【正文】 系統(tǒng)審查未通過的，則需向檔案部門提出借閱申請。 對限制利用的電子檔案，系統(tǒng)應設置利用權限，實現(xiàn)不同職責、需求、級別的利用者對特定范圍和內容電子檔案的在線利用。 （四）電子檔案的遷移 系統(tǒng)設備更新或系統(tǒng)擴充時，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作。 （三）電子檔案的檢測 ? 檔案部門每年均應對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。 歸檔載體應遠離磁場，并與有害氣體隔離。 ? 存儲涉及國家秘密的電子檔案的載體或裝具上還應注明相應的密級和保密期限，并按照國家保密法律法規(guī)的有關規(guī)定進行管理。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設備作為電子檔案長期保存的載體。 第七步 歸檔 檔案部門 將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時間項。 第二步 填寫歸檔處理單 經鑒定應當歸檔的電子文件由 文件形成或辦理部門 負責填寫歸檔處理單中的文件標題、發(fā)文字號、責任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責任人、保管期限、是否限制利用等 10項。 電子文件登記表 每種格式的電子文件均應由信息部門在系統(tǒng)運行中軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時即對原系統(tǒng)中生成的電子文件標注其存在的軟硬件環(huán)境 ， 并在 《 電子文件登記表 》 中登記后向檔案部門移交 。 聲音文件以 WAV、 MP3為通用格式。 （三）有效性要求 1．有效地表現(xiàn)電子文件所載內容，并保證其可供隨時調取查用； 2．保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，隨著軟硬件升級換代，及時對電子文件進行遷移作業(yè)。 完整性是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。 元數(shù)據(jù)和背景信息。 上述五點是需要特別注意歸檔的五種 類型的電子文件 數(shù)碼照片、影像文件和紙質文件掃描的圖像 文件。 例如數(shù)字錄音設備錄制的聲音，如錄音筆錄制 的聲音。 （ 3）圖形文件指用計算機輔助設計或繪圖等設 備獲得的電子文件，如使用 CAD制圖軟件形成 的 CAD圖紙。各種門類和載體的檔案都可能 會產生對應的電子文件。（京檔發(fā) 〔 2022〕 11號） 電子文件的內容涵蓋了本單位工作的 各個領域。 ? （三）電子文件形成部門的職責 電子文件形成部門要按照本單位檔案部門的要求，做好本部門電子文件的形成、積累、鑒定及歸檔等工作。所以各單位要明確電子文件歸檔工作的管理職責，制定電子文件歸檔制度，做好電子文件歸檔工作。 三、電子文件管理的原則 ? 電子文件的真實性是指對電子文件的內容、結構、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。（ 《 北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定 》 ） 電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)。 定期保管的文書檔案主要包括： （ 1）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料； （ 2）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料； （ 3）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料； （ 4）本機關一般性事務管理文件材料； （ 5）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結等； （ 6）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料； （ 7）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料； （ 8）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料； （ 9）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。 檔號編制的原則 唯一性原則；合理性原則；穩(wěn)定性原則；簡明性原則。⑦確定各類內案卷的排列順序和案卷編號。③初步立卷，擬寫標題草稿。 …… 照片 檔案 聲像檔案 按專題 分類 錄音 檔案 錄像 檔案 按時間 排列 會 議 類 活 動 類 人 物 類 按時間 排列 分類的一般要素 年度 組織機構 問題 保管期限 一般采用的分類方法 a 年度 —— 機構 —— 保管期限分類法 b 保管期限 —— 年度 —— 機構分類法 全宗 會計檔案 基建 檔案 按類別 — 年度分類 科技檔案 財 務 報 告 類 賬 簿 類 憑 證 類 其 它 類 按 工程 項目分類 科研 檔案 設備 檔案 按 設備型號分類 按 科研 課題分類 …… 按年度 — 組織機構分類 辦 公 室 類 人事處類 業(yè)務處類 全宗內檔案分類的要求：客觀性要求 、邏輯性要求 、適用性要求 、思想性要求。它也是全宗的一種特殊形式。 （三）立檔單位的變化和全宗的劃分 凡是新成立的并具有一定獨立性的機關，就是新的立檔單位； 非機關根本職能的變化，不單立全宗 臨時性機構 兩個機關合署辦公，而文件是分別處理的，其檔案應分別構成全宗。 二、全宗、立檔單位及相關概念 （一）全宗的概念 全宗是一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體。 （二）文書檔案收集工作的重要性 二、文書檔案收集工作的要求 文書檔案收集工作的基本要求是：依據(jù)文件的形成規(guī)律和特點，建立健全各項管理制度，科學合理地組織庫藏，加強入藏檔案質量的規(guī)范化控制，維護各立檔單位“集體記憶”的相對完整性。 二、歸檔時間 辦理完畢的公文一般應在第二年 6月底之前向本單位檔案部門移交。 歸檔文件的整理 （ 1） 裝訂 裝訂時應使用符合檔案保護要求的裝訂材料 （ 2）分類 推薦使用保管期限－年度－機構（問題）或年度－機構（問題）－保管期限的分類方法 （ 3）排列 文件按事由相對集中 ,同一事由的文件按時間順序排列 ,同一部門 （ 問題 ） 內的不同事由按時間順序排列 （ 4） 編號 室編件號的編制：以機構（問題）為單位，按文件排列順序從“ 1” 開始標注?？瞻醉摬痪幪枴? （ 1）檢查、調整卷內文件 檢查卷內公文是否符合歸檔范圍要求；檢查卷內公文是否齊全完整；檢查組合成的案卷是否保持了公文之間的有機聯(lián)系；檢查卷內公文的保存價值是否盡量做到了統(tǒng)一。 （二）公文整理遵循的原則 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。第二章 公文管理 第一節(jié) 公文的概念與分類 一、公文的概念 公文即公務文書，是國家機關及其他社會組織為處理公務、行使職權而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。 二、公文整理工作的組織實施 （一）確定歸檔范圍和保管期限 （二）確立整理地點和人員（文書部門公文整理制度） （三）公文整理需要注意的問題 本單位形成的公文材料是公文整理工作中的重點 要保證歸檔公文材料的齊全完整 加強登記，熟悉家底 國家有關公文整理的一些規(guī)定 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的