【正文】 理 恒大地產(chǎn)集團(tuán)物業(yè)管理中心統(tǒng)一 制定 附件 六 金碧物業(yè) 有限公司 XX 分公司 檔案借還登記表 檔號(hào) 檔案名稱 借出 歸還 備注 單位 數(shù)量 日期 借閱人簽名 數(shù)量 日期 檔案員簽名 注：《檔案資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批完后，須詳細(xì)填寫此表。 恒 大地產(chǎn)集團(tuán)物業(yè)管理中心統(tǒng)一制 定 附件七 檔案分類 及 編目規(guī)定 為便于識(shí)別各類檔案，實(shí)現(xiàn) 金碧物業(yè)各 分公司 及下屬各 客戶服務(wù)中心 檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一，根據(jù)集團(tuán)檔案管理部門有關(guān)規(guī)定，參照集團(tuán)檔案全宗編號(hào)和檔案分類編目原則，結(jié)合物業(yè)行業(yè)的特點(diǎn)和各物業(yè) 分公司檔案工作的實(shí)際，現(xiàn)對(duì)金碧物業(yè) 各分公司 及下屬各客戶服務(wù)中心的檔案全宗和各類檔案分類進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，具體情況和要求如下： 一、檔案全宗編號(hào)： 根據(jù)集團(tuán)檔案管理部門的規(guī)定，金碧物業(yè)各 分公司 檔案全宗號(hào)確定為：HD2（ xx0） 其中：“ HD” — 為“恒大集團(tuán)”漢語(yǔ)拼音的縮寫；后面的“ 2” — 為“物業(yè)”產(chǎn)業(yè)；“ XX” — 為“所在地區(qū)”漢語(yǔ)拼音的縮寫；“ 0” — 為物業(yè)分公司本部。 下屬各客戶服務(wù)中心可根據(jù)開盤時(shí)間依次編號(hào)為 1， 2， 3……例如： HD2（ NJ01）表示金碧 物業(yè)南京分公司恒大金碧天下客戶服務(wù)中心， HD2（ NJ02）表示金碧物業(yè)南京分公司恒大綠洲客戶服務(wù)中心，其他以此類推。 二、檔案分類編目： 為了保證公司檔案分類的規(guī)范性和統(tǒng)一性，結(jié)合 集團(tuán)檔案分類原則和物業(yè)分 公司檔案的實(shí)際， 現(xiàn)明確如下： 綜合檔案 大類編號(hào)： 1 目錄代字： ZH 工程檔案 大類編號(hào)： 2 目錄代字： GC 資產(chǎn)設(shè)備檔案 大類編號(hào)： 3 目錄代字： ZC 業(yè)戶檔案 大類編號(hào)： 4 目錄代字： YH 人事檔案 大類編號(hào)： 5 目錄代字： RS 聲像檔案 大類編號(hào)： 6 目錄代字： SX 實(shí)物檔案 大類編號(hào)： 7 目錄代字： SW 上述目錄代字均為檔案類型前兩個(gè)字漢語(yǔ)拼音的縮寫，如綜合檔案為“ ZH”。 三、檔案排列及目錄標(biāo)識(shí)方法： 綜合檔案 ： 綜合檔 案的目錄代字為 ZH，類別號(hào)為 1。 一級(jí)屬類分為 文書， 管理監(jiān)察， 合同， 創(chuàng)優(yōu)， 突發(fā)事件。目錄編號(hào)每 10 年為一個(gè)目錄字段。 1）簡(jiǎn)化方式組卷：文書，管理監(jiān)察，合同采用簡(jiǎn)化方式組卷，既便于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理，更方便借閱查考。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： ZH X .4 .1 1 1 件號(hào)（第一件） 案卷號(hào)（第一卷） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（創(chuàng)優(yōu)類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（綜合檔案類） （注： X— 各物業(yè) 分公司 可根據(jù)樓盤開盤時(shí)間將客戶服務(wù)中心依次編號(hào)為1， 2， 3……，以下同上） 工程檔案： 工程檔案目錄代字為 GC，類別號(hào)為 2。保管期限一般為永久或長(zhǎng)期。工程檔案按個(gè)樓盤管理處以每類所形成的資料分別組卷裝盒，每個(gè)類目可立卷若干。包含資產(chǎn)、設(shè)備類。資產(chǎn)設(shè)備檔案的一級(jí)屬類以各樓盤客戶服務(wù)中心為單位順序編號(hào)為 3……，二級(jí)屬類為 資產(chǎn)， 設(shè)備， 其它。保管期限一般為長(zhǎng)期。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： ZC X .1 .1 1 盒（件）號(hào)（第一件） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（資產(chǎn)類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（資產(chǎn)檔案類） 業(yè)戶檔案： 業(yè)戶檔案的目錄代字為 YH，類別號(hào)為 4。業(yè)戶檔案的一級(jí)屬類按各客戶服務(wù)中心分別編為 4……，二級(jí)屬類按樓棟編號(hào)順序編號(hào)。目錄號(hào)每10 年為一個(gè)目錄字段。 人事檔案分類應(yīng)該以人為單位，一人一卷。保管期限一般為長(zhǎng)期。 RS X .1 .1 1 1 件號(hào)（第一件） 案卷號(hào)（第一卷） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（在職） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（人事檔案類） 聲像檔案： 聲像檔案的目錄代字為 SX，類別號(hào)為 6。 各客戶服務(wù)中心形成后按資料類自行保管，每年底統(tǒng)一移交物業(yè) 分公司 檔案室。 保管期限一般為長(zhǎng)期。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： SX X .1 .1 1 1 件號(hào)（第一件） 案卷號(hào)（第一卷） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（照片類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（聲像檔案類） 實(shí)物檔案： 實(shí)物檔案（榮譽(yù)檔案）的 目錄代字為 SW，類別號(hào)為 7。 各客戶服務(wù)中心形成后按資料類自行保管，每年底統(tǒng)一移交物業(yè) 分公司 檔案室。保管期限一般為長(zhǎng)期。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： SW 1 .1 .1 1 件號(hào)（第一件） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（錦旗類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（實(shí)物檔案類） 附件 八 檔案分類體系一覽表 目錄代字 ： ZH GC ZC YH RS SX SW 大類編號(hào) ： 1 2 3 4 5 6 7 綜合檔案 工程檔案 資產(chǎn)設(shè)備檔案 業(yè)戶檔案 聲像檔案 實(shí)物檔案 人事檔案 文書 類 管理監(jiān)察類 來(lái)文 重大突發(fā)事件類 合同類 計(jì)劃 創(chuàng)優(yōu)類 按樓盤分檔案類型依次編順序號(hào) 設(shè)備 資產(chǎn) 其它 證照 文件 照片 錄音帶 錄像帶 磁盤光碟 錦旗 獎(jiǎng)牌 獎(jiǎng)杯 題詞 其它 綜合 員工 合同 其它 公函 按各樓盤客戶服務(wù)中心分樓棟以業(yè)戶為單位編號(hào) 政策法規(guī) 附件 九 金碧物業(yè)有限公司 XX 分公司 檔案鑒定申請(qǐng)表 檔案內(nèi)容 檔案數(shù)量 總計(jì) 卷。 需提供附件 （鑒定與銷毀） 聯(lián)系人 電話 申請(qǐng)部門意見(jiàn)： 鑒定小組意見(jiàn)： 公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)： 備注： 恒大地產(chǎn)集團(tuán)物業(yè)管理中心統(tǒng)一制 定 附件 十 金碧物業(yè) 有限公司 XX 分公司 鑒定與銷毀案卷目錄表 鑒定人： 鑒定時(shí)間： 年 月 日 卷號(hào) 總登記號(hào)﹡ 檔號(hào)﹡ 案卷題名 編制 案卷 頁(yè)數(shù) 保管 期限﹡ 密級(jí)﹡ 鑒定意 見(jiàn) 備注 單位 /部門 時(shí)間 注： ﹡ 由物業(yè) 分公司 填寫 恒大地產(chǎn)集團(tuán)物業(yè)管理中心統(tǒng)一制 定