)和傳達。 3．財務人員要遵守保密制度，不得將本公司財務方面的內(nèi)容隨意告知 他人， 以免給公司帶來重大影響或損失。 本部門人員不得泄露公司薪資體系、標準和員工新酬。 （七）具體要求 集團各部門、各分工司都要成立保密小組，加強對本部門、本公司保 密工作的領導，做到組織落實。 對出現(xiàn)失密、泄密和被竊密事故的部門，對直接責任人和負領導責任的負責人，將給予嚴厲的處罰，后果嚴重的，將提請司法部門追究其刑事責任。 （二）圖書資料的登記 購回圖書雜志一律交由總經(jīng)辦 /人行部文員造冊登記，登記書目并加蓋公司藏書章，粘貼標簽并編號。 （四）圖書資料的借閱 總經(jīng)辦 /人行部文員負責集團 /分公司圖書資料的保管及辦理借閱并登記；各部門圖書資料管理員負責本部門保管圖書的借閱并進行借閱登記。 四、 對公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理提出的咨詢問題 ，法律顧問應以意見書 的形式呈報給公司領導，并且做到快捷、準確，不出任何紕漏。 九、 對所發(fā)生的各類訴訟案件，統(tǒng)一交法律顧問負責主辦，各相關(guān)或 當事部門必須密切聯(lián)系，除提供有關(guān)情況介紹外，還應出具相應的證據(jù)材料。非主要條款如：付款方 式、包裝方式、檢驗標準和方法、合同履行地、擔保方式以及合同的有效期限等，都應有利于維護公司的合法權(quán)益。 十二、公司對合同原件，即合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）實行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。 企管部對合同（協(xié)議）進行最終審核后，承辦部門再根據(jù)規(guī)定履行審批手續(xù)。 合同必須注明生效日期。 屬副總經(jīng)理、副廠長，公司應設一人陪餐，按 35 元標準招待。 三、本規(guī)定執(zhí)行過程中如確有特殊緊急情況需要安排接送或一般接待，需嚴格按照審核程序及權(quán)限，報請主管領導審批。 外出人員到目的地后，當晚找到住址要同主管領導匯報住址、電話、換地點或離開當?shù)厍?，應先向主管領導請示、匯報，以便于主管領導決定是否可以離開，或交待其它工作。 各級領導必須做好職工上訪人員的思想工作，發(fā)現(xiàn)問題及早解決，用 有效的工作方法化解矛盾，如出現(xiàn)越級上訪停工滋事的事件發(fā)生，將追究直接領導責任，同時對 主任 50 元 /次、廠長 100 元 /次，生產(chǎn)部經(jīng)理 150 元 /次進行逐級扣罰。 需要與董事長共同探討、研究的問題的；請示某些重要問題的；需長時間匯報工作的；需董事長簽字，且該簽字內(nèi)容需要解釋等情況，則請示人應在董事長會客后，另行請示。 關(guān)于填報《周工作計劃單》的規(guī)定 為進一步加強各單位工作的計劃性和連續(xù)性，及時反映情況、解決問題，不斷提高集團整體工作效率，集團總經(jīng)理決定在繼續(xù)執(zhí)行月份工作計劃的基礎上，集團上下級之間及各單位內(nèi)部實施《周工作計劃單》管理辦法。 三、嚴格遵守報表時間，保證各種報表數(shù)據(jù)的時效性。保管好報表，不得遺失。 編制銷售計劃的依據(jù)，首先銷售公司各銷售區(qū)域總經(jīng)理要掌握所轄城市對公司產(chǎn)品的需求信息，每月 25 日之前與經(jīng)銷商進行協(xié)商，確定出下月的品種、規(guī)格需用量，編制出市場下月份銷售計劃，于 25 日前報銷售公司。 六、部門工作計劃 集團各副總、各部門經(jīng)理及分公司各部門（獨立設置的單位）經(jīng)理，于每月底 30 日前根據(jù)公司領導的要求與各自的職責編制出下月份工作計劃，報主管領導批準后，交人力資源部 /人行部監(jiān)督執(zhí)行。 希波集團辦事規(guī)則 為了進一步規(guī)范辦事程序，明確辦事規(guī)則，特制定本制度： 一、安排工作 各級員工的工作安排，按照從上至下的領導