【正文】 年 月 日 處理 情況 簽名 : 年 月 日 品 質(zhì) 部 意 見 總 經(jīng) 理 意 見 跟蹤 驗(yàn)證 簽名 : 年 月 日 公司印章管理制度 一、 總則 印章是公司經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)、明確公司各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，為防止『學(xué)習(xí)改變?nèi)松? 經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)由公司總辦全面負(fù)責(zé)公司印章的管理工作，具體為印章的發(fā)放與回收、監(jiān)督、保管和使用。 印章 必須由公司指定人員保管，未經(jīng)允許不得借給他人。 印章持有人情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，須辦理歸還印章手續(xù)。 公司各級(jí)人員使用一類印章須按要求先填寫印章使用單，經(jīng)印章保管人審核，決定是否可以使用，否則予以退回。 用印后該印章使用單作為憑證由印章保管人員留存，保存期一年，以備查用。 二類印章由保管人員決定使用，無須經(jīng)上述程序。 涉及法律等重要事項(xiàng)需要使用印章的，須有法律顧問審核簽字。 四、責(zé)任 印章保管人應(yīng)妥善保 管印章，如有遺失，必須及時(shí)向總辦報(bào)告。 違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者進(jìn)行行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送司法機(jī)關(guān)處理。 做成功物業(yè)管理人！』 經(jīng)辦人 (填申請表 )→部門經(jīng)理審核→總辦主任審核→總經(jīng)理審批→印章管理人員蓋章→審批文件存檔。 六、附則 本辦法附《印章使用登記單》，印章使用單按時(shí)間順序裝訂備查，保存期一年，年度末移交檔案室保管。 印章使用申請單 年 月 日 部門 經(jīng)辦人 印章名稱 事由： 部門負(fù)責(zé)人審核： 總辦意見： 總經(jīng)理批準(zhǔn)： 蓋章日期 蓋章份數(shù) 印章保管人 注： 審核本單時(shí)必須一并審核所需蓋章的文件； 文件蓋章后，本單由印章保管人員留存，以便核查 。 做成功物業(yè)管理人！』 一類印章使用流程圖 印章制發(fā)流程圖 印章保管人 使用人填寫印章使用單 決定印章使用或退回 印章使用單保存（ 一 年） 使用部門經(jīng)理申請 總辦主任審核 總經(jīng)理批準(zhǔn) 印章刻制 使用部門經(jīng)理領(lǐng)取 填寫領(lǐng)用卡（單） 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松? 行政管理文件信息、財(cái)務(wù)狀況信息、人事檔案信息、會(huì)議紀(jì)要信息、工作計(jì)劃信息、工作周報(bào)、月報(bào)信息。 各類通知、通報(bào)、通告、申請信息。 二、內(nèi)部信息等級(jí)制度 各類信息按照所屬種類和涉及范圍分為四個(gè)等級(jí)。 ②機(jī)密信息（二級(jí)）。 ④普通級(jí)別信息。降級(jí)制度分兩種方式 ①直接降級(jí)。 ②分類降級(jí)。 信息的傳播保密責(zé)任實(shí)行責(zé)任人制度。包括此類信息在收集、整理、傳遞、 執(zhí)行、反饋、備案整個(gè)過程中，尚未通過審議決定向中層管理發(fā)布的所有內(nèi)部高層信息。 機(jī)密信息（二級(jí)）指通過高層審議向部門經(jīng)理發(fā)布、提供參考、執(zhí)行的內(nèi)部信息。機(jī)密信息（二級(jí)）傳達(dá)最低部門：部門經(jīng)理、主管。 做成功物業(yè)管理人！』 保密信息（三級(jí)）指各部門管理人員接收的、參考性、執(zhí)行的所有內(nèi)部信息。保密信息（三級(jí)）傳達(dá)部門：公司所有管理人員 普通信息（四級(jí)）指除了公司保密信息以外的公司內(nèi)部信息。 信息發(fā)布標(biāo)題簡明扼要，要求把握關(guān)鍵字。 信息管理嚴(yán)格按照等級(jí)制度操作，各級(jí)信息要嚴(yán)格對(duì)非傳達(dá)部門保密。對(duì)于同一部門多臺(tái)計(jì)算機(jī)的則依次編號(hào)。 公司集中設(shè)立內(nèi)部公共信息中心，并由信息管理員和檔案管理員 進(jìn)行信息發(fā)布與信息備案管理。 外出 用車管理規(guī)定 部門負(fù)責(zé)人外出辦事，如無直達(dá)公交車，原則上可乘坐出租車。 事情緊急，或路途較遠(yuǎn)（超過 3公里），又沒有直通公交車的，可向部門經(jīng)理申請，經(jīng)同意后方可乘坐出租車。 因公辦事所乘坐出租車票和公交車票，需寫明時(shí)間、往返地點(diǎn)、事 由，按公司規(guī)定報(bào)銷。 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松? 檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作，是經(jīng)營管理活動(dòng)中的重要組成部分，各部門都要從公司整體利益出發(fā)，把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。 二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé) 總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門，根據(jù)工作需要，應(yīng)組織籌建公司檔案室，總辦對(duì)其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。 做成功物業(yè)管理人！』 提供服務(wù)； ③在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案 。 公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。 四、 檔案的管理 檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入； 檔案保管必須有專用房間或柜子，房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度，并?yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。如發(fā)現(xiàn)問題除及時(shí)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)外，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，以減少檔案的損失； 檔案管理部門應(yīng)建立登記制度，對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登 記； 各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案，并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接； 常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔，以便其他相關(guān)工作的查閱； 凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者，必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。 五、檔案的利用 積極開展檔案的利用，各部門因工作需要可查閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開發(fā)和管理中『學(xué)習(xí)改變?nèi)松? 六、檔案的銷毀 任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清 單，并由專人監(jiān)督銷毀。 各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實(shí)施細(xì)則，報(bào)總辦備案； 有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范，與本規(guī)范配合執(zhí)行。 八、 項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定 針對(duì)地產(chǎn)公司開發(fā)的新項(xiàng)目，在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙（包括各專業(yè)相關(guān)圖紙），作為公司的絕密文件，由專人負(fù)責(zé)保管。 服務(wù)中心成立后，項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心，由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。 做成功物業(yè)管理人！』 公司證照卡及榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯等實(shí)物： 檔案借閱： 建立電子檔案 相關(guān)部門辦 理 及時(shí)存入公司檔案室 檔案管理員分類登記 建立電子檔案 填借閱申請單 總辦審批 登記借閱 按時(shí)歸檔 證件、證書領(lǐng)取 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松? 做成功物業(yè)管理人！』 檔案銷毀清單 序號(hào) 銷毀檔案名稱 頁碼 份數(shù) 經(jīng)辦人 備注 『學(xué)習(xí)改變?nèi)松? 發(fā)送郵件時(shí)，發(fā)送者應(yīng)在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期，如果有說明的簡短文字，也應(yīng)在電子郵件正文中寫清楚。篇幅超過一百字的文件使用 office 軟件編輯輸入，并將 office 文件作為電子郵件的附件傳送。收件人應(yīng)及時(shí)答復(fù)發(fā)件人，被抄送人可不答復(fù)。由于閱讀郵件不及時(shí)而導(dǎo)致未能按通知要求參加會(huì)議、未能按要求完成公司安排的各項(xiàng)工作任務(wù)等，按公司制度追究其相應(yīng)責(zé)任。 做成功物業(yè)管理人！』 凡是沒有正式定稿的文件，報(bào)告、表格等一般情況不得打印。 公司總辦應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助職員對(duì)電子 郵件進(jìn)行檔案管理，作為部門用戶應(yīng)指定一文件管理員負(fù)責(zé)文件收發(fā)及傳遞信息，并報(bào)總辦備案。 郵箱使用者應(yīng)保護(hù)好郵箱密碼，如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露，請及時(shí)做出更改申請。 品質(zhì)部日常檢查制度 為了規(guī)范管理，提高服務(wù)質(zhì)量，加大檢查力度，確保質(zhì)量管理體系工作落到實(shí)處，使各項(xiàng)工作嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行，特制定本制度： 一、檢查內(nèi)容： 各部門的培訓(xùn)工作： ①新入職人員的培訓(xùn)工作；②在職人員的培訓(xùn)工作；③特殊崗位人員的 培訓(xùn)工作； ④晉升（調(diào)動(dòng)）人員的培訓(xùn)工作。 員工儀容儀表、禮貌禮節(jié)服務(wù)： ①員工精神狀態(tài)、工作作風(fēng)；②工裝、工牌的佩戴情況；③見面是否有問候、能否做到微笑服務(wù)。 做成功物業(yè)管理人！』 公共秩序管理員的在崗、巡邏情況； 監(jiān)控人員的在崗情況及突發(fā)事件 的處理情況； 水電維修人員的值班維修及養(yǎng)護(hù)工作； 客戶服務(wù)人員的服務(wù)態(tài)度、工作熱情及辦事效率； 倉庫物質(zhì)及其各種記錄； 餐廳衛(wèi)生、飯菜質(zhì)量等。 1 工作計(jì)劃的落實(shí)工作； 1 根據(jù)各部門的工作計(jì)劃實(shí)施抽查和定時(shí)檢查，督促計(jì)劃的嚴(yán)格落實(shí)。 三、檢查方式： 采用白天巡檢和夜晚抽查相結(jié)合； 根據(jù)公司年工作計(jì)劃，品質(zhì)部制定詳細(xì)的月 計(jì)劃，并嚴(yán)格落實(shí)。（鄭州市外區(qū)域項(xiàng)目每兩周檢查一次） 根據(jù)檢查情況，品質(zhì)部每月編寫一份《檢查通報(bào)》下發(fā)各部門。 五、檢查要求： 品質(zhì)部要嚴(yán)格按照檢查計(jì)劃進(jìn)行檢查，沒有部門經(jīng)理的允許任何人不得私自改動(dòng)計(jì)劃； 任何人不得利用工作之便干私事，更不能私自離崗、 脫崗，發(fā)現(xiàn)一次按曠工處理； 在檢查 工 作中，如遇到拒簽或不服糾纏的事件，應(yīng)執(zhí)行逐級(jí)投訴程序，不得在現(xiàn)場發(fā)生爭吵，發(fā)生一次罰款 15 元； 每周五召開周例會(huì)時(shí)，品質(zhì)部將下周檢查計(jì)劃交總經(jīng)理。 做成功物業(yè)管理人！』 部門 /崗位 監(jiān)控辦法 時(shí)間 /頻次 總經(jīng)理 公司各職能、業(yè)務(wù)部門的工作全面檢查 每月 1 次 總辦主任 1. 對(duì)各部門的行政、人事管理工作檢查 2. 對(duì)各部門規(guī)章制度執(zhí)行情況全面檢查 3. 對(duì)各服務(wù)中心倉庫、餐廳管理檢查 每月 1 次 每月 1 次 每月 1 次 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 1. 對(duì)各服務(wù)中心經(jīng)營情況全面檢查 2. 對(duì)各服務(wù)中心各類 帳目全面檢查 每月 1 次 每月 1 次 品質(zhì)部 1. 對(duì)各服務(wù)中心日常工作的全面檢查 2. 對(duì)各服務(wù)中心夜間查崗（ 22： 00～次日 5： 30）（一級(jí)） 每周 1 次 每周 1 次 服務(wù)中心經(jīng)理 1. 對(duì)服務(wù)中心工作現(xiàn)場進(jìn)行全面巡查