【正文】 辦公管理制度 第一章 企業(yè)文檔管理 公司文書管理辦法 一、文書管理包含外來(lái)文件及自制文件兩種。 二、外來(lái)文件包含公文、傳真資料、法律條款、地方性法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目。內(nèi)部自制文件包含本集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件。 三、文書歸口管理部門為集團(tuán)總經(jīng)辦；分公司由人行部；自制文書的會(huì)簽必須經(jīng)總經(jīng)辦。 四、收文 外來(lái)文件收文由公司總經(jīng)辦 /人行部文員登記，請(qǐng)示部門經(jīng)理文件是否轉(zhuǎn)發(fā)，轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)按自制文件會(huì)簽程序會(huì)簽后轉(zhuǎn)發(fā)。 五、自制文件 擬制： 由文件起草部門擬稿，文稿要求語(yǔ)言通順、邏輯清 晰、簡(jiǎn)潔易懂、文 字嚴(yán)肅，避免使用晦澀及地方口語(yǔ)等詞匯敘述。 文件盡量不制定補(bǔ)充規(guī)定，如需要增加補(bǔ)充、修改條款，可將原文作廢重新制定，以保證制度的連貫性。 部門經(jīng)理審核后方可打印，打印時(shí)須按照集團(tuán)《關(guān)于公司統(tǒng)一公文處 理規(guī)定》（見(jiàn)匯編“辦公管理制度”中“企業(yè)文檔管理”類）中規(guī)定的格式進(jìn)行編號(hào)排版，打印后認(rèn)真校稿，與原稿核對(duì)無(wú)誤后方可進(jìn)入會(huì)簽程序。 會(huì)簽： (1)、由文件起草部門確定并填寫《文件簽發(fā)審批單》：注明文件名稱、編號(hào)、文件類別、主要內(nèi)容、密級(jí)、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、會(huì)簽范圍（ 寫明需要參與會(huì)簽的部門名稱、副總職務(wù)名稱） (2)、以文件內(nèi)容相關(guān)的部門、相關(guān)集團(tuán)副總、總經(jīng)辦 /人事行政部、總經(jīng)理的順序會(huì)簽，將文件正文與文件會(huì)簽單一同在會(huì)簽范圍內(nèi)傳閱。 (3)、各部門收到需要會(huì)簽的文件時(shí)，須本著認(rèn)真的態(tài)度，必要時(shí)征集本部門員工意見(jiàn)，盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。 (4)、自收到需會(huì)簽文件起各會(huì)簽單位及個(gè)人須在處理時(shí)限內(nèi)回復(fù)，提高效率，文件擬制部門負(fù)責(zé)文件會(huì)簽跟蹤工作。 (5)、各會(huì)簽單位必須在會(huì)簽單上簽名且標(biāo)注日期，以明確責(zé)任。 (6)、文件會(huì)簽至各副總后，由文件起草部門依據(jù)會(huì)簽意見(jiàn)結(jié) 果，匯總整理，再次修訂后；方可交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦按各部門會(huì)簽意見(jiàn)再審后交總經(jīng)理審批。 批示 總經(jīng)理或其他被授權(quán)批示者作最終的批示，并簽字。 出稿復(fù)印、下發(fā) (1)、文件起草部門將修訂后的文稿拷盤，由總經(jīng)辦 /人事行政部文員出稿。 (2)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員對(duì)外來(lái)人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒的軟盤應(yīng)拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。 (3)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽批手續(xù)是否齊全， 打印稿排版是否按《公司行文規(guī)范》，美觀合理，對(duì)文字進(jìn)行最終校對(duì)，發(fā)現(xiàn)有誤可與文件擬稿人聯(lián)系確 認(rèn)后修改。 (4)、總經(jīng)辦 /人事行政部文員按《文件簽發(fā)審批單》中注明的份數(shù)復(fù)印下發(fā)。 (5)、需要對(duì)外發(fā)文時(shí)，由總經(jīng)辦 /人事行政部文員打印、蓋章、封裝、寄發(fā)。 (6)、收到文件的單位及個(gè)人須在文件發(fā)放記錄中簽字確認(rèn)，文件發(fā)送到各部門后，部門經(jīng)理應(yīng)組織本部門人員學(xué)習(xí)，并妥善保管，裝訂成冊(cè)，便于查閱、執(zhí)行。 (7)、總經(jīng)辦 /人行部每月定期檢查各部門的文件傳達(dá)及保存情況，如有文件丟失或傳達(dá)不到位，則報(bào)人力資源部作為績(jī)效考核項(xiàng)目。 歸檔 (1)、所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負(fù)責(zé)對(duì)接收文件 和本分公司自制文件）歸檔存查。 (2)、若執(zhí)行部門必須使用正本時(shí)，可暫時(shí)借出使用后歸還，若正本必須寄出或無(wú)法取回時(shí)，可存檔復(fù)印件。 (3)、存檔文件保存期限 10 年，屆時(shí)列表報(bào)批后監(jiān)督銷毀。 六、公文機(jī)密等級(jí) 秘密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義下發(fā)的，可以在公開(kāi)場(chǎng)合 學(xué)習(xí)討論、并要求貫徹執(zhí)行的文件，以及有關(guān)的規(guī)章制度等。 機(jī)密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供個(gè)別部門或 相關(guān)人員學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行的文件，如：有關(guān)人事任免事項(xiàng)；質(zhì)量問(wèn)題通報(bào)；產(chǎn)值、產(chǎn)量、利稅、庫(kù)存產(chǎn)品、用肉量 等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；供貨廠家、銷售客戶資料等。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱不能留存或復(fù)印，事后，當(dāng)需要再次查閱時(shí)，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當(dāng)場(chǎng)借閱當(dāng)時(shí)還。 絕密文件 是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領(lǐng)導(dǎo)或 極小范圍內(nèi)人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標(biāo)準(zhǔn)、品控部的工藝流程、工藝標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)配方、制造成本、研發(fā)部的新品開(kāi)發(fā)計(jì)劃、正在研制中的新產(chǎn)品的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營(yíng)銷機(jī)制、促銷方案、營(yíng)銷價(jià)格等，此類文件應(yīng)嚴(yán)格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。 各級(jí)人員必須嚴(yán)守秘密，有泄密事件發(fā)生，按《保密制度》處理。 七、公文處理時(shí)限 特急件 ：各會(huì)簽單位需在半小時(shí)內(nèi)回復(fù)，隨到隨辦。 急件： 各會(huì)簽單位需在 1 小時(shí)內(nèi)回復(fù)，一天內(nèi)處理完畢。 普通件： 各會(huì)簽單位需在 4 小時(shí)內(nèi)回復(fù)，三天內(nèi)處理完畢。 超過(guò)處理時(shí)限的文件，由文件起草部門催辦。 附件： 文件簽發(fā)審批單 文件名稱 編號(hào) 密級(jí) 主要內(nèi)容 類別 擬制部門 擬制人 部門經(jīng)理 主送單位 抄送單位 會(huì)簽范圍及會(huì)簽意見(jiàn) 部門 經(jīng)理 副 總 總經(jīng)理 注： 文件經(jīng)總經(jīng)理簽批后，發(fā)放用印時(shí)不必使用用印審批單。 各部門、副總、總經(jīng)理會(huì)簽意見(jiàn)可另附紙。 公司統(tǒng)一公文處理的規(guī)定 一、公文的性質(zhì) 公文是處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是指示、匯報(bào)和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的工具，各部門必須認(rèn)真貫徹本規(guī)定，切實(shí)做好公文處理。 二、根據(jù)本公司實(shí)際情況，現(xiàn)對(duì)公文做如下分類： （一）決議 用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。 （二）決定 用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排。 （三）意見(jiàn) 用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 （四）通知 用于發(fā)布公司內(nèi)部規(guī)章制度、人事任免、傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)指示給相關(guān)部門具體執(zhí)行或遵守的事項(xiàng)。 （五）通報(bào) 用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。 （六）報(bào)告 用于向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的詢問(wèn)。 （七）規(guī)定 用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。 （八）會(huì)議紀(jì)要 用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。 三、公文格式 公司下發(fā)公文由版頭、發(fā)文字號(hào)、橫隔線、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文部門署名、成文日期、印章、主題詞、主送部門、抄送部門、印制版記 組成。 （一）版頭 由公司全稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部。 版頭字體采用姚體 60 號(hào)字。 （二）發(fā)文編號(hào) 由發(fā)文部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成，標(biāo)注于版頭、橫隔線之間，橫向居中，字體采用仿宋小四號(hào)字。 發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱： 下發(fā)文件單位 統(tǒng)一字號(hào) 下發(fā)文件單位 統(tǒng)一字號(hào) 集團(tuán) 希團(tuán)字 [ ]第 號(hào) 銷售公司 希銷字 [ ]第 號(hào) 總經(jīng)辦 希行字 [ ]第 號(hào) 企劃部 希策字 [ ]第 號(hào) 人力資源部 希人字 [ ]第 號(hào) 財(cái)審部 希審字 [ ]第 號(hào) 企管部 希企字 [ ]第 號(hào) 財(cái)務(wù)部 希財(cái)字 [ ]第 號(hào) 綜合計(jì)劃部 希綜字 [ ]第 號(hào) 佳木斯分公司 希佳字 [ ]第 號(hào) 研發(fā)中心 希研字 [ ]第 號(hào) 天津分公司 希津字 [ ]第 號(hào) 舉例 希團(tuán)字 [2020]第 3 號(hào) 發(fā)文年度用公元年全稱。用阿拉伯?dāng)?shù)字寫，用中括號(hào)括起。 順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，自每年第一件起按發(fā)出時(shí)間順序編排。 （三）橫隔線 隔開(kāi)公文的版頭部分與行文部分的橫線。由紅色橫線組成，位于 發(fā)文字號(hào)下方。 （四）標(biāo)題 由公文的主題和文種組成，字體采用華文中宋二號(hào)字（加黑）。 （五）主送部門 主送部門是指公文的主要受理部門，規(guī)定、通報(bào)可以不寫主送部 門（或在版記中體現(xiàn)），字體采用黑體三號(hào)字。 （六）正文 公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容，字體采用宋體四號(hào)字。層次 結(jié)構(gòu)正文分條標(biāo)識(shí)方法為： 全文共一級(jí)的用“一、二、三、??”。 全文共二級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??” 第二級(jí)“ ??”。 全文共三級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??”第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”。 全文共四級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??” 第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”第四級(jí)用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??”。 全文共五級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??” 第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”第四級(jí)用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??” 第五級(jí)用“ A、 B、 C、??”。 全文共六級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、??” 第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、??”第三級(jí)用“ ??”第四級(jí)用“（ 1）、（ 2）、（ 3）、??” 第五級(jí)用“ A、 B、 C、??” 第六級(jí)用“ a、 b、 c、??”。 公文首頁(yè)應(yīng)根據(jù)標(biāo)題行數(shù)合理排列正文行數(shù)。 （七）附件 公文附件，應(yīng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文部門署名之前應(yīng)注明附件的名稱。如附件較多，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字注明順序，逐件寫明附件的名稱。 （八）部門署名 應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，發(fā)文部門署名應(yīng)采用黑體三號(hào)字標(biāo) 注于正文的右下方。 （九）成文日期 一般署會(huì)議通過(guò)或者領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，因故不能及時(shí)發(fā)文時(shí)，成文日期可請(qǐng)示簽發(fā)人重新確定。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日， 采用黑體三號(hào)標(biāo)注于發(fā)文部門署名右下方。成文日期年、月、日均用阿拉伯?dāng)?shù)字。 （十）印章 下發(fā)公文都應(yīng)加蓋集團(tuán)印章。用印位置做到上不壓正文，下要壓發(fā)文部門署名和成文日期。 （十一）主題詞 “主題詞”三字用黑體三號(hào)字標(biāo)注于印制版記上方，具體條目用宋體三號(hào)字標(biāo)注，主題詞由公文主題詞及公文種類詞組成，也可根據(jù)公文內(nèi)容自行標(biāo)注。 （十二）抄送部門 是指除了主送部門之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 （十三）印制版記 由公文印發(fā)部門名稱和印發(fā)日期。在公文末頁(yè)下部印三條橫線，上面兩 線之間 注明抄送部門，下面兩線之間左側(cè)注明擬制文件部門名稱，右側(cè)注明印 發(fā)日期。 一般公文可以不采用抬頭，由標(biāo)題、正文、附件、部門署名、成文日期組成，但內(nèi)容格式必須按本規(guī)定第四條執(zhí)行。 四、公文的漢字從左至右橫排。主標(biāo)題、副標(biāo)題、正文之間的用字要有明顯區(qū)別。 主標(biāo)題應(yīng)采用華文中宋二號(hào)字（加黑），副標(biāo)題（或主送單位）應(yīng)采用黑體三號(hào)字，正文應(yīng)采用宋體四號(hào)字；行間距采用單倍行距；公文用紙幅面規(guī)格一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（長(zhǎng) 279 毫米，寬 210 毫米）；公文印制紙面規(guī)格：天高 70 毫米，地高 30 毫米，左寬 25 毫米，右寬 20 毫米，左 側(cè)裝訂。 附范本： 佳木斯希波集團(tuán)有限公司文件 希團(tuán)字［ 2020］第 1 號(hào) 關(guān)于集團(tuán) ***管理的規(guī)定 集團(tuán)各部門： 為加強(qiáng) ?? 佳木斯希波集團(tuán)有限公司 2020 年 1 月 5 日 主題詞：集團(tuán) *** 規(guī)定 主送單位：集團(tuán)各副總、各部門 抄送單位：集團(tuán)總經(jīng)理、分公司總經(jīng)理 發(fā)文部門：集團(tuán)人力資源部 發(fā)文日期： 2020年 1月 5日 檔案管理 辦法 一、將資料按條款分類，分別存放，每年年末經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。 二、檔案分為證照檔案、文件（制度）檔案、人事檔案、合同檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)檔案等類別。 三、檔案管理歸口部門 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)集團(tuán)總部的證照檔案、系統(tǒng)內(nèi)下發(fā)的文件（制度）檔案、集團(tuán)總部設(shè)備檔案、技術(shù)檔案的管理歸檔； 企管部負(fù)責(zé)集團(tuán)系統(tǒng)所有合同檔案的管理歸檔； 人力資源部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部所有人員及分公司部門副經(jīng)理以上人員的人事檔案的管理歸檔； 分公司人行部負(fù)責(zé)本公司所有證照檔案、文件（制度）檔案、部門副經(jīng)理以下人員的人事檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)檔案 的管理歸檔； 分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)本公司所有合同檔案的管理歸檔。 四、證照檔案的管理 集團(tuán)系統(tǒng)所有證照，如：稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、車輛各種牌照、各種榮譽(yù)證書、專利證、資格證等，均須以復(fù)印件及原件兩種形式存檔。 各類證照除列出名錄外，均須登記其有效年限，以便及時(shí)更換證照，保證其有效性。 證照檔案的保存期限為永久性保存。 五、文件（制度）檔案的管理 所有簽成正本文件均需由總經(jīng)辦及人行部（人行部只負(fù)責(zé)對(duì)接收文件和本分公司自