【正文】 系統(tǒng)應(yīng)具有對利用者以及利用目的、時(shí)間、內(nèi)容等信息進(jìn)行記錄、分析、統(tǒng)計(jì)等方面的功能。保留期滿后，按保密要求進(jìn)行處置。 歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。有條件的單位，電子文件形成部門于電子文件形成后 3個(gè)月內(nèi)將其向本單位檔案部門進(jìn)行在線歸檔。歸檔號由系統(tǒng)自動(dòng)排序， 部門兼職檔案員 可自主修改和重排序。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。 （一）真實(shí)性要求 1．可靠地保證電子文件自最終形成時(shí)起，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)和背景信息保持完整，未被更改； 2．當(dāng)電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同或不相同時(shí)，保證能夠準(zhǔn)確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容； 3．保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實(shí)、可靠； 4．對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實(shí)行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性； 5．能夠識別電子文件的發(fā)送、接收的人員和時(shí)間。 電子郵件。例如數(shù)碼攝像 機(jī)拍攝的圖像等。 電子文件的形式是多種多樣的。 這是對檔案部門提出的 2點(diǎn)要求： 一是制定電子文件的歸檔制度， 二是加強(qiáng)與本單位信息化工作部門的溝通協(xié)調(diào)。如應(yīng)該采用什么方法對電子文件進(jìn)行收集、整理采納保證電子文件的真實(shí)與完整，采用怎樣的保管方法才能保證電子文件的安全和可讀等。 （二）鑒定工作的任務(wù) （三）檔案的宏觀鑒定與微觀鑒定 （四）鑒定的意義 二、鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn) （一）鑒定原則 用全面的，歷史的，發(fā)展的效益的觀點(diǎn)，判定檔案的保存價(jià)值。⑤調(diào)整案卷，修改標(biāo)題，系統(tǒng)排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的起止日期。 文書檔案 辦公樓 科研樓 宿舍樓 ? 其次，文書檔案的分類應(yīng)體現(xiàn)原則性與靈活性的統(tǒng)一。 （五）全宗的補(bǔ)充形式 ? 聯(lián)合全宗：聯(lián)合全宗就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位、案卷的排列和案卷目錄的編制。 （四）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。 （ 2）排列卷內(nèi)文件 排列的原則是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；方針政策性文件在前，業(yè)務(wù)性文件在后；上級機(jī)關(guān)文件在前，本機(jī)關(guān)和下級機(jī)關(guān)文件在后；案件的結(jié)論及判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；會(huì)議文件按照文件形成順序或重要程度排列；其他公文材料可按重要程度或時(shí)間順序排列。它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 三、公文整理方法 （一）案卷級公文整理方法 公文立卷方法 運(yùn)用公文主要特征立卷 按照問題特征 按照時(shí)間特征 按照責(zé)任者特征 按照公文名稱特征 公文立卷操作程序 運(yùn)用公文立卷方法，將歸檔公文組合成案卷后，就要對卷內(nèi)公文進(jìn)行系統(tǒng)整理，從而進(jìn)入具體的公文立卷操作程序。 （ 4）填寫卷內(nèi)文件目錄 （ 5）填寫卷內(nèi)備考表 （ 6）擬寫案卷題名 （ 7）填寫案卷封面 （ 8）裝訂 （三孔一線） 卷內(nèi)文件目錄 順序號 文號 責(zé)任者 題名 日期 頁號 備注 1 京財(cái)預(yù)[2022]5號 市財(cái)政局 市財(cái)政局關(guān)于增加市檔案局 2022年行政經(jīng)費(fèi)的函 2022. 1 2 京檔[2022]2號 市檔案局 市檔案局關(guān)于申請?jiān)黾?2022年行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算的函 2022. 3 3 …… …… …… …… 4 － 9 卷內(nèi)備考表 本卷情況說明 立卷人 張三 _________ 檢查人 李四 __________ 立卷時(shí)間 （ 6）擬寫案卷題名 責(zé)任者－內(nèi)容－公文名稱 （ 文種 ） 北京市檔案局、市財(cái)政局關(guān)于增加市檔案局 2022年行政經(jīng)費(fèi)的函等 （ 7）填寫案卷封面 北京市檔案局 市直處（綜合類） 北京市檔案局關(guān)于 2022年度檔案 執(zhí)法檢查的通知、總結(jié)等 自 2022年 4月至2022年 8月 保管期限 短期 本卷共 4件 20頁 歸檔號 540 （二）文件級公文整理方法 適應(yīng)范圍 : 只針對文書檔案 “ 件 ” 的界定 “件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件的不同稿本合為一件，包括文件正本、定稿、附件、被轉(zhuǎn)發(fā)文、復(fù)制件，發(fā)文稿紙及有領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的文件處理單；報(bào)表、名冊、圖冊等，一冊（本）為一件。 第一節(jié) 文書檔案的收集工作 一、文書檔案收集工作的內(nèi)容和重要性 （一）文書檔案收集工作的內(nèi)容 各單位按照歸檔制度的要求，接收本單位需要?dú)w檔的文件； 各檔案館接收有關(guān)現(xiàn)行單位和撤銷單位具有長久保存價(jià)值的檔案； 各檔案館接收和征集歷史檔案。 設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。 三、文書檔案整理工作的方法和步驟 （一）全宗內(nèi)檔案的分類 分類的概念和要求 分類就是把立檔單位所形成的檔案，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，采用符合檔案特點(diǎn)的分類方法，分成若干層次和類別，使全宗內(nèi)檔案構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的文件體系的活動(dòng)。 ②全宗內(nèi)檔案的分類。文書檔案的檔號是文書檔案實(shí)體管理編號的總稱，包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號和頁（張）號。 第三步，到一定年限后對檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審 （三）檔案銷毀方法 電子檔案的管理 一、電子文件的概念 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 四、電子文件管理職責(zé)的劃分 為了達(dá)到電子文件管理原則提出的要求，就要對電子文件實(shí)施全過程的管理，即從系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就考慮電子文件歸檔、管理的要求，在電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中實(shí)施有效的管理。 《 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》 （國家檔案局令第 8號） 《 北京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則 》 （以下簡稱實(shí)施細(xì)則）。 （ 2）圖像文件既包括紙質(zhì)文件在數(shù)字化處理后 得到的掃描圖像文件，也包括數(shù)碼照片采集來 的圖像文件。 在確定電子文件歸檔范圍時(shí)，特別應(yīng)注意以下類型電子文件的歸檔工作： （一）記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件； （二）本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計(jì)工作中形成的數(shù)據(jù)庫文件； （三）本單位公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的電子郵件； （四）本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件； （五）與電子文件相對應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。 真實(shí)性是指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。 影像文件以 MPEG、 AVI為通用格式。