【正文】 共六級的第一級用“一、二、三、??” 第二級用“（一）、（二）、（三）、??”第三級用“ ??”第四級用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??” 第五級用“ A、 B、 C、??” 第六級用“ a、 b、 c、??”。 全文共二級的第一級用“一、二、三、??” 第二級“ ??”。 （四）標題 由公文的主題和文種組成，字體采用華文中宋二號字（加黑）。用阿拉伯?dāng)?shù)字寫，用中括號括起。 （一）版頭 由公司全稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。 （六）報告 用于向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的詢問。 （二）決定 用于對重要事項做出決策和安排。 附件： 文件簽發(fā)審批單 文件名稱 編號 密級 主要內(nèi)容 類別 擬制部門 擬制人 部門經(jīng)理 主送單位 抄送單位 會簽范圍及會簽意見 部門 經(jīng)理 副 總 總經(jīng)理 注： 文件經(jīng)總經(jīng)理簽批后，發(fā)放用印時不必使用用印審批單。 七、公文處理時限 特急件 ：各會簽單位需在半小時內(nèi)回復(fù)，隨到隨辦。 機密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個別部門或 相關(guān)人員學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關(guān)人事任免事項；質(zhì)量問題通報；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫存產(chǎn)品、用肉量 等統(tǒng)計數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等。 歸檔 (1)、所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負責(zé)對接收文件 和本分公司自制文件）歸檔存查。 (4)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員按《文件簽發(fā)審批單》中注明的份數(shù)復(fù)印下發(fā)。 批示 總經(jīng)理或其他被授權(quán)批示者作最終的批示，并簽字。 (3)、各部門收到需要會簽的文件時，須本著認真的態(tài)度，必要時征集本部門員工意見，盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。 五、自制文件 擬制： 由文件起草部門擬稿，文稿要求語言通順、邏輯清 晰、簡潔易懂、文 字嚴肅，避免使用晦澀及地方口語等詞匯敘述。 二、外來文件包含公文、傳真資料、法律條款、地方性法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等項目。內(nèi)部自制文件包含本集團系統(tǒng)內(nèi)部文件和對外業(yè)務(wù)文件。 文件盡量不制定補充規(guī)定，如需要增加補充、修改條款，可將原文作廢重新制定，以保證制度的連貫性。 (4)、自收到需會簽文件起各會簽單位及個人須在處理時限內(nèi)回復(fù)，提高效率，文件擬制部門負責(zé)文件會簽跟蹤工作。 出稿復(fù)印、下發(fā) (1)、文件起草部門將修訂后的文稿拷盤，由總經(jīng)辦 /人事行政部文員出稿。 (5)、需要對外發(fā)文時，由總經(jīng)辦 /人事行政部文員打印、蓋章、封裝、寄發(fā)。 (2)、若執(zhí)行部門必須使用正本時，可暫時借出使用后歸還，若正本必須寄出或無法取回時，可存檔復(fù)印件。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時間內(nèi)傳閱不能留存或復(fù)印，事后，當(dāng)需要再次查閱時，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當(dāng)場借閱當(dāng)時還。 急件： 各會簽單位需在 1 小時內(nèi)回復(fù)，一天內(nèi)處理完畢。 各部門、副總、總經(jīng)理會簽意見可另附紙。 （三）意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。 （七）規(guī)定 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。 版頭字體采用姚體 60 號字。 順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，自每年第一件起按發(fā)出時間順序編排。 （五）主送部門 主送部門是指公文的主要受理部門，規(guī)定、通報可以不寫主送部 門（或在版記中體現(xiàn)），字體采用黑體三號字。 全文共三級的第一級用“一、二、三、??”第二級用“（一）、（二）、（三）、??”第三級用“ ??”。 公文首頁應(yīng)根據(jù)標題行數(shù)合理排列正文行數(shù)。 （九）成文日期 一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。 （十）印章 下發(fā)公文都應(yīng)加蓋集團印章。 （十三）印制版記 由公文印發(fā)部門名稱和印發(fā)日期。主標題、副標題、正文之間的用字要有明顯區(qū)別。 三、檔案管理歸口部門 總經(jīng)辦負責(zé)集團總部的證照檔案、系統(tǒng)內(nèi)下發(fā)的文件（制度）檔案、集團總部設(shè)備檔案、技術(shù)檔案的管理歸檔； 企管部負責(zé)集團系統(tǒng)所有合同檔案的管理歸檔； 人力資源部負責(zé)集團總部所有人員及分公司部門副經(jīng)理以上人員的人事檔案的管理歸檔； 分公司人行部負責(zé)本公司所有證照檔案、文件（制度）檔案、部門副經(jīng)理以下人員的人事檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)檔案 的管理歸檔； 分公司財務(wù)部負責(zé)對本公司所有合同檔案的管理歸檔。 五、文件（制度）檔案的管理 所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負責(zé)對接收文件和本分公司自制文件）歸檔存查。 接收的大中專畢業(yè)生，考核時的一切資料及其畢業(yè)證復(fù)印件交人力資源部 /人事行政部存入個人檔案。以便對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，但所有保管部門均須建檔。無總經(jīng)辦 /人行部在設(shè)備發(fā)票上確認收到該設(shè)備相關(guān)資料的簽字，財務(wù)不予報銷。 技術(shù)檔案的保存期限為永久性保存，但須將廢止資料加印“作廢保留”章，同時注明作廢日期。 歸檔要注意整潔，歸檔前先把資料進行分類，以便所有的材料隨手可得，避免盲目查找。 每年清理一次檔案，對檔案的數(shù)量、保管等情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案安全。 二、卷案不可借出，只提供在檔案存放室查閱，未立案的文件及資料可借出。主管領(lǐng)導(dǎo)與資料來源相關(guān)部門溝通備份，同時對借閱人采取批評教育或相應(yīng)處罰。 不得利用公司計算機打印私人材料。 文件打印格式應(yīng)統(tǒng)一，按《制度匯編》辦公管理制度中《公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定》執(zhí)行。 公出人員在外地需要打印、復(fù)印材料時，應(yīng)將打印原件留存，索要發(fā)票，另附紙標明打印 /復(fù)印原因、打印 /復(fù)印時間、材料收件人，以做報銷依據(jù)，無以上材料公司不予報銷。 在外人員簽合同及其它工作需發(fā)傳真時，需請示副總經(jīng)理同意才能進行，并且回公司報銷時，上交原始材料及發(fā)票，寫清原因、收件人、無以上材料公司不予報銷。如法人章（公章），法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、銷售公司章、品控部檢驗專用章等。 合同專用章 適用于合同章用于公司與客戶簽訂各種合同專用。 四、以上三種印章在使用時必須按規(guī)定辦理，否則出現(xiàn)問題，由該印章保管人員負責(zé)一切經(jīng)濟責(zé)任和法律責(zé)任，并處以每次 500 元的罰款。 （ 1）申請人填寫公司用印申請單（見附表）。 加蓋印章審批權(quán)限劃分 （ 1）經(jīng)常性加印項目，如介紹信、包裹單、匯款單等項目需要加蓋法人印章的由經(jīng)辦人所在部門主管經(jīng)理簽字， 交經(jīng)總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理 審批。 （ 6）經(jīng)會簽批準的文件發(fā)放加蓋印章時文件會簽單可替代用印申請單。 《用印申請單》的管理 （ 1）使用公司法人章填報后的《用印申請單》在總經(jīng)辦 /人行部存檔。 加蓋印章流程圖 用 印 申 請 單 年 月 日 申請人 職務(wù) 所在部門 印章名稱 公司法人章 合同專用章 法人代表人名章 財務(wù)專用章 資料 名稱 A 資料編號 A B B 資料來源 外來材料 自制材料 其他 資料份數(shù) A 份 B 份 每份資料加蓋的印章數(shù) A 份 B 份 資料用途 資 料 保 管 公司內(nèi)（部門名稱： ） 公司外（單位名稱： ） 審批 意見 部門經(jīng)理 主管副總 總經(jīng)辦 / 人行部經(jīng)理 財務(wù)部經(jīng)理 / 副董事長 總經(jīng)理 加印材料 補充修正 申請?zhí)岢? 申請人 加蓋印章 審查批準 審查批準 審 批 申請部門 主管經(jīng)理 副總、分公司總經(jīng)理（必要時） 集團總經(jīng)理（必要時） OKKKK OK OK NO NO NO OK OK 介紹信管理辦法 一、需要公司開具介紹信者，應(yīng)填寫用印申請單，注明介紹信用途，經(jīng)主管經(jīng)理批準后，交總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理簽批，總經(jīng)辦 /人行部文員依據(jù)此單填寫介紹信，蓋章后發(fā)需要人。 五、各部門接待外單位介紹來人時，應(yīng)認真查對來人姓名、商辦事項和介紹信所列的事項是否相 符；并在留下的介紹信背面簽注辦理情況，以便日后查對。 第四章 電話通訊管理 關(guān)于通訊設(shè)備的使用管理規(guī)定 一、國內(nèi)電話使用管理 各部門需要安裝、停用電話或需要增加話費指標，應(yīng)由申請部門填寫請示單，寫明申請事項、原由，主管簽署意見后報企管部 /人行部（分公司各部門由人行部批示后報企 管部），由企管部 /人行部請示總經(jīng)理批準后執(zhí)行。財務(wù)部按各部門電話費用標準結(jié)算，超費自付，特殊情況需集團總經(jīng)理批準核銷，其他人無權(quán)核銷超標準電話費。通話、傳真完畢后，由總經(jīng)辦 /人行部負責(zé)將所有的電話國際網(wǎng)關(guān)閉。 月末由總經(jīng)辦主任 /人行部經(jīng)理將當(dāng)月各部門電話費用額、獎罰處理情況及各手機使用者費用額報總經(jīng)理閱批。 每次通話時間以三分鐘為限，長話短說，簡潔扼要，長途電話使用前應(yīng)對討論、商洽內(nèi)容加以構(gòu)思或擬出提綱。接聽電話一般在鈴響三次內(nèi)接聽。 二、所有可上網(wǎng)的部門及個人必須建立上網(wǎng)記錄，并認真填報，月末交電話費用核算部門。 六、禁止利用計算機上網(wǎng)聊天、娛樂、下載與工作無關(guān)的信息等。登記時各部門 /科室人員必須積極配合，如實上報。 三、購買 辦公設(shè)備 /設(shè)施及辦公用品 的購買由需求部門按照“物資采購程序”及物資采購審批權(quán)限進行辦理。 四、保管與發(fā)放 辦公設(shè)備 /設(shè)施購置后由財務(wù)部通知需求部門辦理領(lǐng)取手續(xù)，并建立臺帳，加貼標簽 。 領(lǐng)發(fā)物品隨時記帳，計算余量，以便掌握庫存數(shù)量。 辦公用品管理員計算出各部門辦公用品 費用，按照各部門辦公費用指標核算，將情況匯總上報財務(wù)部經(jīng)理，并通知超標部門， 超標自負。 內(nèi)部傳閱的各種草稿盡量利用使用過的紙（正面有字，反面能書寫），不準使用公司統(tǒng)一印制的稿紙，如有違反者一次罰款 5 元。 二、歸口管理部門負責(zé)對計算機運用的長遠規(guī)劃；負責(zé)軟件開發(fā)規(guī)劃；負責(zé)組織計算機技術(shù)培訓(xùn)；負責(zé)對分散使用的計算機保密、病毒檢測清理、是否安裝游戲軟件等方面進行不定期檢查；負責(zé)計算機的故障時聯(lián)絡(luò)維修單位進行維修。 六、軟盤使用前，必須確保無病毒；由各計算機使用部門制定病毒作業(yè)計劃（含檢測周期、時間、方式、工具及責(zé)任人），報總經(jīng)辦 /人行部檢查其實施情況。 九、計算機應(yīng)由專業(yè)人員操作，禁止非專業(yè)人員操作使用，否則，造成設(shè)備損壞應(yīng)照價賠償，未經(jīng)計算機保管人同意不得動用他人計算機。如有違反者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以 10元罰款，造成設(shè)備損壞的，由其賠償經(jīng)濟損失。其它時間，有極 特殊情況經(jīng)總經(jīng)辦 /人事行政部批準后，方可開機復(fù)印。保密工作涉及企業(yè)的方方面面，絕對不是少數(shù)涉密人員的事情，必須增強全員保密意識，加強 組織領(lǐng)導(dǎo)。 機密文件 是指以集團或集團各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個別部門或相關(guān)人員學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關(guān)人事任免事項；質(zhì)量問題通報；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫存產(chǎn)品、用肉量等統(tǒng)計數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等?？偨?jīng)辦制定出文件定期收回和監(jiān)督銷毀制度，做到每半年清理一次文件，各部門保管的文件必須在規(guī)定時間內(nèi)交回，個人手中不得留存。 不準私自印發(fā)高層領(lǐng)導(dǎo)的講話記錄，會議紀要的內(nèi)容，特別是領(lǐng)導(dǎo)的講話，一定要交領(lǐng)導(dǎo)確認后方可印發(fā)。允許與會人員帶回的文件，需附文件目錄，以便與會人員回到各自崗位后按照文件目錄清點，交相應(yīng)部門登記、保管。 2．財務(wù)人員不要將重要文件、報表放在桌面上，以免丟失、失密，給公司造成不良后果。 生產(chǎn)部應(yīng)嚴格把關(guān)，非相關(guān)人員一律不準進入車間。 （六）人力資源保密 本部門人員要嚴格保守秘密，不得泄露公司人力資源戰(zhàn)略。 集團及各分公司各位員工均不得詢問他人、泄露自己的薪資標準。 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，任何人不得借閱人事檔案。 集團各部門、各分公司都要定期召開保密工作會議，分析問題制定措施，堵塞漏洞。 各部門在工作中所使用的紙張，凡涉及到生產(chǎn)、開發(fā)、財務(wù)、銷售、采購、質(zhì)檢等公司機密文字、數(shù)字、合同、計劃內(nèi)容的，以及 公司發(fā)展動向、各種活動等資料，應(yīng)在作廢時立即銷毀，不應(yīng)做為普通用紙在日常工作中使用。 總經(jīng)辦 /人行部負責(zé)對各部門購入的圖書資料進行蓋章，加貼標簽并編