商務禮儀之發(fā)郵件(ppt44頁)(存儲版)
【正文】 果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應，應該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情 七、回復技巧 ? 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的 RE來 RE去，與發(fā)件人討論。 八、正確使用發(fā)送、抄送和密送 ? 如果有需要 還應對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象 ? 只給需要信息的人發(fā)送郵件不要占用他人的資源 ? 轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。 ? 對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越 RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應，哪怕只是確認一下收到了。 ? 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在－ :) 關 于 附件 四、關于附件 ? 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件 ? 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理 ? 正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 四、關于附件 ? 附件數(shù)目不宜超過 4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件 ? 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 ? 如果附件過大，應分割成幾個小文件分別發(fā)送， 語言的選擇和 漢字編碼 五、語言的選擇和漢字編碼 只在必要的時候才使用英文郵件 ? 英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、 ALL。主題要提綱挈領。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“ Dear xxx”，顯得很熟絡。 ? 正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達
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