【正文】 的載體長(zhǎng)期有效，隨著軟硬件升級(jí)換代，及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移作業(yè)。 （四）電子文件歸檔的技術(shù)要求 格式要求 文本文件以 XML、 RTF、 TXT、 PDF為通用格式；依現(xiàn)階段實(shí)際情況， Microsoft Office Word、 WPS文字以及北京市政府推薦的其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件在記錄版本信息情況下也可以直接歸檔。 圖像文件以 JPEG、 TIFF為通用格式。 影像文件以 MPEG、 AVI為通用格式。 聲音文件以 WAV、 MP3為通用格式。 對(duì)以上通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號(hào)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。 電子文件的登記 電子文件在歸檔時(shí)，均應(yīng)在 《 電子文件登記表 》 和 《 電子文件目錄 》中登記。 電子文件登記表 每種格式的電子文件均應(yīng)由信息部門在系統(tǒng)運(yùn)行中軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)即對(duì)原系統(tǒng)中生成的電子文件標(biāo)注其存在的軟硬件環(huán)境 ， 并在 《 電子文件登記表 》 中登記后向檔案部門移交 。 硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 電子文件目錄 每份電子文件均應(yīng)由文件形成部門在 《 電子文件目錄 》 中登記 ， 并與電子文件一并向檔案部門移交 。 文件編號(hào) 題名 形成部門 形成日期 文件類別 載體編號(hào) 載體型號(hào) 載體類型 密級(jí) 保管 期限 備注 （五）電子文件歸檔的流程 電子文件歸檔的一般程序是：鑒定 → 填寫歸檔處理單 → 給予歸檔標(biāo)識(shí)→ 預(yù)歸檔 → 調(diào)整歸檔電子文件 → 檢測(cè)歸檔電子文件 → 歸檔。 第一步 鑒定 電子文件形成或辦理部門 對(duì)本部門形成的電子文件進(jìn)行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括： ?審核電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、操作日志等，核對(duì)其內(nèi)容和簽章，保證與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件一致； ?鑒別電子文件的價(jià)值，確定其存舍； ?根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分其保管期限； ?確定限制利用的電子文件。 第二步 填寫歸檔處理單 經(jīng)鑒定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件由 文件形成或辦理部門 負(fù)責(zé)填寫歸檔處理單中的文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、責(zé)任者、主題詞、形成時(shí)間、承辦部門、密級(jí)、歸檔責(zé)任人、保管期限、是否限制利用等 10項(xiàng)。 歸檔處理單 文件標(biāo)題 發(fā)文字號(hào) 責(zé)任者 主題詞 形成時(shí)間 承辦部門 密級(jí) 歸檔時(shí)間 歸檔責(zé)任人 歸檔號(hào) 保管期限 是否限制利用 第三步 給予歸檔標(biāo)識(shí) 賦予電子文件歸檔號(hào)，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)排序， 部門兼職檔案員 可自主修改和重排序。 第四步 預(yù)歸檔 文件形成或辦理部門 對(duì)電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔 ，預(yù)歸檔后的電子文件從各部門辦結(jié)庫(kù)進(jìn)入到預(yù)歸檔庫(kù)，其管理權(quán)限同時(shí)向檔案部門移交。系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄歸檔處理單中的歸檔時(shí)間項(xiàng)。 第五步 調(diào)整歸檔的電子文件 檔案部門 對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準(zhǔn)確，歸檔號(hào)是否正確等內(nèi)容。檔案部門如對(duì)某部門歸檔文件有修改意見，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶兀稍摬块T兼職檔案人員進(jìn)行修改后再重新預(yù)歸檔。 第六步 檢測(cè)歸檔的電子文件 檔案部門 負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息進(jìn)行檢測(cè)。 第七步 歸檔 檔案部門 將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。 電子文件歸檔流程圖 （六）電子文件的歸檔時(shí)間 電子文件形成部門一般于次年 6月底之前，將上年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進(jìn)行歸檔。有條件的單位，電子文件形成部門于電子文件形成后 3個(gè)月內(nèi)將其向本單位檔案部門進(jìn)行在線歸檔。 六、電子檔案的管理 （ 一）電子檔案脫機(jī)保存的要求 檔案部門應(yīng)將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為電子檔案長(zhǎng)期保存的載體。 ? 對(duì)于采取技術(shù)手段對(duì)內(nèi)容進(jìn)行加密的電子檔案，應(yīng)在解密后進(jìn)行脫機(jī)保存。 ? 存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)注明反映其內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí)。檢索標(biāo)識(shí)一般包括載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、保管期限、存入日期等項(xiàng)目。 ? 存儲(chǔ)涉及國(guó)家秘密的電子檔案的載體或裝具上還應(yīng)注明相應(yīng)的密級(jí)和保密期限，并按照國(guó)家保密法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。 （二）電子檔案的保管條件 歸檔電子文件載體應(yīng)專庫(kù)或?qū)９窦斜４妗? 歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 歸檔載體應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。 保管環(huán)境應(yīng)符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求。 保管環(huán)境溫度選定范圍： 17℃ — 20℃ ；相對(duì)濕度選定范圍： 35%— 45%。電子文件載體要避免陽(yáng)光直接照射。 （三）電子檔案的檢測(cè) ? 檔案部門每年均應(yīng)對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于 4年。保留期滿后，按保密要求進(jìn)行處置。 ? 對(duì)磁性載體每滿 2年、光盤每滿 4年進(jìn)行一次隨機(jī)抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 （四）電子檔案的遷移 系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作。 七、電子檔案的利用 電子檔案的利用指在系統(tǒng)中對(duì)電子檔案的信息數(shù)據(jù)提供多途徑檢索查詢、全文瀏覽及下載的工作 。 各類檔案目錄可以向全部用戶開放，但全文查詢時(shí)需分為限制利用和非限制利用。 對(duì)于非限制利用的電子檔案，可以直接由系統(tǒng)用戶提供查閱、瀏覽。 對(duì)限制利用的電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置利用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)不同職責(zé)、需求、級(jí)別的利用者對(duì)特定范圍和內(nèi)容電子檔案的在線利用。 查閱全文時(shí)要設(shè)置電子檔案借閱期限，到期時(shí)可以自動(dòng)將借出檔案收回。 系統(tǒng)應(yīng)具有對(duì)利用者以及利用目的、時(shí)間、內(nèi)容等信息進(jìn)行記錄、分析、統(tǒng)計(jì)等方面的功能。 查詢借閱一般程序是：借閱者查看檔案目錄 → 提出借閱申請(qǐng) → 系統(tǒng)審核借閱權(quán)限 → 調(diào)閱檔案原文。系統(tǒng)審查未通過(guò)的，則需向檔案部門提出借閱申請(qǐng)。 限制利用電子檔案借閱流程圖 借閱申請(qǐng)單 (表中標(biāo)有“ ※ ”的為必填項(xiàng) ) 案卷題名或 文件標(biāo)題 責(zé)任者 目錄號(hào) 案卷號(hào)或件號(hào) 形成年度 保管期限 機(jī)構(gòu)或問(wèn)題 發(fā)文字號(hào) 主題詞 *利用者 *利用部門 *借閱時(shí)間 *借閱期限 *歸還時(shí)間 *利用目的 謝 謝