【正文】 制文件）歸檔存查。 若執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出 使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時，可存檔復印件。 存檔文件保存期限 10 年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 六、人事檔案的管理 集團系統(tǒng)所有管理人員，其應聘表、經(jīng)濟擔保書、畢業(yè)證復印件、筆 試題試卷存入個人檔案，在試用期內(nèi)建立臨時檔案，正式聘用后建立正式個人檔案。 接收的大中專畢業(yè)生，考核時的一切資料及其畢業(yè)證復印件交人力資源部 /人事行政部存入個人檔案。 人事檔案的保存期限為該同志辭職后一年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 七、合同檔案的管理 公司對合同原件，即合同書信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、電 傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）實行雙層管理，即承辦部門和合同歸口管理部門。各業(yè)務部訂立的合同（協(xié)議）原件，由企管部負責管理，合同承辦人使用復印件。以便對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，但所有保管部門均須建檔。 合同中含集團系統(tǒng)內(nèi)部責任狀、承包合同及對外簽定的各種業(yè)務合同。 合同檔案的保存期限為永久性保存。 八、設備檔案的管理 各部門購買設備及物品，（如計算機、打印機、復印機、傳真機、空調(diào)等）生產(chǎn)設備及生產(chǎn)輔助設備（如化驗室設備、研發(fā)專用設備等）凡是帶有圖紙、說明書、保修卡、用戶手冊等資料應全部交總經(jīng) 辦 /人事行政部存入設備檔案，建立永久性檔案。無總經(jīng)辦 /人行部在設備發(fā)票上確認收到該設備相關資料的簽字，財務不予報銷。 各項基建施工與工程有關圖紙，一律把原稿移交總經(jīng)辦 /人事行政部文員管理。 設備檔案的保存期限為該設備報廢后 1 年，屆時列表報批后監(jiān)督銷毀。 九、技術(shù)檔案的管理 各部門技術(shù)資料，如：與集團業(yè)務相關的法規(guī)條文、國標、企標、工藝規(guī)程、質(zhì)量標準等全部由總經(jīng)辦 /人行部負責管理歸檔，如屬絕密文件應由總經(jīng)辦 /人行部登記其發(fā)行版本、發(fā)行日期、總頁數(shù)，并將其名錄歸檔，注明存放部門、發(fā)行使用部門。 技術(shù)檔案的保存期限為永久性保存，但須將廢止資料加印“作廢保留”章，同時注明作廢日期。 十、檔案建立、整理辦法 企業(yè)文件記錄保存、歸檔辦法按內(nèi)容分類，并以時間先后順序存檔，必須在檔案夾里清楚地標注歸入的檔案類目，方便查找。 每天都要進行清理歸檔，以免資料堆積，熟悉自己管理的檔案，了解歸檔制度。準確地做好文件索引，以便于查找。 歸檔要注意整潔，歸檔前先把資料進行分類，以便所有的材料隨手可得，避免盲目查找。 立卷按年代、機構(gòu)排列，永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和 批復放在一起。 文件檔案除將文稿存檔外，計算機中亦需存盤建檔，建檔按類別及時間順序建立，便于查找。 注意做好保密工作，檔案柜要堅固，做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。 每年清理一次檔案，對檔案的數(shù)量、保管等情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案安全。 對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀檔案材料必須列冊登記，送領導審批后銷毀。 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 檔案資料借閱管理制度 一、借閱檔 案（包括證照、文件（制度）、人事檔案、合同、設備、技術(shù)等資料），必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；借閱涉密的檔案須經(jīng)相關業(yè)務部門經(jīng)理級以上的領導批準方可借閱。 二、卷案不可借出，只提供在檔案存放室查閱，未立案的文件及資料可借出。 三、借閱期限不得超過 10 天，到期必須歸還如需再借應辦理續(xù)借手續(xù)。 四、借閱檔案人必須愛護檔案，保護其安全及保密性，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、損壞，未經(jīng)部門經(jīng)理級以上領導允許，絕密資料未經(jīng)副總經(jīng)理級以上領導允許，不得擅自摘抄、翻印、復印、攝影、轉(zhuǎn)借。 五、借閱的檔案交還時， 檔案管理人員必須當面點清，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告上級主管領導。主管領導與資料來源相關部門溝通備份，同時對借閱人采取批評教育或相應處罰。 六、外單位借閱檔案，必須有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，但不得帶出檔案室。 七、外單位摘抄卷內(nèi)檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理對其摘抄完畢的內(nèi)容進行審查、簽章同意后，方可帶出檔案存放室。 第二章 辦公事務管理 打印、復印、傳真管理制度 一、打?。? 凡屬以集團、分公 司名義下發(fā)的文件、報表、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀要、通知、通報、公函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰決定等均在打印范圍內(nèi)。 不得利用公司計算機打印私人材料。 各部門負責本部門所有材料的打印，需要下發(fā)的文件或規(guī)章制度、通知由各部門擬訂打印、校稿，會簽批準后拷盤，交由總經(jīng)辦 /人事行政部歸口下發(fā)、存檔； 總經(jīng)辦 /人事行政部文員對外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒 的軟盤應拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。 總經(jīng)辦 /人事行政部文員接稿后，應認真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全， 打印稿排版是否按 公司行文規(guī)范，美觀合理，對文字進行最終校對，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確認后修改。 文件存檔規(guī)范，計算機內(nèi)存儲文件應遵照《制度匯編》辦公管理制度中《檔案管理辦法》執(zhí)行。 文件打印格式應統(tǒng)一，按《制度匯編》辦公管理制度中《公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定》執(zhí)行。 二、復?。? 所有復印機均應建立使用記錄，復印需求部門按《復印機使用登記表》中項目逐項、真實填寫。 月末按各部門復印登記表由總經(jīng)辦 /人行部匯總各部門耗用紙張、墨粉費用，查看費用是否超標，將結(jié)果報人力資源部考核； 凡需要復印的資料，必須經(jīng)本部門 經(jīng)理同意，到人事行政部登記備查，數(shù)量超過 10 張的必須人事行政部經(jīng)理批準后復印，分公司復印 20 份以上的應采用油印形式，由需求部門自行印刷。 屬證件、原始資料等特殊材料需要復印，不受份數(shù)限制，可根據(jù)需要復印，但必須經(jīng)過請示、上級領導批準后方可復印。 公出人員在外地需要打印、復印材料時，應將打印原件留存，索要發(fā)票，另附紙標明打印 /復印原因、打印 /復印時間、材料收件人，以做報銷依據(jù)，無以上材料公司不予報銷。 不得利用公司復印機、傳真機復印私人材料。 三、傳真： 所有傳真機均應建立傳真記錄，登記傳真機 使用情況，并填寫《傳真機使用登記表》，發(fā)傳真須由部門經(jīng)理在傳真材料背面簽批后方可發(fā)出。 由總經(jīng)辦 /人行部文員統(tǒng)計月費用，月底統(tǒng)一匯總各部門耗用傳真費用， （除總經(jīng)辦 /人行部之外有傳真機的，傳真費用統(tǒng)一納入辦公費用）；收傳真由總經(jīng)辦 /人行部文員登記，并通知接收部門領取、登記。 在外人員簽合同及其它工作需發(fā)傳真時，需請示副總經(jīng)理同意才能進行，并且回公司報銷時，上交原始材料及發(fā)票，寫清原因、收件人、無以上材料公司不予報銷。 不得利用公司傳真機傳真私人材料。 部門 復印機使用登記表 復印時間 材料名稱 紙型 總頁數(shù) 復印人 部門經(jīng)理簽字 部門 傳真機使用登記表 傳真時間 材料名稱 頁數(shù) 收 /發(fā) 經(jīng)辦人 部門經(jīng)理簽字 第三章 印章信證管理 印章使用管理辦法 一、總則 目的 為加強集團公司印章管理，規(guī)范公司印章的制定、使用程序，使公司業(yè)務順利運營，杜絕因印章管理、使用不善造成的不必要損失制定本辦法 。 定義 本辦法所稱之印章是指公司業(yè)務上必要的，通過其使用能對外表達公司意思的印鑒。如法人章（公章），法定代表人章、合同專用章、財務專用章、銷售公司章、品控部檢驗專用章等。 二、印章的管理 集團相關部門及各分公司須將其業(yè)務必需之印章圖樣、尺寸說明連同相應管理制度或辦法報集團總經(jīng)辦備案。 集團各相關部門及分公司對印章的管理須設專人負責、并將該管理人員姓名報集團總經(jīng)辦備查。 三、印章的適用范圍 公章 適用于公司介紹信、包裹領用單、匯款單、財務部報表、證明、委托書、協(xié)議、擔保書等重要材料需要時的加 蓋。 合同專用章 適用于合同章用于公司與客戶簽訂各種合同專用。 財務專用章 適用于財務專用章用于公司各種資金支付專用。 銷售公司章 適用于以銷售公司名義按公司規(guī)定程序簽訂的與經(jīng)銷商補充協(xié)議及銷 售公司內(nèi)部發(fā)放的文件、制度、通知、通報類。 品控部專用章 適用于品控部在公司內(nèi)部下發(fā)的通知及出口時商標機構(gòu)提供的合格檢驗報告專用。 四、以上三種印章在使用時必須按規(guī)定辦理，否則出現(xiàn)問題，由該印章保管人員負責一切經(jīng)濟責任和法律責任，并處以每次 500 元的罰款。 五、印章的使用 只有印章的保管 責任者才能保管和加蓋印章。保管責任者因故不在時需托相關人員代行其職責，因委托不善造成失誤或損失者，由委托人和受托人負連帶責任。 公司各部門及員工申請加蓋公司法人章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、銷售公司章等按下列程序辦理。 （ 1）申請人填寫公司用印申請單（見附表）。 （ 2）經(jīng)部門主管經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批同意。 （ 3）申請人按（ 1）（ 2）項要求簽字后，須將相應用印申請單及需加蓋印章之材料一并交印章保管責任人登記蓋章。 品控部檢驗章，如質(zhì)量檢驗合格章、化驗室檢驗章經(jīng)品控部經(jīng)理、化驗室主 任確認無誤后，即可蓋章，所有蓋章資料均須備份，以便查閱。 加蓋印章審批權(quán)限劃分 （ 1）經(jīng)常性加印項目，如介紹信、包裹單、匯款單等項目需要加蓋法人印章的由經(jīng)辦人所在部門主管經(jīng)理簽字， 交經(jīng)總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理 審批。 （ 2）財務報表、 證明、委托書、協(xié)議、擔保書等 需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認（財務票據(jù)正常業(yè)務按法定代表人批準之相關規(guī)定執(zhí)行）。 （ 3）本款所稱涉及公司重大利益資料系指： A、與經(jīng)營責任相關的資料 B、債務保證，特別貸款 C、所涉標的超過 10 萬元以上的合同 D、訴訟裁判相關資料 E、可能給公司造成 10 萬元以上損失的其他相關資料 （ 4） 使用財務專用章必須經(jīng)財務部經(jīng)理、副董事長審核同意方可使用。 （ 5）以上項以外的其他資料的加印，相關副總經(jīng)理或各分公司總經(jīng)理有最終審批權(quán)。 （ 6）經(jīng)會簽批準的文件發(fā)放加蓋印章時文件會簽單可替代用印申請單。 加蓋印章的復核 （ 1） 公司法人章保管人，按《用印申請單》中資料名稱、加蓋印章份數(shù)、審核簽批權(quán)限復核無誤后，方可予以蓋章；如總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理、總經(jīng)理不在，用章人電話請示同意后，印章保管人經(jīng)核實，方可蓋章。 （ 2） 合同章 使用部門填寫《用印申請單》，部門經(jīng)理簽字，交財務部經(jīng)理審核：合同文本名稱、加蓋印章份數(shù)、部門經(jīng)理審核簽批權(quán)限、合同文本簽署部門主管副總、企管部經(jīng)理簽字、總經(jīng)理簽批內(nèi)容等。 （ 3）合同章保管人員必須對上述項目及申請單中加蓋份數(shù)進行再次審核后方可給予加蓋合同章，并做好《合同章使用記錄》。 《用印申請單》的管理 （ 1）使用公司法人章填報后的《用印申請單》在總經(jīng)辦 /人行部存檔。 （ 2）使用財務專用章、法定代表人名章填報后的《用印申請單》與在財務部存檔。 （ 3） 使用合同章填報后的《用印申請單》與在財務部留存或備份 合同文 本同時存檔。 （ 4）財務類報表使用財務專用章、法人章及法人名章的《用印申請單》與報表復印件同時存檔。 加蓋印章流程圖 用 印 申 請 單 年 月 日 申請人 職務 所在部門 印章名稱 公司法人章 合同專用章 法人代表人名章 財務專用章 資料 名稱 A 資料編號 A B B 資料來源 外來材料 自制材料 其他 資料份數(shù) A 份 B 份 每份資料加蓋的印章數(shù) A 份 B 份 資料用途 資 料 保 管 公司內(nèi)（部門名稱： ） 公司外（單位名稱： ） 審批 意見 部門經(jīng)理 主管副總 總經(jīng)辦 / 人行部經(jīng)理 財務部經(jīng)理 / 副董事長