【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 創(chuàng) 優(yōu) 檔 案 14 國(guó)家 級(jí)創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 所屬 機(jī)構(gòu) 總經(jīng)理 15 省、市級(jí)創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 16 行業(yè)評(píng)比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 17 企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 18 企業(yè) ISO9000 認(rèn)證及其它認(rèn)證材料 資料形成即歸檔 永久 秘密 突發(fā)重大事件 19 樓宇、交通、治安、公配等方面以及自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過和解決過程的記錄及相關(guān)材料 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 秘密 所屬機(jī)構(gòu) 總經(jīng)理 人 事 檔 案 20 員工人事檔案 每月底 長(zhǎng)期 秘密 行政人事部經(jīng)理 或以上 21 人事勞動(dòng)合同 簽訂后即歸檔 長(zhǎng)期 秘密 22 員工花名冊(cè) 每月底 長(zhǎng)期 秘密 23 績(jī)效考核類：考勤、績(jī)效考核、轉(zhuǎn)正材料、懲獎(jiǎng) 記錄等 每月底 長(zhǎng)期 秘密 24 員工福利類：社保、公積金等材料 每月底 長(zhǎng)期 秘密 25 人才庫(kù) 每月底 長(zhǎng)期 秘密 26 各類培訓(xùn)的相關(guān)資料（培訓(xùn)考試試卷等以資料存 放，考試成績(jī)等納入人事檔案管理） 每月底 長(zhǎng)期 秘密 業(yè) 戶 檔 案 27 準(zhǔn)予入住通知書 當(dāng)天 永久 機(jī)密 客戶服務(wù)中心總經(jīng)理 28 購(gòu)房合同復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件 當(dāng)天 永久 機(jī)密 29 入伙繳款單（藍(lán)色） 當(dāng)天 永久 機(jī)密 30 前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議 當(dāng)天 永久 機(jī)密 31 消防安全責(zé)任書 當(dāng)天 永久 機(jī)密 32 房屋鑰匙確認(rèn)書 當(dāng)天 永久 機(jī)密 33 樓宇情況反饋表 當(dāng)天 永久 機(jī)密 34 入伙文件簽署發(fā)放確認(rèn)表 當(dāng)天 永久 機(jī)密 35 專項(xiàng)維修基金復(fù)印件 當(dāng)天 永久 機(jī)密 36 業(yè)主臨時(shí)公 約、業(yè)主公約 當(dāng)天 永久 機(jī)密 37 裝修申請(qǐng)書、裝修審批記錄、裝修平面設(shè)計(jì)圖、裝修承諾書、裝修許可證、裝修工人身份證復(fù)印件、電力照明設(shè)計(jì)及用電配置圖、給排水設(shè)計(jì)圖、裝修驗(yàn)收表、裝修違章處理通知單 當(dāng)天 永久 機(jī)密 38 投訴處理檔案卡 每月底 永久 機(jī)密 39 房屋變更資料 當(dāng)天 永久 機(jī)密 40 業(yè)戶檔案表 當(dāng)天 永久 機(jī)密 三十份以下（不含三十份） 由客戶服務(wù)中心總經(jīng)理審批，超過三十份需 同時(shí) 經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理審批 41 業(yè)主身份證、工作證復(fù)印件 當(dāng)天 永久 機(jī)密 設(shè) 42 各種設(shè)備的合格證、使用說(shuō)明書、保修卡、圖紙、 安裝材料等 當(dāng)天 長(zhǎng)期 普通 所屬 部門 經(jīng)理 及 以上 備 資 產(chǎn) 檔 案 43 各種設(shè)備（特別是大型或公配設(shè)備）維修保養(yǎng)報(bào) 告書、年檢報(bào)告及原始記錄等 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 44 入庫(kù)單、出庫(kù)單、直撥單、資產(chǎn)移交臺(tái)帳 當(dāng)天 長(zhǎng)期 秘密 所屬機(jī)構(gòu) 總經(jīng)理 45 庫(kù)存盤點(diǎn)、資產(chǎn)臺(tái)帳包括固定資產(chǎn)、低值易耗品 當(dāng)天 長(zhǎng)期 秘密 46 各種資產(chǎn)報(bào)廢、銷毀記錄 當(dāng)天 長(zhǎng)期 秘密 所屬行政人事部經(jīng)理 及 以上 工 程 檔 案 47 房產(chǎn)資料，包括房屋、設(shè)備及其附著物清單、清 冊(cè)及表格 資料形成即歸檔 永久 普通 所屬機(jī)構(gòu)部門 經(jīng)理 及以上人員 48 物業(yè)接管驗(yàn)收交接資料，包括驗(yàn)收合格憑證、物 業(yè)完好情況、隱蔽工程記錄、接管文件 資料形成即歸檔 永久 普通 49 工程施工圖、竣工圖、房屋及共用設(shè)備（施）的 設(shè)計(jì)、安裝圖紙資料目錄 資料形成即歸檔 永久 普通 50 園區(qū)規(guī)劃總平面圖 資料形成即歸檔 永久 普通 51 業(yè)主工程維修項(xiàng)目?jī)r(jià)格表 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 52 公共設(shè)施新建 、維修請(qǐng)示、批復(fù)、施工、驗(yàn)收材料 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 53 公共配套系統(tǒng)年度保養(yǎng)計(jì)劃、年檢報(bào)告等 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 54 維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、安全鑒定書、材料單、簽證單 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 聲 像 檔 案 55 各個(gè)時(shí)期公司領(lǐng)導(dǎo)班子參加重要活動(dòng)及反映公司 各個(gè)歷史時(shí)期建設(shè)面貌的聲像材料 檔案形成后三個(gè)工作日內(nèi)歸檔完畢 長(zhǎng)期 普通 所屬機(jī)構(gòu) 部門 經(jīng)理 及以上人員 56 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查指導(dǎo)工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物 參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)，以及外單位人員來(lái)公司參觀形成的聲像材料 長(zhǎng)期 普通 57 公司大型活動(dòng)、重要慶典、儀式以及公司召開各 種重要會(huì)議的聲像材料 長(zhǎng)期 普通 58 榮獲各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯等的聲像 材料 長(zhǎng)期 普通 59 本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議以及外事 活動(dòng)中的聲像資料 長(zhǎng)期 普通 60 其它具有新聞價(jià)值和保存價(jià)值的聲像材料等 長(zhǎng)期 普通 實(shí) 物 檔 案 61 受到上級(jí)單位獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)潞?榮譽(yù)證書等 檔案形成后 三個(gè)工作日內(nèi)歸檔完畢 長(zhǎng)期 普通 所屬機(jī)構(gòu)部門 經(jīng)理 及以上人員 62 物業(yè)分公司大型活動(dòng)中形成的有重要價(jià)值的錦旗、禮品、紀(jì)念品（冊(cè)）、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)題詞及本單位對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品等 長(zhǎng)期 普通 63 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士等贈(zèng)送給本單位的題詞、錦 旗、牌匾、字畫、工藝品等 長(zhǎng)期 普通 64 物業(yè)分公司成立以來(lái)使用過的牌、匾及各種標(biāo)識(shí)、 標(biāo)志和 CI 系統(tǒng)等 長(zhǎng)期 普通 65 物業(yè)分公司已廢止或停用的印章等其它有保存價(jià) 值的實(shí)物 長(zhǎng)期 普通 物業(yè)公司總經(jīng)理 二、資料類 客 戶 服 務(wù) 66 業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表 每月底 三年 普通 客戶服務(wù)中心 部門經(jīng)理 及總經(jīng)理 67 住戶接待記錄 每月底 三年 普通 68 業(yè)主（住戶）回訪記錄 每月底 三年 普通 69 業(yè)主投訴記錄、投訴處理檔案卡 每月底 三年 普通 70 住戶卡申請(qǐng)表 每月底 三年 普通 71 管家部值班、交接班記錄，日?qǐng)?bào)表 每月底 三年 普通 資 料 客 戶 服 務(wù) 資 料 72 客戶服務(wù)部工作單 每月底 三年 普通 73 管家部巡查日志 每月底 三年 普通 74 樓宇巡查簽到表 每月底 三年 普通 75 維保修信息統(tǒng)計(jì)表 每月底 三年 普通 76 裝修臺(tái)帳登記表 每月底 三年 普通 77 裝修巡查日志 每月底 三年 普通 78 裝修工人出入證登記表 每月底 三年 普通 79 裝修押金退還登記表 每月底 三年 普通 80 業(yè)務(wù)聯(lián)系單、內(nèi)部通啟 每月底 三年 普通 81 物品出入放行條 每月底 三年 普通 82 交樓日?qǐng)?bào)表 每月底 三年 普通 83 空置房登記表 每月底 三年 普通 84 突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報(bào)告 每月底 三年 普通 業(yè)主委員會(huì) 資料 85 業(yè)主委員會(huì)籌備函 資料形成即歸檔 永久 秘密 客戶服務(wù)中心 及物業(yè)分公司 總經(jīng)理 86 業(yè)主委員會(huì)成立批復(fù) 資料形成即歸檔 永久 秘密 87 歷屆業(yè)委會(huì)委員個(gè)人簡(jiǎn)歷 資料形成后三日內(nèi) 五年 秘密 88 業(yè)主大會(huì)及業(yè)委會(huì)會(huì)議紀(jì)要 資料形成后三日內(nèi) 五年 普通 社 區(qū) 文 89 社區(qū)大型慶典、文化活動(dòng)材料 資料形成 后五日內(nèi) 三年 普通 所屬部門 經(jīng)理 及以上人員 90 社區(qū)文藝體育活動(dòng)材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 化 資 料 91 團(tuán)組織及青年文明號(hào)活動(dòng)材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 92 社區(qū)科普教育、社會(huì)公益性活動(dòng)材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 93 各類專題座談會(huì)、學(xué)習(xí)參觀考察活動(dòng)材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 94 和街道、社區(qū)居委會(huì)、派出所等協(xié)作單位共同活 動(dòng)材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 95 人文事件方面材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 96 員工文化生活材料 資料形成后五日內(nèi) 三年 普通 物業(yè)經(jīng)營(yíng) 資料 97 會(huì)所、泳池、停車場(chǎng)等設(shè)施的經(jīng)營(yíng)報(bào)表、臺(tái)帳等 資料 當(dāng)天 五年 秘密 客戶服務(wù)中心行政人事 部經(jīng)理 及以上人員 98 其他經(jīng)營(yíng)資料 當(dāng)天 五年 秘密 工 程 維 修 資 料 99 工程維修單 每月底 三年 普通 部門經(jīng)理 及總經(jīng)理 100 住戶維修日?qǐng)?bào)表 每月底 三年 普通 101 值班、交接班記錄，工作臺(tái)帳 每月底 三年 普通 102 維修跟蹤表 每月底 三年 普通 103 業(yè)務(wù)聯(lián)系單、內(nèi)部通啟 每月底 三年 普通 104 公共照明系統(tǒng)保養(yǎng)計(jì)劃、燈光系統(tǒng)運(yùn)行檢修記錄 每月底 三年 普通 設(shè) 備 運(yùn) 行 資 料 105 機(jī)電設(shè)備臺(tái)帳 每月底 三年 普通 部門經(jīng)理 及總經(jīng)理 106 供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計(jì)表 每月底 三年 普通 107 變壓器運(yùn)行日志 每月底 三年 普通 108 低壓配電運(yùn)行日志 每月底 三年 普通 109 高、低壓配電室操作記錄 每月底 三年 普通 110 供水、供電設(shè)備值班、操作運(yùn)行及保 養(yǎng)、檢查記錄 每月底 三年 普通 111 電梯運(yùn)行檢修記錄、值班巡視檢查記錄表、電梯 維修保養(yǎng)報(bào)告書、電梯年檢報(bào)告及原始記錄 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 112 電梯故障（事故）處理單 資料形成即歸檔 三年 普通 113 泳池系統(tǒng)保養(yǎng) 每月底 三年 普通 114 音樂噴泉、背景音樂保養(yǎng) 每月底 三年 普通 115 瀑布泵保養(yǎng) 每月底 三年 普通 116 給排水系統(tǒng)保養(yǎng)、二次生活給水泵運(yùn)行記錄 每月底 三年 普通 117 維修中心、消防中心、 配電室交接班記錄 每月底 三年 普通 治 安 工 作 資 料 118 保安指揮中心值班、交接班記錄，各個(gè)崗位值班 記錄 每月底 三年 普通 保安部經(jīng)理及 客戶服務(wù)中心 總 經(jīng)理 119 裝修施工