【正文】 的載體長期有效，隨著軟硬件升級換代，及時對電子文件進行遷移作業(yè)。 （四）電子文件歸檔的技術(shù)要求 格式要求 文本文件以 XML、 RTF、 TXT、 PDF為通用格式；依現(xiàn)階段實際情況， Microsoft Office Word、 WPS文字以及北京市政府推薦的其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件在記錄版本信息情況下也可以直接歸檔。 圖像文件以 JPEG、 TIFF為通用格式。 影像文件以 MPEG、 AVI為通用格式。 聲音文件以 WAV、 MP3為通用格式。 對以上通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。 電子文件的登記 電子文件在歸檔時，均應(yīng)在 《 電子文件登記表 》 和 《 電子文件目錄 》中登記。 電子文件登記表 每種格式的電子文件均應(yīng)由信息部門在系統(tǒng)運行中軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時即對原系統(tǒng)中生成的電子文件標注其存在的軟硬件環(huán)境 ， 并在 《 電子文件登記表 》 中登記后向檔案部門移交 。 硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 電子文件目錄 每份電子文件均應(yīng)由文件形成部門在 《 電子文件目錄 》 中登記 ， 并與電子文件一并向檔案部門移交 。 文件編號 題名 形成部門 形成日期 文件類別 載體編號 載體型號 載體類型 密級 保管 期限 備注 （五）電子文件歸檔的流程 電子文件歸檔的一般程序是：鑒定 → 填寫歸檔處理單 → 給予歸檔標識→ 預(yù)歸檔 → 調(diào)整歸檔電子文件 → 檢測歸檔電子文件 → 歸檔。 第一步 鑒定 電子文件形成或辦理部門 對本部門形成的電子文件進行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括： ?審核電子文件的真實性、完整性、有效性、操作日志等，核對其內(nèi)容和簽章，保證與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件一致； ?鑒別電子文件的價值，確定其存舍； ?根據(jù)電子文件的價值劃分其保管期限； ?確定限制利用的電子文件。 第二步 填寫歸檔處理單 經(jīng)鑒定應(yīng)當歸檔的電子文件由 文件形成或辦理部門 負責(zé)填寫歸檔處理單中的文件標題、發(fā)文字號、責(zé)任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責(zé)任人、保管期限、是否限制利用等 10項。 歸檔處理單 文件標題 發(fā)文字號 責(zé)任者 主題詞 形成時間 承辦部門 密級 歸檔時間 歸檔責(zé)任人 歸檔號 保管期限 是否限制利用 第三步 給予歸檔標識 賦予電子文件歸檔號，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號由系統(tǒng)自動排序， 部門兼職檔案員 可自主修改和重排序。 第四步 預(yù)歸檔 文件形成或辦理部門 對電子文件進行預(yù)歸檔 ，預(yù)歸檔后的電子文件從各部門辦結(jié)庫進入到預(yù)歸檔庫，其管理權(quán)限同時向檔案部門移交。系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時間項。 第五步 調(diào)整歸檔的電子文件 檔案部門 對歸檔電子文件進行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是否正確等內(nèi)容。檔案部門如對某部門歸檔文件有修改意見，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶兀稍摬块T兼職檔案人員進行修改后再重新預(yù)歸檔。 第六步 檢測歸檔的電子文件 檔案部門 負責(zé)對電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息進行檢測。 第七步 歸檔 檔案部門 將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。 電子文件歸檔流程圖 （六）電子文件的歸檔時間 電子文件形成部門一般于次年 6月底之前，將上年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進行歸檔。有條件的單位，電子文件形成部門于電子文件形成后 3個月內(nèi)將其向本單位檔案部門進行在線歸檔。 六、電子檔案的管理 （ 一）電子檔案脫機保存的要求 檔案部門應(yīng)將具有永久和長期保存價值的電子檔案進行脫機保存，脫機保存的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設(shè)備作為電子檔案長期保存的載體。 ? 對于采取技術(shù)手段對內(nèi)容進行加密的電子檔案，應(yīng)在解密后進行脫機保存。 ? 存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)注明反映其內(nèi)容的檢索標識。檢索標識一般包括載體序號、全宗號、類別號、保管期限、存入日期等項目。 ? 存儲涉及國家秘密的電子檔案的載體或裝具上還應(yīng)注明相應(yīng)的密級和保密期限，并按照國家保密法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定進行管理。 （二）電子檔案的保管條件 歸檔電子文件載體應(yīng)專庫或?qū)９窦斜４妗? 歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 歸檔載體應(yīng)遠離磁場，并與有害氣體隔離。 保管環(huán)境應(yīng)符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求。 保管環(huán)境溫度選定范圍： 17℃ — 20℃ ；相對濕度選定范圍： 35%— 45%。電子文件載體要避免陽光直接照射。 （三）電子檔案的檢測 ? 檔案部門每年均應(yīng)對電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。設(shè)備更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)及時進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于 4年。保留期滿后，按保密要求進行處置。 ? 對磁性載體每滿 2年、光盤每滿 4年進行一次隨機抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。 （四）電子檔案的遷移 系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴充時，應(yīng)及時對歸檔電子文件進行遷移操作。 七、電子檔案的利用 電子檔案的利用指在系統(tǒng)中對電子檔案的信息數(shù)據(jù)提供多途徑檢索查詢、全文瀏覽及下載的工作 。 各類檔案目錄可以向全部用戶開放，但全文查詢時需分為限制利用和非限制利用。 對于非限制利用的電子檔案，可以直接由系統(tǒng)用戶提供查閱、瀏覽。 對限制利用的電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置利用權(quán)限，實現(xiàn)不同職責(zé)、需求、級別的利用者對特定范圍和內(nèi)容電子檔案的在線利用。 查閱全文時要設(shè)置電子檔案借閱期限，到期時可以自動將借出檔案收回。 系統(tǒng)應(yīng)具有對利用者以及利用目的、時間、內(nèi)容等信息進行記錄、分析、統(tǒng)計等方面的功能。 查詢借閱一般程序是：借閱者查看檔案目錄 → 提出借閱申請 → 系統(tǒng)審核借閱權(quán)限 → 調(diào)閱檔案原文。系統(tǒng)審查未通過的，則需向檔案部門提出借閱申請。 限制利用電子檔案借閱流程圖 借閱申請單 (表中標有“ ※ ”的為必填項 ) 案卷題名或 文件標題 責(zé)任者 目錄號 案卷號或件號 形成年度 保管期限 機構(gòu)或問題 發(fā)文字號 主題詞 *利用者 *利用部門 *借閱時間 *借閱期限 *歸還時間 *利用目的 謝 謝