【正文】 ） 同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； （四） 下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄送或越級抄送的文件材料。 （ 3）卷內(nèi)文件編號 有字跡、圖表等內(nèi)容的頁面，需編頁號。 二、公文的分類 （一）在一個機關(guān)內(nèi)，從公文的來源和去向上劃分，公文可分為發(fā)文、收文和內(nèi)部公文三種 （二）從公文的行文關(guān)系和運行方向上劃分，公文可分為上行文、平行文、下行文三種 （三）從公文的機密程度和閱讀范圍上劃分，公文可分為公布公文、內(nèi)部公文、機密公文三大類 三、常用公文文種 （一）國家行政機關(guān)公文文種 命令（令）； 決定； 公告； 通告； 通知； 通報； 議案； 報告； 請示； 批復(fù)； 1意見； 1函； 1會議紀要 （二）機關(guān)其它常用文書 規(guī)章制度類文書； 計劃類文書； 總結(jié)類文書； 簡報類文書； 合同類文書； 記錄類文書； 講話類文書 第二節(jié) 公文的格式與稿本 一、公文的格式 （一）公文的結(jié)構(gòu) 公文眉首、公文主體和公文版記 （二）公文的排列型式 （三）公文的印裝要求 二、公文的稿本 （一）草稿（二）定稿（三）正本 第三節(jié) 公文處理 一、公文處理工作內(nèi)容 （一）發(fā)文的辦理 （二）收文的辦理 （三）公文材料的日常收集管理與提供利用服務(wù) （四）公文材料的立卷歸檔、銷毀及機要文件的定期清退 （五）其他各種有關(guān)公文處理的事務(wù) 二、公文處理工作的基本原則與基本要求 三、公文辦理工作程序 （一）發(fā)文辦理程序 草擬； 審核； 簽發(fā)； 復(fù)核； 繕??； 校對； 用??； 登記； 分發(fā) （二）收文辦理程序 簽收； 登記； 審核； 擬辦； 批辦； 承辦； 催辦； 注辦 四、公文日常管理的有關(guān)規(guī)定 第四節(jié) 公文整理 一、公文整理的含義及整理原則 （一）公文整理的含義 公文整理，是指將辦理完畢的，具有查考利用價值的公文，按照一定原則對其進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。本單位負責(zé)人兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，應(yīng)由兼職單位整理、歸檔。用鉛筆使用阿拉伯?dāng)?shù)字順序流水號，不要有空號或漏號。 第三章 文書檔案管理 文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。 設(shè)有會計的單位或經(jīng)濟核算的單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃。 （六）判定檔案所屬全宗 （七）全宗群 全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。 （ 二）類內(nèi)案卷排列和案卷目錄的編制 案卷排列 按保管期限－年度－機構(gòu)分類 永久 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 辦公室 業(yè)務(wù)處 2……50 51……70 71 、 72……90 91 ……150 30年 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 辦公室 業(yè)務(wù)處 2……80 81……120 121……160 161…… 210 10年 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 辦公室 業(yè)務(wù)處 2……50 51……70 71……90 91……150 按年度－機構(gòu)－保管期限分類 2022年（全年檔案共 500卷） 辦公室 永久 30年 10年 2……20 21 、 22……60 61 、 62……90 業(yè)務(wù)處 永久 30年 10年 9 92……120 121 、 122……150 151 、152……180……500 2022年（全年檔案共 800卷） 辦公室 永久 30年 10年 2……50 51 、 52……120 121 、 122……150 業(yè)務(wù)處 永久 30年 10年 151……190 191……260 261……290……800 案卷目錄的編制 文書檔案案卷目錄 卷號 題名 年度 頁數(shù) 期限 備注 檔案室編 檔案館編 540 北京市檔案局關(guān)于2022年度檔案執(zhí)法檢查的通知、總結(jié)等 2022 20 短期 …… （三）積存檔案和零散文件的整理方法 編制整理工作方案 編寫立檔單位和全宗歷史考證 零散文件的整理程序 ①區(qū)分全宗。 （四）檔號的編制 檔號是用來反映和固定全宗內(nèi)案卷以及案卷內(nèi)文件的排列順序的一組符號。 第二步，對歸檔文件確定其保管期限。 ? 電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 電子文件的歸檔范圍參照國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定制定。 （ 1）文本文件指用文字處理技術(shù)形成的文件， 例如用 word、 wps等軟件形成的各種公文都是 文本文件。這里的數(shù)據(jù)庫指的不是對辦 公系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，為了電子數(shù) 據(jù)的恢復(fù)的數(shù)據(jù)庫，而是指對業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成 的數(shù)據(jù)進行采集和保存的數(shù)據(jù)庫。 文書檔案的保管期限為：永久、定期 定期分為 30年和 10年 各區(qū)縣、市級單位可根據(jù)實際情況，調(diào)整或細化定期 30年以下的保管期限 （三）電子文件歸檔的質(zhì)量要求 采取有效措施，保證電子文件的真實性、完整性和有效性。 圖像文件以 JPEG、 TIFF為通用格式。 文件編號 題名 形成部門 形成日期 文件類別 載體編號 載體型號 載體類型 密級 保管 期限 備注 （五）電子文件歸檔的流程 電子文件歸檔的一般程序是：鑒定 → 填寫歸檔處理單 → 給予歸檔標識→ 預(yù)歸檔 → 調(diào)整歸檔電子文件 → 檢測歸檔電子文件 → 歸檔。檔案部門如對某部門歸檔文件有修改意見，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶?，由該部門兼職檔案人員進行修改后再重新預(yù)歸檔。 ? 存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)注明反映其內(nèi)容的檢索標識。 保管環(huán)境溫度選定范圍： 17℃ — 20℃ ；相對濕度選定范圍： 35%— 45%。 各類檔案目錄可以向全部用戶開放，但全文查詢時需分為限制利用和非限制利用