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正文內(nèi)容

公文文體和用語(yǔ)培訓(xùn)課件-閱讀頁(yè)

2025-01-10 15:07本頁(yè)面
  

【正文】 的搬遷過(guò)程中,產(chǎn)生的 基建檔案、技改項(xiàng)目檔案 較多。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及國(guó)防科研院所生產(chǎn)科研條件改善,產(chǎn)生了大量 新型載體檔案 ,如聲像檔案、電子檔案。 ? 還有一個(gè)特殊之處便是存在少量 教育檔案與醫(yī)藥衛(wèi)生檔案 ,因?yàn)檫@些院所都設(shè)有子弟學(xué)校、醫(yī)院以及學(xué)位授位點(diǎn)培養(yǎng)研究生的 教學(xué)檔案 。 ?注意正確使用模糊用語(yǔ) 。 (正)某某產(chǎn)品在過(guò)去的三年里的四次比賽中獲得一等獎(jiǎng)。 (正)這個(gè)月的銷(xiāo)售量增加了 10% 。 (正)祝賀你被評(píng)為本月優(yōu)秀員工。 ?在每個(gè)句子中都加上數(shù)字或統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。將概括性表述轉(zhuǎn)換稱容易理解、實(shí)用有效的信息時(shí),例證可以起到很好效果。 【 案例 】 不說(shuō)“我們?cè)谂?ài)護(hù)環(huán)境”,而要說(shuō)“我們?cè)诨厥账芰稀⒉A?、紙張和鋁材,盡最大 努力去愛(ài)護(hù)環(huán)境 ”。我會(huì)用各種方法來(lái)檢驗(yàn)?zāi)銈兪欠窳私馑鶎W(xué)的內(nèi)容。 (不夠具體) 修改稿: 今年的分?jǐn)?shù)將根據(jù)你們每個(gè)人的整體進(jìn)步來(lái)計(jì)算。 4種方法都很重要。 它們是: ( 1)參與課堂討論; ( 2)日常練習(xí); ( 3)測(cè)驗(yàn); ( 4)讀書(shū)報(bào)告。 ( 如我國(guó)公文規(guī)定的四層編號(hào)體系;規(guī)范性文件的六層編號(hào)體系 ) (四) 完整 ?要求公文結(jié)構(gòu)完整,不遺漏任何必備的數(shù)據(jù)內(nèi)容。 ?如果一個(gè)組織發(fā)送的文件不完整, 彌補(bǔ)造成的遺憾甚至錯(cuò)漏會(huì)增加工作成本;這些額外的費(fèi)用很可能使一個(gè)公司失去良好印象甚至客戶 ,使其工作效率和管理水平受到置疑。如“如蒙批準(zhǔn)” ,“非常抱歉”,“很欣喜地獲悉”等。 ?對(duì)外對(duì)下行文應(yīng)避免使用苛求的或說(shuō)教的語(yǔ)言 。 ?記?。杭词乖诤苌鷼獾那闆r下,發(fā)脾氣或譏諷并不能幫助達(dá)到溝通的目的。 【 案例 】 客氣與不客氣的語(yǔ)句比較 例 1 ( 誤 ) 必須星期五之前交報(bào)告 。 例 2( 誤 ) 在部門(mén)里你們應(yīng)該組織合伙搭車(chē) 。 (六)體諒 1. 以受文者為中心的語(yǔ)氣 (而不是以作者為中心) ?一位美國(guó)名作家說(shuō),要想寫(xiě)好就要滿足讀者的需要,站在讀者的角度考慮問(wèn)題; ? 分析受文者怎么理解信息,盡力提供他們需要的東西; ? 解決受文者的問(wèn)題; ? 節(jié)省受文者的費(fèi)用; ? 體諒受文者的感受和處境。 ? 信息太多,可考慮把一些細(xì)節(jié)放在附錄中。 ? 寫(xiě)了讀者沒(méi)有要求的信息時(shí),解釋為什么這么做。 (提要 \目錄、結(jié)論,開(kāi)宗顯旨 ) ?公文篇章結(jié)構(gòu)上 使用 一系列技術(shù)性要求。 ? 用自然的語(yǔ)氣使讀者感到親切。 一些否定的詞會(huì)有副作用 , 給人一種否定的印象 , 或者還有指責(zé)讀者的意思 。 為避免影響溝通效果 , 應(yīng)限制否定詞匯的使用 , 盡量使用肯定的語(yǔ)言表達(dá)自己的意思 。 (意思不確定 ) ?以下表達(dá)都暗示作者會(huì)不同意某個(gè)建議或行動(dòng) ?如果你想遵照下列說(shuō)明 … ( 下列說(shuō)明有助于你 … ) ?如果我的資歷符合你的要求 … ( 我可以來(lái)詳細(xì)面談我的資歷嗎 ? ) ?我們希望這會(huì)令你滿意 …… ( 令你滿意的是 …… ) ?我們相信 這是一個(gè)令人滿意的計(jì)劃 …… ?我知道這比你預(yù)計(jì)的要多 , 但是 …… (七)正 確 1. “文以體為先”,首先文體要正確 ,務(wù)使表達(dá)合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求 . ? 只表達(dá)與 解決實(shí)際問(wèn)題 有直接應(yīng)用價(jià)值的事與理; ? 不虛構(gòu)不夸張,追求從本質(zhì)到細(xì)節(jié)的 客觀真實(shí) ; ? 使用通用性強(qiáng)的 符號(hào)系統(tǒng)表意 ; ? 慎用修辭格; ? 不簡(jiǎn)單排斥有較強(qiáng)規(guī)律性的 程式化表達(dá)手法和式樣等。 ( 1)把握文體特點(diǎn),把準(zhǔn)文章語(yǔ)言基調(diào) 。 ( 3)有選擇地使用模糊語(yǔ)言和委婉用語(yǔ)。(一請(qǐng)示語(yǔ)) ?切切! (一報(bào)告語(yǔ)) ?以迅即批復(fù)為要! (一請(qǐng)示語(yǔ)) 【 案例 】 八種冒犯讀者或聽(tīng)眾的做法 ? 讓他們覺(jué)得自己傻 (即使是無(wú)意的 ): 如果你讀了說(shuō)明書(shū) … … ? 表示他們?cè)谌鲋e(即使你沒(méi)有直接說(shuō)明):你說(shuō)你退回了產(chǎn)品 …… ? 命令對(duì)方:我們要求你填寫(xiě)表上所有的項(xiàng)目。 ? 指責(zé)他們:很明顯你們疏忽了 …… ? 語(yǔ)言復(fù)雜:當(dāng)你的財(cái)務(wù)狀況有所改進(jìn)時(shí),你的申請(qǐng)就會(huì)迅速地被詳細(xì)調(diào)查。 (1)演繹法 一般到具體 ,解決問(wèn)題 【 案例 】 例如寫(xiě)溝通 一個(gè)公司的主要活動(dòng)依靠溝通 ; 外部交易 都依賴信函、電視等媒體上的廣告宣傳、給潛在客戶的建議書(shū); 內(nèi)部溝通 通過(guò)布告欄、公司雜志、便函、報(bào)告、會(huì)議進(jìn)行。 【 案例 】 先說(shuō)明產(chǎn)品質(zhì)量高 , 價(jià)格合理 , 服務(wù)一流 ,交貨迅速 , 而 所有這些都是今年銷(xiāo)售量大的原因 。 ( 4)空間順序 從一個(gè)空間到另一個(gè)空間展開(kāi)。 ( 5) 比較 /對(duì)比 許多報(bào)告都用這一方法。可行性報(bào)告通常用這種寫(xiě)法
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