【正文】 說明 整理人： 年 月 日 第五節(jié) 公文歸檔 歸檔范圍 （一） 反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； （二） 機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料； （三） 本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。 三、文書檔案收集工作的方法 立檔單位的文書檔案收集工作方法 嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行接收 建立相關(guān)制度，加強(qiáng)對(duì)零散文件的收集 明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整 第二節(jié) 文書檔案的整理工作 一、文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則 （一）檔案整理工作的內(nèi)容 文書檔案的整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。 （四）人物全宗 人物全宗是社會(huì)知名人士在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。 ? 首先，文書檔案的分類應(yīng)遵循必要的邏輯規(guī)則，即正確設(shè)置類目，做到類目之間界限清楚、不交叉重疊。 ④類內(nèi)案卷的初步排列。 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)和編制方法 全宗號(hào) — 案卷目錄號(hào) — 案卷號(hào) — 件號(hào)或頁(張 )號(hào) 第三節(jié) 文書檔案的鑒定工作 一、文書檔案鑒定工作的任務(wù)、內(nèi)容和意義 （一）鑒定工作的內(nèi)容 檔案的鑒定工作，就是鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案妥善保存，剔除無須保存的檔案予以處理。 二、電子文件的特性 電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài) 電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性 電子文件載體的非直讀性 電子文件的信息與載體相分離性 電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性 電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性 電子文件信息的共享性及不安全性 電子文件的高保真性 電子文件的易修改性 這些特性在電子文件的管理中節(jié)省了儲(chǔ)存空間，易于信息的共享，但是卻對(duì)傳統(tǒng)的管理方式帶來了挑戰(zhàn)。 （一）檔案部門的職責(zé) 檔案部門要會(huì)同信息化工作部門和電子文件形成部門制定本單位電子文件的歸檔制度，確定本單位電子文件的歸檔范圍、保管期限、歸檔要求、歸檔時(shí)間及方式等內(nèi)容；要加強(qiáng)與信息化工作部門的溝通協(xié)調(diào)，使辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備符合檔案管理要求的功能。 凡是反映本單位主要職能，包括行政 許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以 及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具 有保存和利用價(jià)值的電子文件均屬歸檔范 圍。 （ 4）影像文件指用多媒體設(shè)備獲得的文件以及 用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。 數(shù)據(jù)庫文件。 有效性指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 對(duì)以上通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號(hào)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。 歸檔處理單 文件標(biāo)題 發(fā)文字號(hào) 責(zé)任者 主題詞 形成時(shí)間 承辦部門 密級(jí) 歸檔時(shí)間 歸檔責(zé)任人 歸檔號(hào) 保管期限 是否限制利用 第三步 給予歸檔標(biāo)識(shí) 賦予電子文件歸檔號(hào)，并填寫在歸檔處理單中。 電子文件歸檔流程圖 （六）電子文件的歸檔時(shí)間 電子文件形成部門一般于次年 6月底之前，將上年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進(jìn)行歸檔。 （二）電子檔案的保管條件 歸檔電子文件載體應(yīng)專庫或?qū)９窦斜４?。設(shè)備更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于 4年。 查閱全文時(shí)要設(shè)置電子檔案借閱期限，到期時(shí)可以自動(dòng)將借出檔案收回。 查詢借閱一般程序是：借閱者查看檔案目錄 → 提出借閱申請(qǐng) → 系統(tǒng)審核借閱權(quán)限 → 調(diào)閱檔案原文。 ? 對(duì)磁性載體每滿 2年、光盤每滿 4年進(jìn)行一次隨機(jī)抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 六、電子檔案的管理 （ 一）電子檔案脫機(jī)保存的要求 檔案部門應(yīng)將具有永久和長期保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。 第四步 預(yù)歸檔 文件形成或辦理部門 對(duì)電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔 ，預(yù)歸檔后的電子文件從各部門辦結(jié)庫進(jìn)入到預(yù)歸檔庫，其管理權(quán)限同時(shí)向檔案部門移交。 電子文件的登記 電子文件在歸檔時(shí)，均應(yīng)在 《 電子文件登記表 》 和 《 電子文件目錄 》中登記。 （二）完整性要求 1．確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸 檔； 2．電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或 其他載體形式的文件時(shí)，電子文件與紙質(zhì)或其他載體形式的文件一并歸檔，并保證其在內(nèi)容、格式及相關(guān)說明和描述上完全一致。 軟件。 （ 5）聲音文件指用音頻設(shè)備獲得的聲音文件。 電子文件的歸檔范圍不等同于文書檔案的 歸檔范圍。 ? （二）信息化部門的職責(zé) 信息化工作部門要為確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。這是一個(gè)世界性的課題。 （二）鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn) 來源標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，文件形成時(shí)間，形式特征標(biāo)準(zhǔn) （三）鑒定檔案價(jià)值的方法論 三、檔案保管期限表的編制和使用 （一）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu) （二）不同保管期限的檔案構(gòu)成編制和使用 （三）檔案保管期限表的編制方法 永久保管的文書檔案主要包括： （ 1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； （ 2）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料； （ 3）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； （ 4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、 總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； （ 5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料； （ 6）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； （ 7）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； （ 8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。⑥案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫案卷封面，案卷裝封等。 ? 最后，文書檔案分類方法和分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇運(yùn)用應(yīng)具有連續(xù)性。 ? 全宗匯集：全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。 （二）檔案整理工作的原則 充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。 注意 ： 本單位形成的文件是歸檔的重點(diǎn) 加強(qiáng)對(duì)帳外文件的收集 保證文件材料的齊全完整 不歸檔范圍 ： 無查考價(jià)值的文件；重份文件 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是： （一） 上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； （二） 本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； （三