【正文】 底 三年 普通 部門經(jīng)理 及總經(jīng)理 106 供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計(jì)表 每月底 三年 普通 107 變壓器運(yùn)行日志 每月底 三年 普通 108 低壓配電運(yùn)行日志 每月底 三年 普通 109 高、低壓配電室操作記錄 每月底 三年 普通 110 供水、供電設(shè)備值班、操作運(yùn)行及保 養(yǎng)、檢查記錄 每月底 三年 普通 111 電梯運(yùn)行檢修記錄、值班巡視檢查記錄表、電梯 維修保養(yǎng)報(bào)告書、電梯年檢報(bào)告及原始記錄 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 112 電梯故障（事故）處理單 資料形成即歸檔 三年 普通 113 泳池系統(tǒng)保養(yǎng) 每月底 三年 普通 114 音樂(lè)噴泉、背景音樂(lè)保養(yǎng) 每月底 三年 普通 115 瀑布泵保養(yǎng) 每月底 三年 普通 116 給排水系統(tǒng)保養(yǎng)、二次生活給水泵運(yùn)行記錄 每月底 三年 普通 117 維修中心、消防中心、 配電室交接班記錄 每月底 三年 普通 治 安 工 作 資 料 118 保安指揮中心值班、交接班記錄，各個(gè)崗位值班 記錄 每月底 三年 普通 保安部經(jīng)理及 客戶服務(wù)中心 總 經(jīng)理 119 裝修施工許可證 每月底 三年 普通 120 噴淋供水管網(wǎng)末端試水檢查表 每月底 三年 普通 121 樓宇、監(jiān)控及電梯對(duì)講系統(tǒng)檢測(cè)表 每月底 三年 普通 122 出租屋檔案 每月底 三年 普通 123 室外場(chǎng)租簽到表 每月底 三年 普通 124 裝修巡查日志、巡查記錄 每月底 三年 普通 125 治安事件處理記錄、重大事件呈報(bào)表 每月底 三年 普通 126 帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到 表 每月底 三年 普通 127 來(lái)訪人員登記表、物品放行條、搬運(yùn)放行記錄登 記表 每月底 三年 普通 128 車輛進(jìn)出登記表、異常車輛進(jìn)出登記表、車輛管 理員交接班記錄 每月底 三年 普通 129 監(jiān)控報(bào)警中心設(shè)備運(yùn)營(yíng)記錄及監(jiān)控報(bào)警保養(yǎng) 每月底 三年 普通 130 安全監(jiān)控錄像記錄 每月底 自然循環(huán) 普通 牽涉糾紛等特殊 的材料需長(zhǎng) 期保存 消 防 工 作 資 料 131 消防器材檢查表 每月底 三年 普通 部門經(jīng)理 及總經(jīng)理 132 消防中心值班、交接班情況記錄 每月底 三年 普通 133 消防培訓(xùn)記錄表 每月底 三年 普通 134 消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表 資料形成即歸檔 三年 普通 135 消防設(shè)備運(yùn)行記錄表 每月底 三年 普通 136 消防系統(tǒng)保養(yǎng) 每月底 三年 普通 137 消防設(shè)備監(jiān)控運(yùn)行記錄 每月底 三年 普通 138 消防安全日常 檢查記錄表 每月底 三年 普通 139 消防檢查（火患）整改通知書 每月底 三年 普通 重大、特殊的 長(zhǎng)期保存 綠 化 與 保 潔 資 料 140 綠化養(yǎng)護(hù)工作日記錄表、月檢查表 每月底 三年 普通 所屬機(jī)構(gòu)部門 經(jīng)理 及以上人員 141 綠化藥品使用記錄 每月底 三年 普通 142 噴灌泵運(yùn)行檢修記錄表 每月底 三年 普通 143 植物檔案及補(bǔ)種、病蟲害檢查、防治材料 每月底 三年 普通 144 保潔隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表 每月底 三年 普通 145 保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表以 及日常工作記錄和臺(tái)帳 每月底 三年 普通 146 環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄 每月底 三年 普通 147 綠地衛(wèi)生檢查表 每月底 三年 普通 148 清掃平臺(tái)記錄、檢查表 每月底 三年 普通 149 路面清洗清掃工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)檢查表 每月底 三年 普通 150 巡檢記錄 每月底 三年 普通 151 保潔員月度量化考核表 每月底 三年 普通 152 保潔工作日檢查表 每月底 三年 普通 備注： 原則上，檔案資料遵循“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)歸檔”的管理原則，但為便于工作開展，部分檔案由客戶服務(wù)中心自行保管，定期移交物業(yè)分公司檔案室 集中統(tǒng)一存檔； 業(yè)戶檔案、設(shè)備資產(chǎn)檔案、工程檔案、創(chuàng)優(yōu)檔案、突發(fā)事件檔案及本表中的所有資料類，均由客戶服務(wù)中心自行存檔； 本表格中的文書檔案、管理監(jiān)察檔案、合同檔案均由物業(yè)分公司檔案室存檔（客戶服務(wù)中心根據(jù)工作需要可保存相關(guān)資料或復(fù)印 件等），聲像檔案和實(shí)物檔案根據(jù)情況，可由客戶服務(wù)中心先行保管，定期移交物業(yè)分公司 檔案室 存檔，人事檔案主管級(jí)以上（含主管級(jí)）檔案由物業(yè)分公司保管，主管級(jí)以下檔案由各客戶服務(wù)中心保管； 本表格中保管期限中的長(zhǎng)期指三十年；永久指五十年以上。 如金碧物業(yè)各 分公司 再設(shè)子公司，則所設(shè)子公司確定為一個(gè)分全宗號(hào)，標(biāo)識(shí)實(shí)例如下 :HD2(NJ1)，表示金碧物業(yè)有限公司南京分公司所設(shè)立的第一家子公司，其他依次類推。 根據(jù)檔案形成的類型和保管存放的特點(diǎn)，將綜合檔案組卷方式分為簡(jiǎn)化方式組卷和傳統(tǒng)方式組卷。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： GC X .1 1 案卷號(hào)（第一卷） 二級(jí)屬類編號(hào)（綜合類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（工程檔案類） 資產(chǎn)設(shè)備檔案： 資產(chǎn)設(shè)備檔案的目錄代字為 ZC，類別號(hào)為 3。按各客戶服務(wù)中心分樓棟以業(yè)戶為單位順序編號(hào)。目錄號(hào)每 10年為一個(gè)目錄字段。按載體分類，按每個(gè)屬類形成時(shí)間先后各自編號(hào)。其中： 文字 卷，圖紙 卷 光盤 張，照片 張，錄像 盒。每 10年給定一個(gè)目錄序號(hào)。 人事檔案的一級(jí)屬類按各客 戶服務(wù)中心分別編為 4……，二級(jí)屬類分為 在職和離職兩個(gè)大的類別 。目錄號(hào)每10 年為一個(gè)目錄字段。目錄號(hào)每 10 年為一個(gè)目錄字段。 保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期、短期，分別用 Y、 C、 D 表示。例如： HD2（ NJ0），表示金碧物業(yè)有限公司南京分公司。 第三十 一 條 對(duì)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司及 集團(tuán) 物業(yè)管理中心檔案工作要求 的物業(yè)分公司 ，導(dǎo)致檔案管理工作混亂， 集團(tuán) 物業(yè)管理中心 對(duì)檔案管理具體工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 將提出薪資、職務(wù)或獎(jiǎng)金降級(jí)的建議，或提 請(qǐng)對(duì)其進(jìn)行 失職問(wèn)責(zé) 的處罰 。 ： （ 1）庫(kù)房相對(duì)獨(dú)立，具有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等設(shè)備的措施， 禁止 放置易燃易爆物品或其他危險(xiǎn)物品，配備滅火器材，標(biāo)示 禁止 煙火標(biāo)志； （ 2）庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持整齊、清潔、美觀，安置溫濕度計(jì)，每周定時(shí)測(cè)記。 第 二十二 條 檔案資料借閱事項(xiàng)規(guī)定 ，并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。 非 A4 圖幅 圖紙 可以通過(guò)粘貼及折疊方式，橫向按手風(fēng)琴式折疊成 A4 規(guī)格，豎向按順時(shí)針?lè)较蛳騼?nèi)折，圖紙應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，圖表欄露 在外面 ； 4. 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，如 使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水的鋼筆、簽字筆等 ，不能使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆， 字跡應(yīng)清楚，圖樣清晰，圖表整潔， 簽字蓋章手續(xù)完備 ； 5. 歸檔的文件原則上一律為原件 （除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外） ，要盡量追加原件，必要時(shí)復(fù)印件 并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔； 6. 熱敏傳真紙不能直 接歸檔，要盡量追加原件，必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處； 7. 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù) 以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整； 8． 歸檔資料必須準(zhǔn)確記 錄各項(xiàng)活動(dòng)，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出 來(lái) ； 9. 聲像類、實(shí)物類檔案資料要清晰完整、符合 集團(tuán)檔案中心規(guī)定的 歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)， 并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等 文字信息， 電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并保存。 （ 7）各客戶服務(wù)中心或個(gè)人參加各種活動(dòng)材料。 （ 3）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理材料。具體 收集整理 要求如下： （ 1）業(yè)戶檔案資料包括：業(yè)戶姓名、地址、收樓時(shí)間、面積等 ,根據(jù)具體 需要，選擇將檔案袋裝進(jìn)檔案盒內(nèi)，并將業(yè)戶的檔案袋按樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列。 主要包括樓宇、交通、治安、公共配套 設(shè)備設(shè)施 等方面及自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過(guò)和處理過(guò)程記錄及相關(guān)材料 ； 4．合同檔案、管理監(jiān)察檔案、資產(chǎn)檔案資料等。 第 十 條 各 物業(yè)分公司 須配備 檔案管理 的專 責(zé) 人員，下屬各客戶服務(wù)中心根據(jù)自身實(shí)際情況， 須 指定專人負(fù)責(zé)或 配 置 兼職檔案管理員（一 般由行政人員兼管），具體管理本客服服務(wù)中心日常檔案資料。 第二章 權(quán)責(zé) 第四條 檔案管理機(jī)構(gòu) 分為三個(gè)不同層級(jí)：集團(tuán)物業(yè)管理中心、物業(yè)分公司和客戶服務(wù)中心 ，根據(jù)三者的需要分別保存 檔案和資料。 第三條 具體歸檔范圍、歸檔時(shí)間 、 保管期限 及 審批權(quán)限 詳見(jiàn)附件一 《金碧物業(yè) 有限公司 分公司 檔案資料歸檔范圍 及審批權(quán)限參考表 》 。 各物業(yè)分公司及下屬各客服中心均需設(shè)立獨(dú)立 檔案室 。主要指集團(tuán)公司、地區(qū)地產(chǎn)公司、物業(yè)管理中心領(lǐng)導(dǎo)簽字的各類批示 ，以分公司及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件以及與分公司職能有密切關(guān)系或由分公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件 ； 3．重大、突發(fā)事件的處理資料。對(duì)于業(yè)戶資料必須妥善保管并及時(shí)更新?？蛻舴?wù)中心人員設(shè)置、招聘、培訓(xùn)、定崗定編、 調(diào)配、變遷文件、人事勞資文件、技術(shù)職稱等文件。包括租賃合同、租賃審批材料、物業(yè)權(quán)屬證明材料、房屋安全鑒定材料、同意出 (轉(zhuǎn) )租文件、委托書、公證書、 證明、報(bào)告、分戶 圖等。 第十 七 條 歸檔 要求 ：以下主要是指檔案類歸檔內(nèi)容的