【正文】 某油田服務(wù)股份有限公司物資采辦管理程序（試行）1．目的及適用范圍 目的本程序規(guī)定了物資采辦工作必須遵循的原則、程序及權(quán)限范圍，旨在規(guī)范公司的物資采辦工作，明確各部門/單位的職責(zé)，提高采辦工作的效率和準(zhǔn)確性，在保證公司安全生產(chǎn)作業(yè)的同時，節(jié)約資金，降低成本。 適用范圍適用于公司所有物資的采辦。2．引用標(biāo)準(zhǔn)《某油田服務(wù)股份有限公司物資、裝備管理規(guī)定（試行）》3．定義采辦的種類招標(biāo)采辦、詢價采辦、年度協(xié)議采辦、零星采辦、外圍采辦、應(yīng)急采辦。招標(biāo)采辦招標(biāo)方式采辦分為國家規(guī)定的招標(biāo)采辦和公司招標(biāo)采辦兩種。國家規(guī)定的招標(biāo)采辦是必須通過國家批準(zhǔn)認(rèn)可的招標(biāo)公司進(jìn)行的采辦；公司招標(biāo)采辦是指公司規(guī)定的必須進(jìn)行招標(biāo)的采辦。詢價采辦金額大于等于零星采辦，且采用詢價、比價，然后按權(quán)限逐級審批的采辦。零星采辦指國內(nèi)采購物資未納入年度協(xié)議采購，且金額（人民幣）批量小于5000元，單項小于1500元，由有經(jīng)驗的采購員直接到就近市場選擇最優(yōu)分供方，當(dāng)面論質(zhì)談價，擇優(yōu)采辦。外圍采辦指因生產(chǎn)作業(yè)需要而離開所在屬地采辦管理單位/部門，在生產(chǎn)作業(yè)實(shí)施所在地發(fā)生的物資采辦。應(yīng)急采辦指為提供因生產(chǎn)計劃突變或突發(fā)事件所引起的急需物資而采取的一種非正常的采辦。該采辦主要考慮交貨時間。有采購權(quán)單位指物資裝備部；天津、湛江、深圳、上海、新疆五家分公司和駐北美（休斯敦）、駐印尼、駐中東（迪拜）和駐尼日利亞四個辦事處（具備合同簽署和付款權(quán)）。鉆井、物探、船舶、油田技術(shù)、制造銷售、IPM、研發(fā)、綜合服務(wù)八大事業(yè)部（具備采辦簽審權(quán)）。4．職責(zé)參見《某油田服務(wù)股份有限公司物資、裝備管理規(guī)定（試行）》5．管理程序 采辦管理 采辦原則 采辦工作必須遵守國家法律法規(guī)和總公司有關(guān)規(guī)定。 采辦詢價時，原則上要向三家以上有資質(zhì)的合格分供方詢價（零星采辦除外，且獨(dú)家生產(chǎn)和經(jīng)營的產(chǎn)品可只向該廠家詢價）。 可直接向生產(chǎn)廠家或具有法律效力的代理商詢價采辦，條件成熟時可以采用年度協(xié)議的方式進(jìn)行采辦。 不得向評審不合格的分供方訂貨。 一批次的物資采辦金額大于50萬美元或400萬元人民幣時必須采用公司招標(biāo)采辦方式并成立采辦項目組。項目組成員由公司主管執(zhí)行副總裁提名，項目組成員包括但不限于公司領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門經(jīng)理、物資裝備部有關(guān)人員、事業(yè)部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和裝備有關(guān)人員等。國家規(guī)定的招標(biāo)采辦物資，無論金額多少都必須采用通過國家批準(zhǔn)認(rèn)可的招標(biāo)公司進(jìn)行招標(biāo)采辦。 所有設(shè)備的采辦必須簽訂合同/協(xié)議。 所有使用外匯的采辦必須簽訂合同/協(xié)議。 一批次價值在5000元人民幣以上的采辦必須簽訂合同/協(xié)議。 采辦權(quán)限管理各單位權(quán)限范圍內(nèi)的分級采辦審批權(quán)限由本單位根據(jù)具體情況制定管理辦法、并報公司批準(zhǔn)，由公司法定代表人授權(quán)后執(zhí)行。 各事業(yè)部具有權(quán)限內(nèi)的用于維持日常生產(chǎn)作業(yè)所需進(jìn)口、國內(nèi)物資（不包括更新改造項目、入資產(chǎn)的設(shè)備）的采辦權(quán)，包括分供方的選擇，詢價、比價、技術(shù)澄清、訂貨以及合同洽談、貨物驗收等，但不包括合同和付款的終簽權(quán)。 綜合服務(wù)事業(yè)部具有權(quán)限內(nèi)國內(nèi)物資的采辦權(quán)，但沒有合同和付款的終簽權(quán)。 制造/銷售事業(yè)部具有用于本事業(yè)部承攬工程項目所需國內(nèi)材料的采辦權(quán)，采辦的材料僅限于年度協(xié)議包括的物資范圍內(nèi)（本程序未涵蓋的部分，按項目管理程序執(zhí)行）。 油田技術(shù)事業(yè)部具有用于本事業(yè)部帶料服務(wù)所需國內(nèi)材料的采辦權(quán)，采辦的材料僅限于年度協(xié)議包括的物資范圍內(nèi)。合同簽訂及付款委托制造/銷售事業(yè)部按有關(guān)規(guī)定辦理。 分公司、辦事處具有權(quán)限內(nèi)進(jìn)口及國內(nèi)設(shè)備的采辦權(quán)。同時具有合同、付款權(quán)限范圍內(nèi)的終簽權(quán)。 物資裝備部具有權(quán)限范圍內(nèi)物資采辦的審批權(quán)及限上物資采辦的組織實(shí)施權(quán)。公司確定成立采辦項目組的物資采辦除外。 物資裝備部可視具體情況，授權(quán)分公司進(jìn)行限上物資采辦操作。 分公司進(jìn)行限上物資的采辦，需將詢價/招標(biāo)分供方選擇、比價/定標(biāo)結(jié)果、合同文本報物資裝備部按審批權(quán)限審批。 基本程序 采辦的啟動 物資需求單位/部門首先依據(jù)經(jīng)公司批準(zhǔn)的年度生產(chǎn)建設(shè)計劃或調(diào)整計劃提出采購物資的MR單（物資需求申請單），并按公司倉儲管理信息系統(tǒng)格式編制，提交有關(guān)技術(shù)文件，然后按本單位/部門制訂的審批程序逐級審批。 將MR單交給有關(guān)采辦人員：國內(nèi)、國外采辦物資（不包括設(shè)備）視生產(chǎn)情況和采辦權(quán)限劃分交給本單位采辦人員或物資裝備部、分公司、辦事處、綜合事業(yè)部物供中心。限下更新改造項目和入資產(chǎn)的采辦物資交分公司，限上項目交物資裝備部或采辦項目組。 采辦部門按要求制作標(biāo)書/詢價文件。 選擇分供方 根據(jù)合格分供方的能力、信譽(yù)、服務(wù)等選擇三家或以上最優(yōu)的分供方。 按要求填寫《分供方選擇審批表》。 按規(guī)定的權(quán)限送審。 發(fā)標(biāo)/詢價 復(fù)審標(biāo)書或詢價文件。 按規(guī)定發(fā)出標(biāo)書或詢價文件。 開標(biāo)/審核報價 按規(guī)定開標(biāo)（填寫《開標(biāo)記錄》）或?qū)徍藞髢r內(nèi)容。 技術(shù)評定由申請單位和技術(shù)主管單位負(fù)責(zé)。 評標(biāo)/比價 按規(guī)定進(jìn)行評標(biāo)或比價。 澄清投標(biāo)書或報價中存在的問題。 寫出評標(biāo)或比價結(jié)果，并填寫《技術(shù)評比表》、《商務(wù)評比表》和《物資訂貨審批表》。 定標(biāo)/確認(rèn) 向批準(zhǔn)的中標(biāo)/成交分供方發(fā)出中標(biāo)書面通知/確認(rèn)傳真。 以訂單代合同的確認(rèn)傳真應(yīng)有買賣雙方授權(quán)人簽字。 辦理進(jìn)口批文 按海關(guān)要求提供進(jìn)口物資申辦進(jìn)口批文的資料。 按規(guī)定辦理進(jìn)口批文。 簽訂合同/協(xié)議 與有關(guān)職能部室溝通有關(guān)商務(wù)條款，按規(guī)定送審。 填寫公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本。 在公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本內(nèi)容有所修改或采用非公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽定合同/協(xié)議時，須填寫《合同/協(xié)議預(yù)審表》，按規(guī)定進(jìn)行合同預(yù)審。 由買賣雙方授權(quán)人簽字。 按國家有關(guān)規(guī)定為新簽合同貼印花稅。 合同執(zhí)行 按合同要求做好標(biāo)的物交貨前質(zhì)量控制工作。 保證合同按期交貨。 投保運(yùn)輸險。 辦理物資進(jìn)口手續(xù)，清關(guān)提貨。 到貨驗收。 索賠。 付款 準(zhǔn)備付款文件（包括但不限于《付款申請單》或《外匯結(jié)算申請單》，發(fā)票、合同/訂單/零星采購單、入庫單，進(jìn)口合同還需附上進(jìn)口批件和報關(guān)單）。 按規(guī)定辦理付款審批手續(xù)。 以信用證方式付款時，在申請開證時應(yīng)填寫《不可撤消跟單信用證申請單》有關(guān)條款并得到合同收益人的認(rèn)可。 合同結(jié)束 當(dāng)滿足合同結(jié)束條件時，合同將結(jié)束。 質(zhì)保條款按合同規(guī)定繼續(xù)執(zhí)行。 所有與合同有關(guān)的文件資料，均需放進(jìn)合同袋中存檔。 招標(biāo)采辦程序 國家規(guī)定招標(biāo)采辦程序 規(guī)定通過國家批準(zhǔn)認(rèn)可招標(biāo)公司招標(biāo)的物資按國家規(guī)定的招標(biāo)程序執(zhí)行。凡屬此類物資的采辦，必須上報物資裝備部（或采辦項目組），由物資裝備部（或采辦項目組）牽頭組織實(shí)施。 ，向物資裝備部（或采辦項目組）提出MR單，并注明此類物資屬于國家規(guī)定應(yīng)由國家批準(zhǔn)認(rèn)可招標(biāo)公司招標(biāo)的物資。 制作招標(biāo)物資所需的技術(shù)文件（包括但不限于物資的名稱、數(shù)量、部件號、規(guī)格、型號、技術(shù)要求、生產(chǎn)廠家、證書要求、到貨時間、到貨地點(diǎn)、材質(zhì)要求、培訓(xùn)要求、安裝調(diào)試、資料要求等），由申請單位總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字后，交物資裝備部（或采辦項目組）。 物資裝備部（或采辦項目組）根據(jù)權(quán)限送公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，填寫《招標(biāo)委托書》，并附上招標(biāo)技術(shù)文件，上報總公司物資辦。 總公司物資辦按國家規(guī)定，向國家批準(zhǔn)認(rèn)可的招標(biāo)公司提出招標(biāo)申請。 由國家批準(zhǔn)認(rèn)可招標(biāo)公司按照國家《招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)。 在開標(biāo)和評標(biāo)時，物資裝備部（或采辦項目組）在規(guī)定時間內(nèi)組織分公司或事業(yè)部負(fù)責(zé)商務(wù)和技術(shù)的人員（或采辦項目組成員）參加，按國家批準(zhǔn)認(rèn)可招標(biāo)公司的要求，根據(jù)國家《招標(biāo)投標(biāo)法》有關(guān)規(guī)定進(jìn)行開標(biāo)和評標(biāo)。 物資裝備部（或采辦項目組）根據(jù)評標(biāo)結(jié)果向總公司物資辦申辦進(jìn)口批件。 由招標(biāo)公司向中標(biāo)分供方發(fā)出中標(biāo)通知書。 物資裝備部（或采辦項目組）組織分公司或事業(yè)部負(fù)責(zé)商務(wù)和技術(shù)的人員，繼續(xù)與中標(biāo)分供方進(jìn)行澄清和協(xié)商，確定合同條款。 物資裝備部（或采辦項目組）組織分公司或事業(yè)部準(zhǔn)備合同文本。 。，并將合同交屬地分公司執(zhí)行。 分公司主管部門或事業(yè)部繼續(xù)跟蹤合同的執(zhí)行情況，直到合同結(jié)束。 公司招標(biāo)采辦程序 申請單位根據(jù)批準(zhǔn)的年度計劃和調(diào)整計劃，向物資裝備部（或采辦項目組）提出MR單。 。 物資裝備部（或采辦項目組）根據(jù)所需物資在《分供方選擇審批表》中推薦填寫三家或以上合格分供方，然后按審批權(quán)限逐級審批。 物資裝備部（或采辦項目組）編制招標(biāo)書，經(jīng)審批后發(fā)標(biāo)。 投標(biāo)書收到后由專人保管。 物資裝備部（或采辦項目組）確定開標(biāo)和評標(biāo)時間并組織開標(biāo)及評標(biāo)工作。參加人員應(yīng)包括物資裝備部和使用單位有關(guān)的技術(shù)和商務(wù)人員（或采辦項目組主要成員）。評標(biāo)時應(yīng)填寫《技術(shù)評比表》、《商務(wù)評比表》和《物資訂貨審批表》。 物資裝備部（或采辦項目組）將評標(biāo)初部結(jié)果按審批權(quán)限逐級上報審批定標(biāo)。 物資裝備部（或采辦項目組）向投標(biāo)分供方發(fā)出中標(biāo)或未中標(biāo)通知。 。 物資裝備部（或采辦項目組）組織人員洽談合同。 。 。 由國家指定經(jīng)營企業(yè)統(tǒng)一簽訂合同的物資采辦凡屬國家外經(jīng)貿(mào)部指定經(jīng)營進(jìn)口貨物管理目錄的物資采辦，必須上報物資裝備部，由物資裝備部牽頭組織實(shí)施。按國家規(guī)定的程序執(zhí)行。 ，向物資裝備部提出物資購買申請，并注明此類物資屬于國家規(guī)定應(yīng)由國家指定經(jīng)營企業(yè)統(tǒng)一簽訂合同的物資，附上招標(biāo)或詢價技術(shù)文件，由分公司或事業(yè)部總經(jīng)理簽字。 物資裝備部根據(jù)權(quán)限送公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，上報總公司物資辦。 總公司物資辦按國家規(guī)定，推薦國家指定經(jīng)營企業(yè)，由物資裝備部委托國家指定經(jīng)營企業(yè)采辦，并附上招標(biāo)或詢價技術(shù)文件。 物資裝備部跟蹤國家指定經(jīng)營企業(yè)的招標(biāo)或詢價過程，辦理相關(guān)手續(xù)。 物資裝備部根據(jù)國家指定經(jīng)營企業(yè)的評標(biāo)結(jié)果或比價結(jié)果向總公司物資辦申辦進(jìn)口批件。 在國家指定經(jīng)營企業(yè)統(tǒng)一簽訂合同后，物資裝備部把合同、相關(guān)資料及情況反饋給分公司或事業(yè)部。 國家指定經(jīng)營企業(yè)負(fù)責(zé)辦理清關(guān)手續(xù)。 分公司或事業(yè)部負(fù)責(zé)跟蹤該合同的執(zhí)行，直至合同結(jié)束。物資裝備部予以協(xié)助。 詢價方式采辦程序 采辦人員接到MR單后，填寫《分供方選擇審批表》推薦三家或以上分供方，然后逐級審批。 采辦人員編制詢價單，并用書面形式將其發(fā)給分供方。 采辦單位在接到分供方的書面報價后應(yīng)妥善保管和注意保密，在規(guī)定的時間以內(nèi)收齊報價后，采辦人員對報價進(jìn)行審核、分析和報價澄清。 采辦人員填寫《物資訂貨審批表》。 如申請單位認(rèn)為有必要進(jìn)行技術(shù)澄清，由采辦人員聯(lián)系并落實(shí)。技術(shù)澄清由申請單位的有關(guān)技術(shù)人員主持。技術(shù)澄清后，有關(guān)技術(shù)人員和分供方雙方都必須在技術(shù)文件上簽字確認(rèn)。 采辦人員填寫《物資訂貨審批表》，推薦訂貨分供方，并按審批權(quán)限逐級上報審批。 上報逐級審批時必須附上MR單、《分供方選擇審批表》、所有報價單、《技術(shù)評比表》和《物資訂貨審批表》等。 《物資訂貨審批表》經(jīng)終審后，采辦人員發(fā)出訂貨確認(rèn)單，編制并洽談合同，按權(quán)限簽訂合同。 。 授權(quán)采辦操作程序 。 物資裝備部書面授權(quán)給屬地分公司、辦事處，具體辦理該項目的采辦操作。 分公司、辦事處以書面請示的方式，向物資裝備部推薦詢價分供方，同時附上《分供方選擇審批表》。 物資裝備部預(yù)審分公司、辦事處的《分供方選擇審批表》，并逐級按權(quán)限送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 終審后的《分供方選擇審批表》由物資裝備部傳達(dá)給分公司。 分公司、辦事處嚴(yán)格按照批復(fù)向各分供方進(jìn)行詢價。 、。 物資裝備部根據(jù)審批權(quán)限逐級上報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 分公司根據(jù)批復(fù)，與擬成交分供方進(jìn)行商務(wù)澄清和合同洽談。 。 物資裝備部書面批復(fù)分公司代表公司與擬成交分供方簽訂合同。 簽字后，分公司在三個工作日內(nèi)將簽字后的合同送一份給物資裝備部備案。 年度協(xié)議采購 年度協(xié)議的采辦方式年度協(xié)議可以采取招標(biāo)、詢價比價的方式進(jìn)行。 年度協(xié)議的簽訂年度協(xié)議由物資裝備部負(fù)責(zé)組織/簽訂。 簽訂年度協(xié)議的操作流程 物資裝備部委托綜合服務(wù)事業(yè)部物供中心對物資進(jìn)行整理、分類并列出擬簽訂年度協(xié)議的物資明細(xì)表，該物資明細(xì)表包括但不限于采辦物資的名稱、規(guī)格、型號、生產(chǎn)廠等。 物供中心將物資明細(xì)表反饋給各事業(yè)部/單位，由各事業(yè)部/單位補(bǔ)充物資項目及生產(chǎn)廠家后，再反饋到物供中心。 物供中心重新整理物資明細(xì)表，報物資裝備部審批。 分公司、辦事處、各事業(yè)部、物供中心按物資分類向物資裝備部推薦發(fā)標(biāo)或詢價分供方，并說明推薦理由。 物資裝備部填寫《分供方選擇審批表》，送公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 批準(zhǔn)后，物資裝備部進(jìn)行（或委托物供中心）招標(biāo)或詢價，評標(biāo)或比價，填寫《技術(shù)評比表》、《商務(wù)評比表》和《物資訂貨審批表》，將評標(biāo)或比價結(jié)果和推薦擬成交分供方及供貨范圍送公司審批。 批準(zhǔn)后，物資裝備部與擬成交分供方進(jìn)行進(jìn)一步的商務(wù)談判，確定協(xié)議條款，準(zhǔn)備協(xié)議文本。 物資裝備部填寫《合同/協(xié)議預(yù)審表》，送公司審批。 批準(zhǔn)后，物資裝備部與成交分供方簽訂年度協(xié)議。 年度協(xié)議范圍內(nèi)物資的采辦程序年度協(xié)議采辦的實(shí)施執(zhí)行單位主要為綜合服務(wù)事業(yè)部物供中心。年度協(xié)議范圍內(nèi)物資采購可以采用以訂單代替合同或簽訂合同的方式。 綜合事業(yè)部采辦人員接到物資需求單位經(jīng)平庫的MR單后，在年度協(xié)議分供方的供貨清單中查找相應(yīng)的物資，在訂貨清單中填寫供貨分供方及供貨項目。 訂貨前根據(jù)供貨總價按綜合服務(wù)事業(yè)部制定的經(jīng)物資裝備部批準(zhǔn)的權(quán)限逐級審批。 發(fā)出訂貨單。 分供方將貨物送到指定地點(diǎn)。 分供方、采辦人員和倉庫保管員、物資使用單位人員驗收交接，并在驗收交接單上簽字。 采辦人員和倉庫保管員依據(jù)訂貨清單及驗收交接單辦理入庫手續(xù)。 每月一次或分幾次結(jié)帳付款，如一次性供貨金額超過10萬元，可采用單項結(jié)算方式。付款文件（附所有供貨確認(rèn)單據(jù)）由綜合服務(wù)事業(yè)部有關(guān)人員準(zhǔn)備，然后交公司或?qū)俚胤止景礄?quán)限簽付。 年度協(xié)議的管理 物資裝備部定期或不定期組織檢查、評審年度協(xié)議的執(zhí)行情況和規(guī)范性。 分公司不定期檢查年度協(xié)議的執(zhí)行情況和規(guī)范性。 年度協(xié)議所包含的物資不得采用其他方式采辦