【正文】 鐘祥市應強紙業(yè)有限公司質量環(huán)境管理體系程 序 文 件YQZY/CX2015 編 制： 審 核： 批 準： 版 次：A/0 受控狀態(tài)： 發(fā)布日期：2015年4月18日 實施日期：2015年4月18日目 錄 文件控制程序 4法律法規(guī)和其他要求管理程序 9記錄控制程序 12目標指標和方案管理程序 16環(huán)境因素識別與評價管理程序 19協(xié)商和溝通管理程序 24管理評審程序 28人力資源管理程序 31設備和設施管理程序 36與顧客有關的過程控制程序 411采購控制程序 461生產(chǎn)過程控制程序 531標識和可追溯性控制程序 581產(chǎn)品防護控制程序 641監(jiān)視和測量設備控制程序 681內審管理程序 731產(chǎn)品監(jiān)視和測量控制程序 781績效監(jiān)測與合規(guī)性評價程序 821不合格品控制程序 87數(shù)據(jù)分析控制程序 902糾正和預防措施控制程序 942相關方管理程序 982固體廢物控制程序 1022污水排放控制程序 1052大氣污染物排放控制程序 1092噪聲控制程序 1122化學品、油品和放射性物質控制程序 1142能源和資源管理程序 1192新改擴建項目控制程序 121應急準備與響應程序 124程序文件 文件控制程序 文件編號：YQZY/CX012015 版次/更改次： A/0 1 目的 對與管理體系有關的文件進行控制，確保工作場所使用的文件為現(xiàn)行有效版本，保證文件的適宜性、充分性和有效性。 2 適用范圍 適用于管理體系文件的控制，包括現(xiàn)行有效的外來文件。 3 職責 總經(jīng)理負責管理手冊和程序文件的批準和發(fā)布。 管理者代表負責對管理手冊、程序文件的審核。 辦公室負責組織管理手冊和程序文件的編寫和管理體系文件的管理。 生產(chǎn)部負責公司定型產(chǎn)品技術性文件、圖紙和資料的編制、發(fā)放、更改和管理。 研發(fā)中心負責公司新產(chǎn)品、新項目的技術性文件、圖紙和資料的編制、發(fā)放、更改和管理。 辦公室負責組織公司級管理性文件的編制、發(fā)放、更改和管理。 辦公室負責公司各種載體文件、資料的檔案管理工作。 各部門負責本部門內部使用的管理性文件及資料的編制、發(fā)放、更改和管理，并報辦公室備案。 4 工作程序 文件的分類 質量環(huán)境方針和目標 管理手冊 程序文件 技術性文件 其它管理性文件 標準及規(guī)范 記錄 文件的格式和編號 各類文件的格式和編號按照《管理體系文件編寫導則》的規(guī)定執(zhí)行。 文件的編寫和審批 《管理手冊》由辦公室負責組織編制，管理者代表審核、總經(jīng)理批準。 《程序文件》由辦公室負責組織編寫，其相關部門負責人會審會簽，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。 生產(chǎn)部負責組織相關部門編寫定型產(chǎn)品技術性文件、設備操作規(guī)程以及原材料、產(chǎn)品的質量標準，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報總工程師批準。 研發(fā)中心負責組織相關部門編寫和審核新產(chǎn)品、新項目技術性文件，總工程師批準。 公司級管理性文件由辦公室編寫，相關部門負責人會審會簽，公司主管領導審核，總經(jīng)理批準。 部門（車間）級的管理性文件，由本部門負責編寫，部門負責人審核，公司主管領導批準。 通過文件審批，確保文件的充分性、適宜性，并確定分發(fā)范圍。 所有文件送審時一律采用紙質稿件。 文件的打印、發(fā)放 經(jīng)批準的公司級管理體系文件，交由辦公室打印。部門級管理文件由各部門負責。 管理體系文件打印好后文件原稿及批準記錄連同一份正文，交辦公室移交辦公室存檔。 受控文件的發(fā)放由文件管理人員按文件批準人批準的發(fā)放范圍發(fā)放文件。紙質受控文件均由發(fā)放部門加蓋“受控”印章。 受控文件使用部門，應在《文件發(fā)放登記表》上簽名領取。對受控文件要注有分發(fā)號，每份文件用不同的分發(fā)號，分發(fā)號由001起定部門、姓名定分發(fā)號發(fā)放，以便追溯。 受控文件不得隨意復印，需要復印時，應由使用部門負責人、文件發(fā)放部門負責人審核批準。需要增發(fā)的，由使用部門書面提出申請。 電子受控文件在公司OA系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)ISO文件管理上進行發(fā)放。發(fā)放的電子受控文件設置為不能打印、轉發(fā)、下載。 需要發(fā)放部門級電子受控文件的報由辦公室發(fā)放。電子管理性文件由辦公室發(fā)放控制。技術性電子文件由生產(chǎn)部發(fā)放控制。公司電子版管理手冊、程序文件的發(fā)放由辦公室發(fā)放控制。 電子文件發(fā)放的簽收實行收文人電子簽名，并保存在電腦上，作為文件簽收的依據(jù)。 文件更改、換版與作廢 文件需要更改，應由有關職能部門負責提出申請，填寫《文件更改申請單》，說明更改原因，對重要的更改還應附有充分的證據(jù)。 文件更改申請的審核、批準應由原審批人進行，當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。 文件更改申請獲批準后，由原文件編寫部門進行更改，并報原文件審批部門（人）審批。如要由被指定的部門進行更改時，指定部門必須獲得原審批部門所依據(jù)的背景材料，更改后的文件應作好狀態(tài)標識，同時作好記錄。 文件管理人員在文件更改時應注明更改次數(shù)和更改生效時間，并按原批準的發(fā)放范圍發(fā)放更改后的文件，同時收回作廢的舊文件，確保作廢文件及時撤出使用現(xiàn)場。 對重要更改還應發(fā)放《文件更改通知單》告知文件使用人。 文件經(jīng)多次更改或文件需進行大幅度修改時應進行換版。原版文件作廢，換發(fā)新版本，以保持文件的完整、準確、清晰。 對需作資料保留或另作其它用途的作廢文件，應加蓋“作廢”和“保留”印章，明確標識，不需要保存的由文件管理員填寫《文件資料收（毀）登記表》經(jīng)本部門負責人批準后，按《檔案鑒定與銷毀制度》執(zhí)行。 工藝技術文件的更改按《技術管理制度匯編》中有關規(guī)定執(zhí)行。 4 . 電子文件的更改、換版、由原文件發(fā)放部門實施更改。并發(fā)放電子版《文件更改通知單》告知文件使用人。 文件的管理 各部門專職或兼職檔案員，負責本部門職責范圍內文件的登記、存檔和管理，負責建立本部門《受控文件清單》，辦公室應建立公司《受控文件清單》。 文件持有者應及時接收和妥善管理文件，保持文件的有效性。 直接引用的各類外部文件，由文件對口部門提出，公司分管領導批準后方可使用。 需臨時借閱文件的人員，填寫《文件資料借閱登記表》，經(jīng)文件管理部門負責人批準方可借閱文件，借閱者應在指定日期歸還文件，到期不歸還由文件管理人員收回。存檔文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。 當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應到文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號，文件管理人員將破損文件按 的要求處理。 當文件使用人將文件丟失后，應辦理申請領用手續(xù)。文件管理人員在補發(fā)文件時應給予新的分發(fā)號，并注明丟失文件的分發(fā)號作廢。必要時將作廢文件的分發(fā)號通知各部門，防止誤用。 機要檔案文件的管理按《保密管理規(guī)定》執(zhí)行。 電子文件的管理 公司服務器上的電子受控文件(含ERP、OA數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù))，由信息中心每月1日在硬盤上做備份，并將所備份的數(shù)據(jù)刻錄到光盤上。 隨著辦公自動化的普及和應用，部門之間的文件資料傳遞多以電腦為途徑，書面文件傳遞逐漸減少。電子文件傳遞過程中應采取適當?shù)拇胧┐_保傳遞文件的保密及保護性。 備份的電子文件和關于電腦或應用軟件的合同、協(xié)議等，定期交辦公室保存。 管理體系文件持有者調離崗位，必須把所有文件交回發(fā)放部門。 每年管理評審之前辦公室組織各有關部門對公司受控文件進行一次評審，并將評審意見反饋到辦公室匯總，作為管理評審的輸入。 外來文件的控制 外來有關政府、機構、單位的來文由辦公室簽收、登記、處理、歸檔和提供利用（各部門簽收的，移交給辦公室處理）。 外部提供的有關技術文件、標準、圖紙、說明書等由相關部門接收后移交辦公室公室歸檔，由辦公室向相關部門發(fā)放。 法律法規(guī)的管理按《法律法規(guī)及其他要求管理程序》執(zhí)行。 辦公室每年組織核對管理體系所采用的國家法律法規(guī)、外來標準、文件是否為有效文件，并把核對結果報辦公室，由辦公室按時發(fā)布到管理體系運行所涉及的場所；生產(chǎn)部負責技術性文件、標準的核對，并把結果及時發(fā)布到管理體系運行所涉及的場所。 印章的管理 管理體系文件印章有“受控”、“作廢”、“保留”三類，均歸辦公室管理。 各單位要使用印章，必須經(jīng)辦公室主任批準，在《用印申請臺帳》登記后方可使用。 5 相關/支持性文件 《管理體系文件編寫導則》 （見本《程序文件》后附頁） 《技術管理制度匯編》 《檔案鑒定與銷毀制度》 《保密管理規(guī)定》 6 相關記錄 《文件編制審批表》 《文件發(fā)放登記表》 《文件更改申請單》 《文件更改通知單》 《文件作廢通知單》 《文件留用申請單》 《文件資料借閱登記表》 《文件資料收（毀）登記表》 《受控文件清單》 《工藝技術文件變更申請書》 《工藝技術文件變更通知書》 《用印申請臺帳》 程序文件 法律法規(guī)和其他要求管理程序文件編號：YQZY/CX022015 版次/更改次： A/0 1 目的 用于識別適用于公司活動、產(chǎn)品和服務中質量、環(huán)境因素，要求的法律法規(guī)和其他應遵守的要求，建立獲取這些要求的渠道，同時確定這些要求如何應用于公司的環(huán)境因素和，以保證公司管理體系在建立、實施、保持、改進中，充分考慮和持續(xù)滿足法律法規(guī)和其他要求。 2 適用范圍 適用于公司質量、環(huán)境因素要求的法律法規(guī)和其他要求的獲取、識別和更新。 3 職責 辦公室負責質量、環(huán)境法律法規(guī)和其他要求的獲取、識別、更新和歸檔。 各部室車間負責執(zhí)行和實施公司適用的質量、環(huán)境有關的法律法規(guī)和其他要求。 管理者代表負責適用法律、法規(guī)和其他要求清單的批準。 4 工作程序 法律法規(guī)和其他要求的內容 1）中國已簽署的相關國際條約； 2）國家和地方與質量、環(huán)境有關的法律法規(guī)； 3）國家和地方關于質量、環(huán)境的有關標準； 4）區(qū)、市政府關于質量、環(huán)境的規(guī)定、決定及有關文件； 5）區(qū)、市政府關于環(huán)境的發(fā)展綱要、規(guī)劃目標及限期治理計劃； 6）行業(yè)協(xié)會及上級主管部門對公司的要求； 7）質量、環(huán)境的非法規(guī)性指南、自愿性環(huán)境標志等； 8）公司與政府機構、顧客、社會團體或非政府組織簽定的與質量、環(huán)境有關的協(xié)議； 9)本公司質量、環(huán)境方面的要求和對公眾的承諾。 獲取 獲取的內容、渠道和頻次見下表： 序號 內 容 頻 次 1 國家和地方與質量有關的法律、法規(guī)、規(guī)定、決定及有關文件 1次/每年初 2 與鍋容管特等特種設備有關的法律法規(guī)和其他要求 1次/每年初 3 國家和地方與環(huán)境、安全生產(chǎn)、消防有關的法律、法規(guī)、標準、規(guī)定、決定及有關文件 1次/每年初 4 中國已簽署的相關國際條約、國家和地方與公司質量、環(huán)境消防、有關的法律、法規(guī)、規(guī)定、決定及有關文件 1次/每年初 辦公室將獲取的法律法規(guī)和其他要求及時進行分類登記。 各職能部門工作中接收到的法律、法規(guī)、標準和有關文件要求等，交由辦公室簽收、登記、處理、歸檔和提供利用，同時辦公室將有關質量環(huán)境的文件按職責交辦公室識別。 識別 對獲取的有關質量法律、法規(guī)及其他要求，由辦公室和生產(chǎn)部進行歸納整理填寫《適用質量法律法規(guī)和其他要求清單》報辦公室。 對獲取并適用于公司的有關環(huán)境的法律法規(guī)和其他要求，由辦公室進行歸納整理，填寫《適用環(huán)境法律法規(guī)和其他要求清單》，并對適用于公司的有關環(huán)境法律、法規(guī)及其他要求的內容進行識別，填寫《適用環(huán)境法律法規(guī)和其他要求清單》報辦公室。 對獲取并適用于公司的有關的法律法規(guī)和其他要求，由辦公室進行歸納整理，填寫《適用法律法規(guī)和其他要求清單》，并對適用于公司的有關法律、法規(guī)及其它要求的內容進行識別，填寫 《適用法律法規(guī)和其他要求摘要》，匯總后歸檔。 經(jīng)識別的法律法規(guī)和其他要求要在建立、實施和保持質量環(huán)境管理體系時予以貫徹落實。 在體系實施過程中應考慮所識別的這些法律法規(guī)和其他要求應用于重要環(huán)境因素及具有中度以上風險危險源的管理上。 發(fā)放 辦公室將適用的法律法規(guī)和其他要求及時發(fā)布，通知到各職能部門和車間。由職能部門和車間傳遞到相關崗位的執(zhí)行人員，并組織員工學習法律法規(guī)和其他要求中的有關規(guī)定，貫徹執(zhí)行法律法規(guī)和其他要求。 管理 辦公室對法律法規(guī)和其他要求統(tǒng)一歸檔保存。 辦公室對法律法規(guī)和其他要求的使用進行管理。 有關法律法規(guī)和其他要求的管理按《文件控制程序》和《記錄控制程序》中有關規(guī)定辦理。 更新 當公司的產(chǎn)品、活動和服務發(fā)生變化時，要根據(jù)實際情況，由辦公室、辦公室、人事部、工會、設備部對有關的質量、環(huán)境法律法規(guī)和其他要求進行更新。 當國家的法律法規(guī)及其它要求發(fā)生變化時，辦公室、辦公室、人事部、工會、設備部應及時對已識別的適用法律法規(guī)及其他要求進行更新。 。 5 相關／支持性文件： 《文件控制程序》 《記錄控制程序》 6 相關記錄 《適用法律法規(guī)和其他要求清單》 程序文件 記錄控制程序文件編號：YQZY/CX032015 版次/更改次：A/0 1 目的 對記錄進行控制，確保記錄的真實、有效、完整、規(guī)范和可追溯性，為產(chǎn)品質量符合規(guī)定要求、環(huán)境績效得到改善、風險得到持續(xù)有效控制和體系有效運行提供客觀證據(jù)。 2 適用范圍 適用于本公司管理體系運行中記錄的管理。 3 職責 辦公室負責全公司記錄表式的審查備案。