【正文】 金碧 物業(yè) 有限公司 分公司 檔案管理辦法 為全面加強(qiáng)金碧 物業(yè) 有限公司各 分公司 檔案 管理工作，確保 分公司 有關(guān) 各類檔案資料充分、有效利用，實現(xiàn)檔案資料管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法。 第一章 總則 第一條 本管理辦法所稱的檔案資料是指 金碧物業(yè)有限公司 各地區(qū)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心成立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，具有查閱、利用價值的各種形式 (紙質(zhì)、電子、聲像、實物等 )資質(zhì)證照、文書、公文、公函、合同、圖紙、業(yè)戶資料、以及音像、圖表等檔案資料。 第二條 檔案資料工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理 金碧物業(yè)有限公 司 各 分公司 及各下屬客戶服務(wù)中心有關(guān)存檔資料檔案，維護(hù)檔案資料的完整和安全，便于各項工作的開展和利用。 第三條 具體歸檔范圍、歸檔時間 、 保管期限 及 審批權(quán)限 詳見附件一 《金碧物業(yè) 有限公司 分公司 檔案資料歸檔范圍 及審批權(quán)限參考表 》 。 第二章 權(quán)責(zé) 第四條 檔案管理機(jī)構(gòu) 分為三個不同層級：集團(tuán)物業(yè)管理中心、物業(yè)分公司和客戶服務(wù)中心 ，根據(jù)三者的需要分別保存 檔案和資料。 第五條 物業(yè)管理中心在集團(tuán)檔案中心的指導(dǎo)下，對其內(nèi)部檔案進(jìn)行保存、利用和管理，制定有關(guān)檔案管理的方針 、 政策 和指導(dǎo)意見等 ，并可根據(jù)權(quán)限和有關(guān)規(guī)定 統(tǒng)一保管或 調(diào)用 、復(fù)制 各 物業(yè)分公司或各客戶服務(wù)中心的有關(guān) 檔案和 資料 。 第六條 各物業(yè)分公司檔案 資料 工作 歸口于 地區(qū)地產(chǎn)公司 檔案中心 指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查 ， 同時接受集團(tuán)物業(yè)管理中心 、檔案中心的 檢查、監(jiān)督和指導(dǎo) 。 第七條 物業(yè)分公司 對本部 檔案室 進(jìn)行直接的管理，同時 對下屬 各 客戶服務(wù)中心的檔案管理工作 進(jìn)行 業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)管，并承擔(dān)分公司總部及有關(guān)客戶服務(wù)中心檔案工作的 管理 責(zé)任 ，并可根 據(jù)權(quán)限和有關(guān)規(guī)定 統(tǒng)一保管或 調(diào)用各客戶服務(wù)中心的有關(guān)資料 。 第八條 客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)所屬樓盤的有關(guān)檔案工作 ，承擔(dān)管理責(zé)任 。 第 三 章 人員配備和工作崗位職責(zé) 第 九 條 物業(yè)分公司檔案采取分級管理模式，即物業(yè)分公司 檔案室 和下屬各客戶服務(wù)中心 檔案室 。物業(yè)分公司主要收集和保管 分 公 司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料， 下屬各客戶服務(wù)中心具體管理 各自的 物業(yè)檔案和資料 。 各物業(yè)分公司及下屬各客服中心均需設(shè)立獨(dú)立 檔案室 。 第 十 條 各 物業(yè)分公司 須配備 檔案管理 的專 責(zé) 人員，下屬各客戶服務(wù)中心根據(jù)自身實際情況， 須 指定專人負(fù)責(zé)或 配 置 兼職檔案管理員（一 般由行政人員兼管），具體管理本客服服務(wù)中心日常檔案資料。 第 十一 條 檔案資料專員崗位職責(zé) ： （ 1） 貫徹執(zhí)行《檔案法》、《恒大地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理制度》 、 《 金碧物業(yè) 有限公司 分公司 檔案管理辦法 》等法律和規(guī)章制度，熟練掌握檔案資料業(yè)務(wù)知識，并負(fù)責(zé)起草和 完善物業(yè)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心檔案資料管理工作相關(guān)規(guī)章制度； （ 2） 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)物業(yè)分公司各類檔案資料的收集、整理、編號、裝訂、存放、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化 建設(shè) ； （ 3） 督促分公司各部門及下屬各客戶服務(wù)中心檔案資料的移交工作。監(jiān)督落實同步歸檔制度，接收和保管集團(tuán)各部門以及地產(chǎn)地區(qū)公司移交的檔案資料，進(jìn) 行整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展檔案資料歸檔和利用工作； （ 4） 負(fù)責(zé)對下屬各客戶服務(wù)中心檔案資料工作人員或兼職檔案資料工作人員的培訓(xùn)工作，并定期（每月至少一次）檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)和考核各客戶服務(wù)中心檔案資料管理工作 ； （ 5） 做好 檔案室 設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作；維護(hù)檔案資料的完整和安全；負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計；同時完成 上級 安排的其它相關(guān)工作任 務(wù)。 2. 客戶服務(wù)中心檔案工作人員主要職責(zé)有： （ 1） 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心檔案資料的收集、整理、編號、裝訂、存放、保管、統(tǒng)計和提供利用工作，并按要求做好檔案資料的保密工作 ； （ 2） 做好 檔案室 設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作；維護(hù)檔案資料的完整和安全。并完成物業(yè)分公司 檔案室 交待的其他相關(guān)工作任務(wù)。 第 四 章 檔案資料的收集 和整理 第十二條 集團(tuán)物業(yè)管理中心 統(tǒng)一管理的檔案資料 為 ： 1. 各物業(yè)分公司經(jīng)營活動中重要投資決策、各種重大工作計劃與總結(jié)、主要費(fèi)用預(yù)算方案、 主要 工程圖紙 備份 、人事檔案（ 總經(jīng)理助理以上員工電子版及紙質(zhì)版人事檔 案， 各 物業(yè) 分公司普通員工 電子版人事檔案 ）、對業(yè)主的年度收支公告、招投標(biāo)資料等； 2. 各物業(yè)分公司所涉及的 重大事件及 法律案件 及 下屬客戶服務(wù)中心所涉及的重大法律案件的文件材料，主要指 整個事件過程材料或 從立案、審案到結(jié)案的過程中形成的所有法律文書和公文； 3. 反映各物業(yè)分公司重要活動的報刊、簡摘、分公司組織沿革、發(fā)展史（含文字資料及圖片資料等）、分公司大事記等。 第十三條 物業(yè)分公司 主要統(tǒng)一收集和管理公司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料： 公章和相關(guān)證照由 物業(yè)分公司 統(tǒng)一管理 ； 、公函、工作計劃和上級來文、國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法規(guī)等檔案資料。主要指集團(tuán)公司、地區(qū)地產(chǎn)公司、物業(yè)管理中心領(lǐng)導(dǎo)簽字的各類批示 ，以分公司及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件以及與分公司職能有密切關(guān)系或由分公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件 ； 3．重大、突發(fā)事件的處理資料。 主要包括樓宇、交通、治安、公共配套 設(shè)備設(shè)施 等方面及自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過和處理過程記錄及相關(guān)材料 ； 4．合同檔案、管理監(jiān)察檔案、資產(chǎn)檔案資料等。主要包括分公司 所簽訂的合同資料， 監(jiān)察職能部門對分公司進(jìn)行檢查的書面及取證材料以及分公司固定資產(chǎn)相關(guān)材料 ； ； 、聲像類檔案，包括各種電子檔案。在實際工作中，實物、聲像檔案資料比較少，根據(jù)使用頻率及重要性選擇自行存放或移交 分公司 檔案室 ， 自行保管時要注意保護(hù)完整性 ； 榮譽(yù)類檔案 ； 。 第十四條 各 客戶服務(wù)中心 管理自身樓盤 、業(yè)主和經(jīng)營相關(guān)的檔案和資料： ； （ 1）房產(chǎn)資料，包括房屋、設(shè)備及其附著物清單、清冊及表格； （ 2）技術(shù)資料，包括竣工圖、地質(zhì)勘察報告、工程預(yù)決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料； （ 3）接管資料，包括驗收合格憑證、物業(yè)完好情況、接管文件。 業(yè)戶檔案資料（包括維修基金檔案資料） 主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料以及裝修申請表等。由于日常 工作的需要，業(yè)戶檔案資料一般存放于各個客戶服務(wù)中心。因此，業(yè)戶檔案資料的管理是各客戶服務(wù)中心檔案工作的重點(diǎn)。對于業(yè)戶資料必須妥善保管并及時更新。具體 收集整理 要求如下： （ 1）業(yè)戶檔案資料包括：業(yè)戶姓名、地址、收樓時間、面積等 ,根據(jù)具體 需要，選擇將檔案袋裝進(jìn)檔案盒內(nèi)，并將業(yè)戶的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列。在盒上面?zhèn)溆邢鄳?yīng)檔案標(biāo)簽，將制作好的檔案標(biāo)簽貼在檔案盒（夾）的側(cè)立面距頂部 3CM 位置上，并把檔案盒排列在檔案柜中。檔案柜必須加鎖封存； （ 2）及時做好業(yè)戶檔案的跟蹤、更新工作。 當(dāng)發(fā)生情況變化時，如 通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時；業(yè)戶發(fā)生更替時，檔案管 理人員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)戶檔案中，及時做好業(yè)戶檔案資料的更新 ； （ 3）借閱方面，業(yè)戶檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須履行檔案借閱審批手續(xù)，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可查閱，業(yè)戶檔案應(yīng)永久保存； （ 4）具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)戶資料輸入電腦，建立業(yè)戶電子檔案進(jìn)行管理。同時做好電子檔案的更新。 日常管理服務(wù)資料 （ 1）各 部門日常的各種往來函件、值班記錄，各種內(nèi)部通啟等文書資料的管理。 （ 2） 人事管理相關(guān) 材料。客戶服務(wù)中心人員設(shè)置、招聘、培訓(xùn)、定崗定編、 調(diào)配、變遷文件、人事勞資文件、技術(shù)職稱等文件。 （ 3）物業(yè)經(jīng)營管理材料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件。 （ 4）設(shè)備檔案管理，包括設(shè)備的標(biāo)識、設(shè)備 臺 帳和設(shè)備資料等。 （ 5）工程圖紙檔案資料。可分為：建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。各類圖紙分裝不同檔案盒并在盒面上制作標(biāo)簽，注明圖紙的單位，名稱、日期等。 （ 6）物業(yè)租賃材料。包括租賃合同、租賃審批材料、物業(yè)權(quán)屬證明材料、房屋安全鑒定材料、同意出 (轉(zhuǎn) )租文件、委托書、公證書、 證明、報告、分戶 圖等。 （ 7）各客戶服務(wù)中心或個人參加各種活動材料。包括但不限于獎狀、獎旗、獎杯、證書、紀(jì)念品。 5. 小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。 包括但不限于企業(yè)內(nèi)部評比創(chuàng)優(yōu)資料、行業(yè)內(nèi)評比資料、省市級評比創(chuàng)優(yōu)資料、國家級評比創(chuàng)優(yōu)資料；企業(yè) ISO9000 認(rèn)證及其它認(rèn)證材料等。 第 五 章 檔案資料的移交和歸檔 要求 第十 五 條 移交前資料管理 1. 各客戶服務(wù)中心的檔案資料在 移交 前由各 客服中心 檔案資料員負(fù)責(zé)存檔管理； 2. 各客戶服務(wù)中心必須設(shè)置 檔案的 固定存放處 ，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋（盒） 內(nèi)，客戶服務(wù)中心檔案資料員對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé) ； 3. 各客戶服務(wù)中心存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級性，把檔案資料分類存放，并可定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進(jìn)行一次移交。對于自己保存的檔案資料，按類別和年限兩級分類分柜存放 。 第十 六 條 移交： 各客戶服務(wù)中心暫時不用并需要長期 保存的檔案可 定 期移交物業(yè)分公司 檔案室 保存 ， 主要 包括 實物檔案、聲像檔案等， 資料類檔案由各客服中心自行保存不需移交 （移交相關(guān)表格請參 見附件二《檔案移交書》、附件 三 《檔案移交案卷目錄表》、附件 四 《卷內(nèi)目錄》） 1. 資料歸檔前 各 客戶服務(wù)中心 檔案資料管理員 須按類整理好，并填寫檔案資料移交表， 履行移交手續(xù)； 2. 移交時，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須仔細(xì)核對移交的資料，核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章 ； 3. 移交清單一式兩份，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心交接人各留存一份 ； 4. 對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒有檔案室 簽字確認(rèn)，行政人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。 第十 七 條 歸檔