【正文】 所屬機構(gòu)行政人事部經(jīng)理及 以上 7 省市政府職能部門頒布的物業(yè)相關(guān)法律、法規(guī)、條例 頒布 一個月 內(nèi) 長期 普通 8 物業(yè)管理協(xié)會發(fā)布的規(guī)章制度 發(fā)布 一個月 內(nèi) 長期 普通 管 理 監(jiān) 9 監(jiān)察職能部門對物業(yè)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心工作進行重要檢查的書面及取證材料，包括：檢查方案、總結(jié)分析、檢查報告、照片（含底片）、光盤等 取得公司領(lǐng)導(dǎo)批示后一個工作日內(nèi)部門歸檔完畢，定期集中移交物業(yè) 分公司 本部 檔案室 長期 機密 物業(yè)分公司總經(jīng)理 察 檔 案 10 物業(yè)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心經(jīng)營中出現(xiàn)的重大違規(guī)、違紀(jì)以及重大事故的調(diào)查報告、處理意見等 長期 機密 合 同 檔 案 11 物品采購、工程建設(shè)、工程委托、清潔、綠化、 服裝等合同 合同簽訂后即歸檔 長期 秘密 所屬機構(gòu) 總經(jīng)理 12 廣告設(shè)計、宣傳和發(fā)布合同，以及各類品牌宣傳 載體的拍攝制作等合同 長期 秘密 13 房屋租賃、商鋪租賃、場地租賃等經(jīng)營合同 合同期滿后兩年 秘密 牽涉糾紛等特殊情況的長期保存 創(chuàng) 優(yōu) 檔 案 14 國家 級創(chuàng)優(yōu)評比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 所屬 機構(gòu) 總經(jīng)理 15 省、市級創(chuàng)優(yōu)評比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 16 行業(yè)評比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 17 企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 18 企業(yè) ISO9000 認證及其它認證材料 資料形成即歸檔 永久 秘密 突發(fā)重大事件 19 樓宇、交通、治安、公配等方面以及自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過和解決過程的記錄及相關(guān)材料 資料形成即歸檔 長期 秘密 所屬機構(gòu) 總經(jīng)理 人 事 檔 案 20 員工人事檔案 每月底 長期 秘密 行政人事部經(jīng)理 或以上 21 人事勞動合同 簽訂后即歸檔 長期 秘密 22 員工花名冊 每月底 長期 秘密 23 績效考核類：考勤、績效考核、轉(zhuǎn)正材料、懲獎 記錄等 每月底 長期 秘密 24 員工福利類：社保、公積金等材料 每月底 長期 秘密 25 人才庫 每月底 長期 秘密 26 各類培訓(xùn)的相關(guān)資料（培訓(xùn)考試試卷等以資料存 放，考試成績等納入人事檔案管理） 每月底 長期 秘密 業(yè) 戶 檔 案 27 準(zhǔn)予入住通知書 當(dāng)天 永久 機密 客戶服務(wù)中心總經(jīng)理 28 購房合同復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件 當(dāng)天 永久 機密 29 入伙繳款單（藍色） 當(dāng)天 永久 機密 30 前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議 當(dāng)天 永久 機密 31 消防安全責(zé)任書 當(dāng)天 永久 機密 32 房屋鑰匙確認書 當(dāng)天 永久 機密 33 樓宇情況反饋表 當(dāng)天 永久 機密 34 入伙文件簽署發(fā)放確認表 當(dāng)天 永久 機密 35 專項維修基金復(fù)印件 當(dāng)天 永久 機密 36 業(yè)主臨時公 約、業(yè)主公約 當(dāng)天 永久 機密 37 裝修申請書、裝修審批記錄、裝修平面設(shè)計圖、裝修承諾書、裝修許可證、裝修工人身份證復(fù)印件、電力照明設(shè)計及用電配置圖、給排水設(shè)計圖、裝修驗收表、裝修違章處理通知單 當(dāng)天 永久 機密 38 投訴處理檔案卡 每月底 永久 機密 39 房屋變更資料 當(dāng)天 永久 機密 40 業(yè)戶檔案表 當(dāng)天 永久 機密 三十份以下（不含三十份） 由客戶服務(wù)中心總經(jīng)理審批，超過三十份需 同時 經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理審批 41 業(yè)主身份證、工作證復(fù)印件 當(dāng)天 永久 機密 設(shè) 42 各種設(shè)備的合格證、使用說明書、保修卡、圖紙、 安裝材料等 當(dāng)天 長期 普通 所屬 部門 經(jīng)理 及 以上 備 資 產(chǎn) 檔 案 43 各種設(shè)備（特別是大型或公配設(shè)備）維修保養(yǎng)報 告書、年檢報告及原始記錄等 資料形成即歸檔 長期 普通 44 入庫單、出庫單、直撥單、資產(chǎn)移交臺帳 當(dāng)天 長期 秘密 所屬機構(gòu) 總經(jīng)理 45 庫存盤點、資產(chǎn)臺帳包括固定資產(chǎn)、低值易耗品 當(dāng)天 長期 秘密 46 各種資產(chǎn)報廢、銷毀記錄 當(dāng)天 長期 秘密 所屬行政人事部經(jīng)理 及 以上 工 程 檔 案 47 房產(chǎn)資料，包括房屋、設(shè)備及其附著物清單、清 冊及表格 資料形成即歸檔 永久 普通 所屬機構(gòu)部門 經(jīng)理 及以上人員 48 物業(yè)接管驗收交接資料，包括驗收合格憑證、物 業(yè)完好情況、隱蔽工程記錄、接管文件 資料形成即歸檔 永久 普通 49 工程施工圖、竣工圖、房屋及共用設(shè)備（施）的 設(shè)計、安裝圖紙資料目錄 資料形成即歸檔 永久 普通 50 園區(qū)規(guī)劃總平面圖 資料形成即歸檔 永久 普通 51 業(yè)主工程維修項目價格表 資料形成即歸檔 長期 普通 52 公共設(shè)施新建 、維修請示、批復(fù)、施工、驗收材料 資料形成即歸檔 長期 普通 53 公共配套系統(tǒng)年度保養(yǎng)計劃、年檢報告等 資料形成即歸檔 長期 普通 54 維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、安全鑒定書、材料單、簽證單 資料形成即歸檔 長期 普通 聲 像 檔 案 55 各個時期公司領(lǐng)導(dǎo)班子參加重要活動及反映公司 各個歷史時期建設(shè)面貌的聲像材料 檔案形成后三個工作日內(nèi)歸檔完畢 長期 普通 所屬機構(gòu) 部門 經(jīng)理 及以上人員 56 上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查指導(dǎo)工作，各級領(lǐng)導(dǎo)和著名人物 參加的與本公司有關(guān)的重大活動，以及外單位人員來公司參觀形成的聲像材料 長期 普通 57 公司大型活動、重要慶典、儀式以及公司召開各 種重要會議的聲像材料 長期 普通 58 榮獲各種榮譽證書、獎狀、獎旗、獎杯等的聲像 材料 長期 普通 59 本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議以及外事 活動中的聲像資料 長期 普通 60 其它具有新聞價值和保存價值的聲像材料等 長期 普通 實 物 檔 案 61 受到上級單位獎勵的獎狀、獎牌、獎杯、獎?wù)潞?榮譽證書等 檔案形成后 三個工作日內(nèi)歸檔完畢 長期 普通 所屬機構(gòu)部門 經(jīng)理 及以上人員 62 物業(yè)分公司大型活動中形成的有重要價值的錦旗、禮品、紀(jì)念品（冊）、上級領(lǐng)導(dǎo)題詞及本單位對外交往中獲贈的重要紀(jì)念品等 長期 普通 63 上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士等贈送給本單位的題詞、錦 旗、牌匾、字畫、工藝品等 長期 普通 64 物業(yè)分公司成立以來使用過的牌、匾及各種標(biāo)識、 標(biāo)志和 CI 系統(tǒng)等 長期 普通 65 物業(yè)分公司已廢止或停用的印章等其它有保存價 值的實物 長期 普通 物業(yè)公司總經(jīng)理 二、資料類 客 戶 服 務(wù) 66 業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表 每月底 三年 普通 客戶服務(wù)中心 部門經(jīng)理 及總經(jīng)理 67 住戶接待記錄 每月底 三年 普通 68 業(yè)主（住戶）回訪記錄 每月底 三年 普通 69 業(yè)主投訴記錄、投訴處理檔案卡 每月底 三年 普通 70 住戶卡申請表 每月底 三年 普通 71 管家部值班、交接班記錄，日報表 每月底 三年 普通 資 料 客 戶 服 務(wù) 資 料 72 客戶服務(wù)部工作單 每月底 三年 普通 73 管家部巡查日志 每月底 三年 普通 74 樓宇巡查簽到表 每月底 三年 普通 75 維保修信息統(tǒng)計表 每月底 三年 普通 76 裝修臺帳登記表 每月底 三年 普通 77 裝修巡查日志 每月底 三年 普通 78 裝修工人出入證登記表 每月底 三年 普通 79 裝修押金退還登記表 每月底 三年 普通 80 業(yè)務(wù)聯(lián)系單、內(nèi)部通啟 每月底 三年 普通 81 物品出入放行條 每月底 三年 普通 82 交樓日報表 每月底 三年 普通 83 空置房登記表 每月底 三年 普通 84 突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報告 每月底 三年 普通 業(yè)主委員會 資料 85 業(yè)主委員會籌備函 資料形成即歸檔 永久 秘密 客戶服務(wù)中心 及物業(yè)分公司 總經(jīng)理 86 業(yè)主委員會成立批復(fù) 資料形成即歸檔 永久 秘密 87 歷屆業(yè)委會委員個人簡歷 資料形成后三日內(nèi) 五年 秘密 88 業(yè)主大會及業(yè)委會會議紀(jì)要 資料形成后三日內(nèi) 五年 普通 社 區(qū) 文 89 社區(qū)大型慶典、文化活動材料 資料形成 后五日內(nèi) 三年 普通 所屬部門 經(jīng)理 及以上人員 90 社區(qū)文藝體育活動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 化 資 料 91 團組織及青年文明號活動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 92 社區(qū)科普教育、社會公益性活動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 93 各類專題座談會、學(xué)習(xí)參觀考察活動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 94 和街道、社區(qū)居委會、派出所等協(xié)作單位共同活 動材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 95 人文事件方面材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 96 員工文化生活材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 物業(yè)經(jīng)營 資料 97 會所、泳池、停車場等設(shè)施的經(jīng)營報表、臺帳等 資料 當(dāng)天 五年 秘密 客戶服務(wù)中心行政人事 部經(jīng)理 及以上人員 98 其他經(jīng)營資料 當(dāng)天 五年 秘密 工 程 維 修 資 料 99 工程維修單 每月底 三年 普通 部門經(jīng)理 及總經(jīng)理 100 住戶維修日報表 每月底 三年 普通 101 值班、交接班記錄，工作臺帳 每月底 三年 普通 102 維修跟蹤表 每月底 三年 普通 103 業(yè)務(wù)聯(lián)系單、內(nèi)部通啟 每月底 三年 普通 104 公共照明系統(tǒng)保養(yǎng)計劃、燈光系統(tǒng)運行檢修記錄 每月底 三年 普通 設(shè) 備 運 行 資 料 105 機電設(shè)備臺帳 每月