【正文】 歸檔要求，資料類檔案歸檔時要求按日期分類裝訂，以方便自行 保存、查閱即可 1. 各 物業(yè)分公司及下屬客服中心 按照本管理 辦法的歸檔范圍及歸檔日期要求及時、準確、規(guī)范 地進行 歸檔； 2. 歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計圖紙及其更改通知等都必須齊全 ； 歸檔案卷應(yīng)進行分類、排列， 并加蓋檔號章、 裝盒、編制檔案目錄 ； 3. 幅面一般采用標準 A4型 （ 297mmx210mm)， 圖樣折疊時標題欄露在右下角。 第 七 章 檔案資料的 利用 第 二十一 條 檔案資料借閱基本程序 檔案資料借閱使用時，僅在檔案室查閱 一般 資料 ， 辦理普通登記手續(xù)即可；查閱重要密級資料，須履行檔案借閱審批手續(xù) （ 具體各項檔案借閱審批權(quán)限請參見附件一 ） ；且必須在檔案室當場查閱后歸還，不得私自帶出復印 （相關(guān)表格請參 見附件 五 《檔案借閱申請表》、附件 六 《檔案借還登記表》） 。 若技術(shù)資料不多或者空間不夠的情況下，可只設(shè)立綜合檔案室或兩者合并統(tǒng)一存放 ， 但在室內(nèi) 須 分類明確， 至少保證具有相對獨立的空間并能保 證資料的安全與完備 。 第 十 章 獎罰 第 三十 條 集團物業(yè)管理中心根據(jù) 每 年 檢查結(jié)果 對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常突出的單位、部門或個人， 將給予相應(yīng)表彰或獎勵 等 。 恒 大地產(chǎn)集團物業(yè)管理中心統(tǒng)一制 定 附件七 檔案分類 及 編目規(guī)定 為便于識別各類檔案，實現(xiàn) 金碧物業(yè)各 分公司 及下屬各 客戶服務(wù)中心 檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一，根據(jù)集團檔案管理部門有關(guān)規(guī)定，參照集團檔案全宗編號和檔案分類編目原則，結(jié)合物業(yè)行業(yè)的特點和各物業(yè) 分公司檔案工作的實際，現(xiàn)對金碧物業(yè) 各分公司 及下屬各客戶服務(wù)中心的檔案全宗和各類檔案分類進行統(tǒng)一編號，具體情況和要求如下： 一、檔案全宗編號： 根據(jù)集團檔案管理部門的規(guī)定，金碧物業(yè)各 分公司 檔案全宗號確定為：HD2（ xx0） 其中：“ HD” — 為“恒大集團”漢語拼音的縮寫；后面的“ 2” — 為“物業(yè)”產(chǎn)業(yè)；“ XX” — 為“所在地區(qū)”漢語拼音的縮寫；“ 0” — 為物業(yè)分公司本部。 一級屬類分為 文書， 管理監(jiān)察， 合同， 創(chuàng)優(yōu)， 突發(fā)事件。保管期限一般為永久或長期。保管期限一般為長期。 人事檔案分類應(yīng)該以人為單位，一人一卷。 保管期限一般為長期。 檔號結(jié)構(gòu)： SW 1 .1 .1 1 件號（第一件） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（錦旗類） 一級屬類編號（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（實物檔案類） 附件 八 檔案分類體系一覽表 目錄代字 ： ZH GC ZC YH RS SX SW 大類編號 ： 1 2 3 4 5 6 7 綜合檔案 工程檔案 資產(chǎn)設(shè)備檔案 業(yè)戶檔案 聲像檔案 實物檔案 人事檔案 文書 類 管理監(jiān)察類 來文 重大突發(fā)事件類 合同類 計劃 創(chuàng)優(yōu)類 按樓盤分檔案類型依次編順序號 設(shè)備 資產(chǎn) 其它 證照 文件 照片 錄音帶 錄像帶 磁盤光碟 錦旗 獎牌 獎杯 題詞 其它 綜合 員工 合同 其它 公函 按各樓盤客戶服務(wù)中心分樓棟以業(yè)戶為單位編號 政策法規(guī) 附件 九 金碧物業(yè)有限公司 XX 分公司 檔案鑒定申請表 檔案內(nèi)容 檔案數(shù)量 總計 卷。 各客戶服務(wù)中心形成后按資料類自行保管，每年底統(tǒng)一移交物業(yè) 分公司 檔案室。 RS X .1 .1 1 1 件號（第一件） 案卷號（第一卷） 目錄序號（第一本目錄） 二級屬類編號（在職） 一級屬類編號（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（人事檔案類） 聲像檔案： 聲像檔案的目錄代字為 SX，類別號為 6。業(yè)戶檔案的一級屬類按各客戶服務(wù)中心分別編為 4……，二級屬類按樓棟編號順序編號。包含資產(chǎn)、設(shè)備類。 1）簡化方式組卷：文書，管理監(jiān)察，合同采用簡化方式組卷，既便于計算機信息系統(tǒng)管理，更方便借閱查考。 二、檔案分類編目： 為了保證公司檔案分類的規(guī)范性和統(tǒng)一性，結(jié)合 集團檔案分類原則和物業(yè)分 公司檔案的實際， 現(xiàn)明確如下： 綜合檔案 大類編號： 1 目錄代字： ZH 工程檔案 大類編號： 2 目錄代字： GC 資產(chǎn)設(shè)備檔案 大類編號： 3 目錄代字： ZC 業(yè)戶檔案 大類編號： 4 目錄代字： YH 人事檔案 大類編號： 5 目錄代字： RS 聲像檔案 大類編號： 6 目錄代字： SX 實物檔案 大類編號： 7 目錄代字： SW 上述目錄代字均為檔案類型前兩個字漢語拼音的縮寫，如綜合檔案為“ ZH”。 附件 二 金碧物業(yè) 有限公司 XX 分公司 檔案移交書 恒大地產(chǎn)集團物業(yè)管理中心統(tǒng)一 制定 檔案內(nèi)容 檔案數(shù)量 總計 卷。 第 二十 八 條 檔案資料的鑒定 料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)檔案資料 主管領(lǐng)導鑒定和批準，任何人不得擅自銷毀； 定后仍無法確定其保存價值的檔案資料，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進行鑒定 （請參見附件 九 《檔案鑒定申請表》） ； ，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見； ，年代或名稱 判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出繼續(xù)保存或銷毀意見。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導，查明情況嚴肅處理。統(tǒng)計匯總下屬各客服中心歸檔資料目錄清單，定期對 下屬各客服服務(wù)中心 檔案 的 歸檔 工作 進行 實地 檢 查 ，主要 檢 查其歸檔資料完整性、及時性、準確性，并對 檢 查結(jié)果進行記錄 。 包括但不限于企業(yè)內(nèi)部評比創(chuàng)優(yōu)資料、行業(yè)內(nèi)評比資料、省市級評比創(chuàng)優(yōu)資料、國家級評比創(chuàng)優(yōu)資料；企業(yè) ISO9000 認證及其它認證材料等。 （ 5）工程圖紙檔案資料。 當發(fā)生情況變化時，如 通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時；業(yè)戶發(fā)生更替時，檔案管 理人員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)戶檔案中，及時做好業(yè)戶檔案資料的更新 ； （ 3）借閱方面，業(yè)戶檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須履行檔案借閱審批手續(xù)，并經(jīng)主管領(lǐng)導簽字確認后方可查閱，業(yè)戶檔案應(yīng)永久保存； （ 4）具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)戶資料輸入電腦，建立業(yè)戶電子檔案進行管理。 第十四條 各 客戶服務(wù)中心 管理自身樓盤 、業(yè)主和經(jīng)營相關(guān)的檔案和資料： ； （ 1）房產(chǎn)資料，包括房屋、設(shè)備及其附著物清單、清冊及表格； （ 2）技術(shù)資料，包括竣工圖、地質(zhì)勘察報告、工程預(yù)決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料； （ 3）接管資料，包括驗收合格憑證、物業(yè)完好情況、接管文件。 2. 客戶服務(wù)中心檔案工作人員主要職責有： （ 1） 負責客戶服務(wù)中心檔案資料的收集、整理、編號、裝訂、存放、保管、統(tǒng)計和提供利用工作，并按要求做好檔案資料的保密工作 ； （ 2） 做好 檔案室 設(shè)備、設(shè)施的保管維護工作；維護檔案資料的完整和安全。 第七條 物業(yè)分公司 對本部 檔案室 進行直接的管理，同時 對下屬 各 客戶服務(wù)中心的檔案管理工作 進行 業(yè)務(wù)指導和監(jiān)管，并承擔分公司總部及有關(guān)客戶服務(wù)中心檔案工作的 管理 責任 ，并可根 據(jù)權(quán)限和有關(guān)規(guī)定 統(tǒng)一保管或 調(diào)用各客戶服務(wù)中心的有關(guān)資料 。 金碧 物業(yè) 有限公司 分公司 檔案管理辦法 為全面加強金碧 物業(yè) 有限公司各 分公司 檔案 管理工作，確保 分公司 有關(guān) 各類檔案資料充分、有效利用，實現(xiàn)檔案資料管理工作規(guī)范化和標準化，特制定本辦法。 第八條 客戶服務(wù)中心負責所屬樓盤的有關(guān)檔案工作 ，承擔管理責任 。并完成物業(yè)分公司 檔案室 交待的其他相關(guān)工作任務(wù)。 業(yè)戶檔案資料（包括維修基金檔案資料） 主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料以及裝修申請表等。同時做好電子檔案的更新?？煞譃椋航ㄖ┕D、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。 第 五 章 檔案資料的移交和歸檔 要求 第十 五 條 移交前資料管理 1. 各客戶服務(wù)中心的檔案資料在 移交 前由各 客服中心 檔案資料員負責存檔管理； 2. 各客戶服務(wù)中心必須設(shè)置 檔案的 固定存放處 ，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋（盒） 內(nèi)，客戶服務(wù)中心檔案資料員對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負責 ； 3. 各客戶服務(wù)中心存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級性，把檔案資料分類存放，并可定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進行一次移交。 第 二十 條 物業(yè)分公司 所屬的 檔案資料管理工作接受集團 地區(qū)地產(chǎn)公司檔案室 和 物業(yè)管理中心 的檢查、監(jiān)督和指導。 第二十 四 條 各 物業(yè)分公司應(yīng)注意保護業(yè)主和住戶的個人信息， 業(yè)主個人信息檔案只保存在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫中， 如需調(diào)用調(diào)閱檔案中保存的含有業(yè)主姓名、電話和居住單元等 個人 隱私信息