【正文】 年 普通 123 室外場租簽到表 每月底 三年 普通 124 裝修巡查日志、巡查記錄 每月底 三年 普通 125 治安事件處理記錄、重大事件呈報表 每月底 三年 普通 126 帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到 表 每月底 三年 普通 127 來訪人員登記表、物品放行條、搬運放行記錄登 記表 每月底 三年 普通 128 車輛進出登記表、異常車輛進出登記表、車輛管 理員交接班記錄 每月底 三年 普通 129 監(jiān)控報警中心設(shè)備運營記錄及監(jiān)控報警保養(yǎng) 每月底 三年 普通 130 安全監(jiān)控錄像記錄 每月底 自然循環(huán) 普通 牽涉糾紛等特殊 的材料需長 期保存 消 防 工 作 資 料 131 消防器材檢查表 每月底 三年 普通 部門經(jīng)理 及總經(jīng)理 132 消防中心值班、交接班情況記錄 每月底 三年 普通 133 消防培訓(xùn)記錄表 每月底 三年 普通 134 消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表 資料形成即歸檔 三年 普通 135 消防設(shè)備運行記錄表 每月底 三年 普通 136 消防系統(tǒng)保養(yǎng) 每月底 三年 普通 137 消防設(shè)備監(jiān)控運行記錄 每月底 三年 普通 138 消防安全日常 檢查記錄表 每月底 三年 普通 139 消防檢查（火患）整改通知書 每月底 三年 普通 重大、特殊的 長期保存 綠 化 與 保 潔 資 料 140 綠化養(yǎng)護工作日記錄表、月檢查表 每月底 三年 普通 所屬機構(gòu)部門 經(jīng)理 及以上人員 141 綠化藥品使用記錄 每月底 三年 普通 142 噴灌泵運行檢修記錄表 每月底 三年 普通 143 植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料 每月底 三年 普通 144 保潔隊工具領(lǐng)用、維修、報廢記錄表 每月底 三年 普通 145 保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表以 及日常工作記錄和臺帳 每月底 三年 普通 146 環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄 每月底 三年 普通 147 綠地衛(wèi)生檢查表 每月底 三年 普通 148 清掃平臺記錄、檢查表 每月底 三年 普通 149 路面清洗清掃工作計劃、統(tǒng)計檢查表 每月底 三年 普通 150 巡檢記錄 每月底 三年 普通 151 保潔員月度量化考核表 每月底 三年 普通 152 保潔工作日檢查表 每月底 三年 普通 備注： 原則上，檔案資料遵循“誰產(chǎn)生、誰歸檔”的管理原則，但為便于工作開展，部分檔案由客戶服務(wù)中心自行保管，定期移交物業(yè)分公司檔案室 集中統(tǒng)一存檔； 業(yè)戶檔案、設(shè)備資產(chǎn)檔案、工程檔案、創(chuàng)優(yōu)檔案、突發(fā)事件檔案及本表中的所有資料類，均由客戶服務(wù)中心自行存檔； 本表格中的文書檔案、管理監(jiān)察檔案、合同檔案均由物業(yè)分公司檔案室存檔（客戶服務(wù)中心根據(jù)工作需要可保存相關(guān)資料或復(fù)印 件等），聲像檔案和實物檔案根據(jù)情況，可由客戶服務(wù)中心先行保管，定期移交物業(yè)分公司 檔案室 存檔，人事檔案主管級以上（含主管級）檔案由物業(yè)分公司保管，主管級以下檔案由各客戶服務(wù)中心保管； 本表格中保管期限中的長期指三十年；永久指五十年以上。銷毀完畢須在銷毀清冊 上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字； 應(yīng)及時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。 第 二十 七 條 檔案資料統(tǒng)計 12月 31日前對檔案資料的收進、移出 、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案資料的借閱利用等情況進行統(tǒng)計； 、檔案墨水和阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，且字跡工整； 總經(jīng)理，下屬各客戶服務(wù)中 心檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報客戶服務(wù)中心總經(jīng)理； 4. 統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準確，符合客觀實際。 第 九 章 檔案資料管理和鑒定 第 二十 六 條 檔案室 的設(shè)置 檔案室 原則上分為綜合檔案室和資料保管室，并且?guī)旆吭瓌t上要求獨立，下屬各客戶服務(wù)中心可根據(jù)自身實際情況， 是否 設(shè)置 與檔案室分開的 獨立 資料 保管室 。 第二十 三 條 檔案資料密級確定及管理 密級分為機密、秘密、 普通三等級 ，密級事項劃分詳見檔案資料歸檔范圍； ，只能在 檔案室 內(nèi)查閱； ， 且 檔案室 內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖； 的檔案資料要定期清查，做到賬物相符。 各物業(yè)分公司于 每 年 6 月 30日 和 12月 31日 前 分別 將整理好的 半年的 檔案資料目錄清單，以電子版形式發(fā)往 集團物業(yè)管理中心 備案。 第 十 九 條 物業(yè)分公司負責(zé)檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)并考核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作 。 第十 六 條 移交： 各客戶服務(wù)中心暫時不用并需要長期 保存的檔案可 定 期移交物業(yè)分公司 檔案室 保存 ， 主要 包括 實物檔案、聲像檔案等， 資料類檔案由各客服中心自行保存不需移交 （移交相關(guān)表格請參 見附件二《檔案移交書》、附件 三 《檔案移交案卷目錄表》、附件 四 《卷內(nèi)目錄》） 1. 資料歸檔前 各 客戶服務(wù)中心 檔案資料管理員 須按類整理好，并填寫檔案資料移交表， 履行移交手續(xù)； 2. 移交時，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章 ； 3. 移交清單一式兩份，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心交接人各留存一份 ； 4. 對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒有檔案室 簽字確認，行政人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。 5. 小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。 （ 6）物業(yè)租賃材料。 （ 4）設(shè)備檔案管理，包括設(shè)備的標識、設(shè)備 臺 帳和設(shè)備資料等。 （ 2） 人事管理相關(guān) 材料。檔案柜必須加鎖封存； （ 2）及時做好業(yè)戶檔案的跟蹤、更新工作。因此，業(yè)戶檔案資料的管理是各客戶服務(wù)中心檔案工作的重點。在實際工作中，實物、聲像檔案資料比較少，根據(jù)使用頻率及重要性選擇自行存放或移交 分公司 檔案室 ， 自行保管時要注意保護完整性 ； 榮譽類檔案 ； 。 第十三條 物業(yè)分公司 主要統(tǒng)一收集和管理公司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料： 公章和相關(guān)證照由 物業(yè)分公司 統(tǒng)一管理 ； 、公函、工作計劃和上級來文、國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法規(guī)等檔案資料。監(jiān)督落實同步歸檔制度，接收和保管集團各部門以及地產(chǎn)地區(qū)公司移交的檔案資料，進 行整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展檔案資料歸檔和利用工作； （ 4） 負責(zé)對下屬各客戶服務(wù)中心檔案資料工作人員或兼職檔案資料工作人員的培訓(xùn)工作，并定期（每月至少一次）檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)和考核各客戶服務(wù)中心檔案資料管理工作 ； （ 5） 做好 檔案室 設(shè)備、設(shè)施的保管維護工作；維護檔案資料的完整和安全；負責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計；同時完成 上級 安排的其它相關(guān)工作任 務(wù)。物業(yè)分公司主要收集和保管 分 公 司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料， 下屬各客戶服務(wù)中心具體管理 各自的 物業(yè)檔案和資料 。 第六條 各物業(yè)分公司檔案 資料 工作 歸口于 地區(qū)地產(chǎn)公司 檔案中心 指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查 ， 同時接受集團物業(yè)管理中心 、檔案中心的 檢查、監(jiān)督和指導(dǎo) 。 第二條 檔案資料工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理 金碧物業(yè)有限公 司 各 分公司 及各下屬客戶服務(wù)中心有關(guān)存檔資料檔案，維護檔案資料的完整和安全，便于各項工作的開展和利用。 第一章 總則 第一條 本管理辦法所稱的檔案資料是指 金碧物業(yè)有限公司 各地區(qū)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心成立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，具有查閱、利用價值的各種形式 (紙質(zhì)、電子、聲像、實物等 )資質(zhì)證照、文書、公文、公函、合同、圖紙、業(yè)戶資料、以及音像、圖表等檔案資料。 第五條 物業(yè)管理中心在集團檔案中心的指導(dǎo)下，對其內(nèi)部檔案進行保存、利用和管理，制定有關(guān)檔案管理的方針 、 政策 和指導(dǎo)意見等 ，并可根據(jù)權(quán)限和有關(guān)規(guī)定 統(tǒng)一保管或 調(diào)用 、復(fù)制 各 物業(yè)分公司或各客戶服務(wù)中心的有關(guān) 檔案和 資料 。 第 三 章 人員配備和工作崗位職責(zé) 第 九 條 物業(yè)分公司檔案采取分級管理模式，即物業(yè)分公司 檔案室 和下屬各客戶服務(wù)中心 檔案室 。 第 十一 條 檔案資料專員崗位職責(zé) ： （ 1） 貫徹執(zhí)行《檔案法》、《恒大地產(chǎn)集團檔案管理制度》 、 《 金碧物業(yè) 有限公司 分公司 檔案管理辦法 》等法律和規(guī)章制度，熟練掌握檔案資料業(yè)務(wù)知識，并負責(zé)起草和 完善物業(yè)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心檔案資料管理工作相關(guān)規(guī)章制度； （ 2） 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責(zé)物業(yè)分公司各類檔案資料的收集、整理、編號、裝訂、存放、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加強檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化 建設(shè) ； （ 3） 督促分公司各部門及下屬各客戶服務(wù)中心檔案資料的移交工作。 第 四 章 檔案資料的收集 和整理 第十二條 集團物業(yè)管理中心 統(tǒng)一管理的檔案資料 為 ： 1. 各物業(yè)分公司經(jīng)營活動中重要投資決策、各種重大工作計劃與總結(jié)、主要費用預(yù)算方案、 主要 工程圖紙 備份 、人事檔案（ 總經(jīng)理助理以上員工電子版及紙質(zhì)版人事檔 案， 各 物業(yè) 分公司普通員工 電子版人事檔案 ）、對業(yè)主的年度收支公