【正文】 管理本客服服務中心日常檔案資料。并完成物業(yè)分公司 檔案室 交待的其他相關工作任務。 主要包括樓宇、交通、治安、公共配套 設備設施 等方面及自然災害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過和處理過程記錄及相關材料 ； 4．合同檔案、管理監(jiān)察檔案、資產(chǎn)檔案資料等。 業(yè)戶檔案資料（包括維修基金檔案資料） 主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料以及裝修申請表等。具體 收集整理 要求如下： （ 1）業(yè)戶檔案資料包括：業(yè)戶姓名、地址、收樓時間、面積等 ,根據(jù)具體 需要，選擇將檔案袋裝進檔案盒內(nèi)，并將業(yè)戶的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列。同時做好電子檔案的更新。 （ 3）物業(yè)經(jīng)營管理材料?？煞譃椋航ㄖ┕D、結構施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。 （ 7）各客戶服務中心或個人參加各種活動材料。 第 五 章 檔案資料的移交和歸檔 要求 第十 五 條 移交前資料管理 1. 各客戶服務中心的檔案資料在 移交 前由各 客服中心 檔案資料員負責存檔管理； 2. 各客戶服務中心必須設置 檔案的 固定存放處 ，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋（盒） 內(nèi)，客戶服務中心檔案資料員對應歸檔資料的完整、完好負責 ； 3. 各客戶服務中心存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級性，把檔案資料分類存放，并可定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進行一次移交。 非 A4 圖幅 圖紙 可以通過粘貼及折疊方式，橫向按手風琴式折疊成 A4 規(guī)格，豎向按順時針方向向內(nèi)折，圖紙應采用國家標準圖幅，圖表欄露 在外面 ； 4. 文件書寫和載體材料應能耐久保存，如 使用碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆、簽字筆等 ，不能使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆， 字跡應清楚，圖樣清晰，圖表整潔， 簽字蓋章手續(xù)完備 ； 5. 歸檔的文件原則上一律為原件 （除歸檔范圍表中列明為復印件外） ，要盡量追加原件，必要時復印件 并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復印件歸檔； 6. 熱敏傳真紙不能直 接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處； 7. 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù) 以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整； 8． 歸檔資料必須準確記 錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準確”，設計的修改也須在圖紙上反映出 來 ； 9. 聲像類、實物類檔案資料要清晰完整、符合 集團檔案中心規(guī)定的 歸檔規(guī)范和標準， 并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等 文字信息， 電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并保存。 第 二十 條 物業(yè)分公司 所屬的 檔案資料管理工作接受集團 地區(qū)地產(chǎn)公司檔案室 和 物業(yè)管理中心 的檢查、監(jiān)督和指導。 第 二十二 條 檔案資料借閱事項規(guī)定 ，并及時辦理清戶手續(xù)。 第二十 四 條 各 物業(yè)分公司應注意保護業(yè)主和住戶的個人信息， 業(yè)主個人信息檔案只保存在有關客戶服務中心的檔案庫中， 如需調(diào)用調(diào)閱檔案中保存的含有業(yè)主姓名、電話和居住單元等 個人 隱私信息 ，須客戶服務中心總經(jīng)理批準 ，如需 調(diào)出或 復制超過三十份業(yè)主個人隱私信息的須 經(jīng)客戶服務中心總經(jīng)理和物業(yè)分公司總經(jīng)理 兩級 批準 ， 并由有關檔案人員記錄去向和跟蹤有關信息資料及其 銷毀情況 。 ： （ 1）庫房相對獨立，具有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等設備的措施， 禁止 放置易燃易爆物品或其他危險物品，配備滅火器材，標示 禁止 煙火標志； （ 2）庫房內(nèi)應保持整齊、清潔、美觀，安置溫濕度計，每周定時測記。 第 二十 九 條 檔案資料的銷毀 資料，由 檔案室 負責人妥善處理，不得作其他用途或當作廢紙出售 （請參 見附件 十 《檔案鑒定與銷毀目錄》） ； 。 第三十 一 條 對于工作不負責，未認真貫徹執(zhí)行集團公司及 集團 物業(yè)管理中心檔案工作要求 的物業(yè)分公司 ，導致檔案管理工作混亂， 集團 物業(yè)管理中心 對檔案管理具體工作人員和相關領導 將提出薪資、職務或獎金降級的建議，或提 請對其進行 失職問責 的處罰 。其中： 文字 卷，圖紙 卷 光盤 張，照片 張，錄像 盒。例如： HD2（ NJ0），表示金碧物業(yè)有限公司南京分公司。其它以此類推。 保管期限一般分為永久、長期、短期，分別用 Y、 C、 D 表示。 檔號結構： 2020 1Y1 件號（第一 件） 保管期限（永久： Y） 類型編號（如：文書類） 組卷年度（綜合檔案組卷年度） 2）傳統(tǒng)方式組卷 （建議客服中心用此種組卷方式） ：創(chuàng)優(yōu)，突發(fā)事件采用傳統(tǒng)方式組卷，便于安全保存。目錄號每 10 年為一個目錄字段。按各樓盤管理處的資產(chǎn)設備立項、購置、安裝、使用、維護等過程形成的資料裝盒組卷，其中包括使用指南或說明書等。目錄號每10 年為一個目錄字段。保管期限一般為永久。 人事檔案的一級屬類按各客 戶服務中心分別編為 4……，二級屬類分為 在職和離職兩個大的類別 。聲像檔案中照片（附：底片）、錄音帶等按形成時間分類型分別編順序號。每 10年給定一個目錄序號。 實物檔案的一級屬類按各客戶服務中心分別編為 4……，二級屬類分為 錦旗， 獎牌， 獎杯， 題詞， 其它。其中： 文字 卷，圖紙 卷 光盤 張，照片 張，錄像 盒。每 10 年給定一個目錄序號。按載體分類，按每個屬類形成時間先后各自編號。 聲像檔案的一級屬類按各客戶服務中心分別編為 4……，二級屬類分為 照片， 錄音帶， 錄像帶， 磁盤、光碟等。目錄號每 10年為一個目錄字段。 檔號結構： YH X .1 .1 1 1 件號（第一件） 案卷號（第一卷） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（第一棟） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄代字（業(yè)戶檔案類） 人事檔案： 人事檔案的目錄代字為 RS，類別號為 5。按各客戶服務中心分樓棟以業(yè)戶為單位順序編號。其它的類型可按此原則分類。 檔號結構： GC X .1 1 案卷號（第一卷） 二級屬類編號（綜合類） 一級屬類編號（各客戶服務中心） 目錄代字（工程檔案類） 資產(chǎn)設備檔案： 資產(chǎn)設備檔案的目錄代字為 ZC，類別號為 3。工程檔案的一級屬類以各樓盤客戶服務中心為單位順序編號為 3……，二級屬類根據(jù)類型分為 綜合類（房屋資料、驗收資料等）， 圖類（規(guī)劃圖、管網(wǎng)圖等）， 維修類（維修請示、批復、價目 表等）， 其它類（系統(tǒng)保養(yǎng)計劃、年檢報告、安全鑒定書等）。 根據(jù)檔案形成的類型和保管存放的特點，將綜合檔案組卷方式分為簡化方式組卷和傳統(tǒng)方式組卷。按年度 — 問題（內(nèi)容） — 保管期限 件號組卷。 如金碧物業(yè)各 分公司 再設子公司，則所設子公司確定為一個分全宗號，標識實例如下 :HD2(NJ1)，表示金碧物業(yè)有限公司南京分公司所設立的第一家子公司，其他依次類推。歸還時，以此作為銷賬記錄。 物業(yè)管理中心 二 00八年七月二日 附件一 金碧物業(yè) 有限公司 分公司 檔案資料歸檔范圍及審批權限參考表 類別 序號 歸檔范圍 歸檔時 間 保管期限 密級 審批權人 備注 一、檔案類 綜合檔案 文書檔案 證照 1 物業(yè)分公司及下屬客戶服務中心各類證照、公司 章程、啟用印信和印模登記等 辦理完畢三個工作日內(nèi) 長期 秘密 物業(yè)分公司總經(jīng)理 文件 2 以物業(yè)分公司及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件，包括決議、決定、通知、通報、合同、協(xié)議、統(tǒng)計表、紀要、制度及分公司領導在各種會議上的重要講話等 文件發(fā)出即歸檔 長期 秘密 各種重要決定、決議、紀要、合同、協(xié)議由 所屬 機構 總經(jīng)理審批，其他文件可直接到檔案管理員處借閱 公函 3 集團公 司、地區(qū)地產(chǎn)公司、物管中心領導簽字的各類批示，包括請示、報告、規(guī)定、批復、證明、委托書、承諾函、對外函件等 批辦完畢三個工作日內(nèi) 長期 秘密 所屬機構 行政人事部經(jīng)理及 以上 計劃總結 4 物業(yè)分公司及下屬客戶服務中心年度、季度和月度重要節(jié)點工作計劃及總結、會議紀要、表彰大會材料等 批辦完畢三個工作日內(nèi) 長期 秘密 物業(yè)分公司總經(jīng)理 上級 來文 5 與物業(yè)分公司職能有密切關系或由物業(yè)分公司承擔有關責任并需要執(zhí)行的重要文件 收文后三個工作日以內(nèi) 長期 秘密 政策法規(guī) 6 國家及部 門頒布的物業(yè)相關法律、法規(guī)、條例 頒布 一個月 內(nèi) 長期 普通 所屬機構行政人事部經(jīng)理及 以上 7 省市政府職能部門頒布的物業(yè)相關法律、法規(guī)、條例 頒布 一個月 內(nèi) 長期 普通 8 物業(yè)管理協(xié)會發(fā)布的規(guī)章制度 發(fā)布 一個月 內(nèi) 長期 普通 管 理 監(jiān) 9 監(jiān)察職能部門對物業(yè)分公司及下屬各客戶服務中心工作進行重要檢查的書面及取證材料，包括：檢查方案、總結分析、檢查報告、照片（含底片）、光盤等 取得公司領導批示后一個工作日內(nèi)部門歸檔完畢，定期集中移交物業(yè) 分公司 本部 檔案室 長期 機密 物業(yè)分公司總經(jīng)理 察 檔 案 10 物業(yè)分公司及下屬各客戶服務中心經(jīng)營中出現(xiàn)的重大違規(guī)、違紀以及重大事故的調(diào)查報告、處理意見等 長期 機密 合 同 檔 案 11 物品采購、工程建設、工程委托、清潔、綠化、 服裝等合同 合同簽訂后即歸檔 長期 秘密 所屬機構 總經(jīng)理 12 廣告設計、宣傳和發(fā)布合同，以及各類品牌宣傳 載體的拍攝制作等合同 長期 秘密 13 房屋租賃、商鋪租賃、場地租賃等經(jīng)營合同 合同期滿后兩年 秘密 牽涉糾紛等特殊情況的長期保存 創(chuàng) 優(yōu) 檔 案 14 國家 級創(chuàng)優(yōu)評比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 所屬 機構 總經(jīng)理 15 省、市級創(chuàng)優(yōu)評比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 16 行業(yè)評比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密