【正文】 室編 件號 5 館編件號 機構(gòu)（問題） 辦公室 歸檔文件目錄 件號 責(zé)任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注 1 市檔案局 京檔發(fā)[2022]4號 北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市檔案工作會議文件的通知 20220317 103 2 …… （ 5） 編制歸檔文件目錄 （ 6）裝盒 歸 檔 文 件 目 錄 全宗名稱 北京市檔案局 年 度 2022年 2022年 保管期限 永久 機 構(gòu) （問題） 起止件號 盒脊 全宗號 年度 保管期限 機構(gòu)（問題） 起止件號 室 館 盒號 備考表 盒內(nèi)文件情況說明 整理人： 年 月 日 第五節(jié) 公文歸檔 歸檔范圍 （一） 反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料； （二） 機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料； （三） 本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料。第二章 公文管理 第一節(jié) 公文的概念與分類 一、公文的概念 公文即公務(wù)文書，是國家機關(guān)及其他社會組織為處理公務(wù)、行使職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。 歸檔文件的整理 （ 1） 裝訂 裝訂時應(yīng)使用符合檔案保護要求的裝訂材料 （ 2）分類 推薦使用保管期限－年度－機構(gòu)（問題）或年度－機構(gòu)（問題）－保管期限的分類方法 （ 3）排列 文件按事由相對集中 ,同一事由的文件按時間順序排列 ,同一部門 （ 問題 ） 內(nèi)的不同事由按時間順序排列 （ 4） 編號 室編件號的編制：以機構(gòu)（問題）為單位，按文件排列順序從“ 1” 開始標(biāo)注。 （三）立檔單位的變化和全宗的劃分 凡是新成立的并具有一定獨立性的機關(guān)，就是新的立檔單位； 非機關(guān)根本職能的變化，不單立全宗 臨時性機構(gòu) 兩個機關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，其檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。 ③初步立卷，擬寫標(biāo)題草稿。（ 《 北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定 》 ） 電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。（京檔發(fā) 〔 2022〕 11號） 電子文件的內(nèi)容涵蓋了本單位工作的 各個領(lǐng)域。 上述五點是需要特別注意歸檔的五種 類型的電子文件 數(shù)碼照片、影像文件和紙質(zhì)文件掃描的圖像 文件。 聲音文件以 WAV、 MP3為通用格式。 第七步 歸檔 檔案部門 將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。 （三）電子檔案的檢測 ? 檔案部門每年均應(yīng)對電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。系統(tǒng)審查未通過的，則需向檔案部門提出借閱申請。 歸檔載體應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，并與有害氣體隔離。系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時間項。 （三）有效性要求 1．有效地表現(xiàn)電子文件所載內(nèi)容，并保證其可供隨時調(diào)取查用； 2．保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，隨著軟硬件升級換代，及時對電子文件進行遷移作業(yè)。 例如數(shù)字錄音設(shè)備錄制的聲音，如錄音筆錄制 的聲音。 ? （三）電子文件形成部門的職責(zé) 電子文件形成部門要按照本單位檔案部門的要求，做好本部門電子文件的形成、積累、鑒定及歸檔等工作。 定期保管的文書檔案主要包括： （ 1）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料； （ 2）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料； （ 3）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料； （ 4）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料； （ 5）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)等； （ 6）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； （ 7）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； （ 8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料； （ 9）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。 分類的一般要素 年度 組織機構(gòu) 問題 保管期限 一般采用的分類方法 a 年度 —— 機構(gòu) —— 保管期限分類法 b 保管期限 —— 年度 —— 機構(gòu)分類法 全宗 會計檔案 基建 檔案 按類別 — 年度分類 科技檔案 財 務(wù) 報 告 類 賬 簿 類 憑 證 類 其 它 類 按 工程 項目分類 科研 檔案 設(shè)備 檔案 按 設(shè)備型號分類 按 科研 課題分類 …… 按年度 — 組織機構(gòu)分類 辦 公 室 類 人事處類 業(yè)務(wù)處類 二、全宗、立檔單位及相關(guān)概念 （一）全宗的概念 全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體?？瞻醉摬痪幪?。 二、公文整理工作的組織實施 （一）確定歸檔范圍和保管期限 （二）確立整理地點和人員（文書部門公文整理制度） （三）公文整理需要注意的問題 本單位形成的公文材料是公文整理工作中的重點 要保證歸檔公文材料的齊全完整 加強登記，熟悉家底 國家有關(guān)公文整理的一些規(guī)定 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。 三、歸檔要求 （一）歸檔文件齊全完整 （二）案卷或檔案盒符合要求 （三）公文整理使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到檔案保護的要求。 ? 檔案匯集：檔案匯集是由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案的混合體。 ⑧編制案卷目錄。 ? 電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。 電子文件包含了文本文件、圖像文件、圖 形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文 件等各種類型。 （二）電子文件的保管期限 依據(jù)國家檔案局有關(guān)文件保管期限的規(guī)定，按照電子文件的保存和利用價值劃分電子文件的保管期限。 硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 電子文件目錄 每份電子文件均應(yīng)由文件形成部門在 《 電子文件目錄 》 中登記 ， 并與電子文件一并向檔案部門移交 。 ? 對于采取技術(shù)手段對內(nèi)容進行加密的電子檔案，應(yīng)在解密后進行