【正文】 的保存和利用價值劃分電子文件的保管期限。 有效性指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 （四）電子文件歸檔的技術要求 格式要求 文本文件以 XML、 RTF、 TXT、 PDF為通用格式；依現(xiàn)階段實際情況， Microsoft Office Word、 WPS文字以及北京市政府推薦的其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件在記錄版本信息情況下也可以直接歸檔。 對以上通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。 硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡服務器型號、制造廠商等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 電子文件目錄 每份電子文件均應由文件形成部門在 《 電子文件目錄 》 中登記 ， 并與電子文件一并向檔案部門移交 。 歸檔處理單 文件標題 發(fā)文字號 責任者 主題詞 形成時間 承辦部門 密級 歸檔時間 歸檔責任人 歸檔號 保管期限 是否限制利用 第三步 給予歸檔標識 賦予電子文件歸檔號，并填寫在歸檔處理單中。 第五步 調(diào)整歸檔的電子文件 檔案部門 對歸檔電子文件進行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是否正確等內(nèi)容。 電子文件歸檔流程圖 （六）電子文件的歸檔時間 電子文件形成部門一般于次年 6月底之前，將上年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進行歸檔。 ? 對于采取技術手段對內(nèi)容進行加密的電子檔案，應在解密后進行脫機保存。 （二）電子檔案的保管條件 歸檔電子文件載體應專庫或專柜集中保存。 保管環(huán)境應符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求。設備更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應及時進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于 4年。 七、電子檔案的利用 電子檔案的利用指在系統(tǒng)中對電子檔案的信息數(shù)據(jù)提供多途徑檢索查詢、全文瀏覽及下載的工作 。 查閱全文時要設置電子檔案借閱期限，到期時可以自動將借出檔案收回。 限制利用電子檔案借閱流程圖 借閱申請單 (表中標有“ ※ ”的為必填項 ) 案卷題名或 文件標題 責任者 目錄號 案卷號或件號 形成年度 保管期限 機構或問題 發(fā)文字號 主題詞 *利用者 *利用部門 *借閱時間 *借閱期限 *歸還時間 *利用目的 謝 謝 。 查詢借閱一般程序是：借閱者查看檔案目錄 → 提出借閱申請 → 系統(tǒng)審核借閱權限 → 調(diào)閱檔案原文。 對于非限制利用的電子檔案，可以直接由系統(tǒng)用戶提供查閱、瀏覽。 ? 對磁性載體每滿 2年、光盤每滿 4年進行一次隨機抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。電子文件載體要避免陽光直接照射。 單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。檢索標識一般包括載體序號、全宗號、類別號、保管期限、存入日期等項目。 六、電子檔案的管理 （ 一）電子檔案脫機保存的要求 檔案部門應將具有永久和長期保存價值的電子檔案進行脫機保存，脫機保存的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。 第六步 檢測歸檔的電子文件 檔案部門 負責對電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息進行檢測。 第四步 預歸檔 文件形成或辦理部門 對電子文件進行預歸檔 ，預歸檔后的電子文件從各部門辦結庫進入到預歸檔庫，其管理權限同時向檔案部門移交。 第一步 鑒定 電子文件形成或辦理部門 對本部門形成的電子文件進行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括： ?審核電子文件的真實性、完整性、有效性、操作日志等，核對其內(nèi)容和簽章，保證與其相應的紙質(zhì)文件一致； ?鑒別電子文件的價值，確定其存舍； ?根據(jù)電子文件的價值劃分其保管期限； ?確定限制利用的電子文件。 電子文件的登記 電子文件在歸檔時，均應在 《 電子文件登記表 》 和 《 電子文件目錄 》中登記。 影像文件以 MPEG、 AVI為通用格式。 （二）完整性要求 1．確保應歸檔的電子文件全部歸 檔； 2．電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或 其他載體形式的文件時，電子文件與紙質(zhì)或其他載體形式的文件一并歸檔，并保證其在內(nèi)容、格式及相關說明和描述上完全一致。 真實性是指對電子文件的內(nèi)容、結構、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。 軟件。 在確定電子文件歸檔范圍時，特別應注意以下類型電子文件的歸檔工作： （一）記錄本單位核心業(yè)務和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件； （二）本單位內(nèi)部管理、政務信息資源共享建設以及綜合統(tǒng)計工作中形成的數(shù)據(jù)庫文件； （三）本單位公務活動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件； （四）本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件； （五）與電子文件相對應的元數(shù)據(jù)和背景信息。 （ 5）聲音文件指用音頻設備獲得的聲音文件。 （ 2）圖像文件既包括紙質(zhì)文件在數(shù)字化處理后 得到的掃描圖像文件，也包括數(shù)碼照片采集來 的圖像文件。 電子文件的歸檔范圍不等同于文書檔案的 歸檔范圍。 《 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》 （國家檔案局令第 8號） 《 北京市機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實施細則 》 （以下簡稱實施細則）。 ? （二）信息化部門的職責 信息化工作部門要為確保電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術支持。 四、電子文件管理職責的劃分 為了達到電子文件管理原則提出的要求，就要對電子文件實施全過程的管理，即從系統(tǒng)設計時就考慮電子文件歸檔、管理的要求，在電子文件形成、運轉的過程中實施有效的管理。這是一個世界性的課題。 第三步，到一定年限后對檔案的價值進行復審 （三）檔案銷毀方法 電子檔案的管理 一、電子文件的概念 電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。 （二）鑒定檔案價值的標準 來源標準，內(nèi)容標準，文件形成時間，形式特征標準 （三）鑒定檔案價值的方法論 三、檔案保管期限表的編制和使用 （一）檔案保管期限表的結構 （二）不同保管期限的檔案構成編制和使用 （三）檔案保管期限表的編制方法 永久保管的文書檔案主要包括： （ 1）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料； （ 2）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； （ 3）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；