【正文】 簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負(fù)責(zé)對接收文件和本分公司自制文件）歸檔存查。以便對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，但所有保管部門均須建檔。 技術(shù)檔案的保存期限為永久性保存，但須將廢止資料加印“作廢保留”章，同時注明作廢日期。 每年清理一次檔案，對檔案的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案安全。主管領(lǐng)導(dǎo)與資料來源相關(guān)部門溝通備份，同時對借閱人采取批評教育或相應(yīng)處罰。 文件打印格式應(yīng)統(tǒng)一，按《制度匯編》辦公管理制度中《公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定》執(zhí)行。 在外人員簽合同及其它工作需發(fā)傳真時，需請示副總經(jīng)理同意才能進(jìn)行，并且回公司報(bào)銷時，上交原始材料及發(fā)票，寫清原因、收件人、無以上材料公司不予報(bào)銷。 合同專用章 適用于合同章用于公司與客戶簽訂各種合同專用。 （ 1）申請人填寫公司用印申請單（見附表）。 （ 6）經(jīng)會簽批準(zhǔn)的文件發(fā)放加蓋印章時文件會簽單可替代用印申請單。 加蓋印章流程圖 用 印 申 請 單 年 月 日 申請人 職務(wù) 所在部門 印章名稱 公司法人章 合同專用章 法人代表人名章 財(cái)務(wù)專用章 資料 名稱 A 資料編號 A B B 資料來源 外來材料 自制材料 其他 資料份數(shù) A 份 B 份 每份資料加蓋的印章數(shù) A 份 B 份 資料用途 資 料 保 管 公司內(nèi)（部門名稱： ） 公司外（單位名稱： ） 審批 意見 部門經(jīng)理 主管副總 總經(jīng)辦 / 人行部經(jīng)理 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 / 副董事長 總經(jīng)理 加印材料 補(bǔ)充修正 申請?zhí)岢? 申請人 加蓋印章 審查批準(zhǔn) 審查批準(zhǔn) 審 批 申請部門 主管經(jīng)理 副總、分公司總經(jīng)理（必要時） 集團(tuán)總經(jīng)理（必要時） OKKKK OK OK NO NO NO OK OK 介紹信管理辦法 一、需要公司開具介紹信者，應(yīng)填寫用印申請單，注明介紹信用途，經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，交總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理簽批，總經(jīng)辦 /人行部文員依據(jù)此單填寫介紹信，蓋章后發(fā)需要人。 第四章 電話通訊管理 關(guān)于通訊設(shè)備的使用管理規(guī)定 一、國內(nèi)電話使用管理 各部門需要安裝、停用電話或需要增加話費(fèi)指標(biāo)，應(yīng)由申請部門填寫請示單，寫明申請事項(xiàng)、原由，主管簽署意見后報(bào)企管部 /人行部（分公司各部門由人行部批示后報(bào)企 管部），由企管部 /人行部請示總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。通話、傳真完畢后，由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)將所有的電話國際網(wǎng)關(guān)閉。 每次通話時間以三分鐘為限，長話短說，簡潔扼要，長途電話使用前應(yīng)對討論、商洽內(nèi)容加以構(gòu)思或擬出提綱。 二、所有可上網(wǎng)的部門及個人必須建立上網(wǎng)記錄，并認(rèn)真填報(bào)，月末交電話費(fèi)用核算部門。登記時各部門 /科室人員必須積極配合，如實(shí)上報(bào)。 四、保管與發(fā)放 辦公設(shè)備 /設(shè)施購置后由財(cái)務(wù)部通知需求部門辦理領(lǐng)取手續(xù)，并建立臺帳，加貼標(biāo)簽 。 辦公用品管理員計(jì)算出各部門辦公用品 費(fèi)用，按照各部門辦公費(fèi)用指標(biāo)核算，將情況匯總上報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理，并通知超標(biāo)部門， 超標(biāo)自負(fù)。 二、歸口管理部門負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)運(yùn)用的長遠(yuǎn)規(guī)劃；負(fù)責(zé)軟件開發(fā)規(guī)劃；負(fù)責(zé)組織計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)對分散使用的計(jì)算機(jī)保密、病毒檢測清理、是否安裝游戲軟件等方面進(jìn)行不定期檢查；負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的故障時聯(lián)絡(luò)維修單位進(jìn)行維修。 九、計(jì)算機(jī)應(yīng)由專業(yè)人員操作，禁止非專業(yè)人員操作使用，否則，造成設(shè)備損壞應(yīng)照價賠償，未經(jīng)計(jì)算機(jī)保管人同意不得動用他人計(jì)算機(jī)。其它時間，有極 特殊情況經(jīng)總經(jīng)辦 /人事行政部批準(zhǔn)后，方可開機(jī)復(fù)印。 機(jī)密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個別部門或相關(guān)人員學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關(guān)人事任免事項(xiàng)；質(zhì)量問題通報(bào)；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫存產(chǎn)品、用肉量等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等。 不準(zhǔn)私自印發(fā)高層領(lǐng)導(dǎo)的講話記錄，會議紀(jì)要的內(nèi)容，特別是領(lǐng)導(dǎo)的講話，一定要交領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后方可印發(fā)。 2．財(cái)務(wù)人員不要將重要文件、報(bào)表放在桌面上，以免丟失、失密，給公司造成不良后果。 （六）人力資源保密 本部門人員要嚴(yán)格保守秘密，不得泄露公司人力資源戰(zhàn)略。 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得借閱人事檔案。 各部門在工作中所使用的紙張，凡涉及到生產(chǎn)、開發(fā)、財(cái)務(wù)、銷售、采購、質(zhì)檢等公司機(jī)密文字、數(shù)字、合同、計(jì)劃內(nèi)容的，以及 公司發(fā)展動向、各種活動等資料，應(yīng)在作廢時立即銷毀，不應(yīng)做為普通用紙?jiān)谌粘９ぷ髦惺褂?。（金額在 100 元以下者財(cái)務(wù)部不給予暫借款） 申請部門應(yīng)在申請被批準(zhǔn)后五日內(nèi)購入相關(guān)圖書資料，七日內(nèi)憑購書有效票據(jù)及所購圖書并經(jīng)總經(jīng)辦或人行部核收簽字、登記 、加蓋公司藏書章后進(jìn)行報(bào)銷，無總經(jīng)辦 /人行部文員簽字，財(cái)務(wù)不予報(bào)銷購置費(fèi)用。 若發(fā)現(xiàn)圖書毀損或丟失，由總經(jīng)辦或人行部協(xié)同保管部門進(jìn)行責(zé)任追 查，由責(zé)任人重新購入同樣書目，確實(shí)無法購入者，按照圖書資料原價進(jìn)行賠償。 三、 凡涉及公司根本利益，并且以公司名義對外做出的各種包括備忘 錄、答復(fù)意見書，證明，信函、協(xié)議書及電子郵件等法律文件，必須交由法律顧問事先審核無誤后再發(fā)給對方。 八、 對需要由法律顧問辦理的專項(xiàng)法律事務(wù)，當(dāng)事部門 必須事先以書 面形式報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由企管部 /人行部經(jīng)理具體安排法律顧問受理。 七、合同中的主要條款如：當(dāng)事人的名稱或者姓名、住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等必須完備嚴(yán)謹(jǐn)。法律顧問審核合同時需加蓋合同審核專用章。 十四、合同（協(xié)議）簽訂程序 合同（協(xié)議）簽訂部門將合同（協(xié)議）草稿交法律顧問進(jìn)行審核，企管部進(jìn)行價格審 核。 必須明確合同附件是否是合同的一部分，與合同條款有無同等法律 效力。 四、用餐標(biāo)準(zhǔn)： 屬長年關(guān)系單位、老朋友，公司應(yīng)設(shè)一人陪餐，每人按 30 元標(biāo)準(zhǔn)招待。 二、集團(tuán)副總經(jīng)理以上人員，可以按從簡原則安排接送站，集團(tuán)、各分公司內(nèi)部往來人員的接、送站安排一律取消，由本人乘公交車自行前往目的地，公交車確實(shí)不方便的，可乘出租車，并給予報(bào)銷其乘車費(fèi)用。 二、外出匯報(bào) 凡外出辦事，成功與否，均要在辦事現(xiàn)場立即同主 管經(jīng)理請示、匯報(bào)，養(yǎng)成高效率、快節(jié)奏的工作作風(fēng)。 反映意見建議可采用書面、面談等形式反映問題，如需與上一級領(lǐng)導(dǎo)面談，必須選派不多于三人的代表，進(jìn)行協(xié)商，主管領(lǐng)導(dǎo)不能解決的問題，應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以達(dá)到最終解決問題的目的。 五、董事長辦公室有客人或其他人匯報(bào)工作時： 只需簡短請示、匯報(bào)；需董事長簽字，且該簽字內(nèi)容不需解釋，屬正常付款等事宜的；給董事長呈送不需馬上回答的匯報(bào)材料等情況，請示人直接進(jìn)入，得到指示或?qū)R報(bào)材料放置董事長辦公桌上后退出。 四、考核 對不按時交“月工作總結(jié)”的人員給予處罰，部門經(jīng)理以上人員每次罰款40 元，其它管理人員每次罰款 20 元，每月 3 日，人事行政部將上月 不按時交“月工作總結(jié)”的人員的名單交財(cái)務(wù)部，在當(dāng)月工資中扣除。 二、各部門報(bào)表人要認(rèn)真學(xué)習(xí)統(tǒng)計(jì)政策、法規(guī)、制度，掌握統(tǒng)計(jì)基本知識，明確自身職責(zé)，認(rèn)真、精確、及時統(tǒng)計(jì)上報(bào)各種數(shù)據(jù)。 七、報(bào)表責(zé)任人有責(zé)任和義務(wù)保守公司機(jī)密，不得擅自把報(bào)表數(shù)據(jù)匯露給非受表部門及非受表人。 三、銷售計(jì)劃 銷售計(jì)劃，由銷售公司負(fù)責(zé)按月、年度編制出公司的月度銷售計(jì)劃、年度銷售計(jì)劃。 采購部根據(jù)綜合計(jì)劃部、生產(chǎn)部下達(dá)的物資需求計(jì)劃，結(jié)合各類物資的庫存情況，編制出月度物資采購計(jì)劃，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 各部門的計(jì)劃完成情況納入績效考核之 中，由人力資源部 /人行部負(fù)責(zé)按績效考核的有關(guān)條款進(jìn)行考核，兌現(xiàn)獎懲。 編制部門月度工作計(jì)劃的依據(jù)是部門工作職責(zé)標(biāo)準(zhǔn) ，原則上能量化的必須量化。 由銷售公司編制出公司月份銷售計(jì)劃，于每月 28 日前交報(bào)綜 合計(jì)劃部、集團(tuán)財(cái)務(wù)部。 八、報(bào)表責(zé)任人如未能認(rèn)真履行工作職責(zé)，發(fā)生延報(bào)、誤報(bào)、漏報(bào)、泄密 、遺失等責(zé)任事故，按情節(jié)予以追究責(zé)任。上報(bào)上級主管部門的報(bào)表按上級要求時間上報(bào)，各部門的報(bào)表責(zé)任人必須在規(guī)定的時間內(nèi)完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及報(bào)表工作?！吨芄ぷ饔?jì)劃單》內(nèi)容見附表，填報(bào)要求如下： 一、 上周計(jì)劃工作完成百分比，只需填寫完成比例，不需列出具體工作內(nèi)容。 六、董事長 批示后的文件與材料，一律到總經(jīng)辦登記（分公司到人行部登記），登記要寫清文件與材料的名稱及簽批意見，簽批日期，以便催辦完成。 對違犯國家法定法規(guī)，私自聚眾滋事的肇事者，除開除公司外，還將送交司法機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。 外出人員沒及時匯報(bào)住址、電話、財(cái)務(wù)部在報(bào)銷時按出差人部門經(jīng)理批注扣罰其當(dāng)月獎金。 第十章 請示匯報(bào)管理 關(guān)于請示匯報(bào)的規(guī)定 一、正常情況 工作中遇到以下事情，應(yīng)與主管領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報(bào)。 屬總經(jīng)理、廠長、公司應(yīng)設(shè)二人陪餐，每人按 45 元標(biāo)準(zhǔn)招待。 合同必須編號，用印申請中心必須填寫合同編號。 十五、企管部負(fù)責(zé)對合同（協(xié)議）的履行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。各業(yè)務(wù)部訂立的合同（協(xié)議）原件，由企管部負(fù)責(zé)管理，合同承辦人使用復(fù)印件。 八、凡以公司名義訂立合同，必須有公司法定代表人授權(quán)，沒有授委托或者超出授權(quán)委托范圍的，之后又未被公司追認(rèn)所訂立的合同，其民事行為后果由訂立人（行為人）承擔(dān)責(zé)任。 合同管理規(guī)定 為了加強(qiáng)合同管理，規(guī)避經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)就合同管理做如下規(guī)定： 一、合同管理實(shí)行審簽制、授權(quán)制和承辦責(zé)任制實(shí)行程序控制和實(shí)體控制相結(jié)合的辦法，提高合同管理工作質(zhì)量。 五、 公司各部門在日常工作中涉及到的法律問題，可由部門領(lǐng)導(dǎo)直接 向咨詢法律顧問。 凡屬本 集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)員工，出據(jù)借閱手續(xù)后均可借書閱讀。 各部門指定專人作為本部門圖書資料管理人員，進(jìn)行本部門書目登記和借閱登記管理（該管理人員姓名須在總經(jīng)理辦公室或相關(guān)人事行政部進(jìn)行登記備案）。 第七章 圖書資料管理 公司圖書管理規(guī)定 一、職責(zé) 集團(tuán)總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)集團(tuán)圖書資料購置的最終審查和資金批準(zhǔn)。 集團(tuán)各部門、各分公司都要制定相應(yīng)的保密制度，做到措施落實(shí)。 集團(tuán)及各分公司所屬人事部門首先對新聘用的員工進(jìn)行薪資保密的教 育工作，人事部門在錄用報(bào)到通知單中不得注明薪資標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格保守薪資機(jī)密。 （五）生產(chǎn)技術(shù)保密 與生產(chǎn)相關(guān)生產(chǎn)配方、工藝流程、加工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量獎懲制度等均屬絕密文件，不得借與非相關(guān)人員，不得隨意復(fù)印、摘抄。凡絕密文件、資料應(yīng)交相關(guān)保密人員集中管理，個人不得帶出會場。 絕密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領(lǐng)導(dǎo)或極小范圍內(nèi)人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標(biāo)準(zhǔn)、品控部的工藝流程、工藝標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)配方、制造成本、研發(fā)部的新品開發(fā)計(jì)劃、正在研制中的新產(chǎn)品的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營銷機(jī)制、促銷方案、營銷價格等，此類文件應(yīng)嚴(yán)格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。 涉密人員是指那些因工作崗位和工作職責(zé)，需要經(jīng)常接觸涉密事項(xiàng)的人員，以及因工作需要偶爾接觸涉密事項(xiàng)的人員。 十一、所有計(jì)算機(jī)不得安裝游戲軟件，嚴(yán)禁將計(jì)算機(jī)用于私人學(xué)習(xí)或游戲。 四、輸入計(jì)算機(jī)的信息屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任 何人提供、泄露信息內(nèi)容；所有計(jì)算機(jī)均要加設(shè)屏保密碼，對于絕密文件應(yīng)對其加設(shè)密碼防護(hù)（離職離任時須將計(jì)算機(jī)密碼通報(bào)監(jiān)交人）。 為控制辦公用品費(fèi)用，節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，每個員工必須節(jié)約使用各種辦公用品，不得浪費(fèi)。 必須清楚掌握辦公用品庫存數(shù)量，經(jīng)常整理與清掃，必要時實(shí)行防蟲等保全措施。 公司辦公設(shè)備 /設(shè)施購買時必須通過設(shè)備設(shè)施管理人員簽字，以便保證公司辦公設(shè)備 /設(shè)施臺帳的準(zhǔn)確性。 四、為保證信息安全，在信息收發(fā)完畢后須將收（發(fā)）信箱內(nèi)的相關(guān)信息刪除。 通話注重禮貌，體現(xiàn)公司良好的文化素養(yǎng)和精神風(fēng)貌。 三、通訊 費(fèi)用支付、報(bào)批 凡是公司支付的手機(jī)、 BP 機(jī)、均由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)管理。 各部門沒有其它部門同意，不得使用其它部門電話。 三、開具介紹信存根應(yīng)妥善保管，按保密要求歸檔，保管期限 5 年。 （ 2） 合同章 使用部門填寫《用印申請單