【正文】 三星通訊技術(shù)有限公司 _零庫(kù)存 _采購(gòu)管理 第 2章三星通訊技術(shù)有限公司采購(gòu)管理現(xiàn)狀分析 三星通訊技術(shù)有限公司是三星電子株式會(huì)社與天津市電子儀表總公司合資 于 2022年 8月成立的子公司，位于天津市西青區(qū)微電子工業(yè)區(qū)內(nèi)，主要生產(chǎn) GSM手機(jī)，產(chǎn)品主要面向國(guó)外市場(chǎng)，本節(jié)將就公司采購(gòu)管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析。 公司采購(gòu)系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖如圖 。采購(gòu)部直接由公司總裁領(lǐng)導(dǎo)，下 設(shè)四個(gè)部門分別行使采購(gòu)、質(zhì)檢、庫(kù)管等職能。其中資材調(diào)達(dá)和采購(gòu)管理部門 聯(lián)合行使采購(gòu)職能。 16 度 公司規(guī)定，凡參與公司采購(gòu)工作的人員必須遵守以下管理制度：廉潔自律， 嚴(yán)守工作紀(jì)律。不接受供貨商禮金、禮品和宴請(qǐng)；嚴(yán)格遵守采購(gòu)規(guī)范流程，按 流程辦事；能及時(shí)按質(zhì)按量地采購(gòu)到所需物品；嚴(yán)格供貨商選擇、評(píng)價(jià)、甑選 以保證供貨商供貨質(zhì)量；加強(qiáng)采購(gòu)的事前管理，建立完善的設(shè)備價(jià)格信息檔案， 以有效地控制和降低采購(gòu)成本并保證采購(gòu)質(zhì)量；科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨 質(zhì)量檢查；處理好與供貨商的關(guān)系，幫助供貨商解決一定的問題；認(rèn)真分析采 購(gòu)工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，提出有助改進(jìn)公司和供貨商服務(wù)水平的建議；做好采購(gòu)相關(guān)文 檔的存檔、備份工作；在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限 度降低采購(gòu)成本；所有采購(gòu) ,必須事前獲得批準(zhǔn)。未經(jīng)計(jì)劃報(bào)審核和批準(zhǔn)，除 急購(gòu)?fù)獠坏貌少?gòu)，急購(gòu)需在申請(qǐng)單上注明“急購(gòu)”，并由總經(jīng)理補(bǔ)批；凡具有共 同特性的物品，盡最大可能以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)，可以核定物品項(xiàng)目，通知各 請(qǐng)購(gòu)部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，然后集中辦理采購(gòu)；采購(gòu)物品在條件相同的前提下 應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供貨商處購(gòu)買，不得隨意變更供貨商。 公司物資計(jì)劃的確定是整個(gè)生產(chǎn)活動(dòng)的起點(diǎn)。首先，公司生產(chǎn)部門根據(jù)總 公司發(fā)來的近期需要生產(chǎn)的產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量 制定生產(chǎn)計(jì)劃，據(jù)此計(jì)劃各用料部 門制定本部門的采購(gòu)計(jì)劃并提交申請(qǐng)表，公司采購(gòu)部經(jīng)過匯總計(jì)算出各類別物 料的需求量，以此為依據(jù)制定出物資供應(yīng)計(jì)劃，結(jié)合己有物料制定出公司總體 采購(gòu)計(jì)劃。將制定出的計(jì)劃方案交由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，待審批通過后即可實(shí)施。 在公司的合同與采購(gòu)管理階段。采購(gòu)部門將所需采購(gòu)物資進(jìn)行分類匯總， 然后分別向不同的供貨商進(jìn)行詢價(jià)，對(duì)各個(gè)供貨商所提供的相同產(chǎn)品報(bào)價(jià)進(jìn)行 比對(duì)，并在參考各供貨商以往供貨情況的基礎(chǔ)上，選定最終某一物料的供貨商， 確定其價(jià)格，擬定合同，上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，待審批合格后即與供貨商 簽定合 同。 在物資的倉(cāng)庫(kù)管理階段。供貨商將合同約定的物料送至公司倉(cāng)庫(kù)時(shí)，由質(zhì) 控部門人員按照相關(guān)圖紙?zhí)峁┑募夹g(shù)參數(shù)，對(duì)物料進(jìn)行入庫(kù)前的質(zhì)量初檢，檢 驗(yàn)合格后開具檢驗(yàn)結(jié)果單交由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，資材調(diào)達(dá)人員將送 貨單據(jù)交財(cái)務(wù)處備案。不合格產(chǎn)品交由資材調(diào)達(dá)科通知其供貨商返換。倉(cāng)庫(kù)保 管員將物料分類上架，并錄入庫(kù)存明細(xì)臺(tái)帳。用料部門根據(jù)之前提交的物資申 請(qǐng)表，由部門主管計(jì)劃員統(tǒng)一到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料，保管員將各部門所領(lǐng)物料錄入庫(kù)存 明晰帳。 物料的定期統(tǒng)計(jì)核對(duì)是對(duì)物料管理工作的定期監(jiān)控，通過對(duì)出入庫(kù)數(shù)據(jù)的 核算， 讓管理者對(duì)公司出入庫(kù)金額、資金占用情況、資金使用情況、資金周轉(zhuǎn) 情況、資金流向及產(chǎn)成品成本等方面情況有更加清晰的認(rèn)識(shí)。整個(gè)公司采購(gòu)流 程如圖 。 本次調(diào)查共用了問卷調(diào)查與訪談兩種方式。 問卷調(diào)查：采取簡(jiǎn)單隨機(jī)抽樣調(diào)查的方法，主要采用開放式的調(diào)查問卷形 式，分別于 2022年 12月和 2022年 4月前后進(jìn)行了兩次針對(duì)公司各部門的問卷 調(diào)查。其中， 12月份共 42人參與調(diào)查，男女比例為 1∶ 2（其中男生 14人，女 生 28人）； 4月份共 37人參與調(diào)查，男女比例為 1∶ （其中男生 14人，女 生 19人）。 訪談：在調(diào)查過程中，對(duì)公司采購(gòu)部長(zhǎng)及相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行了訪談，并對(duì)工 作在采購(gòu)工作一線的部分職員進(jìn)行了個(gè)案訪談。對(duì)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的訪談能夠增加本 次調(diào)查研究對(duì)公司整體采購(gòu)背景的把握。而通過對(duì)工作在采購(gòu)一線職員的訪談， 能夠更真實(shí)地反映具體工作環(huán)節(jié)的問題。每個(gè)人都具有獨(dú)特性，因此在采購(gòu)工 作改進(jìn)優(yōu)化方面，都有著獨(dú)到的見解。 公司根據(jù)客戶訂單生成的銷售計(jì)劃制定生產(chǎn)計(jì)劃，再由生產(chǎn)計(jì)劃推衍出采 購(gòu)計(jì)劃。但整個(gè)過程對(duì)計(jì)劃的控制相當(dāng)薄弱，通過對(duì)相關(guān)部門調(diào)查，得到如下 結(jié)果： 銷售部門：材料的詳細(xì)狀態(tài)標(biāo)注不 明，雖然顯示有庫(kù)存但經(jīng)常無法及時(shí)找 到，且這種情況在系統(tǒng)庫(kù)存量極低的情況下經(jīng)常出現(xiàn)。采購(gòu)工作對(duì)市場(chǎng)變化的 反應(yīng)速度慢，對(duì)新加入的材料和產(chǎn)品發(fā)展趨勢(shì)方面的信息無法收集。材料經(jīng)常 出現(xiàn)名稱及標(biāo)識(shí)不一致的情況，給售后服務(wù)及維修工作帶來不便，導(dǎo)致客戶對(duì) 公司服務(wù)的極度不信任。 生產(chǎn)部門：庫(kù)管部門對(duì)物資的現(xiàn)有情況掌握不充分，與生產(chǎn)部門銜接經(jīng)常 出現(xiàn)問題，特殊物料時(shí)常斷貨。提交采購(gòu)申請(qǐng)后，物料未及時(shí)按量、按時(shí)、按 批次到位，造成生產(chǎn)線停工或歇工。 質(zhì)量部門：新物料的質(zhì)量水平不穩(wěn)定，外協(xié)公司的加工質(zhì)量與本公司相差 較大， 國(guó)產(chǎn)化物料異地供貨商無法保證物料質(zhì)量，對(duì)同種物料分供的情況質(zhì)量 核準(zhǔn)還需進(jìn)一步制定細(xì)則。 21 技術(shù)開發(fā)部門：特殊物料經(jīng)常斷貨，外加工的物品經(jīng)常出現(xiàn)返廠現(xiàn)象，研 發(fā)進(jìn)度時(shí)常受阻。 采購(gòu)管理部門：日常的工作量大，且事務(wù)都比較繁瑣，沒有時(shí)間和精力去 思考改進(jìn)采購(gòu)流程的方法。且公司需求的物料每天都在變化當(dāng)中，沒有穩(wěn)定的 需求計(jì)劃就無法產(chǎn)生穩(wěn)定的供應(yīng)計(jì)劃，由此造成了大部分的缺貨現(xiàn)象發(fā)生。 基于公司采購(gòu)工作情況調(diào)查，可以看出公司的采購(gòu)工作主要存在以下幾個(gè) 方面的問題： （ 1）庫(kù)存物料分類不盡合理。對(duì)生產(chǎn)物料按照標(biāo)準(zhǔn)件、加工件，電器件、 配套件和消耗品籠統(tǒng)的進(jìn)行分類管理，未進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)分，致使采購(gòu)人員將 大部分的時(shí)間和精力都投入到對(duì)標(biāo)準(zhǔn)件、小五金件的管理當(dāng)中，在他們所有的 工作時(shí)間當(dāng)中處理程序性審批工作幾乎占到了四分之三。 （ 2）對(duì)采購(gòu)物資沒有進(jìn)行分析。采購(gòu)部人員在接到物料供應(yīng)計(jì)劃后，依據(jù) 現(xiàn)有的庫(kù)存量憑主觀經(jīng)驗(yàn)推測(cè)出在今后一段時(shí)間內(nèi)的物料需求情況，并以此為 依據(jù)組織貨源。此種方式主要會(huì)產(chǎn)生兩種結(jié)果：一是為了節(jié)約資金，估計(jì)一個(gè) 可能滿足短期生產(chǎn)需要的物料 采購(gòu)計(jì)劃，但依照這樣的計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)其結(jié)果往 往是在生產(chǎn)中因缺貨影響生產(chǎn)的正常秩序；二是為了保證生產(chǎn)正常進(jìn)行，對(duì)所 有物料一律采用多備貨的方式進(jìn)行采購(gòu)，這樣做雖然保證了生產(chǎn)的連續(xù)進(jìn)行， 但是物料的過量存儲(chǔ)造成了大量的資金占用及浪費(fèi)，拉高了公司的產(chǎn)品成本， 不利于公司資金的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。 （ 3）系統(tǒng)內(nèi)數(shù)