【正文】 寫清原因、收件人、無以上材料公司不予報(bào)銷。主管領(lǐng)導(dǎo)與資料來源相關(guān)部門溝通備份，同時(shí)對(duì)借閱人采取批評(píng)教育或相應(yīng)處罰。 技術(shù)檔案的保存期限為永久性保存，但須將廢止資料加印“作廢保留”章，同時(shí)注明作廢日期。 五、文件（制度）檔案的管理 所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負(fù)責(zé)對(duì)接收文件和本分公司自制文件）歸檔存查。 （十）印章 下發(fā)公文都應(yīng)加蓋集團(tuán)印章。 （五）主送部門 主送部門是指公文的主要受理部門，規(guī)定、通報(bào)可以不寫主送部 門（或在版記中體現(xiàn)），字體采用黑體三號(hào)字。 （三）意見 用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 (2)、若執(zhí)行部門必須使用正本時(shí)，可暫時(shí)借出使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時(shí)，可存檔復(fù)印件。 文件盡量不制定補(bǔ)充規(guī)定，如需要增加補(bǔ)充、修改條款，可將原文作廢重新制定，以保證制度的連貫性。 (3)、各部門收到需要會(huì)簽的文件時(shí)，須本著認(rèn)真的態(tài)度，必要時(shí)征集本部門員工意見，盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。 機(jī)密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個(gè)別部門或 相關(guān)人員學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關(guān)人事任免事項(xiàng)；質(zhì)量問題通報(bào)；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫(kù)存產(chǎn)品、用肉量 等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等。 （六）報(bào)告 用于向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的詢問。 全文共二級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??” 第二級(jí)“ ??”。 （十二）抄送部門 是指除了主送部門之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 六、人事檔案的管理 集團(tuán)系統(tǒng)所有管理人員，其應(yīng)聘表、經(jīng)濟(jì)擔(dān)保書、畢業(yè)證復(fù)印件、筆 試題試卷存入個(gè)人檔案，在試用期內(nèi)建立臨時(shí)檔案，正式聘用后建立正式個(gè)人檔案。準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。 第二章 辦公事務(wù)管理 打印、復(fù)印、傳真管理制度 一、打?。? 凡屬以集團(tuán)、分公 司名義下發(fā)的文件、報(bào)表、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)、公函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰決定等均在打印范圍內(nèi)。 定義 本辦法所稱之印章是指公司業(yè)務(wù)上必要的，通過其使用能對(duì)外表達(dá)公司意思的印鑒。 品控部檢驗(yàn)章，如質(zhì)量檢驗(yàn)合格章、化驗(yàn)室檢驗(yàn)章經(jīng)品控部經(jīng)理、化驗(yàn)室主 任確認(rèn)無誤后，即可蓋章，所有蓋章資料均須備份，以便查閱。 四、如發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領(lǐng)用人應(yīng)立即向總經(jīng)辦 /人行部反映，及時(shí)采取相應(yīng)措施。每月周一由總經(jīng)辦 /人行部向郵局查詢以上通訊費(fèi)用的使用情況，如手機(jī)的余額較低時(shí)，由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)為手機(jī)交費(fèi)，每月最少交費(fèi)額為持機(jī)人月定額費(fèi)用；持機(jī)人出差時(shí)另行付費(fèi)；其它通訊設(shè)備按其各自繳費(fèi)額規(guī)定進(jìn)行交費(fèi)。 五、工作需要時(shí)可上網(wǎng)查詢信息、收發(fā)電子郵件，但必須認(rèn)真做好上網(wǎng)時(shí)間記錄和使用記錄并根據(jù) 本部門實(shí)際情況制定出固定的查詢郵件時(shí)間。 購(gòu)后物資及時(shí)通知需求部門領(lǐng)取。 五、信息載體必須安全存放、保管、防止丟失或失效；重要信息要拷貝軟盤或移動(dòng)硬盤，離職、離任時(shí)須將硬盤、或移動(dòng)硬盤及軟盤的內(nèi)容交接清楚。 保密工作是關(guān)系到企業(yè)命脈，必須引起我們的重視。 會(huì)議結(jié)束后，要對(duì)會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行一次認(rèn)真的保密檢查，對(duì)文件、資料進(jìn)行清點(diǎn)，應(yīng)收回的要全部收回。 集團(tuán)及各分公司所屬財(cái)務(wù)部門在核算、發(fā)放薪資時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)保密制度，相關(guān)財(cái)務(wù)人員應(yīng)有嚴(yán)格的保密意識(shí)，不得透露員工個(gè)人工資信息，并保證薪資對(duì)號(hào)領(lǐng)取，不得代領(lǐng)。 分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司各部門圖書資料購(gòu)置的最終審查和資金批準(zhǔn)。 借閱圖書要按時(shí)歸還，雜志十天內(nèi)，長(zhǎng)篇圖書一個(gè)月內(nèi)歸還，如因工作需要不能近期歸還時(shí)，可續(xù)辦手續(xù)。 二、本規(guī)定所指合同范圍，包括采購(gòu)合同，經(jīng)銷合同、廣告全同、運(yùn)輸合同、承攬合同、技術(shù)合同、保管合同，以及對(duì)外訂立的各種協(xié)議。 十三、部門經(jīng) 理以上人員簽訂合同（協(xié)議）權(quán)限如下： 集團(tuán)部門經(jīng)理有簽訂一次性標(biāo)的額 1 萬元以下合同（協(xié)議）的權(quán)力。 每個(gè)合同的主辦部門和人員要各司其職，對(duì)合同校對(duì)、履約應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 請(qǐng)示： 沒有文件明確規(guī)定的；超出自己職權(quán)范圍的；沒有處理過的。 如違反本規(guī)定，造成的一切損失，將由參與者負(fù)責(zé)賠償。 二、集團(tuán)總經(jīng)理直管部門和人員，周工作計(jì)劃應(yīng)于每周一 8:00 前交到總經(jīng)辦，公出期間應(yīng)在此時(shí)間傳至總經(jīng)辦。 九、統(tǒng)計(jì)報(bào)表工作由人力資源部 /人行部負(fù)責(zé)考核，由財(cái)務(wù)部執(zhí)行處罰。 部門月度工作計(jì)劃的主要應(yīng)包括：主要重點(diǎn)工作內(nèi)容、措施、完成時(shí)間、具體負(fù)責(zé)人。 物資需求計(jì)劃必須對(duì)各類所需物資的數(shù)量，采購(gòu)時(shí)間期限做出明確的界定。 六、兩級(jí)以上報(bào)表，每級(jí)的受表人為下級(jí)呈表人的審核人，需橫向核對(duì)數(shù)據(jù)的報(bào)表人互為審核人。 三、格式 按固定格式填報(bào)，不可漏項(xiàng)，主要有以下幾方面內(nèi)容： 本月計(jì)劃內(nèi)工作、非計(jì)劃內(nèi)工作完成情況； 工作中存在的主要問題，采取了哪些整改措施； 工作中存在的困難及建議； 本月最滿意、最不滿意的工作； 下月工作計(jì)劃。 四、匯報(bào)程序 不允許以停工的形式向上級(jí)反映問題，不允許以煽動(dòng)聚眾起哄的形式反映問題。 關(guān)于內(nèi)部宴請(qǐng)招待的規(guī)定 為轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作 效率，就集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部工作往來中的接送站及宴請(qǐng)招待等事宜做如下規(guī)定： 一、各級(jí)管理人員應(yīng)該進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，在工作中做到不講排場(chǎng)，不給別人找麻煩，不要非份的東西，往來 接待部門應(yīng)取消一切宴請(qǐng)活動(dòng)、檢查指導(dǎo)工作的管理人員應(yīng)謝絕一切超出規(guī)定的接待活動(dòng)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。 合同內(nèi)容中修改的地方，必須加蓋雙方公章或合同專用章，或法定代表人名章。 十一、訂立業(yè)務(wù)性合同，應(yīng)使用合同專用章，合同章由專人保管，使用時(shí)應(yīng)履行審批手續(xù)。未經(jīng)允許，任何部門或人員不得擅自行事。 集團(tuán)總經(jīng)辦 /人行部每季度對(duì)各部門保管之圖書資料進(jìn)行核查一次，具體時(shí)間為每年 3 月、 6 月、 9 月、 12 月的最后一個(gè)工作日。 如果外來人到我公司詢問公司涉密情況或索要材料，未經(jīng)總經(jīng)理同意，公司員工任何人都不能透漏和提供。 機(jī)密車間和工序不得將資料及記錄帶出，不得泄露。 重要會(huì)議的 絕密內(nèi)容，不印文件，也不準(zhǔn)做記錄。 四、為了延長(zhǎng)復(fù)印機(jī)的使用壽命，實(shí)行定時(shí)開機(jī)復(fù)印的辦法，每日開機(jī)兩次，集團(tuán) 9： 0016： 00；分公司 10： 00— 11： 00、 15： 00— 16： 00 為開機(jī)復(fù)印時(shí)間。 計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定 一、計(jì)算機(jī)歸口管理部門為總經(jīng)辦 /人行部。 常規(guī)消耗性報(bào)表應(yīng)按其消耗水平確定印刷、訂購(gòu)數(shù)量（各部門提報(bào)計(jì) 劃時(shí)應(yīng)附報(bào)表格式）。 一、集團(tuán)所屬以下部門及個(gè)人可實(shí)行計(jì)算機(jī)上網(wǎng)辦公： 集團(tuán)總經(jīng)辦、人力資源部、研發(fā)部、綜合計(jì)劃部、企劃部、企管部、各分公司人事行政部、集團(tuán)各副總、銷售總監(jiān)。 辦理國(guó)際業(yè)務(wù)的部門使用電話必須認(rèn)真、詳細(xì)地做好使用記錄。 （ 4）財(cái)務(wù)類報(bào)表使用財(cái)務(wù)專用章、法人章及法人名章的《用印申請(qǐng)單》與報(bào)表復(fù)印件同時(shí)存檔。 公司各部門及員工申請(qǐng)加蓋公司法人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、銷售公司章等按下列程序辦理。 由總經(jīng)辦 /人行部文員統(tǒng)計(jì)月費(fèi)用，月底統(tǒng)一匯總各部門耗用傳真費(fèi)用， （除總經(jīng)辦 /人行部之外有傳真機(jī)的，傳真費(fèi)用統(tǒng)一納入辦公費(fèi)用）；收傳真由總經(jīng)辦 /人行部文員登記，并通知接收部門領(lǐng)取、登記。 五、借閱的檔案交還時(shí)， 檔案管理人員必須當(dāng)面點(diǎn)清，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。 九、技術(shù)檔案的管理 各部門技術(shù)資料，如：與集團(tuán)業(yè)務(wù)相關(guān)的法規(guī)條文、國(guó)標(biāo)、企標(biāo)、工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等全部由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)管理歸檔，如屬絕密文件應(yīng)由總經(jīng)辦 /人行部登記其發(fā)行版本、發(fā)行日期、總頁數(shù)，并將其名錄歸檔，注明存放部門、發(fā)行使用部門。 證照檔案的保存期限為永久性保存。成文日期年、月、日均用阿拉伯?dāng)?shù)字。 （四）標(biāo)題 由公文的主題和文種組成，字體采用華文中宋二號(hào)字（加黑）。 （二）決定 用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排。 歸檔 (1)、所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負(fù)責(zé)對(duì)接收文件 和本分公司自制文件）歸檔存查。 五、自制文件 擬制： 由文件起草部門擬稿，文稿要求語言通順、邏輯清 晰、簡(jiǎn)潔易懂、文 字嚴(yán)肅，避免使用晦澀及地方口語等詞匯敘述。 (4)、自收到需會(huì)簽文件起各會(huì)簽單位及個(gè)人須在處理時(shí)限內(nèi)回復(fù)，提高效率，文件擬制部門負(fù)責(zé)文件會(huì)簽跟蹤工作。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱不能留存或復(fù)印，事后，當(dāng)需要再次查閱時(shí)，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當(dāng)場(chǎng)借閱當(dāng)時(shí)還。 （七）規(guī)定 用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。 全文共三級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??”第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”。 （十三）印制版記 由公文印發(fā)部門名稱和印發(fā)日期。 接收的大中專畢業(yè)生，考核時(shí)的一切資料及其畢業(yè)證復(fù)印件交人力資源部 /人事行政部存入個(gè)人檔案。 歸檔要注意整潔，歸檔前先把資料進(jìn)行分類，以便所有的材料隨手可得，避免盲目查找。 不得利用公司計(jì)算機(jī)打印私人材料。如法人章（公章），法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、銷售公司章、品控部檢驗(yàn)專用章等。 加蓋印章審批權(quán)限劃分 （ 1）經(jīng)常性加印項(xiàng)目，如介紹信、包裹單、匯款單等項(xiàng)目需要加蓋法人印章的由經(jīng)辦人所在部門主管經(jīng)理簽字， 交經(jīng)總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理 審批。 五、各部門接待外單位介紹來人時(shí)，應(yīng)認(rèn)真查對(duì)來人姓名、商辦事項(xiàng)和介紹信所列的事項(xiàng)是否相 符；并在留下的介紹信背面簽注辦理情況，以便日后查對(duì)。 月末由總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理將當(dāng)月各部門電話費(fèi)用額、獎(jiǎng)罰處理情況及各手機(jī)使用者費(fèi)用額報(bào)總經(jīng)理閱批。 六、禁止利用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)聊天、娛樂、下載與工作無關(guān)的信息等。 領(lǐng)發(fā)物品隨時(shí)記帳，計(jì)算余量，以便掌握庫(kù)存數(shù)量。 六、軟盤使用前，必須確保無病毒；由各計(jì)算機(jī)使用部門制定病毒作業(yè)計(jì)劃（含檢測(cè)周期、時(shí)間、方式、工具及責(zé)任人），報(bào)總經(jīng)辦 /人行部檢查其實(shí)施情況。保密工作涉及企業(yè)的方方面面，絕對(duì)不是少數(shù)涉密人員的事情，必須增強(qiáng)全員保密意識(shí)，加強(qiáng) 組織領(lǐng)導(dǎo)。允許與會(huì)人員帶回的文件，需附文件目錄，以便與會(huì)人員回到各自崗位后按照文件目錄清點(diǎn)，交相應(yīng)部門登記、保管。 集團(tuán)及各分公司各位員工均不得詢問他人、泄露自己的薪資標(biāo)準(zhǔn)。 總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)對(duì)各部門購(gòu)入的圖書資料進(jìn)行蓋章，加貼標(biāo)簽并編號(hào)，登記管理；負(fù)責(zé)定期核查各 部門圖書資料的保管情況。 造成損壞或丟失者按原價(jià)重新購(gòu)置或賠償。 三 、所有合同（協(xié)議）均由企管部統(tǒng)一管理，全面審核和保管。 分公司部門經(jīng)理有簽訂一次性的額 5000 元以下合同（協(xié)議）的權(quán)力。 第九章 接待、外事管理 關(guān)于統(tǒng)一招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定 一、凡到公司辦事的普通業(yè)務(wù)人員、辦事人員，不需特殊招待的客人，只負(fù)責(zé)招待午餐。 匯報(bào)：領(lǐng)導(dǎo)詢問過及交辦的工作；發(fā)生不正常的事情及結(jié)果。 關(guān)于向董事長(zhǎng)請(qǐng)示匯報(bào)的規(guī)定 一、各部門向董事長(zhǎng)請(qǐng)示匯報(bào)工作必須使用文件夾，呈送董事長(zhǎng)。 三、此工作計(jì)劃單各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)向下屬員工推廣使用。 第十一章 其他規(guī)范管理 希波集團(tuán)計(jì)劃管理規(guī)定 一、目地 為了加強(qiáng)各項(xiàng)工作的計(jì)劃性，增強(qiáng)工作之間的協(xié)調(diào)性，強(qiáng)化規(guī)范公司的計(jì)劃管理工作，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本管理制度。 在編制部門月度工作計(jì)劃時(shí)要與部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任制實(shí)施細(xì)則配套，必須做到任務(wù)、措施、責(zé)任、考核辦法的落實(shí)，確保工作計(jì)劃按期完成。 五、物資供應(yīng)計(jì)劃 生產(chǎn)部編制出生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃的同時(shí)，根據(jù)各產(chǎn)品品種的各類定額計(jì)算出各類原料、輔料等的當(dāng)期需求量，編制月度物資需求計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下達(dá)給采購(gòu)部執(zhí)行；市內(nèi)采購(gòu)物資可由生產(chǎn)部臨時(shí)下 達(dá)物資采購(gòu)計(jì)劃單進(jìn)行采購(gòu)，但生產(chǎn)部門需標(biāo)明需求日期并預(yù)留采購(gòu)時(shí)間。對(duì)本部門形成的數(shù)據(jù)和報(bào)表要認(rèn)真審核、簽字認(rèn)定。 經(jīng)人力資源部 /人行部登記后，轉(zhuǎn)交總經(jīng)辦， 由總經(jīng)辦分發(fā)：副總經(jīng)理以及總經(jīng)理直屬部門經(jīng)理的“月工作總結(jié)”呈報(bào)總經(jīng)理，其它人員的“月工作總結(jié)”分類后交各部門主管副總經(jīng)理或部門經(jīng)理。 對(duì)公式中難以表達(dá)清楚的數(shù)字做詳細(xì)補(bǔ)充說明。 六、餐費(fèi)報(bào)銷票據(jù)規(guī)定 各部門招待客人報(bào)銷餐費(fèi)時(shí)，需有正規(guī)發(fā)票及就餐的明細(xì)單據(jù)，明細(xì)單中注明各種菜、酒水、飲料、主食的數(shù)量、金額，不符合以上規(guī)定，財(cái)務(wù)有權(quán)不予報(bào)銷。 合同必須注明一式幾份，雙方各存幾份。對(duì)欲建立業(yè)務(wù)關(guān)系的新客戶，應(yīng)先進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，確定其資信履約能力后，方可訂立合同。 七、 對(duì)司法機(jī)關(guān)就具體法律問題或案件的來函或到訪，統(tǒng)一