【正文】 宗。③初步立卷，擬寫標題草稿。⑤調(diào)整案卷，修改標題，系統(tǒng)排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期。⑦確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號。 （四）檔號的編制 檔號是用來反映和固定全宗內(nèi)案卷以及案卷內(nèi)文件的排列順序的一組符號。 檔號編制的原則 唯一性原則；合理性原則；穩(wěn)定性原則；簡明性原則。 （二）鑒定工作的任務(wù) （三）檔案的宏觀鑒定與微觀鑒定 （四）鑒定的意義 二、鑒定檔案的原則和標準 （一）鑒定原則 用全面的，歷史的，發(fā)展的效益的觀點，判定檔案的保存價值。 定期保管的文書檔案主要包括： （ 1）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料； （ 2）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料； （ 3）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料； （ 4）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料； （ 5）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)等； （ 6）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； （ 7）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； （ 8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料； （ 9）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。 第二步，對歸檔文件確定其保管期限。（ 《 北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定 》 ） 電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。如應(yīng)該采用什么方法對電子文件進行收集、整理采納保證電子文件的真實與完整，采用怎樣的保管方法才能保證電子文件的安全和可讀等。 三、電子文件管理的原則 ? 電子文件的真實性是指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。 ? 電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。所以各單位要明確電子文件歸檔工作的管理職責，制定電子文件歸檔制度，做好電子文件歸檔工作。 這是對檔案部門提出的 2點要求： 一是制定電子文件的歸檔制度， 二是加強與本單位信息化工作部門的溝通協(xié)調(diào)。 ? （三）電子文件形成部門的職責 電子文件形成部門要按照本單位檔案部門的要求，做好本部門電子文件的形成、積累、鑒定及歸檔等工作。 電子文件的歸檔范圍參照國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定制定。（京檔發(fā) 〔 2022〕 11號） 電子文件的內(nèi)容涵蓋了本單位工作的 各個領(lǐng)域。 電子文件的形式是多種多樣的。各種門類和載體的檔案都可能 會產(chǎn)生對應(yīng)的電子文件。 （ 1）文本文件指用文字處理技術(shù)形成的文件， 例如用 word、 wps等軟件形成的各種公文都是 文本文件。 （ 3）圖形文件指用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè) 備獲得的電子文件，如使用 CAD制圖軟件形成 的 CAD圖紙。例如數(shù)碼攝像 機拍攝的圖像等。 例如數(shù)字錄音設(shè)備錄制的聲音，如錄音筆錄制 的聲音。這里的數(shù)據(jù)庫指的不是對辦 公系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，為了電子數(shù) 據(jù)的恢復(fù)的數(shù)據(jù)庫，而是指對業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成 的數(shù)據(jù)進行采集和保存的數(shù)據(jù)庫。 上述五點是需要特別注意歸檔的五種 類型的電子文件 數(shù)碼照片、影像文件和紙質(zhì)文件掃描的圖像 文件。 電子郵件。 元數(shù)據(jù)和背景信息。 文書檔案的保管期限為：永久、定期 定期分為 30年和 10年 各區(qū)縣、市級單位可根據(jù)實際情況，調(diào)整或細化定期 30年以下的保管期限 （三）電子文件歸檔的質(zhì)量要求 采取有效措施，保證電子文件的真實性、完整性和有效性。 完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。 （一）真實性要求 1．可靠地保證電子文件自最終形成時起，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)和背景信息保持完整，未被更改； 2．當電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同或不相同時，保證能夠準確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容； 3．保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠； 4．對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性； 5．能夠識別電子文件的發(fā)送、接收的人員和時間。 （三）有效性要求 1．有效地表現(xiàn)電子文件所載內(nèi)容，并保證其可供隨時調(diào)取查用； 2．保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，隨著軟硬件升級換代，及時對電子文件進行遷移作業(yè)。 圖像文件以 JPEG、 TIFF為通用格式。 聲音文件以 WAV、 MP3為通用格式。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。 電子文件登記表 每種格式的電子文件均應(yīng)由信息部門在系統(tǒng)運行中軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時即對原系統(tǒng)中生成的電子文件標注其存在的軟硬件環(huán)境 ， 并在 《 電子文件登記表 》 中登記后向檔案部門移交 。 文件編號 題名 形成部門 形成日期 文件類別 載體編號 載體型號 載體類型 密級 保管 期限 備注 （五）電子文件歸檔的流程 電子文件歸檔的一般程序是：鑒定 → 填寫歸檔處理單 → 給予歸檔標識→ 預(yù)歸檔 → 調(diào)整歸檔電子文件 → 檢測歸檔電子文件 → 歸檔。 第二步 填寫歸檔處理單 經(jīng)鑒定應(yīng)當歸檔的電子文件由 文件形成或辦理部門 負責填寫歸檔處理單中的文件標題、發(fā)文字號、責任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責任人、保管期限、是否限制利用等 10項。歸檔號由系統(tǒng)自動排序， 部門兼職檔案員 可自主修改和重排序。系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時間項。檔案部門如對某部門歸檔文件有修改意見，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶?，由該部門兼職檔案人員進行修改后再重新預(yù)歸檔。 第七步 歸檔 檔案部門 將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。有條件的單位，電子文件形成部門于電子文件形成后 3個月內(nèi)將其向本單位檔案部門進行在線歸檔。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設(shè)備作為電子檔案長期保存的載體。 ? 存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)注明反映其內(nèi)容的檢索標識。 ? 存儲涉及國家秘密的電子檔案的載體或裝具上還應(yīng)注明相應(yīng)的密級和保密期限，并按照國家保密法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定進行管理。 歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。 歸檔載體應(yīng)遠離磁場，并與有害氣體隔離。 保管環(huán)境溫度選定范圍： 17℃ — 20℃ ；相對濕度選定范圍： 35%— 45%。 （三）電子檔案的檢測 ? 檔案部門每年均應(yīng)對電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。保留期滿后，按保密要求進行處置。 （四）電子檔案的遷移 系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴充時，應(yīng)及時對歸檔電子文件進行遷移操作。 各類檔案目錄可以向全部用戶開放，但全文查詢時需分為限制利用和非限制利用。 對限制利用的電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置利用權(quán)限，實現(xiàn)不同職責、需求、級別的利用者對特定范圍和內(nèi)容電子檔案的在線利用。 系統(tǒng)應(yīng)具有對利用者以及利用目的、時間、內(nèi)容等信息進行記錄、分析、統(tǒng)計等方面的功能。系統(tǒng)審查未通過的，則需向檔案部門提出借閱申請