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正文內(nèi)容

【經(jīng)管勵志】內(nèi)部控制制度匯編-文庫吧

2025-04-03 11:19 本頁面


【正文】 據(jù)加蓋 “作廢 ”字樣后一并送交會計部門檢查后歸檔保管。 “現(xiàn)金收據(jù) ”也可以由會計員開具,然后交給出納員加蓋公章和 出納章,同時收取現(xiàn)金。這種方式下,由于票據(jù)、印章兩人分管,使開票和收款工作分離,可以進一步強化現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制。 不論什么情況、采用什么方式收取現(xiàn)金,除前述重點加強記錄工作,即強調(diào)原始憑證的作用外,還必須充分利用賬簿的功能,按規(guī)定及時登記現(xiàn)金日記賬和 “現(xiàn)金 ”總分類賬戶,并加強二者之間的核對工作。 ㈢ 貨幣資金支出業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制 貨幣資金支出業(yè)務(wù)與收入業(yè)務(wù)相比,其相同之處在于支出途徑也是兩條,即通過銀行轉(zhuǎn)賬支付和由出納人員直接支付現(xiàn)金,不同之處在于支出用途多樣、業(yè)務(wù)內(nèi)容繁雜、牽涉范圍廣、涉及人員 多。 當(dāng)通過銀行支出貨幣資金時,要求采用銀行規(guī)定的結(jié)算辦法,填制銀行統(tǒng)一的結(jié)算憑證,客觀上受到銀行的外部控制,很大程度上起到了防錯消弊的作用。因此,對這種業(yè)務(wù)實施內(nèi)部控制,重點應(yīng)放在結(jié)算憑證的管理上?;疽笫牵航?yán)密完善的結(jié)算憑證管理制度,妥善保管各種憑證,尤其是現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票;嚴(yán)把各種憑證的使用關(guān),出納員開具支票時,財務(wù)主管應(yīng)當(dāng)審查批準(zhǔn),而不能讓其獨自辦理;對已用和未用憑證應(yīng)當(dāng)由非保管人員定期檢查;嚴(yán)格限制簽發(fā)空白支票;隨時與開戶銀行對賬等。 現(xiàn)金支出業(yè)務(wù)是貨幣資金支出業(yè)務(wù)內(nèi)容控制的重點。該類業(yè)務(wù) 按支出用途不同大致可分為采購物品支出現(xiàn)金、發(fā)放工資支付現(xiàn)金和支付各種借款使用現(xiàn)金等。具體控制方式: 采購物品支出現(xiàn)金的內(nèi)部控制 對采購材料、商品等支出現(xiàn)金的業(yè)務(wù)實施內(nèi)部控制,關(guān)鍵是在付出現(xiàn)金之前,先取得相應(yīng)的原始憑證,如支付購貨款須取得銷貨單位的發(fā)票,支付貨物運費須取得運輸單位的收費單據(jù),并及時送交財會部門,由財會主管審核批準(zhǔn)后,交給出納員支付現(xiàn)金。 為了進一步強化內(nèi)部控制,還可采取根據(jù)付款憑證而不是原始憑證支付現(xiàn)金的方式。即:會計部門在接到發(fā)票等原始憑證后,先由財會負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn),再由會計人員根據(jù)其編 制付款憑證,注明會計科目、款項用途及金額等,交給出納員由其根據(jù)付款憑證列示的金額支付現(xiàn)金,并登記現(xiàn)金日記賬。然后將付款憑證退交會計部門,以便登記總賬。這樣,出納人員應(yīng)當(dāng)付出多少現(xiàn)金,會計部門已經(jīng)記錄在案,更有利于形成控制關(guān)系。 發(fā)放工資支出現(xiàn)金的內(nèi)部控制 對發(fā)放工資支出現(xiàn)金的業(yè)務(wù)實施內(nèi)部控制,主要應(yīng)采取下列措施: ⑴ 嚴(yán)格劃分勞資部門(人力資源部門)、財會部門和內(nèi)部審計部門的職責(zé),使工資發(fā)放業(yè)務(wù)由勞資管理員、工資計算員、現(xiàn)金出納員和內(nèi)部審計員分工協(xié)作完成。具體是:勞資部門(人力資源部)負(fù)責(zé)審查并根據(jù)職工 名單和考勤記錄、工資標(biāo)準(zhǔn),編制工資發(fā)放表等;財會部門負(fù)責(zé)提取現(xiàn)金發(fā)放工資并分配工資費用等;內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)審核各種資料。 ⑵ 建立健全勞動用工和考勤制度。要求: 工資表上的人名須經(jīng)勞資部門(人力資源部)審查,臨時工須有合格的證明,以防虛設(shè)人名,冒領(lǐng)工第 6 頁 共 40 頁 資; 調(diào)動工作和變更工資標(biāo)準(zhǔn)須有勞資部門(人力資源部)的正式批準(zhǔn)文件,以防多計工資總額,侵吞余額; 考勤記錄和產(chǎn)量記錄須有車間負(fù)責(zé)人的簽章,以防多記工時產(chǎn)量等現(xiàn)象; 離職人員應(yīng)及時從工資表中除去,以防繼續(xù)領(lǐng)發(fā)工資,等等。 ⑶ 強化審查手續(xù)。由于工資的構(gòu)成內(nèi)容復(fù)雜 ,包括基本工資、職務(wù)工資、各種津貼、獎金以及浮動工資等,而計算手續(xù)又相當(dāng)繁瑣,不僅要計算應(yīng)發(fā)工資,還要計算代扣款項、實發(fā)工資等。所以,即使不發(fā)生作弊行為,但差錯則在所難免。為此,必須強化審查復(fù)核工作。要求:重復(fù)計算每一張工資表,至少計算兩遍;內(nèi)部審計人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性的審查其他人員的工作;每一張工資表都應(yīng)經(jīng)過勞資部門(人力資源部門)、財會部門和審計部門多環(huán)節(jié)的復(fù)查等。 ⑷ 創(chuàng)造條件,委托金融機構(gòu)代發(fā)工資。具體做法是:為單位的全體職工在同一定點儲蓄所內(nèi)開設(shè)活期存款賬戶,每月計算出工資總額及每個職工的實發(fā)工資后,將 工資結(jié)算單交給職工,而資金則一并交存儲蓄所分別劃入每個職工的存款戶內(nèi)。這樣,既可簡化工資發(fā)放手續(xù),減少現(xiàn)金流通,保證現(xiàn)金安全,又可將工資發(fā)放業(yè)務(wù)改變?yōu)?“集體整存,個人零取 ”的儲蓄業(yè)務(wù),將內(nèi)部控制與外部控制緊密結(jié)合起來,有效地防止工資業(yè)務(wù)中的差錯和弊端。 借款支出現(xiàn)金的內(nèi)部控制 一般情況下,發(fā)生出差借款和其他公務(wù)性借款業(yè)務(wù)時,需要支付現(xiàn)金。該類業(yè)務(wù)相對較簡單,對其實施內(nèi)部控制,應(yīng)符合三個方面的要求: ⑴ 借款人需要預(yù)支現(xiàn)金時,首先應(yīng)填制 “借款單 ”,并由所在部門負(fù)責(zé)人簽字,然后交財務(wù)主管審核領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),出納員 據(jù)以支付出現(xiàn)金; ⑵ 會計部門應(yīng)當(dāng)根據(jù) “借款單 ”編制付款憑證,登記 “其他應(yīng)收款明細賬 ”,發(fā)揮賬簿控制的作用。待借款人出差歸來或完成業(yè)務(wù)后,根據(jù)實際用款數(shù)長退短補,注銷明細賬上的有關(guān)記錄; ⑶ 嚴(yán)格禁止非公務(wù)性借款行為,不得以便條作為借款手續(xù),更上不能搞口頭承諾,君子協(xié)定。 二、供應(yīng)過程業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度 ㈠ 供應(yīng)過程業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要求 供應(yīng)過程包括商品、材料和固定資產(chǎn)的供應(yīng)。它一般由簽訂合同、驗收材料或商品入庫、結(jié)算支付貨款三個環(huán)節(jié)構(gòu)成。對供應(yīng)過程業(yè)務(wù)要求: 1.采購計劃、訂貨、驗收、結(jié)算等工作必須分工負(fù)責(zé) 。 2.采購人員除特別授權(quán)外只能按批準(zhǔn)的品種、規(guī)格數(shù)量進行采購、不得擅自改變采購內(nèi)容。 3.除零星采購?fù)?,采購業(yè)務(wù)均需簽訂合同。 4.采購貨款必須經(jīng)過審核、核對合同,方可付款結(jié)算。 5.采購貨款除小額采購?fù)獗仨毻ㄟ^銀行結(jié)算。 6.采購的物資必須經(jīng)過驗收方可入庫。 7.采購過程的損耗必須查明原因,經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可處理。 8.應(yīng)付賬款明細賬與總賬應(yīng)定期核對。 第 7 頁 共 40 頁 ㈡ 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的具體方式 1.填寫 “請購單 ”,辦理申請手續(xù) 企業(yè)各部門所需要的材料、商品和其他物資,或者倉庫認(rèn)為某種貨物儲備量已達到最低儲備限額而需要補充時,應(yīng)當(dāng)通過填寫 “請購單 ”的方式,申請購貨。 “請購單 ”是通知供應(yīng)部門進行采購活動的一種業(yè)務(wù)通知憑證,由申請購貨的有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字后,送交供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人審批,并授權(quán)采購人員辦理購貨手續(xù)。采用這種方式,使每一次采購業(yè)務(wù)都能有相應(yīng)的依據(jù),并建立在有計劃的基礎(chǔ)之上,對于防止盲目采購,節(jié)約使用資金,分清各有關(guān)部門和個人的責(zé)任都有一定的作用。 “請購單 ”一般采用兩張復(fù)寫方式,詳細注明:請購部門、請購物資名稱 、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容,一并交供應(yīng)部門。供應(yīng)部門據(jù)此辦理訂貨手續(xù)后,將其中一張退回請購部 門,以示答復(fù)。 2.簽訂 “定貨單 ”,規(guī)范采購活動 如前所述,企業(yè)中除零星物品的采購可隨時辦理外,大宗購買業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽定(簽訂)合同并采用定貨單制度,以保證采購活動的規(guī)范化。 “定貨單 ”是供應(yīng)部門進行采購活動的一種業(yè)務(wù)執(zhí)行憑證,也是購銷雙方應(yīng)當(dāng)共同遵守的一種條約,它不僅使采購業(yè)務(wù)在開始時就置于控制的范圍之內(nèi),而且便于使整個采購業(yè)務(wù)在任何時候、任何環(huán)節(jié)上都能查詢其執(zhí)行情況。 “定貨單 ”可據(jù)實際情況,采用數(shù)張復(fù)寫方式,其中一張送交銷貨單位,請求發(fā)貨;一張轉(zhuǎn)交倉庫保管部門,作為核收物品時與發(fā)票核對的依據(jù),即驗收貨物 的依據(jù);一張留作存根,在供應(yīng)部門歸檔保存,以便為所有的定貨與到貨情況進行查對、分析。 3.填制 “入庫單 ”,嚴(yán)格驗收制度 采購部門購買回的各種材料物品,都應(yīng)及時送交倉庫驗收。驗收人員應(yīng)當(dāng)對照銷貨單位的發(fā)貨票和購貨定單等,對每一種貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴(yán)格查驗,在保證正確、相符的基礎(chǔ)上填寫 “入庫單 ”(或收料單)。 “入庫單 ”是證明材料或商品已經(jīng)驗收入庫的會計憑證,由倉庫驗收人員填制,并取得采購人員的簽字后,一張留存,登記倉庫臺賬,一張退給采購部門進行業(yè)務(wù)核算,一張送交會計部門。嚴(yán)格的驗收制度,有利于考核采 購人員的工作質(zhì)量,劃清采購部門與倉庫之間的經(jīng)濟責(zé)任,保證入庫物資的準(zhǔn)確性、安全性。 4.強化審查制度,嚴(yán)格審核購貨業(yè)務(wù)的各種憑證 會計部門在正式記錄采購業(yè)務(wù)、支付貨款之前,應(yīng)對各有關(guān)部門送來的各種原始憑證,包括發(fā)貨票、運費收據(jù)、入庫單以及定貨單等進行認(rèn)真的審查、核對。不僅審查每一憑證的購貨數(shù)量、金額計算的正確性,還要檢查各種憑證之間是否內(nèi)容一致、時間統(tǒng)一、責(zé)任明確、手續(xù)清楚等。如果發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時查明原因,分清責(zé)任,合理解決。在此基礎(chǔ)上,編制付款憑證,由出納員結(jié)算支付貨款,并按貨幣資金支出業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要求 和方式實施內(nèi)部控制,使兩種業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制統(tǒng)一起來。 三、生產(chǎn)成本內(nèi)部控制制度 1.成本的計算必須以原始記錄為依據(jù)。 2.成本計算必須具有健全的原始憑證。 3.應(yīng)該進行定額管理。 第 8 頁 共 40 頁 4.在產(chǎn)品、產(chǎn)成品的轉(zhuǎn)移必須有嚴(yán)格的交接手續(xù)。 5.必須定期對在產(chǎn)品和完工產(chǎn)品進行清點。 6.費用分配表必須進行審核方可進行轉(zhuǎn)賬處理。 7.成本計算表必須經(jīng)過審核。 ㈠ 生產(chǎn)成本內(nèi)部控制的具體方式 1.成本計算基礎(chǔ)工作設(shè)計 成本計算基礎(chǔ)工作主要包括以下方面: ⑴ 制定成本開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)。確定哪些費用構(gòu)成產(chǎn)品成本,是對費用處理的依據(jù)。 ⑵ 制定成本計算原始記錄,是確定費用歸集、分配和成本計算的依據(jù)。 ⑶ 制定消耗定額,是成本控制、分析、以及費用分配的依據(jù)。 ⑷ 制定其它有關(guān)制度,如領(lǐng)料退料制度、在產(chǎn)品和產(chǎn)成品盤點制度等。 ⑸ 確定成本計算的截止日,作為本期費用與下期費用劃分的標(biāo)準(zhǔn)。 2.成本計算方法的選擇 成本計算方法應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)特點和管理規(guī)模來確定,并力求成本計算方法的合理。 ⑴ 確定成本項目。成本項目反映了產(chǎn)品成本的構(gòu)成情況,并有利于成本分析與控制。成本項目按費用要素確定,設(shè)置原材料、燃料、動力、輔助材料、工資、制造費用等項目。 ⑵ 確定成本計算對象和方法。企業(yè)生產(chǎn)有單件生產(chǎn)、小批量生產(chǎn)、大量生產(chǎn)等情況,生產(chǎn)工藝有裝配式和連續(xù)式的情況。根據(jù)這些特點,可以分別以品種、類別、加工步驟為成本計算對象,并分別選擇品種法、分步法、定額比例法(分批法)等成本計算方法。各種計算方法一旦確定財務(wù)必須備案,不得隨意調(diào)整。 ⑶ 確定費用確認(rèn)和分配的標(biāo)準(zhǔn)。費用確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)如固定資產(chǎn)折舊方法,低值易耗品攤銷方法、大修理費用的計提與攤銷方法。費用分配的標(biāo)準(zhǔn)指間接費用的分配方法,如制造費用分配時可采用工時比例法、直接費用比例法、消耗定額比例法等,各車間按具體情況 分別確定,一旦確定,不得隨意變動。 ⑷ 確定產(chǎn)成品、在產(chǎn)品劃分的標(biāo)準(zhǔn)。在劃分時可以按實際情況選用不同的方法,如在產(chǎn)品很少的情況,可不計在產(chǎn)品成本;在產(chǎn)品比較穩(wěn)定時,在產(chǎn)品成本可確定為一個定量;在產(chǎn)品波動較大時按一定的比例分配。分配時主要可采用約當(dāng)產(chǎn)量法和定額比例法。 ⑸ 確定成本計算的程序。成本計算主要在車間和會計部門進行,各種轉(zhuǎn)賬、分配計算等分別在車間和會計部門進行。成本計算所需原始憑證應(yīng)定期傳交會計部門,有關(guān)憑證的傳遞程序:車間 會計部門。 3.成本計算中的憑證: ⑴ 費用匯總表 例如根據(jù)領(lǐng)料單、 發(fā)料單編制的材料匯總表,根據(jù)工資單匯總的工資匯總表,以及折舊匯總表等。 ⑵ 費用分配表 按照費用發(fā)生作用途,按成本對象編制的材料分配表,工資費用分配表和制造費用分配表等。 ⑶ 在產(chǎn)品結(jié)存表 第 9 頁 共 40 頁 確定在產(chǎn)品數(shù)量和加工程度的報表,也可通過盤點后填制。 ⑷ 產(chǎn)品入庫單 反映完工產(chǎn)品數(shù)量的憑證。 ⑸ 成本計算表 成本明細賬的設(shè)置 車間和會計部門分別設(shè)置成本明細賬,也可按成本計算對象編制成本計算表,以表代賬。賬、表均應(yīng)按成本項目的構(gòu)成設(shè)多欄式結(jié)構(gòu)(車間和會計部門賬表格式具體由財務(wù)部統(tǒng)一設(shè)置),將發(fā)生的直接材料、直接人 工按成本計算對象入賬(表)。將各種間接費用經(jīng)制造費用歸集后進行分配,期末按不同成本對象分配轉(zhuǎn)出入賬(表)。 四、銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制方法 ㈠ 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 銷售業(yè)務(wù)是圍繞推銷(銷售)產(chǎn)品、商品或勞務(wù)等所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。銷售業(yè)務(wù)包括產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)和其他銷售業(yè)務(wù)。一般要經(jīng)過簽訂銷售合同、填寫發(fā)貨單通知倉庫發(fā)貨、辦理發(fā)貨、辦理貨款結(jié)算四個環(huán)節(jié)。銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制要求: 1.銷售合同、發(fā)票和發(fā)貨單,必須經(jīng)審核批準(zhǔn)方能生效。 2.發(fā)票和發(fā)貨單應(yīng)順序編號,如有缺號須經(jīng)批準(zhǔn)方可注銷。 3.要按規(guī)定價格銷售,未經(jīng)授 權(quán)不得改變售價。 4.收款時必須對品名、數(shù)量、單價、金額進行審核,有銷售合同的必須與合同核對。
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