【正文】 各類檔案目錄可以向全部用戶開放，但全文查詢時需分為限制利用和非限制利用。 ? 存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)注明反映其內(nèi)容的檢索標(biāo)識。 文件編號 題名 形成部門 形成日期 文件類別 載體編號 載體型號 載體類型 密級 保管 期限 備注 （五）電子文件歸檔的流程 電子文件歸檔的一般程序是：鑒定 → 填寫歸檔處理單 → 給予歸檔標(biāo)識→ 預(yù)歸檔 → 調(diào)整歸檔電子文件 → 檢測歸檔電子文件 → 歸檔。 文書檔案的保管期限為：永久、定期 定期分為 30年和 10年 各區(qū)縣、市級單位可根據(jù)實際情況，調(diào)整或細(xì)化定期 30年以下的保管期限 （三）電子文件歸檔的質(zhì)量要求 采取有效措施，保證電子文件的真實性、完整性和有效性。 （ 1）文本文件指用文字處理技術(shù)形成的文件， 例如用 word、 wps等軟件形成的各種公文都是 文本文件。 ? 電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 （四）檔號的編制 檔號是用來反映和固定全宗內(nèi)案卷以及案卷內(nèi)文件的排列順序的一組符號。 （六）判定檔案所屬全宗 （七）全宗群 全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。 第三章 文書檔案管理 文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。本單位負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，應(yīng)由兼職單位整理、歸檔。 （ 3）卷內(nèi)文件編號 有字跡、圖表等內(nèi)容的頁面，需編頁號。 （二）檔案整理工作的原則 充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。 ? 最后，文書檔案分類方法和分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇運用應(yīng)具有連續(xù)性。 （二）鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn) 來源標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，文件形成時間，形式特征標(biāo)準(zhǔn) （三）鑒定檔案價值的方法論 三、檔案保管期限表的編制和使用 （一）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu) （二）不同保管期限的檔案構(gòu)成編制和使用 （三）檔案保管期限表的編制方法 永久保管的文書檔案主要包括： （ 1）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； （ 2）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； （ 3）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； （ 4）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、 總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等； （ 5）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料； （ 6）本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； （ 7）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； （ 8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 ? （二）信息化部門的職責(zé) 信息化工作部門要為確保電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。 （ 5）聲音文件指用音頻設(shè)備獲得的聲音文件。 （二）完整性要求 1．確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸 檔； 2．電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或 其他載體形式的文件時，電子文件與紙質(zhì)或其他載體形式的文件一并歸檔，并保證其在內(nèi)容、格式及相關(guān)說明和描述上完全一致。 第四步 預(yù)歸檔 文件形成或辦理部門 對電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔 ，預(yù)歸檔后的電子文件從各部門辦結(jié)庫進(jìn)入到預(yù)歸檔庫，其管理權(quán)限同時向檔案部門移交。 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 查詢借閱一般程序是：借閱者查看檔案目錄 → 提出借閱申請 → 系統(tǒng)審核借閱權(quán)限 → 調(diào)閱檔案原文。設(shè)備更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于 4年。 電子文件歸檔流程圖 （六）電子文件的歸檔時間 電子文件形成部門一般于次年 6月底之前，將上年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進(jìn)行歸檔。 對以上通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。 數(shù)據(jù)庫文件。 凡是反映本單位主要職能，包括行政 許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以 及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具 有保存和利用價值的電子文件均屬歸檔范 圍。 二、電子文件的特性 電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài) 電子文件對設(shè)備的依賴性 電子文件載體的非直讀性 電子文件的信息與載體相分離性 電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性 電子文件對元數(shù)據(jù)的依賴性 電子文件信息的共享性及不安全性 電子文件的高保真性 電子文件的易修改性 這些特性在電子文件的管理中節(jié)省了儲存空間，易于信息的共享，但是卻對傳統(tǒng)的管理方式帶來了挑戰(zhàn)。④類內(nèi)案卷的初步排列。 （四）人物全宗 人物全宗是社會知名人士在其一生活動中形成的檔案整體。 按保管期限－年度－機構(gòu)分類 永久 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 30年 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 10年 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 按年度－機構(gòu)－保管期限分類 2022年 辦公室 永久 30年 10年 2……50 51 、 52……120 121 、 122……150 業(yè)務(wù)處 永久 30年 10年 2……20 21 、 22……60 61 、 62……90 2022年 辦公室 永久 30年 10年 2……50 51 、 52……120 121 、 122……150 業(yè)務(wù)處 永久 30年 10年 2……20 21 、 22……60 61 、 62……90 歸檔章 全宗號 年度 2022 保管 期限 永久 頁數(shù) 8