【正文】 第一步 鑒定 電子文件形成或辦理部門 對本部門形成的電子文件進行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括： ?審核電子文件的真實性、完整性、有效性、操作日志等，核對其內(nèi)容和簽章，保證與其相應的紙質(zhì)文件一致； ?鑒別電子文件的價值，確定其存舍； ?根據(jù)電子文件的價值劃分其保管期限； ?確定限制利用的電子文件。 第六步 檢測歸檔的電子文件 檔案部門 負責對電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息進行檢測。檢索標識一般包括載體序號、全宗號、類別號、保管期限、存入日期等項目。電子文件載體要避免陽光直接照射。 對于非限制利用的電子檔案，可以直接由系統(tǒng)用戶提供查閱、瀏覽。 限制利用電子檔案借閱流程圖 借閱申請單 (表中標有“ ※ ”的為必填項 ) 案卷題名或 文件標題 責任者 目錄號 案卷號或件號 形成年度 保管期限 機構(gòu)或問題 發(fā)文字號 主題詞 *利用者 *利用部門 *借閱時間 *借閱期限 *歸還時間 *利用目的 謝 謝 。 七、電子檔案的利用 電子檔案的利用指在系統(tǒng)中對電子檔案的信息數(shù)據(jù)提供多途徑檢索查詢、全文瀏覽及下載的工作 。 保管環(huán)境應符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求。 ? 對于采取技術(shù)手段對內(nèi)容進行加密的電子檔案，應在解密后進行脫機保存。 第五步 調(diào)整歸檔的電子文件 檔案部門 對歸檔電子文件進行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是否正確等內(nèi)容。 硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 電子文件目錄 每份電子文件均應由文件形成部門在 《 電子文件目錄 》 中登記 ， 并與電子文件一并向檔案部門移交 。 （四）電子文件歸檔的技術(shù)要求 格式要求 文本文件以 XML、 RTF、 TXT、 PDF為通用格式；依現(xiàn)階段實際情況， Microsoft Office Word、 WPS文字以及北京市政府推薦的其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件在記錄版本信息情況下也可以直接歸檔。 （二）電子文件的保管期限 依據(jù)國家檔案局有關(guān)文件保管期限的規(guī)定，按照電子文件的保存和利用價值劃分電子文件的保管期限。 （ 6）數(shù)據(jù)庫文件。 電子文件包含了文本文件、圖像文件、圖 形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文 件等各種類型。 五、電子文件的收集、積累和歸檔 參照國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定，將反映本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。 ? 電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。 四、文書檔案鑒定工作的制度和組織 （一）檔案鑒定工作的制度 （二）檔案鑒定工作的組織方法 直接鑒定法 鑒定工作的步驟： 第一步，在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍。⑧編制案卷目錄。 ? 檔案匯集：檔案匯集是由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案的混合體。 （二）全宗構(gòu)成的條件和立檔單位 立檔單位的條件： 可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文。 三、歸檔要求 （一）歸檔文件齊全完整 （二）案卷或檔案盒符合要求 （三）公文整理使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等要符合國家標準，達到檔案保護的要求。頁號位置：正面在公文右上角，反面在公文左上角。 二、公文整理工作的組織實施 （一）確定歸檔范圍和保管期限 （二）確立整理地點和人員（文書部門公文整理制度） （三）公文整理需要注意的問題 本單位形成的公文材料是公文整理工作中的重點 要保證歸檔公文材料的齊全完整 加強登記，熟悉家底 國家有關(guān)公文整理的一些規(guī)定 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。 （二）公文整理遵循的原則 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用?？瞻醉摬痪幪?。 二、歸檔時間 辦理完畢的公文一般應在第二年 6月底之前向本單位檔案部門移交。 二、全宗、立檔單位及相關(guān)概念 （一）全宗的概念 全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體。它也是全宗的一種特殊形式。 分類的一般要素 年度 組織機構(gòu) 問題 保管期限 一般采用的分類方法 a 年度 —— 機構(gòu) —— 保管期限分類法 b 保管期限 —— 年度 —— 機構(gòu)分類法 全宗 會計檔案 基建 檔案 按類別 — 年度分類 科技檔案 財 務(wù) 報 告 類 賬 簿 類 憑 證 類 其 它 類 按 工程 項目分類 科研 檔案 設(shè)備 檔案 按 設(shè)備型號分類 按 科研 課題分類 …… 按年度 — 組織機構(gòu)分類 辦 公 室 類 人事處類 業(yè)務(wù)處類 ⑦確定各類內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號。 定期保管的文書檔案主要包括： （ 1）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料； （ 2）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料； （ 3）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料； （ 4）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料； （ 5）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)等； （ 6）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； （ 7）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； （ 8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料； （ 9）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。 三、電子文件管理的原則 ? 電子文件的真實性是指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。 ? （三）電子文件形成部門的職責 電子文件形成部門要按照本單位檔案部門的要求，做好本部門電子文件的形成、積累、鑒定及歸檔等工作。各種門類和載體的檔案都可能 會產(chǎn)生對應的電子文件。 例如數(shù)字錄音設(shè)備錄制的聲音，如錄音筆錄制 的聲音。 元數(shù)據(jù)和背景信息。 （三）有效性要求 1．有效地表現(xiàn)電子文件所載內(nèi)容，并保證其可供隨時調(diào)取查用； 2．保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，隨著軟硬件升級換代，及時對電子文件進行遷移作業(yè)。 電子文件登記表 每種格式的電子文件均應由信息部門