【正文】 在系統(tǒng)運(yùn)行中軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)即對原系統(tǒng)中生成的電子文件標(biāo)注其存在的軟硬件環(huán)境 ， 并在 《 電子文件登記表 》 中登記后向檔案部門移交 。系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時(shí)間項(xiàng)。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設(shè)備作為電子檔案長期保存的載體。 歸檔載體應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，并與有害氣體隔離。 （四）電子檔案的遷移 系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)，應(yīng)及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作。系統(tǒng)審查未通過的，則需向檔案部門提出借閱申請。 對限制利用的電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置利用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)不同職責(zé)、需求、級別的利用者對特定范圍和內(nèi)容電子檔案的在線利用。 （三）電子檔案的檢測 ? 檔案部門每年均應(yīng)對電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。 ? 存儲涉及國家秘密的電子檔案的載體或裝具上還應(yīng)注明相應(yīng)的密級和保密期限，并按照國家保密法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。 第七步 歸檔 檔案部門 將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。 第二步 填寫歸檔處理單 經(jīng)鑒定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件由 文件形成或辦理部門 負(fù)責(zé)填寫歸檔處理單中的文件標(biāo)題、發(fā)文字號、責(zé)任者、主題詞、形成時(shí)間、承辦部門、密級、歸檔責(zé)任人、保管期限、是否限制利用等 10項(xiàng)。 聲音文件以 WAV、 MP3為通用格式。 完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。 上述五點(diǎn)是需要特別注意歸檔的五種 類型的電子文件 數(shù)碼照片、影像文件和紙質(zhì)文件掃描的圖像 文件。 （ 3）圖形文件指用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè) 備獲得的電子文件，如使用 CAD制圖軟件形成 的 CAD圖紙。（京檔發(fā) 〔 2022〕 11號） 電子文件的內(nèi)容涵蓋了本單位工作的 各個(gè)領(lǐng)域。所以各單位要明確電子文件歸檔工作的管理職責(zé)，制定電子文件歸檔制度，做好電子文件歸檔工作。（ 《 北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定 》 ） 電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。 檔號編制的原則 唯一性原則；合理性原則；穩(wěn)定性原則；簡明性原則。③初步立卷，擬寫標(biāo)題草稿。 …… 照片 檔案 聲像檔案 按專題 分類 錄音 檔案 錄像 檔案 按時(shí)間 排列 會 議 類 活 動 類 人 物 類 按時(shí)間 排列 全宗內(nèi)檔案分類的要求：客觀性要求 、邏輯性要求 、適用性要求 、思想性要求。 （三）立檔單位的變化和全宗的劃分 凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，就是新的立檔單位； 非機(jī)關(guān)根本職能的變化，不單立全宗 臨時(shí)性機(jī)構(gòu) 兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，其檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。 （二）文書檔案收集工作的重要性 二、文書檔案收集工作的要求 文書檔案收集工作的基本要求是：依據(jù)文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，建立健全各項(xiàng)管理制度，科學(xué)合理地組織庫藏，加強(qiáng)入藏檔案質(zhì)量的規(guī)范化控制，維護(hù)各立檔單位“集體記憶”的相對完整性。 歸檔文件的整理 （ 1） 裝訂 裝訂時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料 （ 2）分類 推薦使用保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）或年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限的分類方法 （ 3）排列 文件按事由相對集中 ,同一事由的文件按時(shí)間順序排列 ,同一部門 （ 問題 ） 內(nèi)的不同事由按時(shí)間順序排列 （ 4） 編號 室編件號的編制：以機(jī)構(gòu)（問題）為單位，按文件排列順序從“ 1” 開始標(biāo)注。 （ 1）檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件 檢查卷內(nèi)公文是否符合歸檔范圍要求；檢查卷內(nèi)公文是否齊全完整；檢查組合成的案卷是否保持了公文之間的有機(jī)聯(lián)系；檢查卷內(nèi)公文的保存價(jià)值是否盡量做到了統(tǒng)一。第二章 公文管理 第一節(jié) 公文的概念與分類 一、公文的概念 公文即公務(wù)文書，是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織為處理公務(wù)、行使職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。凡不符合立卷要求的，要予以調(diào)整。 按保管期限－年度－機(jī)構(gòu)分類 永久 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 30年 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 10年 2022年 2022年 辦公室 業(yè)務(wù)處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 按年度－機(jī)構(gòu)－保管期限分類 2022年 辦公室 永久 30年 10年 2……50 51 、 52……120 121 、 122……150 業(yè)務(wù)處 永久 30年 10年 2……20 21 、 22……60 61 、 62……90 2022年 辦公室 永久 30年 10年 2……50 51 、 52……120 121 、 122……150 業(yè)務(wù)處 永久 30年 10年 2……20 21 、 22……60 61 、 62……90 歸檔章 全宗號 年度 2022 保管 期限 永久 頁數(shù) 8 室編 件號 5 館編件號 機(jī)構(gòu)（問題） 辦公室 歸檔文件目錄 件號 責(zé)任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注 1 市檔案局 京檔發(fā)[2022]4號 北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市檔案工作會議文件的通知 20220317 103 2 …… （ 5） 編制歸檔文件目錄 （ 6）裝盒 歸 檔 文 件 目 錄 全宗名稱 北京市檔案局 年 度 2022年 2022年 保管期限 永久 機(jī) 構(gòu) （問題） 起止件號 盒脊 全宗號 年度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問題） 起止件號 室 館 盒號 備考表 盒內(nèi)文件情況