【正文】 制文件）歸檔存查。 若執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出 使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時，可存檔復(fù)印件。 存檔文件保存期限 10 年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 六、人事檔案的管理 集團(tuán)系統(tǒng)所有管理人員，其應(yīng)聘表、經(jīng)濟(jì)擔(dān)保書、畢業(yè)證復(fù)印件、筆 試題試卷存入個人檔案，在試用期內(nèi)建立臨時檔案，正式聘用后建立正式個人檔案。 接收的大中專畢業(yè)生，考核時的一切資料及其畢業(yè)證復(fù)印件交人力資源部 /人事行政部存入個人檔案。 人事檔案的保存期限為該同志辭職后一年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 七、合同檔案的管理 公司對合同原件，即合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、電 傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）實行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。各業(yè)務(wù)部訂立的合同（協(xié)議）原件，由企管部負(fù)責(zé)管理，合同承辦人使用復(fù)印件。以便對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，但所有保管部門均須建檔。 合同中含集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部責(zé)任狀、承包合同及對外簽定的各種業(yè)務(wù)合同。 合同檔案的保存期限為永久性保存。 八、設(shè)備檔案的管理 各部門購買設(shè)備及物品，（如計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、空調(diào)等）生產(chǎn)設(shè)備及生產(chǎn)輔助設(shè)備（如化驗室設(shè)備、研發(fā)專用設(shè)備等）凡是帶有圖紙、說明書、保修卡、用戶手冊等資料應(yīng)全部交總經(jīng) 辦 /人事行政部存入設(shè)備檔案，建立永久性檔案。無總經(jīng)辦 /人行部在設(shè)備發(fā)票上確認(rèn)收到該設(shè)備相關(guān)資料的簽字，財務(wù)不予報銷。 各項基建施工與工程有關(guān)圖紙，一律把原稿移交總經(jīng)辦 /人事行政部文員管理。 設(shè)備檔案的保存期限為該設(shè)備報廢后 1 年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 九、技術(shù)檔案的管理 各部門技術(shù)資料，如：與集團(tuán)業(yè)務(wù)相關(guān)的法規(guī)條文、國標(biāo)、企標(biāo)、工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等全部由總經(jīng)辦 /人行部負(fù)責(zé)管理歸檔，如屬絕密文件應(yīng)由總經(jīng)辦 /人行部登記其發(fā)行版本、發(fā)行日期、總頁數(shù)，并將其名錄歸檔，注明存放部門、發(fā)行使用部門。 技術(shù)檔案的保存期限為永久性保存，但須將廢止資料加印“作廢保留”章，同時注明作廢日期。 十、檔案建立、整理辦法 企業(yè)文件記錄保存、歸檔辦法按內(nèi)容分類，并以時間先后順序存檔，必須在檔案夾里清楚地標(biāo)注歸入的檔案類目，方便查找。 每天都要進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積，熟悉自己管理的檔案，了解歸檔制度。準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。 歸檔要注意整潔，歸檔前先把資料進(jìn)行分類，以便所有的材料隨手可得，避免盲目查找。 立卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和 批復(fù)放在一起。 文件檔案除將文稿存檔外，計算機(jī)中亦需存盤建檔，建檔按類別及時間順序建立，便于查找。 注意做好保密工作，檔案柜要堅固，做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。 每年清理一次檔案，對檔案的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案安全。 對于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料必須列冊登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 檔案資料借閱管理制度 一、借閱檔 案（包括證照、文件（制度）、人事檔案、合同、設(shè)備、技術(shù)等資料），必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；借閱涉密的檔案須經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理級以上的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。 二、卷案不可借出，只提供在檔案存放室查閱，未立案的文件及資料可借出。 三、借閱期限不得超過 10 天，到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 四、借閱檔案人必須愛護(hù)檔案，保護(hù)其安全及保密性，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、損壞，未經(jīng)部門經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)允許，絕密資料未經(jīng)副總經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)允許，不得擅自摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借。 五、借閱的檔案交還時， 檔案管理人員必須當(dāng)面點清，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告上級主管領(lǐng)導(dǎo)。主管領(lǐng)導(dǎo)與資料來源相關(guān)部門溝通備份，同時對借閱人采取批評教育或相應(yīng)處罰。 六、外單位借閱檔案，必須有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，但不得帶出檔案室。 七、外單位摘抄卷內(nèi)檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理對其摘抄完畢的內(nèi)容進(jìn)行審查、簽章同意后，方可帶出檔案存放室。 第二章 辦公事務(wù)管理 打印、復(fù)印、傳真管理制度 一、打印： 凡屬以集團(tuán)、分公 司名義下發(fā)的文件、報表、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要、通知、通報、公函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰決定等均在打印范圍內(nèi)。 不得利用公司計算機(jī)打印私人材料。 各部門負(fù)責(zé)本部門所有材料的打印，需要下發(fā)的文件或規(guī)章制度、通知由各部門擬訂打印、校稿，會簽批準(zhǔn)后拷盤，交由總經(jīng)辦 /人事行政部歸口下發(fā)、存檔； 總經(jīng)辦 /人事行政部文員對外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒 的軟盤應(yīng)拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。 總經(jīng)辦 /人事行政部文員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全， 打印稿排版是否按 公司行文規(guī)范，美觀合理，對文字進(jìn)行最終校對，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確認(rèn)后修改。 文件存檔規(guī)范，計算機(jī)內(nèi)存儲文件應(yīng)遵照《制度匯編》辦公管理制度中《檔案管理辦法》執(zhí)行。 文件打印格式應(yīng)統(tǒng)一，按《制度匯編》辦公管理制度中《公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定》執(zhí)行。 二、復(fù)?。? 所有復(fù)印機(jī)均應(yīng)建立使用記錄，復(fù)印需求部門按《復(fù)印機(jī)使用登記表》中項目逐項、真實填寫。 月末按各部門復(fù)印登記表由總經(jīng)辦 /人行部匯總各部門耗用紙張、墨粉費用，查看費用是否超標(biāo)，將結(jié)果報人力資源部考核； 凡需要復(fù)印的資料，必須經(jīng)本部門 經(jīng)理同意，到人事行政部登記備查，數(shù)量超過 10 張的必須人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后復(fù)印，分公司復(fù)印 20 份以上的應(yīng)采用油印形式，由需求部門自行印刷。 屬證件、原始資料等特殊材料需要復(fù)印，不受份數(shù)限制，可根據(jù)需要復(fù)印，但必須經(jīng)過請示、上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。 公出人員在外地需要打印、復(fù)印材料時，應(yīng)將打印原件留存，索要發(fā)票，另附紙標(biāo)明打印 /復(fù)印原因、打印 /復(fù)印時間、材料收件人，以做報銷依據(jù)，無以上材料公司不予報銷。 不得利用公司復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)復(fù)印私人材料。 三、傳真： 所有傳真機(jī)均應(yīng)建立傳真記錄，登記傳真機(jī) 使用情況，并填寫《傳真機(jī)使用登記表》，發(fā)傳真須由部門經(jīng)理在傳真材料背面簽批后方可發(fā)出。 由總經(jīng)辦 /人行部文員統(tǒng)計月費用，月底統(tǒng)一匯總各部門耗用傳真費用， （除總經(jīng)辦 /人行部之外有傳真機(jī)的，傳真費用統(tǒng)一納入辦公費用）；收傳真由總經(jīng)辦 /人行部文員登記，并通知接收部門領(lǐng)取、登記。 在外人員簽合同及其它工作需發(fā)傳真時，需請示副總經(jīng)理同意才能進(jìn)行，并且回公司報銷時，上交原始材料及發(fā)票，寫清原因、收件人、無以上材料公司不予報銷。 不得利用公司傳真機(jī)傳真私人材料。 部門 復(fù)印機(jī)使用登記表 復(fù)印時間 材料名稱 紙型 總頁數(shù) 復(fù)印人 部門經(jīng)理簽字 部門 傳真機(jī)使用登記表 傳真時間 材料名稱 頁數(shù) 收 /發(fā) 經(jīng)辦人 部門經(jīng)理簽字 第三章 印章信證管理 印章使用管理辦法 一、總則 目的 為加強(qiáng)集團(tuán)公司印章管理，規(guī)范公司印章的制定、使用程序，使公司業(yè)務(wù)順利運營，杜絕因印章管理、使用不善造成的不必要損失制定本辦法 。 定義 本辦法所稱之印章是指公司業(yè)務(wù)上必要的，通過其使用能對外表達(dá)公司意思的印鑒。如法人章（公章），法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、銷售公司章、品控部檢驗專用章等。 二、印章的管理 集團(tuán)相關(guān)部門及各分公司須將其業(yè)務(wù)必需之印章圖樣、尺寸說明連同相應(yīng)管理制度或辦法報集團(tuán)總經(jīng)辦備案。 集團(tuán)各相關(guān)部門及分公司對印章的管理須設(shè)專人負(fù)責(zé)、并將該管理人員姓名報集團(tuán)總經(jīng)辦備查。 三、印章的適用范圍 公章 適用于公司介紹信、包裹領(lǐng)用單、匯款單、財務(wù)部報表、證明、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等重要材料需要時的加 蓋。 合同專用章 適用于合同章用于公司與客戶簽訂各種合同專用。 財務(wù)專用章 適用于財務(wù)專用章用于公司各種資金支付專用。 銷售公司章 適用于以銷售公司名義按公司規(guī)定程序簽訂的與經(jīng)銷商補(bǔ)充協(xié)議及銷 售公司內(nèi)部發(fā)放的文件、制度、通知、通報類。 品控部專用章 適用于品控部在公司內(nèi)部下發(fā)的通知及出口時商標(biāo)機(jī)構(gòu)提供的合格檢驗報告專用。 四、以上三種印章在使用時必須按規(guī)定辦理，否則出現(xiàn)問題，由該印章保管人員負(fù)責(zé)一切經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任，并處以每次 500 元的罰款。 五、印章的使用 只有印章的保管 責(zé)任者才能保管和加蓋印章。保管責(zé)任者因故不在時需托相關(guān)人員代行其職責(zé)，因委托不善造成失誤或損失者，由委托人和受托人負(fù)連帶責(zé)任。 公司各部門及員工申請加蓋公司法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、銷售公司章等按下列程序辦理。 （ 1）申請人填寫公司用印申請單（見附表）。 （ 2）經(jīng)部門主管經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批同意。 （ 3）申請人按（ 1）（ 2）項要求簽字后，須將相應(yīng)用印申請單及需加蓋印章之材料一并交印章保管責(zé)任人登記蓋章。 品控部檢驗章，如質(zhì)量檢驗合格章、化驗室檢驗章經(jīng)品控部經(jīng)理、化驗室主 任確認(rèn)無誤后，即可蓋章，所有蓋章資料均須備份，以便查閱。 加蓋印章審批權(quán)限劃分 （ 1）經(jīng)常性加印項目，如介紹信、包裹單、匯款單等項目需要加蓋法人印章的由經(jīng)辦人所在部門主管經(jīng)理簽字， 交經(jīng)總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理 審批。 （ 2）財務(wù)報表、 證明、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等 需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認(rèn)（財務(wù)票據(jù)正常業(yè)務(wù)按法定代表人批準(zhǔn)之相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。 （ 3）本款所稱涉及公司重大利益資料系指： A、與經(jīng)營責(zé)任相關(guān)的資料 B、債務(wù)保證，特別貸款 C、所涉標(biāo)的超過 10 萬元以上的合同 D、訴訟裁判相關(guān)資料 E、可能給公司造成 10 萬元以上損失的其他相關(guān)資料 （ 4） 使用財務(wù)專用章必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、副董事長審核同意方可使用。 （ 5）以上項以外的其他資料的加印，相關(guān)副總經(jīng)理或各分公司總經(jīng)理有最終審批權(quán)。 （ 6）經(jīng)會簽批準(zhǔn)的文件發(fā)放加蓋印章時文件會簽單可替代用印申請單。 加蓋印章的復(fù)核 （ 1） 公司法人章保管人，按《用印申請單》中資料名稱、加蓋印章份數(shù)、審核簽批權(quán)限復(fù)核無誤后，方可予以蓋章；如總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理、總經(jīng)理不在，用章人電話請示同意后，印章保管人經(jīng)核實，方可蓋章。 （ 2） 合同章 使用部門填寫《用印申請單》，部門經(jīng)理簽字，交財務(wù)部經(jīng)理審核：合同文本名稱、加蓋印章份數(shù)、部門經(jīng)理審核簽批權(quán)限、合同文本簽署部門主管副總、企管部經(jīng)理簽字、總經(jīng)理簽批內(nèi)容等。 （ 3）合同章保管人員必須對上述項目及申請單中加蓋份數(shù)進(jìn)行再次審核后方可給予加蓋合同章，并做好《合同章使用記錄》。 《用印申請單》的管理 （ 1）使用公司法人章填報后的《用印申請單》在總經(jīng)辦 /人行部存檔。 （ 2）使用財務(wù)專用章、法定代表人名章填報后的《用印申請單》與在財務(wù)部存檔。 （ 3） 使用合同章填報后的《用印申請單》與在財務(wù)部留存或備份 合同文 本同時存檔。 （ 4）財務(wù)類報表使用財務(wù)專用章、法人章及法人名章的《用印申請單》與報表復(fù)印件同時存檔。 加蓋印章流程圖 用 印 申 請 單 年 月 日 申請人 職務(wù) 所在部門 印章名稱 公司法人章 合同專用章 法人代表人名章 財務(wù)專用章 資料 名稱 A 資料編號 A B B 資料來源 外來材料 自制材料 其他 資料份數(shù) A 份 B 份 每份資料加蓋的印章數(shù) A 份 B 份 資料用途 資 料 保 管 公司內(nèi)（部門名稱： ） 公司外（單位名稱： ） 審批 意見 部門經(jīng)理 主管副總 總經(jīng)辦 / 人行部經(jīng)理 財務(wù)部經(jīng)理 / 副董事長