商務禮儀之發(fā)郵件(ppt44頁)-wenkub
2023-03-23 11:59:43 本頁面
【正文】 般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅 ? 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”，也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 一、關于主題 ? 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理一定不要空白標題，這是最失禮的 ? 可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“ !”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 ALL。 ? 稱呼是第一行頂格寫 二、關于稱呼與問候 Email開頭結尾最好要有問候語 ? 最簡單的開頭寫一個“ HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。 ? 在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤 三、關于正文 合理提示重要信息 ? 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在－ :) 關 于 附件 四、關于附件 ? 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件 ? 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理 ? 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 四、關于附件 ? 附件數目不宜超過 4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件 ? 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 ? 如果附件過大，應分割成幾個小文件分別發(fā)送， 語言的選擇和 漢字編碼 五、語言的選擇和漢字編碼 只在必要的時候才使用英文郵件 ? 英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水
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